ANÁLISIS DE DATOS CON EXCEL 2019

(NIVEL INTERMEDIO)

INTRODUCCIÓN

El desarrollo del curso Análisis de Datos con Excel está enmarcado por el
flujo de información de toda empresa dentro de los sistemas informáticos en
donde existen mecanismos para registrar, almacenar, procesar y presentar la
información, para los diferentes niveles de la organización que demanden la
toma de decisiones. El insumo protagónico son los datos que posteriormente se
convierte en información útil. El propósito que se persigue con el curso es
proveer de las instrucciones, funcionalidades, fórmulas, herramientas, buenas
prácticas, para construir recursos que transformen los datos en información
como un activo valioso para el conocimiento detallado de la función sustantiva
del ente económico, para ello se ha trazado una ruta de aprendizaje con una
lógica instruccional que garantice alcanzar los objetivos de aprendizaje.

La ruta de aprendizaje que sencillamente consiste en registrar, almacenar,

procesar datos para presentar la información, constituyó la base para la
construcción de las unidades de aprendizaje del contenido del curso. Se
configura sobre un contexto diseñado sobre computadores personales utilizando
la versión de Office 2016, 2019 y Office 365, donde surgen cambios.

En la primera unidad introductoria se pretende hacer un repaso sobre los

elementos, herramientas, instrucciones formulas y funciones de Microsoft Excel
necesarias para abordar sin contratiempo el análisis de datos. Este manejo
básico se asegura iniciando al participante del entorno de trabajo de Microsoft
Excel conectado para el trabajo colaborativo y almacenamiento en la nube. Se
repasa la dinámica del entorno haciendo énfasis en algunas características de la
cinta de opciones incluyendo los menús contextuales. Se reconoce todo lo que
puede contener una celda, diseñando formulas básicas y aplicando funciones
lógicas, de búsqueda y referencia, de texto, entre otras, mediante ejercicios
práctico del contexto empresarial. De todas formas, en otros apartados se
retoman elementos básicos con el fin de asegurar que la temática o herramienta
se entienda en su aplicación.

Antes de cualquier otra actividad debemos establecer los mecanismos para

registrar la información de manera cuidadosa para resguardar las
características de coherencia, consistencia y no generar desconfianza al
momento de obtener resultados. Para ello, se diseñan formularios que simulan
sistemas de información que contengan todos los datos o campos con diferentes
tipos de valores apoyándonos en los formatos para una mejor presentación, pero
también con controles especializados que facilitan la operación. Mediante
validaciones personalizadas, ósea construidas en base a fórmulas y funciones,
se garantiza que la información antes estructurada en una hoja como rango o
como tabla tenga relación con las reglas de almacenamientos como, por ejemplo:
no aceptar registros duplicados. El proceso de registrar debe asegurar los datos
o información, proteger, libros, hojas o celdas, para que no sea manipulada por
terceros negligentes o con mala intensión. Se cierra el ciclo en esta unidad
automatizando tareas a través de macros pregrabadas para mover los datos
que se almacena en el formulario a las tablas estructuradas para tal fin. Todo lo
anterior obedece a un mecanismo manual para registra los datos en Microsoft
Excel con buenas prácticas, pero también podemos obtener información
estructurada o no, de otras fuentes de datos, inclusive de otros libros o bases de
datos.

Una vez almacenada la información tenemos muchas posibilidades de

manipularla para lograr los objetivos propuestos. De forma tradicional la
información se gestiona en base a rangos con sus funcionalidades nativas como
organizarla, administrando nombres, filtrándola para obtener información
específica, esquematizándola mediante agrupaciones y subtotales para la
entrega posterior de informes. Si es el caso para obtener una información legible
y depurada, se acuden a muchas de las funciones básicas, como las funciones
de texto, búsqueda y referencia, lógicas, de información, estadística, entre otras.
Se sigue con la adopción y apropiación de los conceptos de bases de datos,
para la optimización del almacenamiento y el proceso de los datos utilizando
tablas y sus bondades las cuales facilitan el análisis de datos con la herramienta
tablas dinámicas, que fungen como alternativas a subtotales y agrupaciones.
Para el mejor aprovechamiento de una estructura de base de datos Microsoft
Excel fortalece su uso con la herramienta Power Query, que en su versión 2016
ya viene incluida agrupada en opciones dentro de la ficha de Datos, esta
herramienta proporciona una mejor integración de la información dispersa a
través de conexiones y la generación de vistas como resultado de la obtención y
transformación de los datos. Para la optimización de los procesos y el
almacenamiento, Power Pivot surge como una herramienta que integra
información de diferentes bases de datos, coadyuva en la integridad de los datos
y permite con la adopción de modelos de datos consolidar información más
compleja e inclusive de grandes volúmenes a provechando su potencial con el
diseño de tablas dinámicas.

La última intención con la gestión de la información es su presentación

profesional es por ellos que lo más básico es la aplicación de formatos aplicando
estilos y formatos condicionales que ayudan a entender la información. Las
tablas y resultados dinámicos se combinan con los gráficos tradicionales de
barras, columnas, circulares, lineales y de área para darle un toque ejecutivo. En
muchos casos esta información gráfica es exportada a otros software como
Microsoft PowerPoint, sin embargo, Microsoft Excel trae consigo una
herramienta especializada para tal caso, que inclusive permite mostrar datos
dinámicos y en tiempo real, a través de la herramienta Power View y para
mapas geográficos, Power Map. También está la posibilidad de entregar la
información impresa para lo cual se hace uso de las diferentes instrucciones que
ajustan los parámetros relacionados con las impresoras.

La aplicación de todo el conocimiento obtenido durante la ruta de aprendizaje

se evalúa mediante la construcción de herramientas que permitan
implementarse en los ambientes laborales reales, como por ejemplo en una
institución de educación superior, para lo cual se propone la creación de Bases
de Consultas de diferentes factores educativos, el diseño de cuadros de
mandos o Baland ScoreCard o la simulación operativa de sistemas de
información académicos administrativos o comerciales como: facturación,
nomina, inventario o contabilidad.