(GI) Guía de implementación

Este documento será la guía de acciones a realizar durante todo el Programa Moderniza. Las acciones mencionadas en esta guía corresponden a la Lista de Verificación Moderniza, documento con que es
evaluada la empresa al inicio y al final del programa. Es decir, que si se implementan conforme a las sesiones no existirá problema en acreditar exitosamente. Lo principal es no tener atrasos ni salirse del camino.
Es importante mencionar que los formatos proporcionados son sugeridos y flexibles, es decir, pueden ser modificados y adaptados a las necesidades de la empresa de acuerdo a su grado de madurez. De modo
que si la empresa ya cuenta con formatos propios equivalentes (que cumplan lo que se pide), son perfectamente válidos.

Empresa: Elaboró: Fecha inicio: Fecha final:

Evidencia Documental
¿Cuando? Semanas del programa
No. ¿Qué? ¿Quién? (Formato de moderniza o equivalente)
Clave Nombre 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PREÁMBULO DE IMPLEMENTACIÓN

Definición de los indicadores que serán monitoreados en el proceso de cambio.

1 T10-03 Cuadro de Mando Integral
Cuadro de Mando Integral.

ELEMENTO 1: CALIDAD HUMANA

Técnica 1. Lenguaje Básico y Estructuras Organizacionales

Armar el plan para la implementación de la técnica 1, colocar acciones,

T1-01 Formato Plan 3W
responsables y fechas. (Plan 3W)

Establecer una matriz de responsabilidades con todos los involucrados en el proceso

1 T1-02 Matriz de Responsabilidades
de cambio, para definir quien va a implementar cada una de las técnicas.

Elaborar un organigrama de la empresa señalando las unidades gerenciales básicas

2 T1-03 Organigrama
(UGB´s) que la forman.

3 Llenar la Guía de Implementación conforme avance el programa. GI Guía de implementación

Listas de Asistencia - evaluación

Capacitar a los mandos medios y altos en el lenguaje básico. Si es posible a todo el
4 T1-04 Elemento 1 (EV-E1). Puede usarse
personal.
como evidencia el material didáctico.

Abrir una carpeta para la documentación del sistema de gestión con un separador
5 N/A Carpeta de Trabajo
por cada una de las técnicas.

Técnica 2. Las 5’S

Armar el plan para la implementación de la técnica 2, colocar acciones,

T1-01 Formato Plan 3W
responsables y fechas. (Plan 3W)
Listas de Asistencia - evaluación
1 Capacitar al personal en las 5´S. Aplicar evaluación. T1-04 Elemento 1 (EV-E1). Puede usarse
como evidencia el material didáctico.
2 Tomar fotografías del ANTES. T2-01 Fotografías

3 Hacer día de la bermuda (o en varios días, puede ser por departamento). T2-01 Pueden tomarse fotos del proceso.

4 Tomar fotografías del DESPUÉS (con la nueva apariencia). T2-01 Fotografías

Hacer hoja de verificación con los estándares de órden y limpieza. Aplicar

5 T2-02 Lista de Verificación
inicialmente cada semana.

Técnica 3. Liderazgo y Desarrollo Humano

Armar el plan para la implementación de la técnica 3, colocar acciones,

T1-01 Formato Plan 3W
responsables y fechas. (Plan 3W)
 Listas de Asistencia - evaluación
Capacitar a los puestos de mandos altos y medios en el tema de liderazgo y
1 T1-04 Elemento 1 (EV-E1). Puede usarse
desarrollo humano.
como evidencia el material didáctico.
Listas de Asistencia - evaluaciones.
Capacitar a todo el personal en el tema de Desarrollo Humano (Considerar, si la
2 T1-04 Puede usarse como evidencia el
empresa lo requiere, la selección de capacitadores internos).
material didáctico.
Para cada área de la empresa establecida en el organigrama definir la descripción
3 T3-01 Descripción de puestos
de puestos en donde se especifique el objetivo, funciones, metas y autonomía.

Hacer un programa de capacitación anual ó trimestral para todo el personal en

4 T3-02 Programa de Capacitación.
aspectos técnicos y humanos.
Aplicar la evaluación de líder PAEI a todos los puestos de mandos altos y medios
5 T3-03 Evaluación líder PAEI
(opcional).
Evaluación del Elemento 1. Calidad
EVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS CALIDAD HUMANA EV-E1
Humana

ELEMENTO 2. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Técnica 4. Conocimiento del Mercado

Armar el plan para la implementación de la técnica 4, colocar acciones,

T1-01 Formato Plan 3W
responsables y fechas. (Plan 3W)

1 Definir los segmentos y nichos de mercado. T4-01 Segmentación y nichos de mercado

2 Seleccionar mercados meta y definir sus necesidades principales. T4-02 Traducción de necesidades

Considerando las necesidades del mercado meta, rediseñar el producto o servicio

3 T4-03 Producto ampliado
conformando el producto ampliado.

4 Aplicar encuestas de satisfacción (al menos 25). T4-04 Encuestas de satisfacción

5 Procesar las encuestas. Libre Hoja de conclusiones, gráficas o tablas.

Proponer acciones de acuerdo al resultado de las encuestas. Armar plan para

6 T1-01 Plan 3W
implementación de acciones.

7 Realizar un análisis de la competencia T4-05 Diagnóstico competitivo

Técnica 5. Desarrollo de Personal de Contacto

Armar el plan para la implementación de la técnica 5, colocar acciones,

T1-01 Formato Plan 3W
responsables y fechas. (Plan 3W)
Lista de personal de contacto u
1 Definir quienes son los colaboradores que están en contacto con el cliente. T5-01
Organigrama

Definir, documentar y dar a conocer la postura de atención deseada, así como la Estándar de postura de atención y
2 T5-01
apariencia del personal. apariencia

Listas de Asistencia - evaluación

Capacitar en postura de atención a todos los colaboradores que tienen contacto con
3 T1-04 Elemento 1 (EV-E2). Puede usarse
el cliente. Aplicar evaluación.
como evidencia el material didáctico.
Psicodramas, fotografías, guiones,
4 Hacer psicodramas entre los colaboradores de situaciones difíciles o anormales. T5-03
conclusiones de la lluvia de ideas.
Establecer un sistema de quejas y sugerencias para aprovechar los comentarios de Documento con sistema de quejas y
5 Libre / T5-02
los clientes y se les de seguimiento. sugerencias, buzon físico o electrónico.

Técnica 6. Marketing

Armar el plan para la implementación de la técnica 6, colocar acciones,

T1-01 Formato Plan 3W
responsables y fechas. (Plan 3W)

1 Elaborar un diagnóstico de mercado. T6-01 Diagnóstico de mercado

Revisar y seleccionar el medio adecuado para transmitir el mensaje. Evaluar la Impacto de la publicidad, Compilar
2 T6-02
efectividad de los medios de comercialización. materiales publicitarios.
 Definir ó revisar el mensaje que nos permite transmitir los beneficios que la empresa Mensaje comercial (se puede usar como
3 T4-03
ofrece al cliente base el producto ampliado).
Listas de Asistencia - evaluación
Capacitar al personal en Marketing (personal de contacto con el cliente, área de
4 T1-04 Elemento 1 (EV-E2). Puede usarse
ventas) y aplicar evaluación.
como evidencia el material didáctico.
Elaborar una base de datos de los principales clientes de la empresa y establecer un Base de datos en cualquier sistema o
5 Libre
sistema de seguimiento de preventa o postventa. impreso.
Definir un método para establecer o revisar los precios de venta, considerando el Documento de costeo, (ejemplo Receta
6 Ej. T8-02
costo y precios de mercado . Estandar), cotizaciones.
Promociones, pagina web, emails, lonas,
7 Diseñar promociones atractivas al cliente en diferentes temporadas. Libre
volantes.
Evaluación del Elemento 2. Satisfacción
EVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS SATISFACCIÓN DE CLIENTE EV-E2
del Cliente

ELEMENTO 3. GERENCIAMIENTO DE RUTINA

Técnica 7. Procesos y eliminación de desperdicio

Armar el plan para la implementación de la técnica 7, colocar acciones,

T1-01 Formato Plan 3W
responsables y fechas. (Plan 3W)
Mapa de Macroprocesos, o diagrama
1 Elaborar un mapa de Macro procesos del negocio. T7-01
equivalente.
Listas de Asistencia - evaluación
Capacitar a las personas de las UGB en las técnicas de Gerenciamiento de Rutina
2 T1-04 Elemento 1 (EV-E3). Puede usarse
(7,8 y 9) y aplicar evaluación.
como evidencia el material didáctico.
Documentar las UGB´s, integrantes, objetivos, proveedores, materias primas,
3 T7-02 Definición de UGB's
procesos, productos y clientes.
Identificar los desperdicios más significativos en cada UGB. De ser posible identificar
4 T7-03 Identificación de Desperdicios
su impacto en tiempo, dinero, quejas, ineficiencia, etc.
Elaborar un Plan 3W de las acciones que se puedan emprender para reducir los
5 T1-01 Plan 3W
desperdicios.

Técnica 8. Estandarización del Proceso

Armar el plan para la implementación de la técnica 8, colocar acciones,

T1-01 Formato Plan 3W
responsables y fechas. (Plan 3W)
Listado de procesos viables para
A nivel de empresa identificar las rutinas o procesos que son prioridad para estandarizar, puede utilizarse como
1 Libre
estandarizar. referencia los procesos que presentan
desperdicios
Adaptar y seleccionar los tipos de documentos que se van a usar, ya sea T8-01 y/o Lineamiento, Receta, o estándares
2
procedimientos operativos o lineamientos para la rutina, según convenga. T8-02 equivalentes.
Con la participación de los miembros de la UGB, documentar las rutinas sin olvidar T8-01 y/o Procedimiento, Lineamiento, Receta, o
3
los registros que ayudan a monitorear que la rutina se están llevando a cabo. T8-02 estándares equivalentes.
Entrenar a los miembros de la UGB y a los nuevos miembros conforme ingresen, en Lista de asistencia, evaluación de los
4 T1-04
los estándares documentados. procedimientos.
Establecer un mecanismo de seguimiento constante a los procedimientos de las
5 T8-03 Seguimiento y auditoría interna.
UGBs

Técnica 9. Administración Visual

Armar el plan para la implementación de la técnica 9, colocar acciones,

T1-01 Formato Plan 3W
responsables y fechas. (Plan 3W)
Definir los indicadores de las UGB´s que serán expuestos de manera visual.
Indicadores y responsables. Definición
1 Establecer para cada UGB al menos un indicador de medición (considerar el T7-02
de UGB
establecimiento de metas)
Consulte
2 Definir que otra información de interés se va a publicar en la administración visual. T9-01 para Diseño de apoyo visual
ejemplos
Pizarron, carpeta, apoyos colocados en
3 Implementar los apoyos visuales en cada una de las UGB. Libre
las áreas.Metas, semáforos.
Evaluación del Elemento 3.
EVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS GERENCIAMIENTO DE RUTINA EV-E3
Gerenciamiento de Rutina

ELEMENTO 4: GERENCIAMIENTO DE MEJORA

Técnica 10. Sistema de Información y Análisis Financiero

Armar el plan para la implementación de la técnica 10, colocar acciones,

T1-01 Formato Plan 3W
responsables y fechas. (Plan 3W)
Diseñar un sistema de información con los indicadores del negocio. Pueden CMI, Documento o software con el
1 T10-03
considerarse los usados por UGBs. Sistema de información
Establecer la forma y frecuencia para la recolección, procesamiento y difusión de la CMI, Documento o software con el
2 T10-03
información así como responsables. Sistema de información
Identificar los documentos, controles ó rutinas que deben establecerse como parte
3 T10-04 Metodología de análisis financiero
del análisis financiero de la empresa.
4 Elaboración de flujos de efectivo periódicos semanales o mensuales. T10-05 Flujo de efectivo

T10-01 y T10- Diagnóstico de resultados, Diagnóstico

5 Identificar las prioridades financieras del negocio.
02 Financiero y acciones inmediatas.

6 Elaborar un plan de acción que ataque las prioridades financieras. T1-01 Formato Plan 3W

Técnica 11. Política Básica y Directrices

Armar el plan para la implementación de la técnica 11, colocar acciones,

T1-01 Formato Plan 3W
responsables y fechas. (Plan 3W)
Establecer y aprobar por la dirección la Política Básica del Negocio definiendo
1 T11-01 Política básica
Misión, Visión y Valores.

Cuadros firmados, gafetes, página web,

2 Difundir la política básica. Libre
etc.

Elaborar un diagnóstico de la empresa considerando Fuerzas, Amenazas, Análisis FODA y documentos de

3 T11-02
Debilidades y Oportunidades. diagnóstico
T11-03 o
4 Definir las directrices del negocio con base en el diagnóstico. Directrices o 3W (si es micro)
T1-01
Desplegar las directrices a todos los niveles de la organización hasta el nivel de T11-03 o T1-
5 Documento de despliegue, Planes 3W
ejecución de las acciones. Definir responsables y en caso necesario formar equipos. 01

6 Revisión del presupuesto necesario para la ejecución de las directrices T1-01 Documento de despliegue, Planes 3W

Técnica 12. PDCA y Rendición de Cuentas

Armar el plan para la implementación de la técnica 12, colocar acciones,

T1-01 Formato Plan 3W
responsables y fechas. (Plan 3W)

Completar esta guía de implementación con el responsable y la fecha de ejecución

1 GI Guía de implementación
de las acciones.

Elaborar un 3W para las acciones que se contemplan en las directrices o los planes
2 T1-01 Formato Plan 3W
de mejora que la empresa decida implementar.

3 Elaborar un calendario con las fechas de las reuniones de rendición de cuentas T12-01 Calendario de rendición de cuentas

Realizar las reuniones de rendición de cuentas de acuerdo al calendario (no mover Calendario de rendición de cuentas,
4 fechas) y dar reforzamiento positivo o negativo de acuerdo a los resultados T12-01 Minutas, Planes, Reportes entregados,
presentados. etc.

Establecer un mecanismo de seguimiento constante a las UGB´s y a los proyectos

5 Anexo 1 Ruta para la maduración de Técnicas
para mantener el Sistema de Gestión de manera permanente.
Evaluación del Elemento 4.
EVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS GERENCIAMIENTO DE MEJORA EV-E4
Gerenciamiento de Mejora