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LOS DOCUMENTOS DE TEXTO Y SU ESTRUCTURA

Un documento de texto debe estar estructurado para cumplir con las necesidades
de adquisición de información por parte de los usuarios.

No obstante, los documentos de texto, pueden ser clasificados de acuerdo a su

estructura en: estructurados, semiestructurados y no estructurados.

 Documentos estructurados: Son aquellos que fueron planeados antes de

su elaboración, es decir, tienen un orden preestablecido en la organización
de su contenido.

 Documentos semiestructurados: La información se encuentra con una

disposición (esquema) no uniforme que permite reconocer algunos
elementos acentuados dentro del documento.

 Documentos no estructurados: solo contienen información sin un orden

específico en su distribución.

¿CÓMO ESTRUCTURAR UN DOCUMENTO DE TEXTO?

Para crear un documento con buena estructura se debe hacer uso de las
herramientas que nos ofrece Word, como: Estilos, Vista Esquema y tabla de
contenido.

Puede jerarquizar el contenido de un documento aplicando estilos diferentes a los

títulos principales y a los subtítulos, por otro lado, el modo de visualización
Esquema le permite apreciar en detalle la estructura completa del documento.

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 1. Estilos
Los estilos en Word sirven para indicar a cada elemento de la información cuál es
su función dentro de la misma.

Los diferentes estilos se pueden visualizar en la pestaña inicio, grupo estilos.

Los estilos incluyen un formato que se aplica al texto y que cambia algunas
características como su color, su tamaño o fuente. Puede escoger entre los
formatos predeterminados, o crear uno personalizado.

Entre los formatos predeterminados existe el estilo TITULO 1 que se aplica a los
títulos principales y el TITULO 2 a los subtítulos y así sucesivamente.

Por ejemplo:
1. Introducción – (Título principal) se le aplicará el estilo Título 1

2. Objetivos – Se aplicará Titulo 1 porque también es un título

principal
2.1. Objetivo General – es un subtítulo dependiente del
título anterior, por tal razón tendrá el estilo Título 2

2.2. Objetivos específicos – igualmente tendrá el estilo

Título 2 porque está al mismo nivel que el anterior
3. Justificación – Es título principal, se aplicará Título 1

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¿Cómo aplicar un estilo?

Antes de aplicar un estilo debe pensar si usará el formato (fuente, color, tamaño,
etcétera) que trae por defecto o lo modificará para mantener una uniformidad con
el formato que utiliza en su documento.

En caso de utilizar el formato que trae por defecto el estilo se aplica el

siguiente procedimiento:

1) Seleccione el título de su documento

Ejemplo:

2) Haga clic en la pestaña Inicio.

3) En el grupo Estilos, seleccione el estilo que desea aplicar

Observe que cambia el formato que trae por defecto el estilo para que coincida
con el de su información:

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En caso de aplicar un nuevo formato al estilo se aplica el siguiente
procedimiento:

1) Haga clic derecho encima del estilo que va a aplicar (Titulo 1, titulo 2, titulo
3 …)
2) Observe que se muestra un submenú y seleccione la opción Modificar.

Se muestra la ventana de diálogo “Modificar Estilo” en el cual se puede modificar

o cambiar las siguientes opciones de formato: (Ilustración 5)

A. Escribir el nombre del nuevo Estilo a crear

B. Aplicar formato al texto (Tipo, tamaño, color de fuente)

C. Aplicar alineación al texto (Izquierda, derecha, centrado)

D. Aplicar interlineado

E. Agregar antes o después espacio de párrafo

F. Aumentar o disminuir sangría al texto

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G. Muestra un cuadro en el cual se visualiza los cambios aplicados al nuevo
Estilo

H. Al desplegar el submenú del botón “Formato” se observa otras opciones

disponibles tales como “Fuente”, “Párrafo”, “Borde”, “Efecto de texto” ….

I. Una vez, finalizado de aplicar todas las modificaciones, hacer clic en el botón
Aceptar para guardar y aplicar los cambios.

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 2. Nivel de Esquema

El esquema es una característica de formato que puede asignar a un párrafo.

Hay nueve niveles disponibles (Nivel 1 a Nivel 9). La creación de esquemas se basa
en estos niveles, es decir, para crear un esquema es necesario previamente asignar
los niveles en las partes adecuadas del documento, pero si antes identificar cuáles
serán los títulos principales, los subtítulos y los subtítulos dependientes dentro del
documento, ya que de esto depende el nivel que debe seleccionar, a continuación,
se muestra un ejemplo:

Procedimientos:

1) Seleccione el texto o título al cual desee asignar un nivel.

2) Active el cuadro de diálogo Párrafo, que se encuentra en la pestaña Inicio,

grupo Párrafo.

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3) Observe que se muestra el cuadro de diálogo “Párrafo”

4) En la opción Nivel de esquema, seleccione el Nivel que desee aplicar.

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 5) Clic en el botón Aceptar para aplicar el cambio.

6) Repita los pasos 1 al 5 según la cantidad de títulos y subtítulos a los que

desea agregar un nivel de esquema.

3. Tabla de contenidos

En Microsoft Word se llama tabla de contenido, a lo que se conoce, como índice.

Contiene los títulos de los temas y subtemas que forman un documento.

Una vez configurado los textos principales con Estilos o Niveles, en un documento
se procede a generar la tabla de contenidos.

Ejemplo de una tabla de contenido (Índice):

Cómo crear una tabla de contenido

Después de haber aplicado estilos a los títulos y subtítulos de un documento o

establecido los niveles de esquema, ubíquese en la página en la que desea aparezca
la tabla de contenido, generalmente es la segunda página, es decir, después de la
portada y realice el siguiente procedimiento:

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1) Desplace las opciones del comando “Tabla de contenido” que en se
encuentra ubicado en la pestaña “Referencias” grupo “Tabla de
contenido”
2) Seleccione la opción Tabla de contenido Personalizada

3) Se muestra la ventana de diálogo “Tabla de contenido” en la cual ejecuto

el siguiente procedimiento

a) Elija el carácter de relleno que desea entre el contenido y los números de

página

b) Seleccione el formato (Estilo) de la tabla de contenido

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 c) Elija los niveles que quiere mostrar en base a los estilos que aplicó, por
ejemplo, si aplicó el estilo Título 4, entonces mostrará 4 niveles

d) Haga clic en Aceptar

4) En caso de realizar cambios en el documento o agrega más información, los

números de página con respecto al contenido cambian, por lo cual, se hace
necesario actualizar los cambios en la tabla de contenido. siguiendo el
procedimiento a continuación:

a) Haga clic derecho encima de la tabla de

contenido insertada en la página deseada.

b) Seleccione la opción “Actualizar campos”

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 c) Elija la opción “Actualizar sólo los números de página” si desea
actualizar sólo los números de página, o elija la opción “Actualizar toda
la tabla” si ha agregado algún nuevo título en el documento y desea
que aparezca en la tabla de contenido.

d) Haga clic en Aceptar.

CONFIGURACIÓN DE UN DOCUMENTO PARA SU PRESENTACIÓN

Antes de imprimir un documento debe revisar cuidadosamente su aspecto general.

1. Configuración de página

El programa de Microsoft Word provee varias herramientas para configurar las

páginas de un documento, puede establecer los márgenes, la orientación de las
páginas, el tamaño, los saltos. A continuación, se especifica cada una de ellas:

Márgenes

Cuando está creando un documento en Word, existe un área de la página en la

cual no se debe escribir o agregar información, es decir, existen márgenes.

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Estos márgenes los puede modificar en la pestaña Diseño de página, en el grupo
Configurar página.

¿Cómo cambiar los márgenes del documento?

1) Haga clic en la pestaña Diseño de página

2) Haga clic en el comando Márgenes ubicado en el grupo Configurar página.

3) Elija uno de los tipos de márgenes.

Si desea puede establecer sus propios márgenes haciendo clic en Márgenes

personalizados

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Orientación de página

Es posible modificar la orientación que tiene la página, entre horizontal o vertical,

haciendo lo siguiente:

1) Haga clic en la pestaña Diseño de página.

2) En el grupo Configurar página haga clic en el comando Orientación.

3) Seleccione la opción que desee.

Tamaño de página

Al crear un documento, este puede variar en diferentes tamaños de página según

la necesidad, entre ellos están disponibles: carta, es el más común, oficio, es la que
conoce como tamaño legal.

Procedimientos:

1) Haga clic en la pestaña Diseño de página.

2) En el grupo Configurar página haga clic en el comando Tamaño.

3) Elija el tamaño de papel que prefiera.

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Saltos de página

Al crear documentos en Microsoft Word que contenga un considerable número de

páginas, es necesario muchas veces de separar capítulos o apartados dejando un
espacio en blanco al final de uno de ellos como se observa en la Ilustración 7.
Puede observar que el primer capítulo acaba a mitad de una página y el segundo
empieza en la siguiente, justo arriba.

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Habitualmente, el impulso inicial es hacer estas separaciones de páginas
incluyendo "intros", pulsaciones de la tecla intro o enter.

Sin embargo, puede encontrarse con la desagradable sorpresa que, al abrir el

documento en otro ordenador, o en el mismo después de un formateo, al
imprimirlo con papel de distintas medidas de las especificadas, los capítulos
aparezcan en la parte inferior de la página anterior a la que debería o que el texto
empiece una o varias líneas debajo de la parte superior de la página.

Esto mismo puede ocurrir si después de crear el texto que piensa definitivo, tiene
que añadir o eliminar texto.

Observe el ejemplo a continuación

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 La solución es, situarse en
la parte final de la página
e insertar saltos para
empezar a escribir en una
nueva página.

PASOS:
1) Haga clic en la
pestaña Diseño de
página.

2) En el grupo
Configurar página
haga clic en el
comando Saltos.

3) Elija la opción
página.

2. Fondo de página

Es posible mejorar la apariencia de nuestro documento, aplicando color a las

páginas, bordes o un texto o imagen como marca de agua. Esto está en
dependencia de las posibilidades que existen de imprimir a color.

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Marca de agua

Normalmente es un texto o imagen que se muestra detrás del contenido de la

página

Establecer un texto como marca de agua:

1) Haga clic en la pestaña Diseño

2) Haga clic en el comando Marca de agua, ubicado en el grupo Fondo de
página.

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 3) Seleccione la opción Marcas de agua personalizadas Observe la ventana
de diálogo “Marca de agua impresa”
4) Active la opción “Marca de agua de texto”
5) Escriba el texto que desea establecer.
6) Elija la fuente, color y tamaño.
7) Haga clic en Aceptar.

Establecer una imagen como marca de agua:

1) Haga clic en la pestaña Diseño de página

2) En el grupo Fondo de página haga clic en el comando Marca de agua

3) Seleccione la opción Marcas de agua personalizadas

4) En la ventana de diálogo “Marca de agua impresa”
5) Active la opción “Marca de agua de imagen”

6) Haga clic en el botón “Seleccionar imagen”

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7) En la ventana de diálogo “Insertar Imagen”, busque la imagen y haga clic
en el botón “Insertar”

8) Finalmente haga clic en el botón “Aceptar”.

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Color de página

Existen muchas opciones de color de página, entre ellas: Color sólido y efectos de
relleno.

Siga los siguientes procedimientos para aplicar color de página:

1) Haga clic en la pestaña Diseño

2) En el grupo Fondo de página haga clic en “Color de página”

3) Elija el color que desea aplicar a las páginas del documento.

O también puede seleccionar:

Efectos de relleno y se abre una ventana donde puede elegir entre: Degradado,
Textura, Trama o Imagen, a continuación, se muestra cada una de las opciones:

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Degradado

Textura

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Trama

Imagen

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Bordes

Para aplicar bordes, realice lo siguiente:

1) Haga clic en la pestaña Diseño.

2) En el grupo Fondo de página haga clic en el comando Bordes de página

3) Elija el tipo de borde, ya sea línea o uno de los diseños de Arte

4) Haga clic en Aceptar

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BIBLIOGRAFÍA

Manual Microsoft Office / Word 2013,

http://tchefonsecalfaro.files.wordpress.com/2011/07/manual-microsoft-office-
word-2013.pdf

Manual Microsoft Word, http://www.monografias.com/trabajos-pdf2/manual-

microsoft-word/manual-microsoft-word.pdf

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