IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

NOMBRE:

MARLON STIVENS GUERRERO ACEVEDO.

INSTRUCTOR (A):

JHORLENY LINARES CANO.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE.

(SENA)

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL PARA EL ENTORNO

LABORAL.

SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION DE LA CALIDAD, SEGURIDAD Y SALUD EN

EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE.

CENTRO DE GESTION INDUSTRIAL

(SEDE D)

GRUPO: 113 FICHA: 1905489

BOGOTA D.C, CUNDINAMARCA.

AGOSTO19 DEL 2019.

ENSAYO: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida

por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro
soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos de
computadora, micro formas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura,
dibujos, mapas, entre otros.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por
cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su
misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor
que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico,
social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad
nacional. Por razones de orden práctico se explicará cada componente, no sin antes
advertir que no es posible determinar los límites entre uno y otro, toda vez que en
conjunto son interdependientes.

ADMINISTRACIÓN

Si partimos del supuesto básico de que los archivos, son creados orgánicamente por
personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, hemos de
concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia
a los documentos que ha producido o recibido, para determinar precedentes, verificar
proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar
decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a
requerimientos de ciudadanos.

La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida
que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los funcionarios que partir
de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando
los costos de operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una
deficiente administración.

INVESTIGACIÓN

Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes primarias de ilustración y

mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en tanto contienen información en
documentos que son texto de primera mano, que pueden y deben aprovecharse en el
trabajo creador, por parte de investigadores y estudiosos. Los archivos sirven para
descubrir la verdad, para encontrar versiones, a veces divergentes, sobre los
acontecimientos; son útiles para las investigaciones relativas a la historia, la
administración, la economía, la geografía, los procesos sociales, políticos, la ciencia, la
tecnología y otras disciplinas.
COMUNIDAD Y ESTADO

Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad de documentar

derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del Estado mismo, y de éste
con otros Estados.

Toda persona desde su nacimiento inicia una relación con la documentación que se
acrecienta en el transcurso de su vida: esta relación le permite ejercer como
ciudadano. Igual sucede con las entidades y organizaciones al crearse y emprender sus
actividades.

Su creación, existencia, desempeño y desaparición son siempre demostrables a través de

documentos.

Por otra parte los archivos son un instrumento fundamental para el control público y
social, lo cual favorece la participación ciudadana, la lucha contra la vulnerabilidad del
Estado. Así mismo, los archivos fortalecen la implementación de estrategias que se
privilegian en los Planes Nacionales de Desarrollo, pues como centros y sistemas de
información inciden de manera transversal en todas las estrategias. En consecuencia, es
un deber del Estado, representado en todo su aparato político-administrativo, hacer los
mayores esfuerzos por posesionar los archivos en estrecha concordancia con los
principales desafíos del orden económico, político, social y cultural a fin de atender las
demandas y expectativas de desarrollo de la comunidad y del país.

En un ámbito más amplio, es esencial que un país mantenga un registro permanente de

sus derechos y obligaciones en relación con otros Estados y con la comunidad
internacional en su conjunto. Si no se conservan los tratados, convenios y demás
acuerdos internacionales o no son de fácil acceso, se presentarán desavenencias con
otros Estados y controversias y conflictos internacionales.

DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL

El mejoramiento de las condiciones de vida de la población es un objetivo constante en

todas las políticas, planes y programas de desarrollo económico y social de los
gobiernos. Para llevar a cabo nuevas iniciativas, el conocimiento y la comprensión de los
antecedentes sobre programas, medidas y procedimientos, logros y fracasos, es de
mucho valor.

Al recurrir a los archivos, gobernantes y planificadores tendrán la garantía de tomar y

proyectar decisiones con bases sólidas, pues éstos acopian gran cantidad de información
sobre: población, funcionamiento de los sectores productivo y de servicios, industria,
comercio, agricultura, bienestar, asistencia social y educación, entre otros.
DESARROLLO CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO

Los errores de planeamiento le cuestan caro a las naciones y a sus gentes, quienes
muchas veces deben pagar incluso con sus vidas tales despropósitos.

Aunque un país como Colombia posee inmensos recursos humanos y naturales, su

caracterización, cuantificación, conservación y desarrollo, ha de ser asumida por las
empresas e institutos especializados del Estado, por el sector privado y por asociaciones
y corporaciones mixtas que reúnan los recursos y esfuerzos públicos, privados y
comunitarios. La investigación es condición para el avance científico y tecnológico; sus
resultados permiten aplicaciones prácticas y la generación de conocimientos pertinentes
para las necesidades de los diferentes sectores del país.

Gran parte de la contribución de los archivos al desarrollo científico y tecnológico está

dado por su capacidad de proporcionar información sobre insumos y resultados obtenidos
durante los procesos de investigación.

CULTURA Y DESARROLLO DE LA IDENTIDAD NACIONAL

Los archivos documentan, desde sus orígenes, la vida de las comunidades y de las
naciones a las que pertenecen, su entorno, las relaciones entre sí y con otras
comunidades, pueblos y naciones. De igual manera, conservan los registros de las
distintas expresiones creativas, artísticas, asociadas al desarrollo económico, político,
cultura.

Los archivos están íntimamente ligados al surgimiento del Estado. Con el tiempo fueron
definiéndose como partes esenciales del patrimonio cultural de la nación: sustentan su
identidad, permiten conocer las raíces, registran la experiencia colectiva de la comunidad
y son esenciales para el reconocimiento de los derechos del pasado que se constituye en
fundamento del presente y en soporte del futuro. El acervo histórico preservado y
custodiado por la sociedad permite que nos sintamos miembros solidarios de Colombia,
protagonistas y artífices de nuestro propio desarrollo en armonía con el mundo que nos
rodea.
 LOS ARCHIVOS Y LAS NUEVAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION

INTRODUCCIÓN:

La utilización de las nuevas tecnologías tanto en la vida cotidiana de las personas, como
en las instituciones, ha revolucionado el acceso al conocimiento y a la información. La
globalización ha iniciado la desaparición de las fronteras entre los hombres, pese a las
barreras existentes como las socio-económicas, lingüísticas y culturales. Esto ha dado
lugar a la denominada aldea global con el predominio de la sociedad de la información,
por el papel estratégico que ésta juega como elemento de poder cada vez más
importante.
En los últimos 10 años los avances tecnológicos han permitido la comunicación
simultánea en tiempo real, le llaman los especialistas de diferentes latitudes “Impulsos
electrónicos y circuitos integrados” que utilizan protocolos para la comunicación a través
de los cables de fibra óptica en la inmensidad del ciberespacio, constituyen tecnologías de
alta demanda en los centros de trabajo.
Pero tengo mis reparos, pues considero necesario y estratégico, comprender bien todos
estos términos, para no dejarse embaucar por las nuevas terminologías de la información.
Es por ello que como archiveros debemos efectuar un análisis de nuestros principios
archivísticos, valores documentales, técnicas y procesos archiveros, con la finalidad de
determinar si las nuevas tecnologías se pueden aplicar al que hacer archivístico. En razón
de ello, el eje central de mi exposición es el uso de las tecnologías de la información en
los archivos.

SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS:

Normalmente los archivos no cuentan con presupuestos ni infraestructuras adecuadas ni

con la debida importancia dentro de las instituciones. Casi siempre los documentos se
encuentran almacenados en depósitos olvidados, llenos de polvo, adquiriendo una
imagen que los sitúa como depositarios de papeles inútiles y mazmorras de castigo.
Realidad de las instituciones públicas o privadas en nuestro país y en cualquier parte del
mundo. ¿Cómo pretender querer implementar las tecnologías de la información si aún las
organizaciones no han tomado conciencia de la importancia que tienen los archivos y los
documentos para su institución?

ARCHIVO TRADICIONAL:

Los archiveros tradicionalmente han desarrollado técnicas y procedimientos

adecuadamente estructurados y normalizados de tal manera que permiten una ordenada
y adecuada organización de los archivos y de los documentos.
Entre ellos podemos mencionar La administración de archivos, La organización,
descripción, selección y conservación de documentos. Los servicios archivísticos. El
control sobre las tres edades de los documentos. El uso de catálogos, índices e
inventarios como instrumentos descriptivos y el desarrollo de una legislación que permita
la protección del patrimonio documental.
ARCHIVO MODERNO:

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios

para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de
valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del
productor del documento y al usuario externo.
Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la
archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de
respeto al orden original,
Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los principios–
permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el
conjunto de la documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas,
organismos e instituciones públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y
competencias.
El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se
encuentren.
Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir
de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la información contenida en los
documentos esté al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos.

DEL SOPORTE PAPEL AL ELECTRÓNICO:

Indudablemente los documentos ya no se encuentran solo en el soporte tradicional y los

medios de difusión y conservación son muy diferentes a los utilizados hasta el momento.
La erupción del correo electrónico, el documento digital, la firma digital y los soportes
electrónicos, han provocado cambios en los modos de trabajo y procedimientos en las
instituciones, la aparición de estas tecnologías han supuesto un desplazamiento del papel
a la utilización de los impulsos electrónicos y los circuitos integrados.
Sin embargo la utilización del papel aumenta año a año, las fotocopiadoras e impresoras
están presentes no solo en un área de la empresa, sino en cada una de sus
dependencias y se pone de moda, el uso de las tecnologías de la información

LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS Y SU APLICACION A LA GESTIÓN DOCUMENTAL:

Entonces ¿Qué son las tecnologías de la información?, son todas aquellas que permiten
la descripción y automatización de cada uno de los procesos relacionados con la
documentación y que están basadas en la informática y los nuevos soportes electrónicos.
La aplicación de estas tecnologías representa ventajas indiscutibles para la gestión
administrativa, el control de transferencias, de préstamos y consultas, control de expurgo,
el almacenamiento y conservación de la documentación, para el tratamiento y
recuperación de la información, para la difusión de los fondos y, en definitiva, para
aumentar la eficacia y efectividad de los servicios del archivo.
A continuación tratare de exponer los principales recursos tecnológicos existentes que de
una manera general conocemos, sin embargo, es necesario conocerlos profundamente
para determinar sus posibilidades de aplicación en el mundo de los archivos