20/8/2019 Transtecnia - Boletín Informativo Tributario - Contable - Laboral

28.01.2009
Documentación requerida por fiscalizador
Se nos ha consultado reiteradamente cuál es la documentación que el empleador debe
mantener en el lugar de trabajo ante una eventual fiscalización por parte de la Inspección del
Trabajo

En primer lugar, el artículo 9º del Código dispone que el empleador debe mantener en el lugar
de trabajo, un ejemplar del contrato de trabajo y, en su caso, uno del finiquito en que conste el
término de la relación laboral.

Por otra parte, el artículo 31, inciso Nº 2, del Decreto con Fuerza de Ley Nº 2, de 1967, Ley
Orgánica de la Dirección del Trabajo prescribe que: "toda aquellas documentación que deriva
de las relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se
desarrollen labores y funciones.

En virtud de lo anterior, resulta que es obligación del empleador mantener en los lugares de
trabajo toda la documentación que deriva de las relaciones de trabajo. Ella debe mantenerse
en el lugar de las faenas, aún cuando la empresa disponga de oficinas centrales. Tal
documentación laboral, puede llevarse en forma centralizada, siempre que exista autorización
por parte de la Dirección del Trabajo.

En suma, considerando las diversas normas jurídicas que regulan la relación de trabajo, es
posible establecer que el empleador está obligado a mantener en la empresa la siguiente
documentación:

- Contratos individuales de trabajo.

El fiscalizador respecto de este documento constatará fundamentalmente lo siguiente:
Escrituración dentro de plazo
Entrega de copia al trabajador, firmada por el empleador Presencia de las estipulaciones
mínimas Ausencia de estipulaciones ilegales Constancia de las modificaciones efectuadas, ya
sea anotaciones al dorso o en anexos que tengan la firma de ambas partes Autorizaciones que
procedan en los contratos de menores Efectividad de relación civil comercial y no laboral en los
contratos a honorarios Para el fiscalizador la inexistencia de contrato escrito le hará presumir
legalmente que son estipulaciones del mismo las declaradas por el trabajador en su entrevista
(artículo 9 inciso 4º del Código del Trabajo).

- Registro Control de Asistencia.

Es obligación del empleador llevar este registro cualquiera sea el número de trabajadores y
velar porque todos ellos firmen o marquen al inicio y término de su jornada indicándose la hora
de estos eventos. A través de este documento el fiscalizador revisará el cumplimiento de un
conjunto amplio de obligaciones relativas a la jornada de trabajo y descansos. Examinando lo
siguiente:

Que exista en cualquiera de sus formas, ya sea como libro de asistencia, tarjetas de reloj
control, sistemas magnéticos que cumplan con los requisitos establecidos en la doctrina del
Servicio u otros sistemas autorizados por la Dirección del Trabajo

Que se incluya a todos los trabajadores de la empresa, pudiendo exceptuarse a aquellos

trabajadores que se encuentran excluidos de limitación de jornada de trabajo, circunstancia
que se verificará por le fiscalizador en caso de duda

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Que la jornada ordinaria de trabajo sea la establecida en el contrato de trabajo o en el
reglamento interno si corresponde

Que la jornada extraordinaria constatada se ajuste a los máximos legales y, si tiene cierta
continuidad, responda a un pacto previo y por escrito

Que las horas trabajadas se encuentren sumadas semanalmente con indicación d las horas
ordinarias y extraordinarias por separado

Que conste que los trabajadores hacen uso de los descansos que correspondan (colación,
semanal, feriado anual)

- Comprobante de pago de remuneraciones.

Cada vez que se pagan remuneraciones el empleador deberá otorgar un comprobante o
liquidación de las mismas en las cual se indique el detalle de cada concepto pagado y de los
descuentos que se efectuaron.

- Comprobante pago de imposiciones.

- Autorización de trabajo de menores.
- Pacto de horas extraordinarias.

- Libro auxiliar de remuneraciones.

Es obligatorio llevarlo para todo empleador que tenga cinco o más trabajadores. Podrá
autorizarse su centralización por parte de la Dirección del Trabajo. El fiscalizador se cerciorará
que dicho libro contenga lo siguiente:

Que se encuentre timbrado por el Servicio de Impuestos Internos, ya sea que se trate de un
libro propiamente tal o de hojas computacionales sueltas autorizadas por el S.I.I.

Que se incluya a todos los trabajadores

Que contenga el detalle de todos los montos pagados ya sea por concepto de remuneración
bruta, imponible o líquida (sueldo, sobresueldo, comisiones, gratificación y otros imponibles y
no imponibles), además de los descuentos o anticipos que hayan existido.

Que los montos constatados coincidan con lo establecido en el respectivo contrato de trabajo,
en las liquidaciones de sueldos y en las planillas de cotizaciones previsionales

- Comprobantes de feriados.
El Fiscalizador constatará si se otorgan los feriados de acuerdo a las exigencias legales, esto
es, dando preferencia en época de primavera o verano, feriado progresivo cuando
corresponda, etc.

- Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.

Es obligatorio confeccionarlo en las empresas que ocupen 25 o más trabajadores

permanentes. El fiscalizador revisará especialmente que cumpla con lo siguiente:

Que se encuentre recepcionado por la Dirección del Trabajo

Entrega de copia a los trabajadores

Examen de sus disposiciones laborales más importantes pues la recepción en la Dirección del
Trabajo no implica un examen de legalidad del mismo, sino un simple depósito documental

Efectivo cumplimiento de sus disposiciones

- Instrumentos colectivos de trabajo.

Estos pueden consistir en contratos colectivos, convenios colectivos y fallos arbítrales. Si la
fiscalización dice relación con incumplimiento a cláusulas de estos instrumentos, el fiscalizador
deberá revisar fundamentalmente que los beneficios pactados se cumplan respecto de los
trabajadores que correspondan.

-Finiquito.
El fiscalizador constatará si los finiquitos contienen las menciones legales básicas, si están
firmados por ambas partes y ratificados ante ministro de fe.

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Cabe agregar que de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 31, inciso 2º, del D.F.L. Nº 2, de
1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, procede mantener la documentación laboral
de los trabajadores para su fiscalización, en los lugares donde prestan servicios, tratándose de
faenas en las cuales exista oficina o algún tipo de dependencia adecuada que permita
resguardar tal documentación, y de no haberla, los empleadores o sus representantes la
mantendrán en aquellos lugares donde ejerzan tuición y control de tales trabajadores, dentro
de la comuna o del territorio de la Inspección del Trabajo, y a falta de ellos, deberán fijar un
lugar donde se cumplirá con el requisito, dentro de los mismos ámbitos.

En el caso de establecimientos que tengan varias sucursales en diferentes lugares de trabajo,

la obligación deberá cumplirse en cada una de las sucursales que mantengan.

Fuente: Consultoría Laboral.

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