Diagramación de operaciones y procedimientos

El diagrama de procedimientos, denominado también diagrama de flujo o

flujograma, es la representación gráfica que muestra la secuencia de actividades y
operaciones de un determinado procedimiento; de manera simultánea indica
claramente él o los órganos administrativos que intervienen en cada actividad
descrita en el procedimiento.

Se basa en el empleo de símbolos que representan las etapas o pasos de un

proceso y que se conectan por medio de flechas para representar la secuencia
lógica de operaciones específicas y la interacción o relación entre los encargados
de llevarlas a cabo. Ayuda a comprender el trabajo como proceso y a identificar en
qué parte del proceso está el problema. Esto permite analizar los procedimientos y
aportar ideas para su cambio o mejora.

El diagrama de procedimientos muestra el flujo de las actividades, de manera tan

general o tan específica como se requiera; esto facilita estudiar y analizar todo un
sistema, para identificar los puntos sujetos a medición, para detectar si hay
problemas, para identificar áreas de oportunidad y precisar qué tipo de mejoras se
pueden realizar, buscando permanentemente la modernización y la simplificación
en los trámites para los servicios que se prestan.

Flujos de información
Es el camino que recorre la información para llegar a sus usuarios. se le puede
representar a través de: Diagramas de Flujos.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar el diagrama de procedimientos?

» Permite visualizar gráficamente un procedimiento.

» Muestra qué es lo que pasa en el procedimiento actual de una forma sencilla y

práctica.

» Refleja las principales actividades y operaciones de un órgano administrativo. »

Facilita la comprensión y análisis de un procedimiento.

» Permite detectar rápidamente los puntos sujetos a supervisión y control. »

Permite ver cómo fluye la información de una actividad a otra del procedimiento.

» Se visualizan las actividades duplicadas o innecesarias, o bien se detecta si hay

omisión de información.
 Elaboración del diagrama de procedimientos

Para elaborar el diagrama deberá utilizarse el formato y la simbología establecida,

puede incluir información adicional necesaria según el propósito, procurando
hacerla lo más concreta posible.

ACTIVIDADES

1.- Para recabar la información general del procedimiento, se entrevista a los

titulares de los órganos administrativos que participan en la ejecución del
procedimiento. Se debe solicitar al entrevistado toda la información jurídica y
documental que se utiliza en el procedimiento, así como los documentos que se
generan durante el flujo de las operaciones.

2.- Analice la información recopilada, para determinar si es conveniente que la

represente en un solo diagrama, o en una serie de diagramas enlazados que
muestran cómo se realiza el procedimiento integral.

3.- Para seleccionar los ciclos lógicos no existen reglas mecánicas, debe basarse
en sus propios conocimientos, su experiencia, el sentido común y la comprensión
de los procesos de su órgano administrativo; decida qué tanta actividad dentro de
un flujo formará parte de un paquete lógico.

4.- Para la elaboración de los diagramas de flujo, aplique las siguientes reglas:

a) Use el tipo de diagrama vertical de bloques, en el cual el flujo o la secuencia de

las actividades va de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.

b) Anote en el formato respectivo de izquierda a derecha, el nombre de los

órganos administrativos, conforme al orden de participación en el procedimiento,
sin importar el nivel jerárquico y respetando al diagramar, la columna
correspondiente.

c) Utilice el símbolo “Terminal” al principio y al final del flujograma.

d) Después del símbolo “Terminal” debe ir siempre el símbolo de “Operación” a

excepción de la terminación del flujograma.

e) La redacción dentro de la simbología debe ser breve y en tiempo presente.

f) Las uniones de los símbolos se deben presentar mediante líneas o ángulos

rectos.

g) No debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos.

h) No señalar en el mismo lado del símbolo varias líneas de entrada o salida.

i) El símbolo de “Decisión” es el único que puede tener hasta tres líneas de salida.

5.- Una vez elaborado el diagrama verifique que no hayan pasos en los que falte
información, de ser así, obtenga la información faltante con el personal
correspondiente y represéntela en el diagrama.

6.- Presente el diagrama a las personas que están involucradas en el

procedimiento para que lo validen.

7.- Realice las modificaciones al diagrama de acuerdo a las observaciones de las

personas involucradas o bien, presente el nuevo procedimiento a nivel de
propuesta para mejorar el sistema y obtenga la validación.

Representación
La diagramación de las operaciones se representa de arriba hacia abajo y de
izquierda a derecha, teniendo por objeto mostrar el procedimiento gráficamente
para facilitar su interpretación, aún por personas no familiarizadas con el mismo.
Cada actividad u operación de un procedimiento está representada en el diagrama
por un símbolo. Es importante establecer una simbología adecuada y no
modificarla, para que éstos sean uniformes y representen lo mismo para cualquier
persona que interprete los diagramas.

Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje grafico incoherente o no accesible

transmite un mensaje deformado e impide comprender el procedimiento que se
pretende estudiar. De ahí la necesidad de contar con símbolos que tengan un
significado preciso, y de convenir reglas claras para utilizarlos.

Los símbolos de diagramación que se emplean internacionalmente son elaborados

por las instituciones siguientes:

 La American Society of Mechani cal Engineers (AS ME) ha desarrollado los

símbolos que aparecen en la siguiente figura, los cuales, a pesar de que
son aceptados en áreas de producción, se emplean escasamente en el
trabajo de diagramación administrativa, pues se considera que su alcance
se enfoca en los requerimientos de esta materia.

 La American National Standard Institute (ANSI) ha preparado una

simbología para representar flujos de información del procesamiento
electrónico de datos (figura 7.2), de la cual se emplean algunos símbolos
para diagramas de flujo administrativos (figura 7.3).
 La International Organization for Standarization (ISO) ha elaborado una simbología para
apoyar la garantía de calidad a consumidores y clientes de acuerdo con las normas ISO-
9000:2000 (figura 7.4).
 El Instituto Alemán de Estandarización, Deutsches lnstitut fur Nurmung e. V. (DIN), ha
desarrollado una simbología para la norma del manejo de informaci6n de la familia de las
normas ISO (figura 7.5).
 MEJORA
La mejora continua de los diagramas de procesos, no es una ventaja de las organizaciones sobre
sus competidores: es una obligación. Ya no se puede competir en igualdad de condiciones, sin
mejorar y aumentar constantemente el flujo de creación de lucros en la empresa.

La productividad es la consigna y tiene un papel destacado en la búsqueda de la rentabilidad y la

competitividad, sin olvidar de satisfacer las expectativas del cliente y entregarle el valor que
espera de sus productos y servicios, es decir, la mejora continua del proceso es el análisis del
proceso, de la forma que se encuentra actualmente, con el fin de determinar las actividades que
se pueden mejorar. El objetivo es encontrar ineficiencias, retrasos, obstáculos y desperdicios
(entre otros problemas), para luego eliminarlos a través de un nuevo proceso mejorado, más
eficiente y que ofrezca más valor a los clientes.

La mejora del proceso es una parte del desarrollo de la organización en el que varias acciones se
determinan para identificar, analizar y mejorar los procesos de negocio con varios objetivos:
aumentar las ganancias, reducir los costos y lograr los objetivos.

DETALLES DE UN FLUJO DE MEJORA DE LOS PROCESOS

En este diagrama, la mejora continua del proceso se dividió en cuatro rayas:

1. Todos: Incluye a cualquier empleado de la empresa que quiera sugerir una mejora
del proceso.
2. Analista de Procesos: Es el miembro de la compañía especializado en el
mantenimiento de los procesos.
3. Comité de Cambios: Por lo general se compone del Consejo de Administración y
por el propietario del proceso.
4. Tecnología de la informacion: Es el equipo de TI que va a dar soporte al cambio de
los sistemas utilizados por la empresa.

El siguiente es un detalle de cada actividad del proceso:

 El creador de la sugerencia de mejora detalla de qué forma este cambio

beneficiará a la empresa, esto se puede hacer por correo electrónico.
 El analista de procesos estudia la idea y decide si es interesante para la compañía.
 Si no le parece interesante, debe justificar sus razones y terminar el proceso.
 Si le resulta interesante, debe definir el impacto de este cambio y documentar sus
recomendaciones para la evaluación del Comité de Cambios.

 Después de analizar la información, el Comité de Cambios tiene dos alternativas:

 No recomendar y cerrar el proceso.
 ¡Avisar al autor de la idea, de que esta fue aprobada!
 Al volver al analista de procesos, este hace los cambios necesarios en los
diagramas y demás documentación de los procesos mejorados.
  Se notifica al equipo de TI para gestionar los cambios.
 Se informa a todo el equipo sobre los cambios.
 El analista debe acompañar los cambios y medir las mejoras logradas. En este
punto el proceso termina.

Como se vio, la mejora continua de los procesos de negocio es un concepto que tiene
como objetivo mejorar la empresa mediante la mejora de sus procesos. Esto se traduce en
un aumento de los ingresos, reducción de costos, reducción de residuos, prevención de
errores, clientes satisfechos, crecimiento de los negocios y mucho más. Es un método
cíclico, ya que siempre hay espacio para mejorar un proceso.

ESTRUCTURA EN LA UNIDAD CONTABLE DE LA EMPRESA

 Cómo apoyar la estructura financiera desde la perspectiva organizacional?

Definir esquema del negocio

Formalizar el negocio

Conocer las cifras del negocio

Disponer de información del negocio

Adoptar mecanismos de proyección como presupuestos y flujos de efectivo

Comprometer a todas las áreas para adelantar actividades en función de temas
económicos

Incorporar personal idóneo para el registro de la información contable y financiera

Familiarizarse con las cuentas y cifras de los estados financieros

Identificar y manejar el costo de los recursos

Evaluar necesidades de financiación, identificar fuentes y productos

ajustables al negocio

Conocer el comportamiento de costos y gastos para adoptar políticas de venta,

cartera, vinculación de proveedores, entre otros

Orientar las decisiones de la empresa atendiendo a las cifras contables y

financieras
 Desarrollar la cultura del control y evaluación financiera según las
características del negocio, a partir del conocimiento de la competencia, el sector
y la economía particular

INDICADORES FINANCIEROS RELACIONADOS CON LA ESTRUCTURA FINANCIERA

Los indicadores o razones financieras permiten conocer la composición del

endeudamiento de la empresa, a qué se destina, qué necesidades de capital hay y con qué
cuenta la empresa para responder por dicho capital. Las tres principales son:

-Razones de liquidez

-Razones operacionales o de actividad

-Razones de endeudamiento

1. Indicadores de liquidez

La liquidez de una organización es la capacidad para pagar sus pasivos corrientes o

deudas de corto plazo. Si se tiene en cuenta que la capacidad de pago está representada
por los activos corrientes, entonces la liquidez no sólo se relaciona con los pasivos
corrientes sino también con la habilidad para convertir en efectivo los activos
corrientes tales como inversiones, cuentas por cobrar e inventarios. La liquidez de un
activo depende de la facilidad para convertirse en dinero. Ello significa que la cuenta
disponible del activo tiene mayor liquidez que las cuentas por cobrar, y a su vez, éstas
tienen mayor liquidez que los inventarios. Observando la composición de los activos
corrientes se puede decir que la liquidez de una empresa está determinada por:

-Políticas comerciales: Un menor plazo de crédito implica una mayor liquidez de las
cuentas por cobrar.

-Políticas de compra: Un mayor plazo de crédito por parte de los proveedores

implica una mayor liquidez.
-Políticas de manejo de inventarios: Una menor acumulación de inventarios para
periodos largos de tiempo implica una mayor liquidez

2. Indicadores operacionales o de actividad

Miden el grado de efectividad de la compañía para utilizar sus recursos, evaluando

la velocidad que ésta posee para volverlos efectivo, especialmente los inventarios, las
cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. Hay que recordar que entre el momento en
que se pagan las deudas para proveerse del inventario y aquél en que se cobra lo vendido,
hay un periodo de tiempo que posiblemente sea mayor al que hay entre el pago de la deuda
contraída y el momento de hacer efectivo el cobro de lo vendido. Esto es lo que se conoce como el
ciclo de caja5 .

La administración eficiente de este ciclo se fundamenta en tres estrategias básicas. La primera de

ellas es obtener los mayores plazos de crédito posibles con los proveedores y cancelarlos al final,
aprovechando cualquier descuento favorable por pronto pago.

La segunda consiste en rotar el inventario rápidamente, evitando excesos. Adquirir lo necesario

con el sistema “justo a tiempo”, o sea en el momento en que son requeridos en la línea de
producción, para evitar acumulación de inventarios innecesarios, pero sin afectar las ventas por
productos agotados.

La tercera y última es conceder los menores plazos de crédito y hacer efectivas las cuentas por
cobrar tan rápidamente como sea posible, sin ejercer presión que pueda llegar a deteriorar la
relación comercial. Si se justifica, se pueden ofrecer descuentos por pronto pago para lograr este
objetivo.

Esto tiene relación directa con los enfoques de financiamiento y estructura tratados en él capitulo
seis. En estas decisiones se fundamenta el éxito en la gestión de recursos de la empresa y la
liquidez óptima para seguir en funcionamiento, sin poner en riesgo la estructura de la empresa.

3. C. Indicadores de endeudamiento o apalancamiento

Indican el monto de dinero de terceros que se utiliza para la financiación de los activos6 . El
indicador de endeudamiento es de gran importancia ya que las deudas comprometen a la
empresa en el transcurso del tiempo.

El endeudamiento está relacionado con las políticas de financiación que tiene una empresa y con
su capacidad para obtener recursos de terceras personas, diferentes a los socios.

Normalmente, el endeudamiento se adquiere con las entidades financieras, los proveedores, los
trabajadores y el Estado, que en últimas se convierten en los principales interesados de la
información de la empresa. El Estado está representado en las transacciones generadoras de
impuestos a su favor.
La capacidad de endeudamiento de un ente económico depende de la liquidez, la generación de
utilidades y la confianza de que goza en la comunidad crediticia y entre sus proveedores.

NIVELES DE INFORMACION
El propósito básico de los niveles de información contable de una organización es proveer
información útil acerca de una entidad económica, para facilitar la toma de decisiones de
sus diferentes usuarios tales como, accionistas, acreedores, inversionistas,
administradores o las mismas autoridades gubernamentales. En consecuencia de que el
sistema de información contable de una empresa sirve a un conjunto de diversos usuarios,
se originan diferentes ramas o subsistemas.

Los niveles de información financiera: contabilidad financiera.

Los niveles de información fiscal: contabilidad fiscal.

Los niveles de información administrativa: contabilidad administrativa.

Niveles de información financiera-. Está conformado por una serie de elementos tales
como las normas de registro, criterios de contabilización y formas de representación de
información de usuarios externos. A este tipo de sistema de información se le conoce
debido a que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza
una entidad así como ciertos acontecimientos económicos que le afectan, con el fin de
proporcionar información útil y confiable a los diferentes usuarios externos para su toma
de decisiones.

Los usuarios de la contabilidad financiera-. La información financiera es útil para los

accionistas, acreedores, analistas e intermediarios financieros, el público inversionista, los
organismos reguladores y para todos aquellos usuarios externos de la información
contable de una organización económica.

Niveles de información fiscal-. Está diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones
tributarias de las organizaciones respecto de usuario específico: el fisco. A las autoridades
gubernamentales les interesa contar con la información de las diferentes organizaciones
económicas para cuantificar el monto de la utilidad que haya obtenido de acuerdo con las
leyes fiscales en vigor como producto de sus actividades y así poder determinar la
cantidad del impuesto que le corresponde a pagar.

Los usuarios de la contabilidad fiscal-. La información generada por el subsistema de

información fiscal es útil para las autoridades gubernamentales.

Niveles de información administrativa-. La contabilidad administrativa es un sistema de

información l servicio de las necesidades internas de la administración orientado a facilitar
las funciones administrativas de planeación y control así como la toma d decisiones. Entre
las aplicaciones se encuentran la elaboración de presupuestos, la determinación de costos
de producción y la evaluación de la eficiencia de las diferentes áreas optativas de la
organización, así como el desempeño de los diferentes ejecutivos de la misma.

Los usuarios de la contabilidad administrativa-. La información generada por este

subsistema, es útil solo para los usuarios internos de la organización representados por los
directivitos de la misma, especialmente por los directores generales, gerentes de área,
jefes de departamento, entre otros.

Limitaciones de la información financiera

La información financiera tiene como característica primordial el ser útil, es decir, que
sirva para lo que fue diseñada: la toma de decisiones. Dado que el propósito fundamental
de la contabilidad es preparar información financiera que fundamente el proceso de toma
de decisiones de los distintos usuarios, para asegurar su calidad es necesario que cumplan
con una serie de características básicas, utilidad, confiabilidad y provisionalidad.

La importancia de los estados financieros se enfoca en que a través de ellos los usuarios
externos ya sean acreedores o accionistas visualicen el desempeño financiero de una
organización. Por ejemplo algún individuo que tiene participación accionaria en una
empresa publica; la mejor manera para apreciar que tan buena ha resultado su inversión
es analizar con detenimiento los estados financieros básicos que ha generado dicha
compañía. En muchos casos, podrá complementar su evaluación con los comentarios y
graficas adicionales que se le puedan agregar, paro la información contenida en lo estados
financieros seguirá siendo la parte fundamental.

El producto final del proceso contable son los estados financieros, elemento necesario
para que los diversos usuarios puedan tomar decisiones. La información financiera que
dicho usuarios requieren se centra primordialmente en la evaluación de la de la situación
financiera, de la rentabilidad y la liquidez. Con base en las necesidades de información de
los usuarios la contabilidad considera que todo negocio debe presentar cuatro informes
básicos:

 El estado de situación financiera o balance general, cuyo fin es presentar una

relación de recursos (activos) de la empresa así como de las fuentes de
financiamiento (pasivo y capital) de dichos recursos.

 El estado de resultados que informa obre la rentabilidad de las operaciones.

 El estado de variación en el capital contable, cuyo objetivo es mostrar los cambios

en la inversión de los dueños de la empresa.

 El estado de cambios en la situación financiera, cuyo objetivo es dar información

acerca de la liquidez del negocio; es decir, presentar una lista de las fuentes de
efectivo y de los desembolsos del mismo, lo cual constituye una base para estimar
las futuras necesidades de efectivo y sus probables fuentes.

Los objetivos de los Estados Financieros están afectados por el ambiente de negocios en
donde opera la entidad, por las características y limitaciones del tipo de información que
los estados financieros pueden proporcionar, como por ejemplo podemos notar algunas
de las limitaciones de l información financiera:

 Las transformaciones internas, transacciones y otros eventos, que afectan

económicamente a la entidad lo cual puede afectar su comparabilidad.

 Los estados financieros, especialmente el balance general, presentan el valor

contable de los recursos y obligaciones y no pretenden presentar el valor
razonable de la entidad en su conjunto, tales como los recursos humanos, capital
intelectual, el producto, la marca, el mercado, etc.
 Por referirse a negocio en marcha, están basados en varios aspectos en
estimaciones juicios que son elaborados considerando los distintos cortes de
periodos contables.

 Para su presentación en ocasiones se tiene que recurrir a estimaciones y juicios

personales.

 Presenta de manera “razonable” la situación financiera de la empresa y sus

resultados, pero no muestra la realidad al 100%.