SENA

PROGRAMA

GESTION LOGISTICA

FICHA DE CARACTERIZACION

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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE7

Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

 DIAGNOSTICO DE FALLAS

1. Falta de comunicación entre las áreas de la compañía a la hora de realizar los procesos.
2. Desorganización en las rutas de distribución.
3. Falta de compromiso por parte de los funcionarios.
4. Inventarios poco confiables
5. Programación errada de despachos

SOLUCION A LOSPROBLEMAS

1.Es notorio como cada área de la compañía maneja sus funciones de manera individual y de
acuerdo a sus criterios, sin contar con las demás áreas pertinentes.

Para dar solución a esta situación se hace necesario que cada área comunique constantemente a
las demás cada actividad y situación presentada dentro de la empresa, lo que facilitará el flujo de
la información y la comunicación en cada proceso de la cadena logística y de suministro

2 Se despachan pedidos para locales comerciales de diferentes actividades económicas en el

mismo vehículo, a un cliente se le llega dos veces por día en diferente vehículo, Se despacha un
pedido en diferentes vehículos.

Para dar solución a este tipo de situaciones se debe establecer un rutero único en el cual se
clasifiquen los supermercados y tiendas por sector y así mismo la selección de camiones para estas
rutas en horarios y días específicos, además seleccionar camiones para cada tipo de local
comercial según su actividad económica, de este modo se entregarán los pedidos a tiempo en las
fechas programadas por los clientes

3 Se observa como los funcionarios se limitan a realizar sus funciones y la mayoría de las veces de
manera incorrecta, evadiendo sus responsabilidades , nadie tiene sentido de pertenencia por lo
que hace y no ven más allá de lo que está sucediendo en la compañía gracias a los
incumplimientos.

Se hace necesario capacitar al personal, aclararles sus funciones y sensibilizar sobre la importancia
que tiene el que cada quien se apersone de sus funciones de manera adecuada y ayude a los
demás en lo posible para formar un buen equipo de trabajo lograr los objetivos propuestos.

4 Se observa que los inventarios se mantienen desactualizados y de este modo no se logra cumplir
con lo que se ofrece a los clientes.

Es importante contar con un inventario actualizado constantemente así se tendrán datos exactos
de las existencias de productos para dar cumplimiento a la demanda

5.Se producen errores en las entregas de pedidos; en los tipos, cantidades y pesaje de productos,
esto debido quizás a un mal almacenaje o digitación errónea.

Se debe procurar tener un margen de error mínimo para la entrega correcta de los pedidos para
adquirir clientes satisfechos, ya que son los clientes los que están respaldando la existencia de la
empresa en el mercado.
 Recomendación de Tecnologías de Información

1 Falta de comunicación entre las áreas de la compañía a la hora de realizar los procesos.
Implementar

 Skype empresarial.
 Programaciones y bitácoras realizadas en word.
 Listas de chequeo realizadas en excel para verificar cumplimiento de procesos y evitar
olvidos.
 Contar con una red y un servidor donde estén alojados los formatos y programaciones
diarios para que cada área de la compañía las pueda tener al alcance en cualquier momento.
 Contar con impresoras adecuadas para imprimir pedidos.

2 Desorganización en las rutas de distribución

Implementar
 Software ERP que contiene un módulo de tráfico que le permitirá controlar los pedidos de
los clientes y los partes de carga. Podrá trabajar con un plannig multiempresa para
gestionar las cargas y los vehículos disponibles. Podrá enviar SMS, gestionar las
incidencias de pedidos y transporte con la posibilidad de realizar filtros por origen o
destino de la carga.
 Programaciones en Excel de entregas con información de clientes
3 Falta de compromiso por parte de los funcionarios.

Implementar

 Capacitaciones por videoconferencias a través de Skype empresarial.

 Capacitaciones a través de Video Beam.
 Publicación de funciones de cada área en la red e impresión de las mismas.
 Listas de chequeo de procesos completados en excel
4 Inventarios poco confiables
Implementar
 Software ERP, pues este cuenta con un módulo de almacenaje para la gestión de
inventarios.
 Microsoft Access ya que es una herramienta que permite administrar y gestionar bases
de datos, es ideal para manejar inventarios.
 Imprimir reportes actualizados.
5 Programación errada de despachos

 Correo electrónico y mensajería de voz y texto en WhatsApp para tomar pedidos, ya que
así sería más fácil verificarlos.
 Imprimir órdenes de pedidos.
 Hacer seguimiento a los despachos en los vehículos con listas de chequeo
 Puntos Críticos
En la compañía es evidente que existen puntos críticos en los cuales se debe centrar la atención
para su mejoramiento:

 Comunicación deficiente: Los empleados no funcionan como equipo de trabajo y no se apoyan,

por ende cada área comete errores y evade responsabilidades. Unos procesos dependen de
otros y la poca comunicación afecta el buen desarrollo de las actividades; esto sucede debido a
la falta de culturización por parte de la compañía hacia los trabajadores y quizás no se dan a
conocer los valores y políticas de la corporación desde un principio a los empleados.

 Falta de capacitación al personal: Es indispensable que el personal de la empresa sea

competitivo, que no solo conozca las funciones propias de su cargo sino que también tenga
conocimientos básicos sobre los procesos de las otras áreas que conforman la compañía, por
eso es importante hacer una rotación del personal en diferentes áreas ya que con esto todos
los empleados se familiarizarán con las funciones de las diferentes áreas y no se enfrascarán en
una sola tarea, otro punto importante es que cada quien tenga un manual de funciones para
que tomen más compromiso de sus responsabilidades. También es necesario para el buen
desempeño de los procesos capacitar al personal sobre el manejo adecuado de tecnologías de
información y comunicación y el manejo de los software ya que de esto dependerá el éxito de
la implementación de los mismos en las operaciones.

 Procesos sin documentar: Los diferentes procesos no están documentados: lo cual ocasiona
que se trabaje día a día generando errores frecuentes y repetitivos en cuanto ala operación y al
servicio.

 Programación defectuosa: No se revisan y estudian los tiempos de entrega y se en ruta mal, y

es así como ocurre la pérdida de los clientes por el descontento que ocasiona el incumplimiento
en los pedidos.
 Cargos Involucrados

 Telemercaderista: Milena - Se encarga de tomar los pedidos de T a T, mayoristas y algunos

clientes que llamamos especiales.
 Supervisor de ventas: Alex – Se encarga de todo lo relacionado con el equipo de trabajo de
ventas y de que todas la ventas se realicen exitosamente.

 Encargado Canastillas: Juan – Proporcionar tanto las canastillas a la planta como a la

distribución.
 Servicio al cliente: Paula – Debe estar atenta a las peticiones, quejas y reclamos de los clientes.
 Facturador: Jimmy – Registra los despachos en los formatos para la facturación.

 Supervisora distribución y transporte: Sandra – Encargada de la programación de las

rutas de acuerdo a los pedidos recibidos y separados.

 Telemercaderista: Erika – Es quien toma los pedidos de los supermercados, es una de las
personas que mas tiene experiencia en su puesto de trabajo y que conoce los demás procesos.

 Auxiliar de facturación Caja: Carla – Es la persona encargada de revisar los documentos que
deben entregar los auxiliares de servicio como facturas, ruteros, notas créditos.

 Supervisor logístico: Encargado de coordinar el proceso nocturno para el alistamiento de los

pedidos y la organización de los cuartos fríos.
 Analista de inventarios: Mauricio – Se encarga de generar en el sistema a primera hora un
inventario de todas las referencias y de revisar que las bodegas del producto manejado como
congelado y refrigerado.
 Auxiliares logísticos: Ejecutan la programación realizada por el supervisor logístico.
 Gerente general: Tiene la responsabilidad general de administrar los elementos de ingresos y
costos de la compañía.
 Proveedores

La compañía pollos pio pio y más pio produce y distribuye a sus clientes, es decir es ella misma
quien provee el pollo a los establecimientos comerciales sin necesidad de adquirir los productos de
intermediarios.

Se hace necesario que el gerente general de la compañía preste mayor importancia a la

reestructuración de los siguientes procesos que es donde se hacen más evidentes las debilidades
apoyándose en tecnologías de información y comunicación y software especializado:

Gestión de producción:
 Programación oportuna de acuerdo a lo que se requiere.

Gestión de almacenes y stock:

 Almacenaje – Control inventarios.

Gestión de servicio al cliente:

 Auditoria de rutas, seguimiento servicio.
MANEJO DE ORARIOS

 Creación de software para los cronogramas de entregas de productos-recepción de

producto a distribuir