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ACSS
Administração Central do Sistema de Saúde I.P.
Manual de Procedimentos
Administrativos e Contabilísticos
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Data 2012.11.12
2012.11.21
MAPA DE REVISÕES
Assinatura do(s)
Responsável (eis)
Revisão Página(s) Motivo Data responsável(eis)
pela Revisão
pela aprovação
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ÍNDICE
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1.1. Organização
A função Serviços financeiros deverá estar organizada, tendo em conta a dimensão da Entidade
e complexidade das suas actividades, de acordo com a estrutura funcional apresentada, de
forma a:
Serviço de Gestão
Financeira
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A função Contabilidade analítica reporta directamente aos Serviços financeiros e tem por
atribuições e responsabilidades:
A função Contabilidade orçamental reporta directamente aos Serviços financeiros e tem por
atribuições e responsabilidades:
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a) Compras;
b) Logística / Farmácia;
c) Serviços Clínicos (Produção);
d) Recursos Humanos.
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Com o objectivo de obter uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos
resultados e da execução orçamental da entidade, e de acordo com o POCMS, deverão ser
aplicados os princípios contabilísticos fundamentais a seguir enunciados:
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1.3.1. Imobilizações
1.3.2. Existências
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1.3.4. Disponibilidades
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1.4.1. Facturação
1.4.1.1. Objectivos
A função Facturação, tem por base um sistema integrado entre o Serviço de Gestão Financeira
(SGF), Serviço de Gestão de Doentes (SGD), Serviço de Aprovisionamento e Serviço de Gestão de
Recursos Humanos (SGRH).
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i) Anexa às cópias das facturas os documentos enviados pelo SGD e/ou aos originais,
quando solicitados;
j) Na facturação de medicamentos às ARS’s tem que se juntar sempre ao original da
factura, as requisições, que lhe deram origem;
k) Na facturação das prestações de saúde aos emigrantes têm que se juntar sempre o
Cartão de Seguro e Doença actualizado:
l) Na facturação a outros hospitais, tem que juntar o respectivo termo de responsabilidade
desse hospital, assumindo o encargo financeiro pela despesa efectuada;
m) Efectua a envelopagem dos originais da factura e do ofício e faz o registo dos CTT em
folha própria de todos os ofícios e entrega-os na Secretaria-geral para a sua expedição;
Mensalmente é feita uma factura com base no Contrato Programa anual, celebrado entre a
ACSS e o Hospital, abrangendo os utentes beneficiários do SNS e de subsistemas públicos,
assistidos por motivo de doença natural.
O processo passa pelos procedimentos seguintes:
a) Inicia-se com o envio mensal de um ficheiro pelo SGD para a ACSS, de acordo com as
instruções específicas desta;
b) Este ficheiro será validado pela ACSS que dá conhecimento ao SGD e este ao SGF;
c) O SGF, através da Facturação, valida e emite a factura fazendo a conferência entre as
suas linhas de produção e respectiva contabilização no POCMS. Caso esteja tudo
correcto, envia-a em formato de papel para aquela entidade (ACSS).
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iv. Internamento;
v. Serviço domiciliário;
vi. Hospital de dia;
vii. Cirurgia de ambulatório: GDH cirúrgicos e GDH médicos;
viii. Medicamentos;
ix. Internato Médico - neste caso, a origem do procedimento está no Serviço de Gestão
de Recursos Humanos que, mensalmente, envia ao SGF um ficheiro com o nome e
identificação dos médicos naquela situação. O SGF, após conferência, converte o
ficheiro em formato electrónico de acordo com as orientações que constam no
Contrato-Programa e envia-o para validação; posteriormente é enviada a factura em
formato papel.
b) Assistência na área da Saúde Mental prestada por Ordens Religiosas - enquadrado nos
denominados Programas Específicos do Contrato-Programa: mensalmente, são emitidas
facturas à ACSS referentes ao internamento de doentes mentais cujo encargo é da
responsabilidade do Hospital, com base num valor de diária por doente, fixado
anualmente pela ACSS.
Para cumprimento do objectivo de que todos os serviços têm de ser facturados, é efectuado um
registo em folha de Excel com todos os elementos destas transacções que comporta:
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b) Registo das facturas por rubrica orçamental do Plano Oficial de Contas, de modo a que o
valor das contas 712… do balancete analítico seja igual ao total de cada linha de
produção;
c) Registo de todos os valores pagos pela ACSS: adiantamentos por conta do Contrato
Programa do próprio ano, de anos anteriores (regularizações finais) e pagamento de
facturas extra - Contrato Programa. No final de cada ano, a ACSS emite uma certidão de
todos os pagamentos efectuados, cujo valor tem que ser exactamente igual ao do
Hospital;
d) Registo de notas de crédito emitidas à ACSS, referentes a assistências prestadas e
recebidas pelo Hospital, na sequência de pedido de indemnização cível ou liquidadas por
outras entidades, após já terem sido incluídas na facturação à ACSS, do próprio ano ou
de anos anteriores.
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a) Em relação aos ensaios clínicos, existe sempre no SGF uma cópia do protocolo celebrado
entre a entidade colaborante e o Hospital. Procede à emissão de factura após recepção
da informação do valor correspondente, indicando o ensaio em causa.
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b) Na realização das Jornadas, o Serviço do Hospital que as promove, envia ao SGF por e-
mail, pedidos de emissão de facturas, referentes a donativos/patrocínios, inscrições.
c) Nos Encontros de Enfermagem promovidos pelos vários serviços, o SGF recebe
igualmente por e-mail, pedidos de emissão de facturas, para as mesmas situações
(donativos/patrocínios, inscrições).
Nas situações referidas nas al. b) e c), é entregue uma cópia das facturas emitidas à Gestão
Orçamental e Financeira, que recolhe igualmente cópia dos documentos relativos às despesas
de cada evento, para efectuar um controlo da respectiva conta corrente.
Estão igualmente sujeitas a facturação, outras fontes de receita que podem abranger:
a) Venda de Sucata
b) Danos causados por terceiros devidamente identificados
c) ……
Anualmente, com data de referência a 31 de Agosto, a Facturação emite uma factura, (nos
primeiros cinco dias úteis de Setembro), à entidade que explora a Farmácia do Hospital, de
acordo com o contrato assumido entre os intervenientes. Para elaboração da factura recebe a
informação da responsável do serviço que, por sua vez, a recebe do Auditor Interno, que os
calcula com base nas duas componentes da renda: variável e fixa.
O envio da factura para o cliente segue os trâmites normais mas com a indicação de que o envio
deverá ser feito em correio registado.
As notas de crédito são emitidas em duplicado ou triplicado, se tiverem de ser enviadas para o
exterior, ficando uma junto à factura a corrigir e uma cópia para arquivo numérico.
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Para garantir a facturação de todas as prestações de serviços prestados pelo Hospital e quando
se torna inviável a cobrança de uma factura, sendo o utente beneficiário do SNS, o Serviço de
Contencioso submete à consideração do Vogal Executivo pedido de facturação dessas
prestações de serviços à ACSS, com a consequente anulação das facturas emitidas a terceiros.
Caso seja aceite, é emitida a respectiva nota de crédito. Seguidamente, faz-se um registo em
mapa de Excel com o nome, nº de utente, nº de episódio, nº factura, nº nota de crédito, que é
enviado ao SGD por e-mail. Este serviço prepara os episódios para facturação à ACSS, que serão
incluídos nas facturas do Contrato Programa.
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1.4.2. Receita
1.4.2.1. Objectivos
Recebe, diariamente,
a) Da Secretaria-Geral
I. Listagem dos cheques recebidos dos clientes e respectiva correspondência que
acompanha esses pagamentos
II. Listagem dos vales postais recebidos da segurança social respeitantes às pensões
mensais dos doentes da psiquiatria.
b) Da Tesouraria
I. Comprovativos das transferências bancárias efectuadas por clientes e utentes
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a) Confere os vales postais (nº de registo, data da entrada, nome do doente e valor).
Depois da listagem conferida, assinada e datada, arquiva o original na pasta própria para
o efeito, de forma sequencial, por data, e entrega cópia na secretaria-geral;
b) Procede ao lançamento dos vales postais na conta corrente de cada um dos doentes da
psiquiatria, emitindo uma guia de receita de fundos alheios (Rub.orç.Fin.268), em
triplicado, com a descrição do mês a que se refere a pensão. Entrega na Tesouraria os
vales postais para depósito bancário e respectiva guia de receita;
c) Arquiva uma das guias de receita na pasta da psiquiatria e outra na pasta das guias de
fundos alheios, de forma sequencial, por data.
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Após a elaboração destes procedimentos entrega na Tesouraria, para conferência, duas vias
de vendas a dinheiro, duas vias de recibos e uma via da guia de receita fundos alheios e
arquiva na pasta das guias de receita a outra guia.
Tem igualmente por função emitir Vendas a Dinheiro nas seguintes situações:
a) Contrato de arrendamento - entrega na Tesouraria duas vendas a dinheiro, e na Despesa
cópia da venda a dinheiro e do cheque (a Despesa emite uma Autorização de Pagamento
referente ao valor do IRC). Regista o valor de IRC no mapa correspondente e arquiva na
pasta de IRC, cópia da venda a dinheiro, a autorização de pagamento e o documento do
banco ou cópia do cheque;
b) Concessões de exploração - entrega na Tesouraria duas venda a dinheiro e arquiva uma
cópia na pasta do IVA e outra na pasta das Guias de Receita Fundos alheios;
c) Prestação de serviços dos CTT - quando recebe o cheque dos CTT emite uma venda a
dinheiro e entrega na Tesouraria;
d) A pedido da Farmácia e Armazéns, emite vendas a dinheiro em quadruplicado, referente
à venda de medicamentos ou material de consumo, em nome do utente, acrescentando
uma percentagem de 20% do valor mencionado no mapa da Farmácia/Armazém;
entrega na Tesouraria dois originais e uma cópia da venda a dinheiro e arquiva a outra
cópia na pasta das vendas a dinheiro juntamente com a receita médica e mapa da
Farmácia/Armazém;
e) Fotocópias fornecidas pela biblioteca - entregam na Tesouraria dois originais da venda a
dinheiro e arquiva uma cópia na pasta das vendas a dinheiro juntamente com mapa da
biblioteca;
f) Venda de cadernos de encargos - entrega na Tesouraria dois originais e uma cópia da
venda a dinheiro e entrega outra cópia carimbada no Serviço de Aprovisionamento;
g) Juros de aplicações financeiras – através da listagem de Aplicações de Tesouraria – CEDIC
e documento do Banco, emite venda a dinheiro em nome de Instituto Gestão Tesouraria
e Crédito Publico, IP. Entrega na Tesouraria uma venda a dinheiro, regista o valor de IRC
no mapa correspondente e arquiva na pasta de IRC cópia da venda a dinheiro, a
autorização de pagamento e o documento do banco.
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Mensalmente
1. Emite uma guia de receita dos adiantamentos por conta do contrato programa da ACSS,
registando, para controlo, os valores num mapa em Excel.
2. Estes adiantamentos podem incluir deduções de facturas de fornecedores ou
recebimentos de facturas de clientes (Clearing House)1, pelo que além da emissão da
guia de receita, emitem-se recibos das facturas liquidadas e enviam-se para os
respectivos clientes.
Estes documentos são entregues na Facturação para registo em folha de Excel e cópia
dos recibos validados à Despesa.
1
Os saldos de facturas inter serviços do Sistema Nacional de Saúde são geridos pelo IGIF, através de uma Clearing
House, a qual permite a regularização e monitorização de facturas inter serviços do SNS e revisão e automatização
do processo de facturação das unidades de saúde.
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2. Quando, por lapso, são feitos pagamentos em duplicado, são emitidos os recibos das
facturas correctas e o valor enviado a mais é lançado como Adiantamento. Efectua os
procedimentos normais junto da Tesouraria. A cópia da guia de receita relativa ao
adiantamento e o oficio que acompanha o cheque ou comunicação da transferência são
arquivados na pasta de fundos alheios, por ordem alfabética e lançada no mapa de
fundos alheios em folha de Excel. No ofício a enviar os recibos, informa-se que o
pagamento foi em duplicado e solicita-se a sua dedução num próximo pagamento ou
pedido de reembolso, tendo em atenção que:
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pasta das vendas a dinheiro, juntamente com cópia da listagem das penalidades
contratuais.
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efectuada pela Despesa e de uma venda a dinheiro revertendo esse valor a favor do
Hospital, uma vez que o funcionário, por ter solicitado uma segunda via do cartão, perde
o direito ao adiantamento. São entregues na Tesouraria um original, uma cópia para a
Despesa e a outra cópia é arquivada na pasta própria dos cartões, juntamente com os
documentos já existentes na pasta.
Quando o funcionário pretende devolver o cartão é-lhe devolvido o adiantamento
efectuado inicialmente, mediante a emissão de uma autorização de pagamento
efectuada pela Despesa.
7. No caso de ser solicitada segunda via do cartão de identificação é emitida uma venda a
dinheiro, em quadruplicado. São entregues na Tesouraria dois originais e uma cópia; a
outra cópia é arquivada na pasta própria dos cartões por ordem alfabética.
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1.4.3. Despesa
1.4.3.1. Objectivos
Assegurar que todas as facturas, notas de crédito e notas de débito são correctamente
recepcionadas, identificadas, têm forma legal, são atempadamente registadas nas contas
adequadas, pelos valores correctos e liquidadas em prazo.
Considerando que todas as aquisições de bens e serviços são efectuadas pela função
Aprovisionamento (Compras), esta entrega documentos a contabilizar provenientes dos
armazéns, da farmácia, do imobilizado e de serviços.
Com excepção dos serviços prestados por terceiros, os documentos são lançados pelo próprio
serviço de Aprovisionamento e entregues no serviço de gestão financeira acompanhados de
uma listagem que corresponde aos documentos lançados e entregues.
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b) Do Imobilizado
c) De Prestação de serviços
b) Nas aquisições intracomunitárias, devido ao facto das mesmas não conterem Iva e deste
imposto dever estar reflectido contabilística e fiscalmente, à função Despesa compete
verificar e confirmar a recepção de uma nota de encomenda adicional justificada com
cópia da factura original desse fornecedor externo, emitida em nome da “Autoridade
Tributária e Aduaneira” para que seja depois considerada aquando do cálculo e
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i. Se for com base na listagem do SGF, verifica-se o documento que deu direito a
essa informação (contrato, deliberação do CA ou outro);
ii. No caso de divergência na nota de encomenda, esclarecer a situação com o
serviço de Aprovisionamento;
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Na sua relação com o serviço de Recursos Humanos haverá que ter presentes os seguintes
procedimentos:
Relativamente a Funcionários
a) O serviço de Recursos Humanos entrega a listagem de vencimentos assim como a dos
descontos efectuados aos funcionários no processamento do mês. Esse serviço exporta o
valor da listagem de vencimentos que será, depois de conferido o valor total, integrado
(o valor a integrar = listagem de vencimentos – (menos) Pensão Alimentos – constando
este valor da listagem de descontos). O pagamento está, normalmente, disponível no dia
26 de cada mês na conta dos funcionários. Caso esse dia seja uma 2ª feira, deverá estar
disponível na 6ª feira anterior;
b) É entregue cópia da listagem de descontos de funcionários e dos sindicatos à Receita
(que depois é devolvida), para emissão de documento (guia receita – fundos alheios). Os
descontos dos funcionários (trabalho dependente) serão pagos às respectivas entidades
durante o mês que se segue (sindicatos, descontos da ADSE, Segurança Social, CGA, IRS,
seguros de grupo, descontos judiciais, penhoras de vencimentos e outros);
c) É entregue cópia da listagem à Tesouraria para posterior consulta;
d) Para se proceder ao pagamento, são processadas as autorizações de pagamento dos
valores integrados nas “Despesas com Pessoal” assim como uma autorização de
pagamento no valor da “Pensão de alimentos”. Das 2 vias que são impressas de cada
autorização de pagamento, uma destina-se ao arquivo numérico e a outra é entregue na
Tesouraria, com uma listagem do processamento de vencimentos;
e) São entregues na Tesouraria as autorizações de pagamento, juntamente com um ofício
actualizado (Word);
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a) Integra o ficheiro enviado pelos Recursos Humanos, depois de conferido o valor (valor a
integrar = total ilíquido do montante a pagar). O pagamento será efectuado mediante a
apresentação do Recibo Verde Electrónico emitido em conformidade com o solicitado,
ou seja, terá que ser emitido em nome do “Centro Hospitalar de Leiria-Pombal, E.P.E.” –
NIF: 509 822 932. Se for isento de IVA, terá que ter assinalado o Artº 9. Os montantes
nele inscrito terão que ser iguais aos da listagem entregue pelos Recursos Humanos. O
recibo terá ainda que ser Original e entregue devidamente assinado neste serviço;
c) Depois de processado o valor pronto a ser pago (ilíquido do recibo), é emitida a listagem
de valores a pagar e nela será inscrito o valor de IRS a descontar para a parcela em
questão. Esta listagem é depois entregue à Receita que irá emitir uma guia de receita de
fundos alheios para “descontar” ao montante a pagar;
d) Uma vez que as guias de receita não são cruzadas automaticamente com o ficheiro da
Despesa, terá que ser alterado manualmente o valor de cada linha no ficheiro bancário,
para que o valor lá considerado para pagamento seja o correcto;
a) O pagamento da CGA tem de ser efectuado até ao dia 15 de cada mês (seguinte ao do
desconto do funcionário). Até esta data, os Recursos Humanos entregam à Despesa a
listagem dos descontos respeitantes à entidade patronal para que seja conferido o seu
valor e integrado, assim como a guia para o pagamento (o valor desta guia = descontos
funcionários + entidade patronal). O pagamento é feito através de 2 autorizações de
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b) O pagamento da Segurança Social será efectuado até ao dia 20 de cada mês (seguinte ao
do desconto do funcionário). Até esta data, os Recursos Humanos entregam neste
serviço várias guias de pagamento dessa entidade que correspondem ao montante total
a pagar. Terá que ser integrado o valor correspondente ao montante do desconto da
entidade patronal (o valor a integrar = soma das guias – valor dos descontos a
funcionários). Na integração destes valores da Segurança Social é normalmente
encontrada uma diferença de vários cêntimos por motivo de alguns arredondamentos.
Esta diferença terá que ser corrigida antes de integrar, alterando directamente o
ficheiro.
O pagamento é efectuado no site do IGCP, através da opção de transferência bancária;
c) O pagamento do IRS será efectuado até ao dia 20 de cada mês (seguinte ao do desconto
do funcionário). Até esta data, a Tesoureira emite a guia para pagamento no site das
Finanças, de acordo com o valor da listagem dos descontos de funcionários, o total dos
prestadores de serviços pagos nesse mês e ainda IRS referente a outros recibos verdes
pagos (solicitadores, por exemplo). É emitida, pela Despesa, autorização de pagamento
de fundos alheios.
O pagamento é efectuado directamente no site do IGCP, indicando a referência de
pagamento constante na guia de pagamento;
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i. Se for feito por parte de solicitador, o pagamento ser-lhe-á efectuado para o NIB
por ele indicado. É emitida uma autorização de pagamento de fundos alheios para
cada solicitador, indicando o número do respectivo processo. O pagamento será
feito através de ficheiro.
ii. Se for feito por parte de ofício de Tribunal, será emitida (pela despesa) uma guia
no site do Instituto de Gestão Financeira e de Infra-Estruturas da Justiça. É feita
uma autorização geral, com uma linha para cada desconto. O pagamento é
efectuado directamente no site do IGCP, indicando a referência de pagamento
constante na guia de pagamento.
iii. Se o documento de suporte for uma declaração feita pelos Recursos Humanos, o
pagamento será efectuado em dinheiro, directamente à Caixa Geral de Depósitos;
g) O pagamento à ADSE será efectuado de acordo com a data constante na guia entregue
pelos Recursos Humanos. A guia entregue corresponde à soma dos descontos dos
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I. Regras gerais
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A Despesa emite, para entrega na Receita, uma listagem de documentos a serem processados
que é acompanhada da identificação de todos os documento a emitir:
B. Adiantamentos
b) São dados documentos pela Tesouraria que terão que ser contabilizados como
adiantamento uma vez que têm débito directo e que o documento comprovativo apenas
chegará mais tarde (p.ex. Via Verde, despesas de TPA’s, …).
Para estas situações são emitidas 4 vias da autorização de pagamento: com os seguintes
destinos:
- arquivo numérico
- tesouraria juntamente com a respectiva documentação
- tesouraria pasta de fundos alheios
- despesa pasta de adiantamentos (até que seja regularizado)
Estes adiantamentos serão, logo que possível, alvo de regularização, depois de recepcionado o
documento contabilístico válido e depois de emitida a respectiva nota de encomenda e
efectuado o lançamento, tendo em conta que:
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b) Relativamente ao IVA,
I. O pagamento é feito mensalmente, até ao dia 10 do mês n+2,
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G. Clearing House
Quando é dada indicação pela Receita que foi recebida uma parcela, cabe à Despesa
processar os documentos mencionados na listagem recebida através de e-mail,
(proveniente da responsável do serviço), cujo valor terá que coincidir com o da Receita.
Uma via da autorização de pagamento é entregue na Tesouraria juntamente com os
respectivos documentos anexos, outra via irá para o arquivo numérico;
4. Regularizar documentos entregues pela Receita que inicialmente deram entrada através
de fundos alheios e que entretanto estão a ser regularizados (pela entrega dos
documentos definitivos), emitindo autorização de pagamento de fundos alheios, pelo
meio de pagamento indicado, no mesmo montante e em nome da mesma entidade;
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1.4.4. Tesouraria
1.4.4.1. Objectivos
a) Gerir as disponibilidades;
b) Efectuar os recebimentos e pagamentos;
c) Garantir uma adequada segregação de funções;
d) Ser independente das restantes funções chave, nomeadamente, a Gestão de compras, a
Gestão de contas a receber a Gestão de contas a pagar e a Produção.
Em termos de receita
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Em termos de pagamentos:
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c) Entrega ao sector da Receita todos os movimentos a crédito, tais como renda do BES,
juros de depósitos à ordem, para elaboração de venda a dinheiro ou recibo.
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b) Efectuar o pagamento à Segurança Social (até dia 20 do mês seguinte ao pagamento dos
vencimentos) e à Caixa Geral de Aposentações (até ao dia 15 do mês seguinte), através
do site do Homebanking do IGCP, após a recepção e conferência das respectivas
autorizações de pagamento emitidas pelo sector da Despesa acompanhadas pelos
ficheiros (do SGRH) da Segurança Social e da CGA. Imprimir os documentos de
pagamento para serem anexos às autorizações de pagamento e aos documentos que
ficam na Tesouraria em pastas próprias. Comunicar, por e-mail, à Segurança Social de
Leiria que foi efectuado o pagamento.
analítico da correspondente conta de Iva na conta 243 e conferência das cópias das
facturas com valores comunitários (arquivadas na pasta do Iva). Dá conhecimento ao
Técnico de Contas que efectua a sua conferência, procede ao seu envio e emite a guia de
pagamento, entregando-a ao sector da Despesa para emissão da respectiva autorização
de pagamento. A Despesa entrega ambos os documentos na Tesouraria, em tempo útil,
para que esta efectue o pagamento.
Outros procedimentos:
a) A Tesouraria tem igualmente a seu cargo a gestão de espólios que lhe são entregues
pelo Serviço de Gestão de Doentes (SGD), após terem ficado à guarda destes durante um
ano sem terem sido reclamados. A entrega na Tesouraria é feita através uma listagem
com a discriminação do seu conteúdo.
b) Responde a e-mails que, na maioria, são a solicitar informação bancária para pagamento
de taxas moderadoras e facturas.
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1.4.5.1. Objectivos
As contas de clientes são adequadamente geridas de modo a assegurar a cobrança dos valores
em dívida nos prazos fixados:
De uma forma geral, os procedimentos efectuados neste sector são os seguintes, considerando
que as facturas são emitidas pelo sector de facturação e são arquivadas por data de assistência
em pastas existentes no sector de pré contencioso e que as facturas têm o prazo de pagamento
de 30 dias:
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Diariamente
2. Em termos de expediente
a) Retirar das pastas as facturas com mais de 30 dias e arquivar as mesmas em pastas
paralelas sobre vigilância permanente;
b) Emitir e remeter aos clientes e devedores diversos (por correio registado com aviso de
recepção), um aviso com a assinatura do advogado, no qual se refere que caso não se
obtenha a cobrança, será interposta acção judicial, salientando-se que as facturas
começam a vencer juros de mora após os 30 dias. No caso das companhias de seguro,
mensalmente é enviado um e-mail com uma listagem de facturas a aguardar liquidação,
identificando-se as datas de envio e de recepção das mesmas;
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c) Caso não se obtenha o recebimento da entidade a quem foi emitida a factura, oficia
todos os restantes intervenientes directos no sinistro;
d) Reclamar o pagamento dos créditos decorrentes da prestação de assistência hospitalar
em todas as acções judiciais fundadas em factos que tenham dado origem à prestação e
cuidados de saúde, independentemente da comarca onde os respectivos processos
estejam a correr seus termos.
Antes de se assumir a ida ou não da cobrança para a via judicial, deve efectuar um memorando
das ocorrências relacionadas com o documento em dívida, para ser presente à apreciação do
advogado responsável, parecer que seguirá para decisão do Vogal Executivo:
a) Caso o despacho seja para arquivar, o processo é entregue na Receita para se proceder à
anulação da factura;
b) Caso prossiga para contencioso, deverão registar as facturas em causa na “Listagem de
Facturas para propor Acção”, identificando-se a Factura com o seu número e data de
saída.
entrega da acção pelo CITIUS, (programa de acesso reservado aos advogados para
interposição, acompanhamento e controlo da situação das acções);
d) Registar a acção no programa informático SIGFHP, com a identificação do nº do
processo, tipo de processo, facturas, réu, valor, Tribunal e Juízo, advogados e data de
entrada no Tribunal;
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1.4.5.4.1. Objectivo
Assegurar que existe informação adequada e atempada sobre as cobranças e situação dos
processos em Tribunal.
1.4.5.4.2. Procedimentos
Trimestralmente deve ser enviado para o responsável do serviço e deste para o Conselho de
Administração, o seguinte conjunto de listagens:
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1.4.6.1. Objectivos
Deverá produzir as demonstrações financeiras a cada fecho de período, de modo a permitir uma
correcta e regular monitorização da actividade do Hospital.
a) No primeiro dia útil do mês emite, confere e arquiva as contas correntes de clientes, que
são definitivas (quer da facturação, quer da contabilidade e cujos valores deverão ser
iguais) e o respectivo balancete analítico de clientes; confere também as contas
correntes de fornecedores, neste caso provisórias, uma vez que só após o fecho do mês
os valores são definitivos;
b) Após o encerramento de cada mês, já com os acréscimos contabilizados, emite e confere
as contas correntes dos fornecedores, assim como o respectivo balancete analítico;
c) Efectua as operações diversas relativas aos acréscimos e diferimentos decorrentes do
princípio da especialização económica do exercício, com vista ao encerramento de
contas mensal;
d) Procede às reintegrações de consumos dos diferentes armazéns e das amortizações,
conferindo os valores contabilizados provenientes do Serviço de Aprovisionamento com
os que constam do Serviço de Gestão Financeira;
e) Efectua o controlo dos subsídios de investimento para cálculo dos proveitos
extraordinários a considerar (quer mensal quer anualmente);
f) Calcula o prazo médio de pagamento a fornecedores, para envio trimestral à ACSS e
cumprimento do disposto no Programa Pagar a Tempo e Horas;
g) Regista na conta corrente dos respectivos serviços (em folha de Excel individualizada)
todas as receitas e despesas que digam respeito a Jornadas, Ensaios Clínicos, etc, (no
âmbito da Deliberação do Conselho de Administração de 2004-06-07, sobre Gestão de
Donativos / Compensações Financeiras atribuídas a serviços do Hospital);
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h) Solicita, através de carta, fax ou e-mail, aos fornecedores descontos financeiros até 60
dias da data da factura;
i) Preenche os valores do Tableau de Bord referentes a proveitos, custos, compras,
imobilizado, fornecimento e serviços de terceiros e despesas com o pessoal, para
suporte do Relatório de Execução Trimestral e Relatório de Desempenho Operacional (a
enviar mensalmente para a ACSS);
j) Confere e emite:
a. Balanço;
b. Demonstração de resultados (natureza e funções);
c. Mapas de execução orçamental;
d. Mapas de fluxos de caixa;
e. Mapa da situação financeira;
f. Anexos às demonstrações financeiras
g. Mapa de descontos e retenções
h. Mapa de entregas de descontos e retenções
i. Mapa de saldos de fundos alheios
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No final do ano deve organizar toda a documentação para elaboração do Relatório de Contas
Anual assim como para o Relatório de Gestão.
1
A constituição das Provisões deve respeitar apenas às situações a que estejam associados riscos e em que não se trate apenas
de uma simples estimativa de um passivo certo. A sua contabilização pretende registar perdas potenciais e tem como objectivo
corrigir o resultado de um exercício de um custo correspondente a riscos ou despesas a pagar de ocorrência e de montante, em
geral, incerto.
Para efeitos de constituição da provisão para cobrança duvidosa, consideram-se as dívidas de terceiros que estejam em mora há
mais de um ano e cujo risco de incobrabilidade seja devidamente justificado, exceptuando as dívidas sobre entidades públicas
(administração central, regional e local) cujo prazo para a constituição da provisão deverá ser dilatado para 36 meses.
O montante anual acumulado da provisão para cobertura das dívidas referidas no parágrafo anterior é determinado de acordo
com as seguintes percentagens:
a) Créditos em que o devedor tenha pendente processo especial de recuperação de empresa e protecção de credores ou
processo de execução, falência ou insolvência — 100%;
b) Créditos reclamados judicialmente — 100%;
c) Créditos em mora:
1) Há mais de 6 e até 12 meses — 25%
2) Há mais de 12 e até 18 meses — 50%
3) Há mais de 18 e até 24 meses — 75%
4) Há mais de 24 meses — 100%.
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1.4.6.3.1. Objectivos
Assegurar que o “Dossier Fiscal” é elaborado de acordo com os requisitos legais para que a
empresa não incorra em penalidades fiscais1.
O “Dossier Fiscal” deverá ficar disponível para eventual inspecção durante um período de 10
anos.
1
Os elementos contabilísticos e fiscais constantes do dossier encontram-se definidos pela Portaria do Ministério
das Finanças (n.º 55/00 de 14.04.00).
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1.5.1.1. Objectivos
Assegurar que:
1.5.2.1. Objectivos
A responsável dos serviços, em conjunto com o Vogal da área e de acordo com as orientações
da Tutela, define as datas de fecho dos períodos contabilísticos e, no âmbito das actividades de
encerramento de exercício, procede ao transporte de saldos, de forma a actualizar os saldos
iniciais do novo ano com os finais do ano anterior.
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1.5.3.1. Objectivos
1.5.3.2. Considerações
Considerando:
- Que os hospitais E.P.E. seguem o POCMS, com as adaptações necessárias a estabelecer por
despacho conjunto dos Ministros das Finanças e da Saúde;
- Que para a necessária consolidação de contas dos referidos hospitais se torna imprescindível
proceder às referidas adaptações;
1. Dadas as especificidades dos hospitais EPE, poderá ser admitida a existência de contas
previstas no Plano Oficial de Contabilidade, designadamente, com possibilidade de
desagregação, as seguintes:
2. Nos termos do n.º 1 do artigo 25º do Decreto-Lei n.º 558/99, de 17 de Dezembro, deverão ser
produzidos os documentos de prestação de contas contendo informação orçamental e
financeira, dispensando-se, a utilização das contas do controlo orçamental e de ordem—classe 0
e as contas 25—devedores e credores pela execução do orçamento e respectivas subcontas,
bem como os documentos previsionais e de prestação de contas inerentes.
a) IRS:
a. Entrega da declaração anual acerca da relação das retenções efectuadas e dos
rendimentos sujeitos a IRS, até ao final do mês de Fevereiro do ano seguinte
àquele a que se refere;
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a) Balanço;
b) Demonstração de resultados;
c) Mapas de execução orçamental;
d) Mapas de fluxos de caixa;
e) Mapa da situação financeira;
f) Anexos às demonstrações financeiras;
1
Os documentos referidos deverão ser assinados pelo órgão legal ou estatutariamente competente e pelo Técnico
Oficial de Contas para sua apresentação e envio às entidades competentes.
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