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Diminuir as interrupções
No começo do seu dia de trabalho ou estudo, crie uma lista de tarefas que você quer executar
durante o dia. A lista deve ser dividida em duas seções: “Tarefas Planejadas” e “Não
Planejadas”. Como você vai fazer essa lista não é muito relevante. Você pode utilizar um
caderno, um app de celular, um arquivo Excel, fica a seu critério.
2. Executa-se as tarefas
Escolha uma tarefa, cronometre 25 minutos (1 pomodoro) e comece a trabalhar nela. Depois
que o pomodoro terminar, marque um ‘X’ ao lado da tarefa e faça uma pausa de 5 minutos.
Faça o ‘X’ e a pausa mesmo se você ainda não tiver terminado a tarefa. Deixe para continuar
trabalhando nela no próximo pomodoro.
A cada quatro pomodori, você deve fazer uma pausa de 30 minutos ao invés de 5 minutos.
Uma das regras mais importantes da Técnica Pomodoro é que você deve evitar e gerenciar as
interrupções que acontecem durante os pomodori. Existem dois tipos de interrupções que
você precisa gerenciar: internas e externas.
As interrupções internas são todas aquelas que partem de você, por exemplo: você lembra que
precisa telefonar para alguém, sente vontade de pedir pizza ou lembra que precisa tomar
remédio. Todas as interrupções internas devem ser deixadas para depois, a não ser que seja de
extrema urgência. Sempre que acontecer uma interrupção interna, você deve anotar a tarefa
relacionada na seção de tarefas “Não Planejadas” e marcar um apóstrofo ao lado da tarefa
atual. Os apóstrofos servem para medir quantas vezes você se distraiu durante a tarefa.
As interrupções externas são todas aquelas que partem do ambiente, por exemplo: o colega
pede uma informação, o telefone toca, chega um novo email. Todas as interrupções externas
também devem ser deixadas para depois, a não ser, claro, que seja de extrema urgência.
Sempre que acontecer uma interrupção externa, você deve anotar a tarefa relacionada na
seção de tarefas “Não Planejadas” e marcar um hífen ao lado da tarefa atual. Os hífens servem
para medir quantas vezes você foi interrompido durante a tarefa.
Segundo o Francesco Cirillo, a maioria das interrupções podem ser deixadas para depois
porque dificilmente alguma coisa é tão urgente que não pode esperar um pomodoro terminar.
Por exemplo, se você receber uma ligação aos 17 minutos de um pomodoro, você pode
terminar o pomodoro e retornar a ligação depois, porque 8 minutos vão fazer pouca ou
nenhuma diferença. Por outro lado, parar a tarefa no meio pode fazer com que você se
distraia com outras coisas. Além disso, existe o tempo para retomar a tarefa que acaba sendo
perdido.
Todas as tarefas não planejadas devem ser executadas seguindo o mesmo sistema das tarefas
planejadas.
Um pomodoro não deve ter menos de 25 minutos. Se você terminar antes, deve revisar a
tarefa até o final do pomodoro.
Um pomodoro não deve ter mais de 25 minutos. Mesmo que você sinta que falta apenas
alguns minutos para o término da tarefa, ainda assim deve realizar a pausa e terminar a tarefa
no próximo pomodoro.
Depois de alguns dias usando a técnica, você conseguirá extrair algumas informações para
melhorar seu desempenho. Com os resultados, você deve tentar:
Por fim, talvez você queira fazer o download do livro “The Pomodoro Technique” traduzido e
saber quais são “Os 3 maiores problemas da Técnica Pomodoro e como contorná-los”.
Se você não está familiarizado com a Técnica Pomodoro, leia o texto “O que é a Técnica
Pomodoro e como funciona?”.
Houve uma época, lá em 2009, 2010, que todos os blogs começaram a falar sobre a tal Técnica
Pomodoro. Todo mundo correu para experimentar, inclusive eu. De fato, é algo muito legal e
que realmente ajuda a manter o foco no trabalho. Mas quem já usou sabe: não dá para levar
todas as regras ao pé da letra.
Segundo o criador da técnica, cada pomodoro deve ser dedicado a uma, e somente uma,
tarefa. A técnica prevê o caso de você terminar uma tarefa antes de 25 minutos e diz que,
neste caso, você deve revisar a tarefa até o término do tempo. O problema é que “ligar p/
fulano”, por exemplo, pode levar só 2 minutos e não há o que revisar. Não dá para passar 23
minutos pensando “eu liguei mesmo e ele disse ‘okay'”.
Outro exemplo é quando o pomodoro termina e você sabe que poderia finalizar a tarefa com
mais alguns minutos. A regra diz que quando o pomodoro termina você deve parar
imediatamente e dedicar o tempo da pausa para outras coisas, que não sejam relacionadas ao
trabalho. O problema é que isso causa um certo desconforto, porque você sabe que o próximo
pomodoro vai ser perdido e, ao mesmo tempo, se você não cumprir a regra, vai ficar com
aquele sentimento de que está trapaceando.
O primeiro passo é deixar claro para você mesmo que você vai alterar as regras para produzir
mais. Isso vai lhe aliviar do sentimento de que está trapaceando. Daí para frente, sempre que o
cronômetro apitar e você sentir que está quase terminando uma tarefa, ignore o cronômetro e
continue trabalhando, sem contar o tempo da pausa. Termine e siga em frente.
No caso de ter uma tarefa muito pequena para um pomodoro, liste-a em uma seção
“Pequenas Tarefas”. Então crie uma nova etapa entre o pomodoro e a pausa, onde você vai
executar apenas uma das “Pequenas Tarefas”. É importante que você só passe por essa etapa
se não tiver estourado o tempo do pomodoro para finalizar algo.
A cada pomodoro deve ser feita uma pausa de 5 minutos, exceto a cada 4 pomodoros, quando
a pausa deve ser de 30 minutos. Segundo o criador da técnica, as pausas servem para
recompensar o cérebro pelo tempo de trabalho focado. O problema é que muitas vezes
estamos tão concentrados em algo que a pausa acaba atrapalhando. Isso acontece porque
algumas tarefas são como a leitura de um livro: se você não parar em pontos específicos, vai
acabar perdendo tempo depois para entender onde estava e o que estava acontecendo.
Quando o cronômetro apitar e você sentir que deveria continuar, anote que você vai pular
uma pausa, reinicie o cronômetro e comece um novo pomodoro. Então, quando você decidir
que chegou a hora de fazer uma pausa, tome os 5 minutos previstos e, se necessário, some o
tempo que você economizou de outras pausas. Utilize este tempo com qualidade para
recompensar o cérebro, como deve ser. Tome um café, entre no Facebook, leia um blog.
É quase impossível conter pausas externas
A técnica, a rigor, diz que você deve evitar interrupções externas e postergá-las até o fim do
pomodoro. Caso seja uma urgência e você precise parar o pomodoro, então o pomodoro não
deve ser contado. Nem mesmo se você trabalhou 22 minutos antes de ser interrompido.
Mesmo que você avise todo mundo no escritório de que você está trabalhando desta maneira,
ainda assim as pessoas vão vir falar como você, o telefone vai tocar e um email urgente vai cair
na sua caixa de entrada. Não dá para evitar as pessoas sem ser um chato. Também não dá para
pedir que seu chefe espere 17 minutos e 26 segundos porque você está em um pomodoro.
O pomodoro tem que lhe ajudar a ter foco e evitar a procrastinação, mas não deve lhe tornar
um anti-social. Eu já tentei cumprir a regra a risca e pedir para as pessoas esperarem um
pouco. A única coisa que isso me trouxe foi o sentimento de ser o cara mais chato da sala.
Claro que você deve lidar com casos extremos, por exemplo, um colega que fica o dia inteiro
lhe chamando para ver besteira no smartphone dele. Resolva estes problemas, mas não negue
de tomar café com todo mundo por causa de um pomodoro.
Além disso, não contar os pomodoros faz com que suas estimativas fiquem erradas. Imagine
que você tentou fazer 15 pomodoros em um dia e foi interrompido em todos, sempre depois
dos 20 minutos. Seu relatório de pomodoros vai dizer que você não trabalhou, porque não há
nenhum pomodoro anotado, mas isso não é verdade.
Evite as interrupções internas, aquelas que partem de você, mas deixe que as interrupções
externas aconteçam. Mesmo as mais fúteis. Os relacionamentos são importantes e você não
deve abrir mão disso. Só atente aos casos crônicos.
Conclusão
Nenhuma técnica é definitiva, porque cada um é cada um. Só você sabe como funciona o seu
processo de trabalho. A regra de ouro é: não há regras. Altere tudo que for necessário, defina
novas regras, faça o que for preciso para alcançar seus objetivos.