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ü+rnü rautsl*r su debi&, cl¡mpllmiemo

AtÉnttÉfiñnt*.

,rnü$ir! -ilff6ó Luis tfis&W*a

U¡c*ssrsrrlür
Ylcessrtr¡igrir d* n*lr*i,s* {tr üsabil Éa&*rn*l¡tl*¡l
LTNEAMTENTO PARA LA APROFAqLÓN Y-gqUUNrCACrÓ¡¡ pE TNFORMES pE AUplrOR¡A
DE Cull4PLlMlEf'lTO FMITIDOS POR LOS OCI

SIGLAS Y REFERENCIAS

I lnforrne de auditorÍa de cumplinriento: Informe de auditoría

a OCI: Órgano de Ccntrol Institucional
a Órgano Desconcentrador Gerencia Regional de Control de la Contraloría que
tiene ba¡o st¡ árnbito de competencia un número determinado de Órganos de
Cofi trol I nstiluüronal.
a PAS; Procedirniento Adrnin¡siralivo Sancionador,
a Unidad orgánica: Subgeiencia de ia Contraloria que tiene baio su ámbilo de
cornpetencie r.ln número determinado de Organos de Control Institucional-
Subgerencia de Gestión Documentaria: DOC.

1t. ASPECTOS GENERALES

1. Los OCI deben tngresar pür rnesa de partes de la sede central de la Contraloría o
Gerencia Regronal de Control, según corresponda, la versión final del informe de
auditoría de Jumplimiento firmado por el Jefe de la comisión auditora, el supervisor,
el abogado y de ser el caso. por et experto o especialista, inpjuvendq suQ
te--qpe-,-c-tjvqg ap,É-qdiEes y funclanrentación juridica de ser el caso.

Z para los efectos ser'laiados ün el numeral anterior, se entiende gue el informe de

auditoria ha sido previamente revisado por la unidad orgánica u órgano
desconcentrado de la conlraior¡a que aprobará el respectivo informe.

3. La corr,;nicac:ón Cel infrrnr¡ de auditoría aprobado por la unidad orgénica u

organo desconcentrado r:onrperenle de la Contraloría, se realiza a través de
medios digitales y fisicos. de acuerdo a las reglas siguientes:

a. A la Entidad .- El informe de auditoria y apéndices en medio magnético (cD).

b A ta procuraduria de la Entidad.- El infome de auditoría autenlicado por
feciataiio de la Gontialoiia La cantidad cie informes que se remita está en
funció': a las respc:rsatrilidades identificadas. Es responsabílidad del OCI
adluntar los apéndrces fedateados por la entidad, en iantos juegos como sea
n8ügsar¡C)-
c. At órgano Instructor del PAS.- El inforrne de auditoría autenticado por
fedatario de la Contralof¡a y sus respectivos apéndices en copia fedateada
pcr la entidad sujeta a control.

ilt. ASPECTOS ESPEC|FICOS

3.1 De la aprobación de informes de auditoria de cumplimiento

1. Ln cfinisiór auriitcla cei DC'y la unidad crgánica u Órgano desconcentrado

efectúan acciones de coordinación orientadas a la revisión del informe de
audrtoria, para cuyo eleclo pueden hacer uso de diversoS mecanismos de
comunicación como correo electrónico, reuniones presenciales. teléfono, entre
otros

2. C¡ln,,na,as las courdiiracrcnes e,rtre ta conrisión auditora del OCI y la unidad

orgánica u órgano desccncertrado, como parte del proceso de revisión del

Página I de 3
 informe de auditoria: la uniciad organica u órgano desconcentrado solicita al Jefe
de ocl la presentación, a traves de la mesa de partes de fa contraloría o de la
Gerencia Regional de contral. de la versión final del informe de auditoría firmado
por el Jefe de la comisión audrtora, el supervisor. ei abogado. el Jefe del ocl, y
de ser el caso. por el experto o especialista. incluyendo sus respectivos
apéndices fedateados por la entidad,

3" El informe de audrtoria debe cumplir con los aspeclos íormales para su
presentación. establecidos en los lineam¡entos emitidos por la
Doc (correcta
foliación, sin grapas. uso de tornillo chicago. sin separadores de plástico,
apéndices fedateados, entre otros)

4. La Doc" luego de rev,sar la documentación y encontrarla conforme, genera el

expediente respeclivo, drgitaliza la documenlacrón y la refiite a É unidad
orgánica cornpelente u órgano desconcentrado de ia Contraloria.
( La unidad orgánica u órgano-desconcentrado procede a revisar el informe y
sus
respectivos apéndices, verificando que coincidan en forma y fondo con
la
versión final del informe resultante de las revisiones coordinad'as (ver punlo
1
del numeral 3. 1).

si la unidad orgánica u órEano desconcentrado encuentra csnforme el informe

de auditoría. coloca su sello y consigna su visto buens. caso contrario,
devuetve
gr"r"ntg nr"u"m"nte oor *gna_d* o"rt"r du ta r"d" d" l"EoiiEio(i" o
Gerencia Regiqnal de Conlrol tuÁáo .1"- nr* .¡: pfp¡r¡ion
"*nliál r¡e nar¡a¡¡i^^^^
De[t¡nentes-,

Aprobado el informe de aud¡torÍa. la unidad orgánica u órgano desconcenlrado,

remite el expediente a ra Doc via rnemorandcen i:n prazo máximo
de cinco 1s)
dias hábiles de recibido er rnrsnro, adjuntando er informe de auditoría y sus
apéndices.

En el referido memorando la unidad orgánica u órgano desconcentrado

solicita:
a. La digitalización de la página que contiene el v¡sto bueno y sello de la
unidad orgánica u órgano desconcentrado en señal de aprobación del
informe.
b. La generación de tanios cD der informe de auditoría que se necesilen para
su comunicación, incluido los apéndices, (medio digilál).
c. La impresión de tanros rnformes de auditoria al¡teát¡cados, sin incluir
apéndices, que se necesiten para su comunicación (medio físicoj.

Las cantidades de cD. informes y otros que se requieran generar, deberán

ser
coordinadas entre la unidad orgánrca u órgano ciesconcenlrado y el Jefe de
ocl
8. La..Doc.digitaliza la página del informe de auditoría que tiene er visto bueno y
sello de la unidad orgánica u órgano desconcentrado y reemptaza dicho folio
en
el documenlo digital generado ar momento de ingresar er expediente
{punto 4}:
finalmente genera los cD con firma digital del informe de auditoría, y
las copias
autenlicadas solicitadas por la unidad orgánica u órgano desconcenirado

9. La Doc remite el expediente a ra unidad orgánica u órgano desconcentrado;

adjuntando tos documentos digitales y fisicoJ
lcD con fiima oigitat áef informe
cle auditoría e informes de auditorÍa autenticados) solicilados-por esü
últ¡mo
para iniciar el proceso de comunicación de informes a las dlferentes
instancias.

Página 2 de 3
 3.? De la cornunicación de los informes de audltoria de cumplimiento

1" La unidad orgánica u órgano de$coñcentrado remite al OCl, el CD del informe

de auditoría y los informes de auditoria auterticados que reguiera para efectuar
la co¡'nunicacién; cuando se ha recomendado el inicio de las acciones legales
por presunia responsabilidad civil o penal.

2. Éi OCI cumunica a la Entidad el i¡rforme de aucjitoria digitalizado y grabado en

CD con firma digitall y cuando corresponda disponer el inicio de las accÍones
legales por presunla responsabilidad civil o penal, remite el o los informes de
auditoria autenticados por fedatario de la CGR con sus resoectivos aoéndiees
fedateadcs por la €ntidad-Suista a control.

3. Recibido el informe de audrtoria drgitalízado en CD con lirma digital por parte de

lá tntidad, el OCI remite a la unidad orgánica u órgano desconcentrado, vía
mesa de parles de lá Contralorí4. el cargo de recepción corespondiente.

4. La DOC genera et expediente para el cargo de recepciÓn de la comunicaciÓn

d¿t infornte de auditorí6, lo digitaliza y rem¡te a la unidad otgánica u Órgano
desconcentrado

5. La unidad orEánica u órgano desconcentrado. después de recibir el cargo de

recepción de comunicación del informe de aud¡torfa, procede a remitir al Organo
lnstructor ccmpetente de la Contraloría. el informe de auditoría autenticado por
fedatqrio de la Contrataría y sus respectivos apéndices autenticados por la
entidad sqjeta a control. adiuntando el cargo de recepciÓn del informe de
auditoría por Parte de la entidad"

tv. ANEXO

Flujo Ce docümcnlcs que i;'lgresan a cada unidad orgácica

Página 3 de 3
 . lnformes AC
lnforme AC autenticado
autenticado
CD de inforrne AC y
apéndíces

. Memorando de
aprobación, remisión . Cü de informe AC
de InformeAC, Expediente flnforme AC
apéndíces; y y apéndicesI
Versión definitiva de
r€querifnisnto de CD iuegos de eü del
lnforme AC con firmas
Expediente y copias informe
de Jede de OCl y
(lnforme AC y . Expediente (lnforme Juegos de informes AC
comisién de auditoria; y

ffiffi
apéndices) AC y apéndices) autenticódos
apéndices

fnforme AC
Apéndices
Ca.go de

I Documentaciéñ que ingresa a la uo

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LA CüNTIIALüKIA
ñt¡\tRAI" f)f tA RtPt;BtlC
SUBGERENcIA DE GESTIÓN DocUMENTARIA

MEMORANDO CIRCULAR NO 00036.2018.CG/DOC

Asunto Precisiones para la recepción de lnformes de Auditoría de

Cumplimiento emitidos por los Órganos de Control Institucionales.
Referencia Comunicado s/n sobre observaciones de Informes de Control de fecha
27 de marzo de 2018.
Memorando Circular N' 00014-201 3-CG/PAS.

Fecha Jesús María, 07 de setiembre de 2018

Me dirijo a usted, en relación a los documentos de la referencia, Con la finalidad de

comunicarles que para la recepción de los informes de Auditoría de Cumplimiento remitidos por
los Órganos de Control Institucional de las diferentes entidades sujetas a control presentados en
mesa de partes de la Contraloría General de la República, se debe tener presente lo siguiente:

o El Memorando Circular N'00014-2013-CG/PAS, precisa que la numeración deberá ser

correlativa desde la carátula del Informe (para los Informes que son derivados al PAS se
colocará en la parte superior derecha de los anversos y reversos, salvo las páginas en blanco,
dejándose constancia de tal condición con un sello que señale "página en blanco". En caso
algún documento hubiera sido fotocopiado en hoja reciclada, anularla colocando un sello "no
corre"
o -
El Anexo N' 03 Resolución de Contraloría N' 407-2017-CG, dispone que los apéndices
debidamente autenticados que sustentan los hechos advertidos en el informe, deben ser
precedidas de una relación que indiquen su numeración y asunto al que se refiere cada
apéndice, cautelando un ordenamiento relacionado a la exposición de los hechos observados
en el informe; debiendo verificar que el detalle de dicha relación se encuentren detallados
conforme a los documentos adjuntos y en el mismo orden, señalando nombre completo,
siglas, letras, números, guiones, etc.; de precisar fechas señalar si corresponde a la
elaboración o recepción del documento.
o Los separadores de los apéndices que contengan información ya sea impresa o adherida,
deberán seguir la foliación correlativa, con la finalidad de mantener la integridad del informe.
r Todo USB, CD, fotos o similares, que formen parte de los informes deberán ser adosados en
una hoja que seguirá la foliación correlativa, los mismos que deben estar detallados en la
relación de los apéndices del ínforme.

Al respecto se exhorta al cumplimiento del literal a) del artfculo 27' del RIT y de
los lineamientos precedentes, ello bajo responsabilidad funcional en caso de incumplimiento

Atentamente.

Memo Circular No 00036-20'18-CG/DOC

"Decenio de la lgualdad de Oportunidades para mujeres y hombres"
"Año del Diálogo y la Reconciliación Nacional"
 /jgrÍ
WR Sonia Nakao
Subgerente
Subgerenc¡a de Gestión Documentaria

.. ,. i Personas Destino i .. , Areas Dest¡no

Heinz Angelo Davila Cardenas Subgerencia de Gestión Documentaria
Analy Debbie Camac de La Calle Subgerencia de Gestión Documentaria
Rosa Magal¡ C¡prian Acuña Subgerencia de Gestión Documentaria
Ernesto Vic Thadeus Diaz Ynjoque Subgerencia de Gestión Documentaria
Stephany Carolina Velarde Vargas I Subgerencia de Gest¡ón Documentaria
Armando Demetrio Romero Mas Subgerencia de Gestión Documentaria
Roberto Gu¡llen Villacorta Subgerencia de Gestión Documentaria
Karim Guiliana Guerra Reyes Subgerencia de Gest¡ón Documentaria
Alfredo Miguel Gaona Guzman Subgerencia de Gestión Documentaria
Christian Alfonso Cardenas Bejar I Subgerencia
de Gest¡ón Documentaria
Carlos Alberto Inca Moreano Subgerencia de Gestión Documentar¡a
Daniel Alfonso Zamora Chavez Subgerencia de Gestión Documentaria
Edwin Wiliams Camacho Espinoza Subgerenc¡a de Gestión Documentaria
Jorge Luis Farah Miraval Subgerencia de Gestión Documentaria
Jorge Arturo Perochena Caro Subgerencia de Gestión Documentaria
Jose Lu¡s Enrique Yampufe Timana Subgerencia de Gest¡ón Documentaria
Marco Antonio Moreno Navarro Subgerencia de Gestión Documentaria
Mario Paul Rojas Pariona Subgerencia de Gest¡ón Documentaria
Walter Renan Bayona Ortiz 'Subgerenc¡a de Gestión Documentaria
Judith Chuquisengo Alva Subgerencia de Gestión Documentaria
Oscar Segundo Culquicondor Tineo Subgerencia de Gestión Documentaria
Carlos Alberto lzquierdo Zur¡ta Subgerencia de Gestión Documentaria
Ed¡th Benita Bernaoue Garcia Subgerencia de Gest¡ón Documentaria
Huber Riveros Bautista Subgerencia de Gest¡ón Documentaria
Robert M¡lchell Luque Gomez Subgerencia de Gestión Documentaria
Jorge Laura Ayala Subgerencia de Gestión Documentaria
Jonnel Dario Vasouez S¡lva Subgerencia de Gestión Documentar¡a
Gabriela Acuña Gago Subgerencia de Gestión Documentaria
Marilyn del M¡lagro Lizana Olivos Subgerencia de Gestión Documentaria

Memo Circular No 00036-201 8-CG/DOC 2t2

"Decenio de la lgualdad de Oportunidades para mujeres y hombres"
"Año del Diálogo y la Reconciliación Nacional"
"1n tA coNrRAtoRfA
W GENüRAI DC u nrPÚrlrc^

OBSERVACIOüIES DE INFORTITES DE CONTROT

Conp e¡ de conoclrüeüo, l¡s uldadcs oruánlc¡¡ d€ h Conbelsf¡ C*nenl de h

nepmm yrh lq ocl, thmn el deüer rh o¡rpllrcon h¡ lroffiurs y plocednüenta¡
p¡n t¡ pescnteolón dc bs infuinre¡ de ca¡trcl arme d Dsailarstto de G€6tión
Doq¡rsttada.
En tal sen¡do, comwtkanrc qrn, de encont¡are obcerv¿ciors en bs rwiskner l

de fonna, las aoil*lcres contarán con clnco (5) des háblhs de pl¡zo pan
sub6en¡¿gg. Vend.lo el rürrq de no cont¡r con h srbenadfi def Infurm de
corürc¡, ¡e procederá e cun¡rfcet b Heffillc¡tlo ¡l de¡p¡dp dcl \lkecontr¡|fr
prn lasecdone¡dCcato.
En el carc de lrñrrs de loú OCI cuye pu¡entadón en ffimüte docwnent¡rto
se
enünnüe con defldencla¡ de fonna, lp rerán rceÉnedoq P|ocGdlúndo¡e e
€ntf€gaf m úonrnto sclt¡hndo las obsenndones ¡dentiñceds a fin de
qw
proccdan a b prorüa srtcanadón y pderlor rcÚefttadófL

Aslmbnu, te fe(l^Elde a hs mkledet orgánice5 de lh€e qlE fro se erxtnr¡tren

por el
a¡tolüzed¡¡ a rcólr rlonnrenHfi adclqrel (l||e no haya [rgre¡ado
Dep¡rtflrEnto de Ge¡tXln tlocu¡nematb-
nog¿fitoó ¡e slren tdn¡¡f en cr¡ente ls reconrendedones efüklü en el pleeente
corn¡nlcado.

Scsqt¡rfe (¡cncral
 Page2 of

Como es de conocirniento, los OCI tienen el deber de cumplir con normas y procedimientos para la
preserltac¡ón de los infornres de control ante el trámite documentario de la Subgerencia de Gestió¡r
Docunrentaria,

Én ese sentido comufiicamos que el persorr¿l de mesa d€ partes se encu€ntra obligado a efectuar u¡ra
revisión preliminar de forma de los infonnes de auditoria presentados por los OCl.

Dicha revislón veriñca lo siguiente:

l. Que el ofrcio precise número, perfodq nombre conrpleto del informe y cantidad de folios.
2. Que las carátulas cuenten corr el código de barrag especific¿ndo la rantidad de tomos. Torno (n) de (n).
3" Firmas completas del jefe y supervisor rJe la comisién y jefe de OCl.
4. Fotiación cc¡rrelativa desde la carátula, anvers$s y reversos. Para informes con responsabilidad
administrativa funcional (PAS), la foliación debe re¿lizarse en la parte superior derecha.
5. Los reparadores de apérdices que (ontengan inforntación impresa deben seguir la foliaciÓn
correlativa, Evitar el uso de elernentc¡s adheridos como los index de plástico.
6. Sello cle "página en blanco'donde no exista inforrnaciórr, .rello de "no corre" cuando alqún documento
hubiese Eido fotocopiado en hoia reciclad*.Velificar que las copias rean legibles y fedateadas.
7. La descripcién de los apéndices debe ser conforme a los documentos adiuntos. De precisar fechas
verifici¡r si corresponde a fecha de plabotación o ftcha de recepcién'
8. Resurnen ejecr.ltivo cuando corresponda.
9. Fundamentación Jurtdica cuando sean informe¡ con responsabilidad penal.
IO,Que no existan enmendaduras en [a clocumentación presentada.
1 l.Será verificado totlo USB, Cq fotos o similares los cuales deben ser adosados en una hoja que seguirá
la foliación corrolativa y quo debe estar detallaela en in relacién clo apóndicos'

En caso de incumplir con lo especificado no se acept.lrá el infornle y se procederá a erltregar un formato

de revisión prelimlnar indícando las observaciones.

*5e adiunta formato de revisiÓn'

Subgerencla de Gestión Documentaria

Gerencia de Administraclón

-,ff LA CONTRATORíA
U. cÉNERAt DE tA REPÚBLICA

file:/ I I C:N sensl7 | 43 4 I AppData/Local/Temp/notes90C43B/-web84 I 0.htm 24lr0l20l