Proyecto TUIRA ERP

Contrato No. CC-02-BID-2014

MU – Manual de Usuario

Caja Menuda – FI/AP

Ciudad de Panamá

Septiembre 22 de 2016
 CONTRATO No. CC-02-BID-2014
IMPLANTACIÓN ERP SAP EN IDAAN
Doc.: Manual de Usuario Cód.:

Fecha: 22/09/2016 Version: 1.1

Control del Documento

Información del Documento

Información
Identificación Documento Manual de usuario Caja Menuda y Fondo Viáticos

Dueño del Documento Equipo de Proyecto

Última Fecha Actualizado 22/09/2016

Nombre del Archivo Manual de Usuario

Historia del Documento

Fecha Versión Realizado por Revisado por Comentario a las

(Synapsis) (Cliente) modificaciones

10/05/2016 1.0 Juan C. Manrique Inicio del Documento

22/09/2016 1.1 Claudio J. Castro Actualización Tx

Aprobación del Documento

Rol / Nombre Firma Fecha

Coordinadora General de la UTM /Lic. Jeannette

Julio

Director de Proyecto Consorcio Synapsis / Ing.

Rubiel Navarro Chinchilla

Consultor Líder FI / Ing. Juan Carlos Manrique

Página: 2 de 19
 CONTRATO No. CC-02-BID-2014
IMPLANTACIÓN ERP SAP EN IDAAN
Doc.: Manual de Usuario Cód.:

Fecha: 22/09/2016 Version: 1.1

Iconos
Icono Significado
Advertencia

Ejemplo

Nota

Recomendación

Sintaxis

Abreviaciones

Entrada Requerida
R
(Usar los procesos de usuario final)
Entrada Opcional
O
(Usar los procesos de usuario final)
Entrada Condicional
C
(Usar los procesos de usuario final)

Página: 3 de 19
 CONTRATO No. CC-02-BID-2014
IMPLANTACIÓN ERP SAP EN IDAAN
Doc.: Manual de Usuario Cód.:

Fecha: 22/09/2016 Version: 1.1

Evento: ZAPFBCJ Contabilización Caja.

Resumen del Proceso empresarial

Se utiliza para contabilizar los movimientos de caja general y caja menuda, por este medio se
puede realizar el arqueo de caja.

Pasos del procedimiento

Acceso a la transacción Contabilización caja:

Vía menú Incluir en menú de favoritos

Vía código de transacción ZAPFBCJ

En la pantalla “SAP Easy Access.”, Se agrega la transacción ZAPFBCJ al menú de

favoritos para acceder directamente a ella:

Página: 4 de 19
 CONTRATO No. CC-02-BID-2014
IMPLANTACIÓN ERP SAP EN IDAAN
Doc.: Manual de Usuario Cód.:

Fecha: 22/09/2016 Version: 1.1

1. Constitución o Reembolso del Libro de Caja

1.1. Digite la fecha a contabilizar y luego haga Click en para ingresar la sociedad IDAN y
seleccionar el “Libro de Caja”, para poder contabilizar en Caja Menuda o Fondo de Viáticos.

1.2. Constitución o Reembolso del Libro de Caja

Seleccione la pestaña para dar valor al “Saldo Inicial” de la caja y en la columna

de operación contable seleccione la operación “ENTRADA DE CAJA / REEMBOL”, más los
siguientes datos:

Nombre de Descripción R/O/C Acción del usuario y Coment

campo valores arios
Operación ENTRADA DE CAJA / R Seleccionar operación
contable REEMBOLSO
Importe. Valor autorizado del fondo R Ingrese el valor en PAB
o valora reembolsar recibido del acreedor
Receptor Nombre del custodio de la O Ingrese el nombre del
recibo caja responsable de la caja.
Txt. Texto opcional O Texto consistente con la

Página: 5 de 19
 CONTRATO No. CC-02-BID-2014
IMPLANTACIÓN ERP SAP EN IDAAN
Doc.: Manual de Usuario Cód.:

Fecha: 22/09/2016 Version: 1.1

operación.
Acreedor Código del Custodio R Ingrese el código del
custodio.
Referencia Número de referencia. R Coloque el número de
referencia que desea
asignar al documento.
No.Personal N. de personal del R Ingrese el número de
custodio personal.
Texto Nombre el custodio R Ingresar nombre
adicional 2

(Nota: En la tabla, en la columna "R/O/C": "R" = Obligatorio, "O" = Opcional, "C" =

Condicional).

Cuando el estado del documento es: se selecciona la línea y se da click en el icono

el cual suma pero no contabiliza, luego cambiará estado del documento a: .

La opción del icono sólo será utilizada por el departamento de

Contabilidad, el cual es el área responsable de realizar todas las contabilizaciones de la

institución, en cuyo caso el documento queda grabado y el estado será: . Una vez
realizado este paso, el documento no podrá ser modificado. Si surge la necesidad de
corregir o modificar un registro, Contabilidad habilitará la línea a modificar e informará al
custodio para que realice la modificación.

ADVERTENCIA: Válida para todas las contabilizaciones: reembolsos y gastos

Página: 6 de 19
 CONTRATO No. CC-02-BID-2014
IMPLANTACIÓN ERP SAP EN IDAAN
Doc.: Manual de Usuario Cód.:

Fecha: 22/09/2016 Version: 1.1

De acuerdo a lo anterior ya se ha constituido o reembolsado el valor de la Caja Menuda o el

Fondo de Viáticos y se procede con las operaciones de gastos.

Página: 7 de 19
 CONTRATO No. CC-02-BID-2014
IMPLANTACIÓN ERP SAP EN IDAAN
Doc.: Manual de Usuario Cód.:

Fecha: 22/09/2016 Version: 1.1

2. Contabilización de Gastos

2.1. Selección del concepto del gasto

En la pantalla “Libro de caja C00X sociedad IDAN.”, en la pestaña “Gastos efectivo” se

busca con el Match Code la Operación contable. Dando click en el icono se abre la
tabla de gastos de caja menor, de la cual se selecciona la que se requiera, así:

Nombre de Descripción R/O/ Acción del usuario y Coment

campo C valores arios
Operación Operación contable que se R Indique la operación
contable desea realizar. contable con la cual se
contabilizara la entrada a
caja. Para las entradas
ingresamos la D de deudor.
Importe. Valor recibido por el R Ingrese el valor en pesos
deudor. recibido por el deudor.
Indicador Impuesto ITMBS R De acuerdo al tipo de
Impuesto compra seleccione ITMBS
V0 o V1

Página: 8 de 19
 CONTRATO No. CC-02-BID-2014
IMPLANTACIÓN ERP SAP EN IDAAN
Doc.: Manual de Usuario Cód.:

Fecha: 22/09/2016 Version: 1.1

Doc.presup. Documento Presupuestario R Asigne el documento

presupuestario
Posición Posición del documento R Asigne posición
docum. presupuestario
Receptor Empleado o proveedor R Nombre del empleado que
Recibo recibe el dinero, o a quien
se le compra.
Txt. Texto R Breve información del
gasto
Orden Orden de Mantenimiento O Si el gasto es de
mantenimiento, deberá
tener una orden.
Centro Costo Centro Costo R Según área solicitante u
orden asignada
No.Pers. Número Personal R Ingrese el número de
personal del empleado. No
aplica para proveedores.
Referencia Número de referencia. R Ingrese el número factura
de compra. No aplica para
empleados
Texto adic.2 Texto adicional 2 R Nombre del empleado o
proveedor

(Nota: En la tabla, en la columna "R/O/C": "R" = Obligatorio, "O" = Opcional, "C" =

Condicional).

2.2. Grabar operación del gasto

Deberá seleccionar la línea a grabar.

Página: 9 de 19
 CONTRATO No. CC-02-BID-2014
IMPLANTACIÓN ERP SAP EN IDAAN
Doc.: Manual de Usuario Cód.:

Fecha: 22/09/2016 Version: 1.1

2.3. Generar comprobante del gasto

Página: 10 de 19
 CONTRATO No. CC-02-BID-2014
IMPLANTACIÓN ERP SAP EN IDAAN
Doc.: Manual de Usuario Cód.:

Fecha: 22/09/2016 Version: 1.1

Gestionar la firma del solicitante del efectivo en señal de haber recibido el dinero
solicitado.

2.4. Legalización de la factura del gasto

Una vez realizada la compra del bien o servicio, el solicitante deberá legalizar la
factura correspondiente para justificar el gasto entregándola al custodio, el cual
modificará el registro original agregando el número de factura en el campo de
Referencia y el nombre del proveedor que emitió la factura.

Selecciona la línea y

• Si el monto de la factura es menor, se procede a modificar el monto del

registro y se toma nota de la devolución en el comprobante de caja
menuda.
• Si el monto de la factura es mayor al monto entregado, el solicitante
deberá gestionar una nueva solicitud por el total de la factura o por la
diferencia para que le pueda ser entregada. De igual forma deberá
asegurarse que se cuente con la disponibilidad presupuestaria para
cumplir con el gasto adicional.
• Si la factura contiene más de un concepto de gasto, se debe realizar la
partición del gasto en el registro de la forma siguiente:

Se modifica el registro dándole click en la flecha de Part.

Página: 11 de 19
 CONTRATO No. CC-02-BID-2014
IMPLANTACIÓN ERP SAP EN IDAAN
Doc.: Manual de Usuario Cód.:

Fecha: 22/09/2016 Version: 1.1

Se colocan tantas operaciones como conceptos de gastos existan y

Esto sólo podrá realizarse en el caso que una sola factura soporte dichos
gastos.

• Si la factura corresponde a adquisición de Bienes de Poco Valor (valor

menor a USD 500,00). El solicitante deberá gestionar el número de activo
ante la oficina de Bienes Patrimoniales para que sea incluido en el
inventario de activos fijos de la institución. Asimismo deberá obtener la
recepción del activo (declaración jurada) y deberá presentar estos
documentos junto con la factura al custodio para legalizar el dinero
recibido.

3. Solicitud de Reembolso del Fondo de Caja Menuda

Para solicitar el reembolso de los fondos entregados, se deben imprimir los

siguientes formularios:
1. Informe de Comprobantes en Cartera
Muestra los comprobantes que no han sido legalizados, en cuyo caso no serán
reembolsados.
2. Solicitud de Reembolso
Detalla las operaciones legalizadas que serán reembolsadas.
3. Recapitulación
Resume los gastos a reembolsar por Posición Presupuestaria.

Página: 12 de 19
 CONTRATO No. CC-02-BID-2014
IMPLANTACIÓN ERP SAP EN IDAAN
Doc.: Manual de Usuario Cód.:

Fecha: 22/09/2016 Version: 1.1

4. Reembolsos en Trámite
Lista los reembolsos solicitados que no han sido liquidados al custodio y su
estatus correspondiente.
5. Tarjeta de Control de Movimientos
Detalla los últimos movimientos que ha tenido la caja.

Se recomienda que los custodios presenten solicitudes de reembolso cuando se

haya usado del 20 al 40% de los recursos o de acuerdo a la velocidad de rotación de
los fondos; lo que resulte mejor para asegurarse que la Unidad cuente con recursos
suficientes, mientras se cumple el trámite. A partir del 20%, el sistema le estará
notificando esta situación cada vez que realice un registro.

4. Impresión de formularios de Caja Menuda

Página: 13 de 19
 CONTRATO No. CC-02-BID-2014
IMPLANTACIÓN ERP SAP EN IDAAN
Doc.: Manual de Usuario Cód.:

Fecha: 22/09/2016 Version: 1.1

Seleccione Todos los Formularios

4.1. Comprobante en Cartera

Muestra los comprobantes que no han sido legalizados, en cuyo caso no serán
reembolsados.

Página: 14 de 19
 CONTRATO No. CC-02-BID-2014
IMPLANTACIÓN ERP SAP EN IDAAN
Doc.: Manual de Usuario Cód.:

Fecha: 22/09/2016 Version: 1.1

4.2. Solicitud de Reembolso

Detalla las operaciones legalizadas que serán reembolsadas.

Página: 15 de 19
 CONTRATO No. CC-02-BID-2014
IMPLANTACIÓN ERP SAP EN IDAAN
Doc.: Manual de Usuario Cód.:

Fecha: 22/09/2016 Version: 1.1

4.3. Recapitulación de Caja Menuda

Resume los gastos a reembolsar por Posición Presupuestaria y Unidad Financiera.

Página: 16 de 19
 CONTRATO No. CC-02-BID-2014
IMPLANTACIÓN ERP SAP EN IDAAN
Doc.: Manual de Usuario Cód.:

Fecha: 22/09/2016 Version: 1.1

4.4. Reporte de Reembolsos en trámite

Página: 17 de 19
 CONTRATO No. CC-02-BID-2014
IMPLANTACIÓN ERP SAP EN IDAAN
Doc.: Manual de Usuario Cód.:

Fecha: 22/09/2016 Version: 1.1

Lista los reembolsos solicitados que no han sido liquidados al custodio y su

estatus correspondiente.

4.5. Tarjeta de Control

Página: 18 de 19
 CONTRATO No. CC-02-BID-2014
IMPLANTACIÓN ERP SAP EN IDAAN
Doc.: Manual de Usuario Cód.:

Fecha: 22/09/2016 Version: 1.1

Detalla los últimos movimientos que ha tenido el fondo.

Todos estos reportes junto con los soportes correspondientes, deberán ser
enviados al área de Contabilidad para su verificación y contabilización.
Posteriormente, ésta solicitará la emisión del pago al área correspondiente.

Cuando el Custodio reciba el reembolso, proceder según punto 1

Página: 19 de 19