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Manual Gran Hotel

Reservas - Rooming List


Desde esta pantalla obtendremos la rooming list del día o periodo solicitados.

1. Criterios para obtener la Rooming List


En la parte derecha de la pantalla se nos ofrecen todas las opciones sobre las
que debemos decidir para obtener la rooming list deseada:

En Seleccionar por, marcaremos las reservas que queremos ver en función


de:
• su día de entrada o llegada
• día de salida
• cualquiera de las dos, de entrada y salida

En los campos de fechas marcaremos el día (mismo día desde que hasta) o
periodo de días del que queremos obtener el listado. Para ello, bastará con
seleccionar los días con ayuda del calendario que aparece en el desplegable.

En Ver reservas introduciremos el número de la reserva, cuando solo


queremos consultar una. Una vez tecleado el número, hay que pulsar sobre el
botón de Buscar para que el programa la localice y la muestre en pantalla.

Además podemos decidir el tipo de reservas que queremos:

• Todas las reservas


• Solo las reservas de clientes privados

• Solo las reservas de agencias. En este caso, además se pueden


seleccionar todas las agencias o una sola. Para ver las reservas de una
sola agencia bastará con seleccionarla en el desplegable que se activa al
marcar esta opción de agencias.

• Además, pueden seleccionarse las reservas que pertenecen a un


determinado grupo. Para ello basta con marcar la casilla correspondiente y
seleccionar en el desplegable que se activa el grupo deseado. Se pueden
crear grupos desde esta pantalla. Ver Crear grupos

Una vez marcados todos los criterios de selección de las reservas, hay que
pulsar sobre el botón de Recalcular para obtener el listado resultante de la
búsqueda.

2. Rooming List
En la parte izquierda de la pantalla se obtiene el listado resultante de la
selección realizada en la parte de la izquierda.

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La información que se da de cada reserva es la siguiente:

• Número de habitación, si se trata de una habitación ya fijada o que está


ocupada. Se queda en blanco si todavía no hay habitación asignada. Y
aparece el texto de Múltiples cuando se trata de una reserva que tiene más
de una habitación reservada.

• Número de reserva
• Desde o fecha de llegada
• Hasta o fecha de salida
• Nombre de la agencia o cliente privado
• Número de voucher
• Grupo al que pertenece
• Apellidos y nombre del cliente
• Tipo de habitación solicitada en la reserva
• Número de habitaciones solicitadas en la reserva
• Número de adultos
• Número de niños
• Base. Se trata del importe de la tarifa menos el descuento a aplicar según
la reserva
• Tratamiento contratado según la reserva
• Observaciones incluidas en su ficha de reserva

Este listado puede ordenarse alfabéticamente, por fechas o por números,


pulsando sobre cualquiera de los botones de ordenación que aparecen en la
cabecera de estas columnas. En principio está ordenado por la fecha de
llegada.

3. Grupos. Cambio de nombre de una reserva


Para facilitar el trabajo con grupos en la Rooming List, podemos cambiar de
una forma rápida los datos del cliente. Para ello bastará con hacer <clic> sobre
la fila de la reserva correspondiente.

Aparecerá entonces una ventana en la que se permite, de forma muy rápida,


cambiar algunos datos de la ficha del cliente:

• Primer apellido
• Segundo apellido
• Nombre
• NIF

Por defecto, en las casillas se ven los datos del cliente tal y como están
archivados. Pero se pueden cambiar. Es muy útil, por ejemplo, cuando se ha
hecho una duplicación de reservas, y por tanto todas tienen el mismo cliente.
Desde esta opción se permite cambiar los datos de cada uno de estas reservas
e introducir de forma rápida los datos del cliente de cada una de ellas.

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Es importante recordar que una reserva múltiple mantiene siempre, en todas


las habitaciones que ocupa, el mismo cliente, ya que todas las habitaciones
hacen referencia a una misma reserva. En cambio, cuando se ha realizado una
duplicación de reservas, cada una de ellas puede mantener un nombre
diferente, puesto que cada habitación hará referencia a una reserva
independiente de las demás.

Si se pulsa el botón de limpiar, estos campos se quedan vacíos, preparados


para una nueva entrada de datos.

Si se teclean algunas letras de un apellido o del nombre y se pulsa sobre el


botón de Buscar, en el desplegable nos aparecerá la lista de clientes que
tenemos archivados en cuyo apellido o nombre se incluyen las letras tecleadas.
Esto es muy útil para no duplicar clientes. Cuando el nombre del cliente lo
queremos cambiar por otro que sabemos que está archivado en el histórico,
bastará con localizarlo.

Con el botón de Archivar, los datos de la ventana pasarán a la reserva,


quedando modificados.

Con el botón de Salir, se vuelve a la pantalla de la Rooming list sin modificar


el titular de la reserva sobre la que se ha accedido.

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Si hacemos <clic>> en la primera columna, se accederá a la ficha de Reserva


desde donde se podrá modificar además otros datos como las fechas de
llegada y salida y cualquier otro dato de la reserva y/o cliente.

4. Exportación a Excel
En la parte derecha de la pantalla Rooming List, aparece también un botón con
el logotipo de Excel. Haciendo <clic> sobre ese botón el programa generará
luna exportación a Excel de la Rooming – List solicitada.

4.1. ¿Cómo Importar a Excel?


Supongamos que el fichero se llama PRUEBA.TXT y que lo hemos guardado
en la Carpeta: TEXTOS del disco duro Local C:

• Abrimos Excel
• <Clic> en Archivo
• <Clic> en Abrir (seleccionar en la parte inferior Archivos de texto *.TXT)
• Localizar el disco C:, la carpeta Texto y el fichero PRUEBA
• <Clic> en Abrir
• Marcar delimitados
• <Clic> en Siguiente
• Marcar Punto y Coma
• <Clic> en Siguiente
• <Clic> en Finalizar

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5. Botón de Crear Grupos


Pulsando el botón de Crear grupos se accede a una nueva pantalla desde la
que se permite generar nuevos grupos de una forma rápida y sencilla.

Basta para ello con situarse en la última línea de la tabla y escribir el nombre
del nuevo grupo que queremos crear.

El botón de eliminar permite eliminar un grupo de esta tabla. Hay que tener en
cuenta que las reservas que contengan este grupo eliminado perderán su
referencia y quedarán archivadas como si no pertenecieran a ningún grupo

6. Botón de Welcome Card Anticipada


En la parte derecha inferior de la pantalla está el botón de Welcome Card
Anticipada. Al hacer <clic> sobre él se accede a una nueva pantalla desde
donde se pueden emitir las Welcome Card de forma anticipada, antes de que
lleguen los clientes al hotel.

6.1. La Tarjeta de Bienvenida o Welcome Card


La Welcome Card es la tarjeta que se va a entregar a los clientes
acompañando a las llaves.

Costa de dos partes, separadas por un corte en el papel. Al cliente se le


entregará la parte superior y en recepción se quedará la parte inferior.

En la parte que se entrega al cliente aparecerán los datos siguientes:

• Nombre y apellidos del cliente. Si se trata de un hombre irá encabezado


por Sr.D./Mr, y si se trata de una mujer (según la ficha de reserva) por
Sra.Dña/Ms.

• El número de la habitación que va a ocupar. Este campo se quedará en


blanco en el caso de que se hayan impreso desde esta pantalla.

• El número de personas alojadas en la habitación

• La fecha de llegada
• La fecha de salida

• Precio. Si se trata de un cliente privado se indicará el precio o tarifa


asignado por cada noche. En el caso de que exista una segunda o tercera
tarifa, también se especifica, indicando a partir de qué día se contabilizan
esas otras tarifas. Si se trata de un cliente de agencia este campo de

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quedará en blanco. En la última fila aparecerá un texto en donde se indica


el Tratamiento contratado y si el precio incluye o no el IVA.

En la parte que se queda Recepción aparecerán los datos siguientes:

• Nombre y apellidos del cliente. Si se trata de un hombre irá encabezado


por Sr.D./Mr, y si se trata de una mujer (según la ficha de reserva) por
Sra.Dña/Ms.

• El número de la habitación que va a ocupar. Se quedará en blanco cuando


se trate de una Welcome Card anticipada

• El número de personas alojadas en la habitación


• Número de Reserva
• La fecha de llegada
• La fecha de salida

• Precio. Si se trata de un cliente privado se indicará el precio o tarifa


asignado por cada noche. En el caso de que exista una segunda o tercera
tarifa, también se especifica, indicando a partir de qué día se contabilizan
esas otras tarifas. Si se trata de un cliente de agencia, no aparece la tarifa,
se queda ese espacio en blanco

Una vez impresa la Welcome Card, debe ser entregada al cliente para que la
firme en la parte inferior que se queda en Recepción.

Después, se corta y se entrega al cliente la parte superior, doblada, con las


llaves dentro.

La parte inferior se queda en recepción para posibles consultas.

6.2. Welcome Card anticipada


Existe la posibilidad de imprimir la Welcome Card antes de que se realice el
Check-in. De esta forma, cuando se esperan varias llegadas, podemos tener el
trabajo ya preparado.

Estas tarjetas impresas de forma anticipada, no tendrán puesto el número de


habitación, es decir, se quedará este campo en blanco. De esta forma no se
obliga marcar de antemano la habitación a entregar. Cuando el cliente llegue y
se le realice el check-in, se completará este campo a mano.

Desde la pantalla de Rooming-List, pulsando sobre el botón de Welcome Card


anticipada se accede a un listado del día con todas las Welcome Card que se
pueden imprimir.

En la parte inferior de la pantalla, se ofrece la posibilidad de reducir el listado


mostrado en pantalla, siguiendo los criterios siguientes:

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• Entre número de reservas, es decir, ver solo las reservas que estén
comprendidas entre los dos números marcados, ambos inclusive.
• Que solo se vean las de una agencia determinada
• Que solo se vean las de un grupo determinado
• O cualquier combinación entre ellas.

Además, se puede seleccionar otro día cualquiera. Para ello bastará con
introducir el día deseado.

Una vez hecha la selección habrá que pulsar sobre el botón de Calcular.

Para que se imprima una tarjeta bastará con seleccionar la línea, es decir,
hacer <clic> sobre ella. De forma inmediata se procede a la impresión de la
tarjeta. Es importante recordar que la tarjeta de Bienvenida debe estar
parametrizada en la impresora correspondiente para que no haya problemas a
la hora de la impresión (Ver menú de Parametrización la opción de General y
la opción de Parametrización Impresoras).

Seleccionando cualquiera de las líneas y pulsando sobre el botón de Ver


Ficha se accederá a la ficha de la reserva que le corresponde.

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