Apostila MS Project 2007 - SEMMAP

MS PROJECT 2007
no Gerenciamento de Projetos
Prof. Washington M. Cavalcant
Belo Horizonte - UFMG

2017
Sumário
1.Apresentação 4
2.Introdução ao Gerenciamento de Projetos 5
2.1. Definição de Projeto 5
2.2. Ciclo de Vida de um Projeto 5
2.2.1.Fases no Ciclo de Vida de um Projeto 5
2.2.2.Fases Comuns no Ciclo de Vida de um Projeto 5
2.3. Gerência de Projetos 7
3.Introdução ao Planejamento e Controle de Projetos 8
3.1. Programação de Projetos com Limitações de Recursos 9
3.2. Nivelamento de Recursos 9
3.3. Múltiplos Projetos 9
4.Técnicas de Planejamento 10
4.1. Gráfico de Gant 10
4.2. Técnicas de Programação com Redes 11
4.3. As Redes PERT 12
4.4. Determinação do Caminho Crítico 12
4.5. MDP (Método do Diagrama de precedência) 13
4.6. EAP - Estrutura Analítica de Projetos 15
4.7. Project Model Canvas 16
5.MS PROJECT – Aplicações e utilização 18
5.1. Características Básicas do Ms Project 19
5.2. O AMBIENTE DO MS PROJECT 20
5.3. Criando um novo projeto 21
5.4. Iniciar um Novo Projeto 23
5.4.1.Criando e Alterando Calendários 24
5.5. Relacionamento entre as tarefas 27
5.6. Planejando e Gerenciando com o Project 28
5.6.1.O Gráfico de Gant 30
5.6.2.Padronizando Procedimentos 31
5.6.3.O Diagrama da Rede 32
MS PROJECT 2007 no Gerenciamento de Projetos 2

5.6.4.A Visualização “Calendário” 33
5.6.5.Salvando o Projeto 34
5.6.6.Salvamento Automático 35
5.7. A Duração do Projeto 35
5.7.1.Cálculos de Datas no MS Project 36
5.7.2.Caminho Crítico 37
5.7.3.Múltiplos Caminhos Críticos 38
5.7.4.Calendário de Trabalho 38
5.7.5.Linha de Base 40
5.7.6.Acompanhando o Projeto 41
5.7.7.Visualizando o Cronograma 42
5.8. Duração do Projeto - Modelo Probabilístico 43
5.9. Nivelamento de Recursos do Projeto 44
5.9.1.Definições Preliminares 45
5.9.2.Tipo de Tarefa Relativamente à Carga e Duração 45
5.9.3.Fornecimento da Quantidade de Recursos 45
5.9.4.Associando Recursos às Tarefas 46
5.10. Custos 46
5.10.1. Custos Fixos 46
5.11. Relatórios 48
6.Referências Bibliográficas 51

1. Apresentação
Um projeto pode ser definido como uma sequência de atvidades ou eventos
com início e fim definidos, dirigidos por pessoas que se destnam a alcançar
um dado objetvo dentro de parâmetros de custo, tempo, recursos e
qualidade.
A Gestão de projetos ou gerência de projetos, gerenciamento de projetos ou
ainda administração de projetos é a área da administração que aplica os
conhecimentos, as habilidades e as técnicas para elaboração de atvidades
relacionadas a um conjunto de objetvos pré-definidos, num certo prazo,
com um certo custo e qualidade, através da mobilização de recursos técnicos
e humanos.
Em projetos, planejar é fundamental! Há algumas ferramentas de mercado
que nos auxiliam bastante na fase do planejamento, execução e
monitoramento e controle de um projeto. Assim, o MS Project é uma
ferramenta gerencial essencial para apoio à gestão de projetos.
MS Project é um dos produtos da Microsoft, sendo o mais popular para
criação de cronogramas. O Project gerencia 3 fatores de seu projeto, de
forma interdependentes e sujeitos as alterações no decorrer do processo.
Sendo que, se houver modificação em um dos fatores, os outros também
serão afetados. Estes fatores são: Tempo, recursos e o escopo.
Qualquer tpo de produto ou serviço — edifícios, veículos, eletrônicos,
software de computador, serviços financeiros, etc. — pode ter sua execução
supervisionada por um gerente de projeto e suas operações por um gerente
de operações.
O Gerenciamento de Projetos, portanto, é a aplicação de conhecimentos,
habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetva e eficaz.
Trata-se de uma competência estratégica para organizações, permitndo com
que elas unam os resultados dos projetos com os objetvos do negócio.

2. Introdução ao Gerenciamento de Projetos
Definição de Projeto
Da NBR 10006, Projeto é um processo único, consistndo de um grupo de
atvidades coordenadas e controladas com datas para início e término,
empreendido para alcance de um objetvo conforme requisitos específicos,
incluindo limitações de tempo, custo e recursos.
Ciclo de Vida de um Projeto
Determina as fases de desenvolvimento do projeto estabelecendo o que
precisa ser feito para a realização do projeto:
 Estabelecimento de uma seqüência de fases com o objetvo de
realizar algo e garantr um bom gerenciamento.
 Determinação do início e fim.
 Oferecimento de uma seqüência de pontos de decisão no
planejamento.
 Oferecimento de pontos de sincronização para o trabalho
colaboratvo da equipe.
 Estabelecimento de pontos de aprendizado para melhoria dos
próximos passos/projetos.
Fases no Ciclo de Vida de um Projeto
As fases do ciclo de vida do projeto são de suma importância, devendo
responder às seguintes perguntas:
 O que fazer depois?
 Quanto tempo devemos contnuar?
 Quais produtos devem ser gerados ao seu final?
Além disso, também tem o papel de:
 Indicar que tarefas dependem de outras.
 Oferecer no seu final uma oportunidade de avaliar os resultados
alcançados e decidir sobre a contnuação do projeto.
A escolha de um modelo é fundamental para o sucesso do projeto,
determinando as técnicas utlizadas e os agentes envolvidos em cada fase do
projeto.
Fases Comuns no Ciclo de Vida de um Projeto
O ciclo de vida de um Projeto é a divisão da Gestão do Projeto em fases,
pelas quais ele passa do início ao término. As fases representam um
conjunto de atvidades, relacionadas de maneira lógica, que culminam na
conclusão de uma ou mais entregas.
Figura 1 – Etapas do Ciclo de Vida de um Projeto
As fases do Ciclo de Vida de Projetos são definidas pela organização ou

Gerente de Projetos, conforme aspectos específicos da organização, setor ou
tecnologia empregada. No entanto é possível mapear os Projetos por fases
genéricas aos Ciclos de Vida:
 Inicio do Projeto: Avaliar a idéia e analisar os riscos, custos e
requisitos iniciais.
 Organização e Preparação: Também chamada de Planejamento que é
a organização das atvidades, recursos e documentos necessários.
 Execução: Desenvolver o produto/serviço até que ele esteja pronto.
Monitoramento e Controle: Garantem que os objetvos do projeto
são alcançados através do monitoramento e medição regular do
progresso, de modo que ações corretvas possam ser tomadas
quando necessário.
 Encerramento ou Finalização: Transferência e avaliação dos
resultados e realocação dos recursos.
A transição de uma fase para a outra dentro do ciclo de vida de um

projeto é caracterizada em geral por ma entrega ou mais entregas que
precisam ser aceitas pelo cliente e por quem vai dar contnuidade na fase
seguinte do Projeto.
Gerência de Projetos
Segundo o Project Management Institute (PMI), Gerência de Projetos é a
aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas
atvidades do projeto com o objetvo de atender os requisitos do mesmo. O
Guia de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos divide em nove
etapas por área de conhecimento:
I. Gerenciamento de Integração do Projeto - define os processos
necessários para assegurar a adequada coordenação dos elementos
do projeto.
II. Gerenciamento do Escopo do Projeto - especifica os limites de
atuação do projeto, para que o mesmo se mantenha conforme seu
objetvo.
III. Gerenciamento de Tempo do Projeto - determina o ritmo dos
trabalhos e a seqüência das atvidades, visando garantr o prazo
previsto.
IV. Gerenciamento de custos do Projeto - identfica as limitações
orçamentárias e dimensiona as atvidades para garantr a viabilidade
do projeto.
V. Gerenciamento da Qualidade do Projeto - especificações dos insumos
e processos, para permitr que a necessidade que criou a demanda
do projeto seja atendida.
VI. Gerenciamento dos Recursos Humanos do Projeto - planejamento,
organização, coordenação e acompanhamento das diversas pessoas
envolvidas, buscado seu melhor emprego.
VII. Gerenciamento das Comunicações do Projeto - define as normas que
regem a geração, captura, distribuição, armazenamento e
apresentação das informações, e determina os níveis de segurança e
acesso entre todos os elementos do projeto.
VIII. Gerenciamento de Riscos do Projeto - referente à identficação,
análise e resposta a riscos que afetam as probabilidades de sucesso
ou fracasso do empreendimento, com suas causas e conseqüências.
IX. Gerenciamento de Aquisições do Projeto - administração de clientes e
fornecedores (materiais e serviços).
Os grupos de processo (Iniciação, Planejamento, Execução, Controle, e
Encerramento) organizam os processos de gerenciamento de projetos mais
detalhadamente ao longo do tempo. Portanto, os grupos de processo são
estados em que um projeto pode estar desde o início até a conclusão.
O Guia PMBOK organiza os 44 processos de gerenciamento de projetos (PM)
em nove áreas do conhecimento ilustrados na figura abaixo:

Figura 2 - áreas do conhecimento do PMBOK e seus respectvos Processos de
Gerenciamento de Projetos.
Para cada área de conhecimento, temos uma seção para explicar o que é a
área de conhecimento, seus fundamentos e todos os seus processos e para
cada um de seus processos, é definido suas entradas, ferramentas e técnicas
e suas saídas.
3. Introdução ao Planejamento e Controle de Projetos

O planejamento é a chave do sucesso na administração de
empreendimentos [DINSMORE, 1992]. É no planejamento que se
determinam as metas, programam-se os suprimentos, visualizam-se
antecipadamente os gargalos (ou dificuldades) e sugerem-se as possíveis
soluções. Dentro do planejamento, podem-se observar dois enfoques
definidos e complementares, que envolvem ações e atores muitas vezes
distntos. São os planejamentos de cunho técnico e gerencial.
 Planejamento Técnico envolve diversos passos para a execução do
processamento dos dados necessários à implementação.
 Planejamento Gerencial envolve a coordenação entre os
partcipantes do projeto.

Programação de Projetos com Limitações de Recursos
As programações efetuadas por técnicas de grafos (CPM, PERT e PDM) são
definidas pressupondo a oferta ilimitada de recursos [QUEZADO, 1999],
[ICHIHARA, 1998], [TUBINO, 1997], possuindo unicamente limitações quanto
ao fluxo de execução do projeto. No entanto, uma realidade percebida
quando da elaboração do planejamento de empreendimentos é a escassez
de recursos ou limitação da oferta. Surge, portanto uma situação
denominada de Problema de Programação de Projetos com Limitações de
Recursos, que tem como objetvo programar atvidades em um ou mais
projeto com limitações quanto a dependências (tecnológicas, burocrátcas ou
legais) e por oferta limitada de recursos.
Nivelamento de Recursos
O Problema do Nivelamento de Recursos surge quando há recursos em
quantdade suficiente, mas por alguma razão torna-se necessário reduzir as
flutuações do padrão de utlização. O objetvo da programação, nesse caso, é
uniformizar o quanto possível os requerimentos de recursos; como não há
limites de recursos, o processo de nivelamento consiste em manipular
somente as atvidades não crítcas, utlizando suas folgas disponíveis. Agindo
deste modo, sem manipular as atvidades crítcas, a duração do projeto
permanece fixa.
Múltiplos Projetos
As organizações que atuam gerando serviços ou produtos com as
característcas da Administração de Projetos (Construção Civil, Construção
Naval, Construção Mecânica, Manufatura sob Encomenda, Prestadores de
Serviço Público, etc.) tendem a desenvolver vários empreendimentos
paralelamente.
Projetos que ocorrem simultaneamente podem ser classificados em função
da existência ou não de inter-relações entre suas atvidades, assim como pela
necessidade de compartlhamento de recursos
Os gerentes de projetos anteriormente trabalhavam em geral com
empreendimentos extensos e isolados, sendo que nos últmos anos esses
mesmos gerentes estão tendendo a coordenar empreendimentos de menor
porte, porém inter-relacionados, que por sua vez exigem o emprego de
ferramentas apropriadas para esse ambiente específico, também
denominado de Gerenciamento do Programa [HYDRA, 2000a], [STRANGE,
1998], [RUSSELL, 1998] e [REISS, 1997].
As diferenças entre a gestão de múltplos projetos e a gestão de projetos
individuais podem ser mais claramente observadas na tabela 1.
Múltiplos Projetos Projetos Individuais
Gestão de vários projetos
Gestão de um projeto por vez
simultâneos
Gestão voltada para o prazo ou
Gestão voltada para os recursos
processo
Recursos compartilhados Recursos exclusivamente
transversalmente disponibilizados
Os projetos tendem a ser similares Os projetos tendem a ser
entre si diferenciados entre si
Os projetos tendem a ser mais Os projetos tendem a ser mais
simples complexos
Maximização da utilização dos Minimização da demanda dos
recursos recursos
Possui uma carga de trabalho
Busca a continuidade do trabalho
estabelecida
Possui diferentes objetivos entre os
Possui em geral um único objetvo
projetos
Tabela 1 - Diferenças entre a gestão de múltplos projetos e projetos
individuais
Gerenciar um projeto inclui várias ações como Identficação das
necessidades; Estabelecimento de objetvos claros e alcançáveis;
Balanceamento das demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e
custo; Adaptação das especificações, dos planos e da abordagem às
diferentes preocupações e expectatvas das diversas partes interessadas.
4. Técnicas de Planejamento
Gráfico de Gant
O Gráfico de Gantt foi idealizado pelo engenheiro industrial norte-americano
Henry Gantt em 1917 [Harding, 1989], e aplicado na área militar durante a
primeira guerra mundial. Segundo Clark [apud Belchior, 1970], a grande
contribuição deste gráfico para a arte da decisão, foi a de relacionar os fatos
com o tempo.
Pode-se descrevê-lo como sendo um gráfico plano de barras horizontais,
onde cada barra representa uma atvidade do projeto. Na direção horizontal
encontram-se as durações em escala de tempo, e na direção vertcal
encontram-se as identficações.

Figura 3 – Gráfico de Gantt de um Projeto
Quando se trata de projetos longos e com grande numero de atvidades, este
tpo de representação torna-se confuso, devido à falta de clareza na
visualização dos inter-relacionamentos das atvidades e na visão de conjunto.
Técnicas de Programação com Redes
A base das técnicas de programação com redes (network scheduling
techniques) são os diagramas de rede do projeto (project network diagram)
[Davis, 1973], com seus dois tpos de representação associados a um grafo
dirigido: as atvidades sendo representadas pelos nós, e alternatvamente as
atvidades sendo representadas pelos arcos. Da mesma forma, os diagramas
de redes do projeto são a base da programação orientada pelo tempo,
consttuídos entre outros, pelos tradicionais métodos CPM, PERT e PDM.
Figura 4 – Diagrama Rede
Estes métodos são chamados genericamente de Métodos do Caminho

Crítco, porque através do cálculo de suas variáveis, é possível diagnostcar o
caminho mais longo do grafo, denominado caminho crítco, formado pelas
denominadas atvidades crítcas.

As Redes PERT
Surgem pela necessidade de proceder ao encadeamento e interligação das
atvidades que conduzem ao objeto final, determinando-se depois o tempo
de duração dessas atvidades. A representação gráfica dos resultados deste
trabalho é simples e corresponde ao que se designa de Rede de PERT.
Figura 5 – Diagrama Pert

Considerações sobre as Redes de PERT
1) Permite não só programar as atvidades, mas também controlá-las, à
medida que são sendo realizadas, de forma a que sejam respeitados os
prazos para elas estabelecidos e, no caso de eventuais falhas, permite a
tomada de decisões corretvas.
2) Permite fazer estmatvas probabilístcas quanto ao período de execução
das atvidades com mais interesse.
3) A avaliação e controlo das atvidades refere-se a várias grandezas,
isoladamente ou em conjunto:
 Grandeza tempo → PERT Tempo
 Grandeza custo → PERT Custo
 Grandeza qualidade → PERT Qualidade
Sequenciar as atvidades envolve pegar as atvidades e os marcos e
sequenciá-los em como o trabalho será realizado. O resultado é o diagrama
de rede do cronograma do projeto.
Determinação do Caminho Crítico
Após o traçar da rede PERT podemos finalmente proceder à determinação da
duração do projeto. Para tal considera-se o caminho mais desfavorável para a
realização do programa - caminho crítco - ou seja, o caminho por onde

passam as atvidades de maior duração - atvidades crítcas. A duração do
programa será igual à soma das atvidades crítcas que o consttuem.
Folgas(Flutuação)
 Folga Total: Tempo que uma atvidade pode ser atrasada sem atrasar
a data de término do projeto ou marco intermediário
 Folga Livre: Tempo que uma atvidade pode ser atrasada sem atrasar
a data de início mais cedo de sua sucessora
 Folga do Projeto: Tempo que um projeto pode ser atrasado sem
atrasar a data imposta pelo cliente
Figura 6 – Diagrama Pert

Da definição anterior depreende-se que, se todas as durações das atvidades
de um caminho crítco permanecerem constantes e se houver atraso apenas
em uma delas, o atraso final na realização do projeto será igual ao atraso
parcial.
MDP (Método do Diagrama de precedência)
O MDP teve origem em 1964, na universidade de Sorbonne, desenvolvido
pelo professor Bernard Roy, recebendo inclusive a denominação também de
ROY ou sistema francês, em homenagem ao autor. Seu desenvolvimento teve
como objetvo a simplificação da representação e da metodologia de cálculo
do CPM.
O MDP utliza a representação das atvidades através de nós (ou blocos),
sendo por esse motvo mais conhecido como Diagrama de Blocos. O fluxo do
projeto é exibido pelas flechas que conectam as atvidades, as flechas são
denominadas de dependências. A atvidade (bloco) onde é originada uma
dependência é denominada de predecessor e a atvidade (bloco) onde é
finalizada é denominada de sucessora.

Figura 7 – Diagrama de precedência
O MDP - Método do Diagrama de precedência, também chamado de ANN
-Atvidade no Nó, determinas as seguintes precedências:
 TI (Término para Início): Uma atvidade tem de terminar antes que a
sucessora possa iniciar (Mais Comum)
 II (Início para Início): Uma atvidade tem de iniciar antes que a
sucessora possa iniciar
 TT (Término para Término): Uma atvidade deve terminar antes que a
sucessora possa terminar
 IT (Início para Término): Uma atvidade deve iniciar antes que a
sucessora possa terminar (Raramente usado)
Figura 8 – Tipos de precedência

Para o mesmo trecho de um projeto exibido com Diagrama de Flechas,
podemos observá-lo através do Diagrama de Blocos (utlizando uma
simbologia de blocos ou nós), percebendo que se torna desnecessária a
introdução de atvidades fantasmas, o que reduz significatvamente o esforço
envolvido tanto nos cálculos, quanto no desenho. Uma vantagem adicional
do Diagrama de Blocos é a facilidade de detalhamento do tpo de
dependência entre duas atvidades pela combinação de eventos de início e
término de ambas.
EAP - Estrutura Analítica de Projetos
Em gestão de projetos, uma EAP (Estrutura Analítca de Projetos), do inglês,
Work breakdown structure (WBS) é uma ferramenta de decomposição do
trabalho do projeto em partes menores para facilitar o controle.
Uma boa EAP vai ajudar a entender as entregas do projeto, proporcionar um
melhor conhecimento da equipe sobre o que precisa ser feito, permitr
melhor controle do tempo, do escopo e do custo. Segundo o PMBOK,
devemos decompor a EAP em pacotes de trabalho até um nível que seja fácil
de gerenciar.
Figura 9 – Estrutura Analítca de Projetos - EAP
A EAP deve ser completa, organizada e pequena o suficiente para que o

progresso possa ser medido, mas não detalhada o suficiente para se tornar –
ela mesma – um obstáculo para a realização do projeto.
Uma EAP não é um plano de projeto ou um cronograma do projeto. Ela só
fornece informações detalhadas sobre determinado escopo e sobre os
resultados finais que precisam ser implementados para atngir as metas e
objetvos do projeto. Deve ser entendido que a EAP ajuda a dar uma entrada
precisa para a criação de um cronograma por meio da informação dos
pacotes de trabalho e atvidades.

Project Model Canvas
Um americano chamado JOHN SMITH, criou em 1956 um conceito chamado
Project Model Canvas, cujo objetvo é usar de uma TELA, um QUADRO, ou
seja, um CANVAS criar um plano estratégico ou um plano de negócio.
Project Model Canvas é uma linguagem compartlhada utlizada para
descrever, visualizar, avaliar o que se quiser, inicialmente modelos de
negócio. Esse modelo de trabalho se difundiu muito no mundo todo.
Por que o CANVAS se tornou tão popular e útl no mundo corporatvo?
Porque é ágil, versátl, visual, permite que seja feito de forma colaboratva,
dentre tantas outras qualidades e adjetvos ditos por todos que utlizam esse
método.
Figura 10 – Project Model Canvas

A adoção de modelos de projetos é mais comum em negócios que possuem
propostas com característcas semelhantes — como uma empresa de
consultoria. Implantar a metodologia de modelo de gestão de projetos,
compreende um método de elaboração de modelos que permite que a
empresa ganhe tempo e qualidade em sua gestão.
Para criar um modelo de projetos eficiente, que realmente ajude a colocar
em prátca seu processo, acompanhe o passo a passo abaixo, para aplicar na
gestão de projetos:
Passo 1: identficando as informações mais relevantes: O primeiro passo para
criar um modelo de projetos é definir quais são as informações importantes
que precisam ser cadastradas a cada novo trabalho.

Passo 2: definindo a estrutura analítca de projetos (EAP): Nessa etapa são
definidas as macro fases do projeto e as atvidades que precisam ser
executadas.
Passo 3: verificando a duração e a predecessão: Com sua estrutura analítca
devidamente construída, seu próximo passo é criar o caminho lógico em que
o projeto deverá ser executado. Pense em construir o caminho lógico do
projeto do início ao fim, assim como a duração e os lags — ou as esperas —
existentes entre as dependências.
Passo 4: delimitando papéis e responsabilidades: Para seu projeto ser
concluído como o planejado, é preciso dispor de habilidades e
conhecimentos diferentes trabalhando em cada uma das etapas. Envolva, em
cada atvidade, os recursos definidos e delimite as horas necessárias para
trabalhar em cada tarefa a fim de concluir sua entrega adequadamente.
Passo 5: efetvamente criando o modelo: Concluída a criação da estrutura
analítca e delimitadas a duração e a dependência envolvidas no processo,
nosso próximo passo é salvar essa estrutura como modelo.
Passo 6: simulando e validando: Nessa etapa, o objetvo é testar se a lógica
utlizada na construção do projeto efetvamente faz sentdo. Como na prátca
a teoria acaba sendo outra, nada melhor do que simular com um projeto real
se todas as atvidades e os envolvidos estão funcionando corretamente.
Passo 7: criando pacotes opcionais: Essa últma etapa pode não ser
necessária, dependendo do tpo de projeto que você gerencia. O objetvo da
construção de pacotes extras é poder incluir uma fase que não está presente
em todos os projetos, mas que aparece com uma certa frequência na
organização. Pode ser, por exemplo, uma etapa de treinamento dos usuários
ou um desenvolvimento extra, que precisará seguir todo um processo.
Acima de tudo, gerenciar é ante-prever problemas. É planejar e acompanhar
a execução de todo o projeto. O gerente do projeto deve se manter alerta e
flexível com os acontecimentos do dia-a-dia, mas deve estar atento ao
planejamento inicial para não perder o controle. O segredo é envolver a
equipe, cliente e fornecedores de tal forma que todos se sintam diretamente
responsáveis pelo sucesso do projeto.

5. MS PROJECT – Aplicações e utilização
O MS Project é um software da Micrsoft, desenvolvido para gerenciamento
de projetos. Sua primeira versão foi lançada em 1985. Desde então, além de
contar com interface gráfica e amigável, vem sofrendo melhorias e dispondo
de novos e poderosos recursos.
Criado para quem trabalha com prazos e resultados, assim como os gerentes
de projeto que trabalham com colaboradores individuais, o Microsoft® Office
Project 2007 fornece a você a solução para planejar, gerenciar e comunicar
as informações do projeto, resultando em maior produtvidade e efetvidade.
Figura 11 – Tela de trabalho do MS Project
O Project o ajuda a organizar melhor o trabalho e equipe de modo a ajudar a

garantr que os projetos sejam entregues em dia e dentro do orçamento.
O software de gerenciamento de projeto é uma ferramenta muito
importante para o estabelecimento de um plano inicial de projeto. Além
disso, o Microsoft Project recalcula rapidamente os cronogramas e permite-
lhe ver como as mudanças em uma parte do projeto podem afetar os seus
plano como um todo. Novas tarefas, tarefas obsoletas, datas intermediárias
que afetam outras tarefas ou a disponibilidade irregular de um recurso
poderiam, caso contrário, passar despercebidas; mas com o Microsoft
Project você pode manter tudo sob controle.
Características Básicas do Ms Project

Dentre os diversos recursos disponíveis, destacamos:
Geral
 Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de
precedências): as tarefas do projeto são criadas na forma de blocos
interligados, formando uma rede. Portanto, ele não trabalha com o
Diagrama de Setas, muito popular em programas da década de 60
mas totalmente superados;
 Utliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto
padrão de tabelas e o usuário pode criar suas próprias tabelas. Em
muitas situações, um Gráfico de Gantt é gerado automatcamente,
auxiliando o processo de entrada de dados;
 Aceita relações de precedências entre tarefas tpo Fim-Início, Início-
Início, Fim-Fim, e Início-Fim;
 Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repettva). Por
exemplo, em um projeto pode-se planejar a realização de reuniões
todas as segundas-feiras;
 Permite estabelecer níveis hierárquicos através de “tarefas de
resumo”. Este aspecto é muito útl na criação da Estrutura de
Decomposição do Trabalho;
 Permite uso de subprojetos;
 Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas;
 Possui um conjunto padrão de relatórios e o usuário pode criar seus
próprios relatórios;
 Permite a inclusão de “campos do usuário”, que aceitam diversos
tpos de operação.
Tempo (Datas e Folgas)
 O cálculo da rede é feito automatcamente com a entrada de dados.
Esta opção pode ser desatvada, caso conveniente;
 Permite definição de “semana de trabalho”, expediente de trabalho e
feriados;
 O cálculo da rede pode ser feito “do início para o fim” ou “do fim para
o início”;
 Permite o uso de “datas programadas” para as tarefas;
 Permite o uso do modelo probabilístco.
Recursos
 Os recursos são ligados diretamente às tarefas;

 Permite redistribuição de recursos (ou nivelamento de recursos),
manual ou automátca.
Custos
 Os custos são ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos
ou de custos dos recursos alocados.
O MS PROJECT é um dos mais modernos aplicatvos voltados para o
gerenciamento de projetos. Através dele você poderá planejar, especificar,
implantar e acompanhar o desenvolvimento de qualquer tpo de projeto. As
informações podem estar representadas graficamente ou através de
relatórios customizados.
O AMBIENTE DO MS PROJECT
Ao ser iniciado o Ms Project, será aberto um arquivo inttulado Projeto1. A
tela inicial padrão do é a visualização do gráfico de Gantt, como na figura
abaixo:
Figura 12 – Tela inicial do MS Project
Através desta tela é que o usuário pode interagir com o programa. A área de
trabalho do MS Project 2007 é composta por:

Menu Principal – é a barra que contém todos os comandos do MS
Project. Os comandos mais utlizados aparecem também na Barra de
Ferramentas, do mesmo modo que nos outros programas da Microsoft.
Barras de Ferramentas – contém os botões dos comandos mais
utlizados. A Barra de Ferramentas pode ser personalizada pelo usuário.
Barra de Modos – contém botões para as visualizações mais utlizadas
pelo usuário. Também pode ser personalizada
Barra de Edição – como ocorre no Excel, podemos digitar dados
diretamente nas tabelas ou na Barra de Edição.
Modo atual de trabalho – indica o modo de trabalho no qual o MS
Project se encontra. Pode ser:
 Pronto – o sistema está aguardando uma ação do usuário
 Abrindo <nome do projeto> - indica que está em modo de entrada
de dados
 Salvando <nome do projeto> - indica que está gravando as
alterações em um arquivo
Área para Tabelas – neste espaço são colocadas as diversas tabelas do
banco de dados do MS Project
Área Gráfica – é a região onde aparecem as visualizações gráficas do
projeto, tal como o Gráfico de Gantt.
Barra Separadora Vertical – separa a Área para Tabelas e a Área Gráfica.
Pode ser movida para a esquerda ou para a direita, permitndo visualizar
melhor a porção gráfica ou as outras colunas da tabela de dados.
Criando um novo projeto

Para iniciar um novo projeto, o Project proporciona duas maneiras para fazê-
lo: começando um projeto totalmente novo ou a partr de um modelo pré-
existente.
 Projeto vazio: pode ser aberto seguindo as guias menu Arquivo →
Novo → Projeto Vazio ou clicando no ícone correspondente na barra
de ferramentas. Outro modo é através do atalho Control + O.
 A partir de um modelo: Seguindo o mesmo caminho da opção
anterior menu Arquivo → Novo a tela abaixo irá aparecer na parte
esquerda.
Vamos criar um projeto simples para aprender como usar o MS Project. O
exemplo abaixo refere-se às etapas de construção de uma pequena casa, sua

duração (está apresentada em semanas, mas poderia ser em horas, dias,
meses etc) e as tarefas que precedem cada uma delas.
Precedência Tempo
Código Atividade
Imediata (Horas)
A Verificar partes com defeito (com a - 8
máquina em operação)
B Desmontar a máquina deixando as A 10
partes sobre a fundação
C Transportar partes da máquina até a B 4
oficina de reparo
D Desmontar fundação antga C 6
E Consertar as partes da máquina na C 18
oficina
F Construir nova fundação D 15
G Transportar partes reformadas até a E 4
fábrica
H Montar a máquina G 15
I Posicionar máquina montada sobre a H, F 3
nova fundação
J Efetuar os teste finais I 2
Tabela 2 – Informações para montagem da rede

Graficamente, poderíamos representar o projeto da seguinte forma:
E G H
A B C I J
D F
Figura 13 – Projeto Montagem da Rede
Iniciar um Novo Projeto

O processo de criação de um novo projeto no MS Project segue o padrão dos
demais programas da Microsoft. Após abrir o programa, você já estará em
um novo projeto. Entretanto, a tela de inicial de informações sobre o projeto
não é apresentada. Para isso, no Menu Principal, clique na opção Project
(Projeto) e selecione Project Information... (Informação sobre o Projeto...).
Estando em um projeto existente ou se quiser iniciar um outro projeto,
clique na opção File (Arquivo) do Menu Principal e depois selecione New
(Novo). Será criado um projeto em branco e a tela inicial de informações
sobre o projeto será apresentada.
Figura 14 – Tela de Informações sobre o Projeto

Nesta tela você deverá fornecer a data de início (Start date) e/ou término
(Finish date) do projeto, que data considerar para início da agenda (Schedule
from), a data atual (Current date), a data de status (Status date), o calendário
(Calendar) e a prioridade do projeto.
 Start date (Data de início) – data de início do projeto
 Finish date (Data de término) – data de término do projeto. Inicialmente
contém a data atual. Após a entrada de dados conterá a data de término
do projeto, conforme calculado pelo programa. Caso se deseje que o
programa efetue os cálculos na modalidade do “fim para o início”, deve-
se preencher este campo e também o campo seguinte. Observe que o
preenchimento deste campo é mutuamente exclusivo em relação ao
campo Start date (Data de Início), conforme escolha a ser feita no campo
apresentado a seguir.
 Schedule from (Agendar a partir de) – determina a data a considerar para
montar a agenda (a Data de início ou a Data de término). Os cálculos para
obter as datas das tarefas da rede são feitos com base nesta opção.
 Project Start Date (Data de Início do Projeto): os cálculos são feitos do
início para o final da rede

 Project Finish Date (Data de Término do Projeto): os cálculos são
efetuados do fim para o início da rede.
 Current date (Data atual) – data atual de acordo com o relógio do
computador
 Status date (Data de status) – data da coleta dos dados de andamento do
projeto (custos)
 Calendar (Calendário) – especifica os dias da semana e horários a serem
considerados na agenda. O calendário padrão (Standard), por exemplo,
considera os seguintes dias/horários de serviço: segunda a sexta, das 08h00
às 17h00, com intervalo para almoço entre as 12h00 e 13h00. Estas
informações do calendário padrão podem ser alteradas pelo usuário –
conforme apresentado na seção Calendário de Trabalho (pág. 19)
 Priority (Prioridade) – indica a prioridade do projeto. Deve ser um
número de 0 a 1000. Quanto maior o número maior a prioridade. Esta
informação é utlizada quando o MS Project tem que decidir quanto à
alocação de um recurso a um projeto ou outro.
O botão Statistics apresenta estatístcas sobre o projeto, tais como: data de
início e término, duração, trabalho e custo.
Obs.: A abertura desta janela pode ser automátco ao ser aberto um novo
projeto. Para atvar a abertura automátca da janela utliza-se o menu
Ferramentas → Opções → Geral → Solicitar informações ao abrir projeto.
É importante notar que você pode criar um projeto dando como ponto de
partda a data de início desejada ou a data de término. Neste últmo caso, o
MS Project parte da data em que o projeto deverá estar pronto e vai
retroagindo. Esta opção é útl quando temos uma data limite para a
conclusão do projeto e queremos ter uma idéia de quando começar, de
modo que o prazo seja cumprido.
Criando e Alterando Calendários
Utlizar o calendário certo é fundamental no planejamento e controle de
projetos. Por isso, o Project permite o usuário criar seu próprio calendário ou
utlizar algum dos três modelos existentes no programa. Esses calendários
permitem controlar os dias úteis de trabalho e a existência de feriados ou
folgas, influenciando diretamente em como os recursos devem ser atribuídos
e como as tarefas devem ser agendadas. Os calendários podem ser aplicados
para todo o projeto, para uma determinada tarefa, para um conjunto de
tarefas ou para um recurso ou mais. Para acessá-los, utliza-se o caminho:
menu Ferramentas → Alterar Período Útl
O Ms Project utliza três calendários que podem ser personalizados:

 Padrão: É o calendário mais usual, seu horário é definido de segunda
a sexta, das 9h às 18h e apresenta uma hora de intervalo.
 24 horas: Neste calendário os recursos são usados de forma
ininterrupta, sem período de folga.
 Turno da Noite: Neste calendário defini-se o horário do turno
noturno, que é definido de segunda a sexta com períodos de trabalho
entre 23h e 8h, com uma hora de intervalo.
Figura 15 – Calendário - Alterar Período Útl

Após preenchida esta tela inicial, será apresentada a tela de entrada de
dados. Aumente a parte visível da planilha, de modo que a coluna de
predecessoras fique à mostra (coloque o ponteiro do mouse sobre a Barra
Separadora Vertical, clique, segurando o botão do mouse e arraste para a
direita.
Feito isso, agora é só digitar os dados do projeto. Clique na coluna Task
Name (Nome da Tarefa), na Área para Tabelas, e digite o nome da primeira
atvidade. Depois clique na coluna Duration (Duração) ou pressione a tecla
TAB, e digite a duração da tarefa, que deve ser informada por um número
seguido de uma letra. A letra indica a unidade de tempo a ser considerada,
de acordo com a tabela abaixo:
Unidade de tempo Letra a utilizar
Minutos m

Horas h
Dias d
Semanas s
Meses me
Anos an
Tabela 3 – Unidades de Tempo de Duração

Para a primeira atvidade, por exemplo, digite 8h, indicando duração de 8
horas. Caso não tenha certeza do tempo de duração da atvidade, você pode
digitar o símbolo “?” após a letra (por exemplo, 8h?). Dessa forma, o MS
Project entende que trata-se de estmatva. Quando possuir o valor correto,
basta digitar o tempo de duração sem o símbolo “?”.
Observe que ao digitar o tempo de duração, o MS Project automatcamente
calcula o valor das colunas Start (Início) e Finish (Término). Portanto, você
não deve digitar nada nestas colunas. A próxima coluna a digitar é a
Predecessors (Predecessoras). Nesta coluna, digite o código da(s) atvidade(s)
precedente(s) à que você está cadastrando. Caso haja mais de uma atvidade
precedente, separe-as com ponto-e-vírgula (;).
A coluna seguinte é a Resource Names (Nome dos Recursos). Nesta coluna
deverá ser informado o nome dos recursos a serem utlizados para a
realização das atvidades. Como no nosso exemplo não faremos alocação de
recursos, esta coluna será explicada mais adiante.
Observe agora a Área Gráfica (ao lado da planilha) e veja que o MS Project
automatcamente vai montando o Gráfico de Gantt. À medida em que você
informa cada atvidade, ela vai sendo plotada no gráfico, bem como a
indicação das relações de precedência entre elas.
Para a edição das informações das tarefas que estão sendo inseridas, pode-
se proceder das seguintes formas:
I. Selecione a tarefa que deseja editar;
II. Dê um duplo clique na tarefa ou utlize a seqüência menu Projeto >
Informações sobre a tarefa... ;
III. Edite o conteúdo das tarefas.
A edição de um tarefa também pode ser feita através de guias.
Após digitar todos os dados, sua planilha terá a aparência da Figura 16:

Figura 16 – Planilha de Dados do Projeto
Quando queremos chamar atenção para algum ponto no projeto que seja de
maior interesse ou que represente um objetvo a ser atngido chamamos
essa ocorrência de marco. Um marco é representado por uma tarefa com
duração zero e é representada no gráfico de Gantt por uma simbologia
própria com a data do evento ao lado. Portanto, para inserir um marco no
projeto, basta adicionar uma tarefa e escolher uma duração zero para ela.
Relacionamento entre as tarefas

Quando você cria uma lista de tarefas percebe que todas elas se iniciam na
mesma data, que é a data de início do projeto. Mas muitas vezes, na
execução de um projeto algumas tarefas só podem iniciar quando outra
estver concluída. Portanto, é necessário determinar o tpo de
relacionamento que ocorre no projeto que está sendo desenvolvido.
O relacionamento entre as tarefas pode ser criado através da coluna
predecessoras no gráfico de Gantt ou através da edição das informações da
tarefa como visto anteriormente. O padrão de relacionamento definido pelo
Project é o Término – a – Início (TI). Para colocar outro tpo de
relacionamento basta que seja digitada a sigla de relacionamento desejada
após o número da tarefa que será predecessora.
Tipo de Relacionamento Descrição da Apresentação no

tarefa Gráfico de Gantt

A tarefa só começa
Término - a - Início (TI) quando a predecessora
termina
A tarefa só começa
Início - a - Início (II) quando a predecessora
começa
A tarefa só termina
Término - a - Término (TT) quando a predecessora
termina
A tarefa só termina
Início - a - Término (IT) quandoa predecessora
começa (Raridade)
Tabela 4 – Relacionamento entre as tarefas
Figura 17 – Criando relacionamento entre as tarefas

Algumas vezes é necessário incluir tempos de antecipação ou de folga entre
as tarefas. A folga é a situação onde existe um tempo livre entre o fim de
uma tarefa e o início da seguinte e antecipação é quando uma tarefa se inicia
antes da anterior ter atngido o fim.
Para colocarmos esses tempos de folga ou antecipação, basta ir até a coluna
“Predecessoras” e ao lado do número da tarefa que é precedida, digita-se o
número de dias de folga (número positvo) e antecipação (número negatvo).
Planejando e Gerenciando com o Project

No gerenciamento de projetos, além do controle das atvidades que
compõem o projeto, é importante definir a responsabilidade de cada tarefa.
O MS Project permite o controle de recursos utlizados no empreendimento.
Os recursos são os equipamentos e pessoas necessárias para completar
tarefas. O Project armazena informações sobre cada recurso com o objetvo
de acompanhar as horas, custos e o efeito que cada recurso tem sobre o
projeto.
Caso as informações sobre os recursos não sejam acompanhadas
posteriormente, não é essencial inseri-las no projeto. No entanto,
informações de recursos detalhados oferecem relatórios com mais detalhes
sobre todos os fatores envolvidos.
Para inserir recursos pode-se utlizar o modo “Planilha de Recursos” que é
exibido na barra de modos. Caso não seja mostrado, proceda da seguinte
forma: menu Exibir > Mais modos de exibição > Planilha de Recursos.
Figura 17 – Modo de Exibição da Planilha de Recursos
A atribuição de recursos a tarefas pode ser feita pela visualização do Gráfico

de Gantt. Selecione a tarefa desejada e clique no botão Atribuir recursos ou
pelo menu Ferramentas > Atribuir Recursos.
Para substtuir ou remover um recurso já atribuído a uma tarefa, acesse a
janela Atribuir recursos e utlize os botões Substtuir ou Remover.
O Project permite efetuar cálculos da duração da atvidade e o uso dos
recursos de acordo com o tpo da tarefa. O MS-Project está programado com
a seguinte seqüência de calculo. Primeiro alterar a duração, depois e
trabalho e por últmo as unidades.
O Gráfico de Gant
O diagrama de Gantt é um gráfico usado para ilustrar o avanço das diferentes
etapas de um projeto. Os intervalos de tempo representando o início e fim

de cada fase aparecem como barras coloridas sobre o eixo horizontal do
gráfico.
O Gráfico de Gantt do projeto terá a seguinte aparência:
Figura 18 – Gráfico de Gantt do Projeto

Clicando sobre o gráfico é possível realizar diversas tarefas, tais como alterar
a relação de precedência entre as tarefas, modificar a escala de tempo etc.
Além disso, várias opções podem ser acessadas clicando-se com o botão
direito do mouse sobre a área do gráfico.
Para melhor visualizá-lo, utlize os botões de zoom:
Para imprimir o Gráfico de Gantt, no Menu Principal, selecione a opção File
(Arquivo), depois Print... (Imprimir...). Você poderá imprimir o gráfico de todo
o projeto ou apenas parte dele, de acordo com as páginas ou a escala de
tempo.

Figura 19 – Opções para impressão
Para obter somente as informações de projeto específicas que você deseja
em sua impressão envolve um trabalho de preparação das informações que
quer separar um pouco antes de você apertar o botão de impressão.
Padronizando Procedimentos
Alguns procedimentos do MS Project podem ser padronizados de modo a
facilitar o trabalho de planejamento. Para isso, clique na opção Tools
(Ferramentas) do Menu Principal, selecione Options... (Opções...).
Podemos, por exemplo, padronizar a unidade de duração das tarefas.
Inicialmente, o padrão é “dia”. Ou seja, caso não seja informada a unidade de
tempo da duração da tarefa (m = minutos, h = horas, d = dias, s = semanas,
me = meses, na = anos), o MS Project assume a duração em dias. Se quiser
alterar este padrão, após acessar a tela Options... (Opções...), clique em
Schedule (Agenda) e altere o campo Duration is entered in (A duração é
inserida em) para o valor desejado como padrão.
Outra padronização importante diz respeito ao calendário a ser utlizado pelo
MS Project. Toda tarefa pressupõe o uso de determinado calendário que
especifica os dias de trabalho, horário do expediente e feriados. O calendário
padrão (Standard) pressupões que:
 A semana começa no domingo

 Os dias de trabalho vão de segunda-feira até sexta-feira
 Os dias de descanso são o sábado e o domingo
 O expediente de trabalho é das 08h00 às 12h00 e das 13h00 às
17h00
 Não há feriado
É a partr destas informações que serão determinados o tempo de execução
de cada tarefa, os recursos a ela vinculados e conseqüentemente a duração
do projeto.
Para alterar as informações do calendário padrão, clique na guia Calendar
(Calendário) que aparece na tela de opções e altere os valores desejados.
Observe que nem todas as informações do calendário padrão poderão ser
modificadas. Veremos adiante como alterá-las.
O Diagrama da Rede
Além do Gráfico de Gantt, podemos visualizar o projeto através do Diagrama
da Rede, que nos mostra a precedência entre as tarefas (este diagrama
também é chamado Diagrama de Precedências). Para isso, na Barra de
Modos clique no botão Network Diagram (Diagrama da Rede).
Figura 20 – Diagrama da Rede

Assim como o Gráfico de Gantt, diversas opções estão disponíveis para o
Diagrama da Rede. Basta clicar com o botão direito do mouse sobre qualquer
parte do diagrama.
Para focalizar o diagrama na tela, utlize os botões de zoom:
Também para imprimir o Diagrama da Rede, siga as orientações para
impressão do Gráfico de Gantt, ou seja, selecione File (Arquivo) e depois
Print... (Imprimir...).
A Visualização “Calendário”
Dentre as diversas formas de visualização do projeto, temos ainda a
visualização Calendário, onde aparece o que é executado em cada semana
do projeto.
Figura 21 – Tela de visualização do modo calendário

Para acessar essa forma de visualização, clique no botão Calendar
(Calendário) da Barra de Modos - ou clique em View (Exibir) no Menu
Principal e selecione a opção Calendar (Calendário).
Esta forma de apresentação é bastante interessante e fácil de visualizar o
projeto, visto que guarda grande semelhança com as agendas manuais.

Salvando o Projeto
Para salvar o projeto criado, siga o seguinte procedimento (que é o mesmo
para todos os programas Microsoft):
 Clique em File (Arquivo) no Menu de Opções
 Selecione a opção Save (Salvar)
 Digite o nome do arquivo
 Clique no botão Save (Salvar)
Após clicar no botão Save (Salvar), o MS Project apresentará a seguinte
janela:
Figura 22 – Opção de Salvamento

A linha de base é uma base para comparação. Caso você salve o projeto com
uma linha de base, as informações iniciais de tempo, recursos e custos serão
armazenadas em campos especiais, de modo a possibilitar futuras comparações
do tpo previsto/realizado quando o projeto estver em andamento ou sofrer
alterações. Após fazer a sua escolha, clique no botão OK.
Uma vez criada a linha de base (baseline), a janela apresentada acima não
será mais exibida. Entretanto, pode ocorrer a situação em que já se efetuou
o salvamento das linhas de base e, posteriormente, deseja-se efetuar um
novo salvamento, pois o anterior ficou obsoleto. Para isto, clique em Tools
(Ferramentas) no Menu Principal, aponte para a opção Tracking (Controle) e
selecione Save Baseline... (Salvar Linha de Base...).

Figura 23 – Janela de Salvamento da Linha de Base
A opção Save interim plan (Salvar plano provisório), que aparece na janela
acima, é útl para efetuar simulações de planejamento, salvando um plano
atual como “plano provisório”. Isto é válido somente para as datas de início e
término informadas.
Também é possível apagar a linha de base. Para isto, clique em Tools
(Ferramentas) no Menu Principal, aponte para Tracking (Controle) e
selecione a opção Clear baseline... (Limpar linha de base...).
Salvamento Automático
O MS Project pode ser programado para salvar o projeto a cada intervalo de
tempo. Para isso, clique em Tools (Ferramentas) no Menu Principal, selecione
a opção Optons... (Opções...), clique na guia Save (Salvar) e informe o
intervalo de tempo desejado (em minutos). Este procedimento é importante,
pois em caso de falta de energia ou problema no programa (aquela maldita
mensagem “Este programa efetuou uma operação ilegal e será fechado”) o
seu trabalho não será totalmente perdido.
A Duração do Projeto
Após fornecer os dados de um projeto, desejamos saber qual a sua duração
total. Esta informação está disponível na tela Estatístcas. Para acessá-la,
clique em Project (Projeto), no Menu Principal, selecione a opção Project
Informaton (Informações sobre o projeto) – observe que esta é a tela
apresentada ao iniciar-se um projeto – e clique no botão Statstcs...
(Estatístcas...). a Figura a baixo apresenta a tela de Estatístcas.

Figura 24 – Tela de Estatístcas
O MS Project automatcamente calcula as datas de um projeto (inclusive de
todas as tarefas) sempre que se efetua alguma alteração de dados. Para isso
são utlizadas as Informações sobre o projeto.
Cálculos de Datas no MS Project
No MS Project, as principais datas de planejamento de uma tarefa são as
seguintes:
Início: Early Start (Início Mais Cedo) – primeira data de início
Término: Early Finish (Término Mais Cedo) – primeira data de término
Início atrasado: Late Start (Início Atrasado) – últma data de início
Término atrasado: Late Finish (Término Mais Tarde) – últma data de término
Essas informações são apresentadas na Agenda. Para acessá-la, clique em
View (Exibir), no Menu Principal, aponte para Table (Tabela) e selecione
Schedule (Agenda). Conforme mostramos no item anterior, o próprio projeto,
como um todo, deve possuir uma data a ser escolhida entre as opções Data
de início do projeto ou Data de término do projeto. Assim, têm-se as
seguintes opções para o cálculo das datas das tarefas de um projeto:
 Fornecer Data de início do projeto: inicialmente o programa calcula
as “primeiras datas de início” das tarefas do início para o fim do
projeto, tomando como ponto de partda o valor fornecido para Data
de início do projeto. A seguir, o cálculo das “últmas datas de início” é
feito do fim do projeto para o início e baseia-se na maior data das
últmas tarefas, obtda no processo de cálculo da primeira etapa.
 Fornecer Data de término do projeto: inicialmente o programa
calcula as “últmas datas de início” das tarefas do fim para o início do
projeto, tomando como ponto de partda o valor fornecido para Data
de término do projeto. A seguir, o cálculo das “primeiras datas de
início” é feito do início para o fim do projeto e baseia-se na menor
data das primeiras tarefas, obtdas no processo de cálculo da primeira
etapa.
Além das datas acima, o MS Project fornece também dois valores para as
folgas das tarefas:
 Margem de Atraso Permitida: Folga Livre (Free Slack)
 Margem de Atraso Total: Folga Total (Total Slack)
Caminho Crítico
Chama-se de caminho crítco aquela seqüência de tarefas que define a
duração do projeto. Quando se aumenta a duração de uma tarefa crítca, o
projeto se atrasa.
De forma análoga, quando se encurta a duração de uma tarefa crítca, o
projeto é finalizado mais cedo.As tarefas crítcas possuem valor nulo para
Folga Total (Total Slack) ou Margem de Atraso Total. No MS Project é possível
informar que devem ser consideradas como crítcas todas as tarefas cujo
valor de Folga Total fiquem abaixo de um determinado valor – clique em
Tools (Ferramentas), no Menu Principal, selecione a opção Options...
(Opções...), clique na guia Calculation (Cálculo) e verifique o campo Tasks are
critical if slack is less than or equal to ... days (Tarefas são críticas se o valor
de Folga Total é menor ou igual a ... dias). Como sabemos do PERT/CPM,
uma rede pode conter um ou mais caminhos crítcos.
Figura 25 - Visualização do Caminho Crítco

Atrasos inesperados ou acréscimo de tarefas podem fazer com que os
projetos finalizem depois do prazo previsto. Desse modo, temos maneiras de

encurtar o caminho crítco para poder finalizar um projeto mais
rapidamente.
No gráfico de Gantt o caminho crítco é definido com a cor vermelha, basta ir
modo de Exibição - Gantt de Controle.
Múltiplos Caminhos Críticos

No exemplo apresentado, a rede encerrou-se com uma única tarefa. Quando
temos diversas tarefas de encerramento, costuma-se dizer que ela possui
diversos “caminhos de encerramento”. É comum que apenas um deles defina
a duração do projeto: ele consttui o caminho crítco. Os outros, por se
encerrarem antecipadamente, possuem uma folga quando comparados com
o caminho crítco. Esta situação (existência de folga em caminhos que
chegam ao final do projeto) geralmente não agrada ao gerente do projeto,
que deseja gerenciar como crítcos todos os caminhos que chegam ao final
do projeto. O MS Project contempla esta necessidade. Podem-se ter as
seguintes opções de cálculo das “datas atrasadas” (ou “últmas datas de
término”) para os diversos caminhos que chegam ao final:
 Utlizar, para todas as “últmas tarefas”, a maior data de término
encontrada entre todas as “últmas tarefas da rede”;
 Utlizar, para cada “últma tarefa”, a sua própria data de término.
Neste caso tem-se a situação denominada “múltplos caminhos
crítcos”.
Para atvar uma opção ou outra, deve-se atvar ou não o campo Calculate
multiple critical paths (Calcular vários caminhos críticos), que aparece
clicando-se na opção Tools (Ferramentas), do Menu Principal, opção
Options... (Opções...), guia Calculation (Cálculo).
Calendário de Trabalho
As informações referentes aos dias e horários de trabalho consttuem o que
se chama Calendário de Trabalho. Para acessá-las, clique em Tools
(Ferramentas), no Menu Principal, selecione a opção Change Working Time...
(Alterar o período de trabalho...). deverá aparecer uma tela como a
apresentada na Figura abaixo:

Figura 26 – Calendário de Trabalho
As informações apresentadas, como você pode ver no campo For (Para), são
do calendário padrão. Esta tela permite criar novos períodos de trabalho ou
alterar os existentes. O MS Project oferece três opções de período de
trabalho ou calendário:
 Standard (Standard)
 24 Horas (24 Hours)
 Turno Noturno (Night Shift)
Selecione cada uma das opções do campo For (Para) e verifique, de acordo
com a legenda apresentada do lado direito do calendário (legend), os
dias/horários de trabalho e de folga para cada calendário.
Para marcar um determinado dia como feriado, por exemplo, você seleciona
o mês, clicando na barra de rolagem, dá um clique sobre o dia no calendário
e seleciona a opção Nonworking tme (Período de folga) no campo Set
selected date(s) to (Definir a(s) data(s) selecionada(s) como) do lado direito
do calendário.
Quando o calendário “Standard” não atender ao projeto, é recomendável
que se defina um novo calendário antes de se fornecer a lista de tarefas. É
possível efetuar alterações no calendário de um projeto existente, porém
deve-se ter o cuidado de com as tarefas cujas durações estejam definidas em
semanas, meses ou anos, pois, nestes casos, resultados imprevisíveis podem
ocorrer. O ideal, neste caso, é que as tarefas estejam definidas em dias úteis.
Observação:
É possível informar que uma tarefa deve ser executada na forma de “dias
corridos”, sem ser necessária a alteração do calendário. Neste caso, deve-se
digitar, por exemplo, 3dd no campo Duração da citada tarefa.

Linha de Base
O controle de um projeto é o processo de comparação do que acontece
realmente durante o projeto com o que foi estmado que acontecesse. Para
controlar, deve-se registrar a programação do projeto no momento que o
planejamento estver completo. Esse momento é chamado de Linha de Base.
A Linha de Base é um conjunto de dados salvo no projeto. O projeto suporta
salvar até onze Linhas de Bases diferentes, simulando diferentes cenários no
projeto. Para definir uma nova Linha de Base, clique no menu Ferramentas >
Controle > Definir Linha de Base. Uma nova janela será aberta. Selecione
qual o número que deseja associar a Linha de Base e clique no botão OK.
Na maioria das vezes, não é desejado modificar a Linha de Base. Ele é um
momento congelado no tempo, um registro para comparar com o progresso
do projeto. Mudando a Linha de Base, o objetvo não é atngido. Mesmo
assim, há circunstâncias nas quais, por razões estratégicas, necessita-se
modificar a Linha de Base, limpá-la ou definir uma segunda ou terceira Linha
de Base para documentar diferentes mudanças.
Figura 26 – Linha de Base

Controlar o projeto consiste em informar ao Project informações reais, como
a data real de início, a data real de término e a duração das tarefas. Dessa
forma, o Project mostra uma programação revisada com projeções de como
o restante da programação é afetada, com base na atvidade real.

Acompanhando o Projeto
Acompanhar o progresso significa atualizar e analisar o desempenho de seu
projeto assim que o projeto está em andamento. Ao acompanhar o
progresso, você trabalha com três tpos de informações: de linha de base,
atual e real.
 Linha de Base: modelo fixo de como o projeto deveria progredir. Esta
informação não muda a menos que você especifique que deseja
mudar a Linha de Base.
 Atual: modelo funcional, que está sempre mudando, para as tarefas
que vão ocorrer depois que o projeto se encontra em andamento. O
cronograma pode mudar à medida que você recebe novas
informações e faz ajustes.
 Real: as informações reais são tarefas que já estão em andamento ou
que já foram finalizadas. À medida que você insere datas reais para
tarefas completadas, as datas de início e fim para as tarefas
programadas remanescentes são atualizadas.
Atualizando o Projeto:
Alguns dados sobre a execução do projeto podem ser registrados
preenchendo alguns campos para cada tarefa. Há dois modos de atualização:
por tarefas (mais específica) ou do projeto (mais ampla).
Para atualizar uma tarefa, selecione-a e clique no menu Ferramentas >
Controle > Atualizar tarefas.
Figura 27 – Atualizando Tarefas

Na janela que abrir, pode-se definir a conclusão da tarefa, definindo a %
concluída, a Duração real, ou a Duração restante. Informando um desses
campos, os outros dois são posteriormente calculados automatcamente.
Além disso, pode-se informar quando realmente a atvidade iniciou e
terminou. Para concluir, clique no botão OK.

Visualizando o Cronograma
A linha de grade tracejada na vertcal do Gráfico de Gantt marca a data de
hoje na escala de tempo. As tarefas com barras de Gantt completamente à
esquerda da linha da data devem estar completas. Por exemplo, na ilustração
que se segue, a tarefa 24, “Telhamento”, deve estar 100% completa. As
tarefas cujas barras cruzam a linha de data devem estar parcialmente
completas. Por exemplo, a tarefa 29, “Cerâmica de Parede”, já foi iniciada e
deve estar aproximadamente 50% completa.
Figura 28 – Visualizando o Cronograma
As tarefas à direita da linha de data são programadas para começar mais

tarde. Além disso, as barras de progresso dentro das barras de Gantt
proporcionam uma indicação gráfica do progresso das tarefas.

Duração do Projeto - Modelo Probabilístico
O MS Project permite a entrada de dados no chamado “modelo
probabilístco”. Nesta opção, você informa a duração otmista, a esperada e a
pessimista para cada tarefa. para acessá-la, clique em View (Exibir), no Menu
Principal, aponte para Table... (Tabela...), selecione More Tables... (Mais
tabelas...) e selecione PA_PERT_Entry (Planilha de Entrada para PERT PA). A
tabela do “modelo probabilístco” deverá aparecer.
Figura 27 – Tabela do Modelo Probabilístco
Cada duração do modelo probabilístco tem um peso padrão:

 Duração Otimista (Optimistic Duration) - DO: Peso padrão = 1
 Duração Esperada (Expected Duration) - DE: Peso padrão = 4
 Duração Pessimista (Pessimistic (Duration) - DP: Peso padrão = 1
Os pesos padrões podem ser alterados pelo usuário. Para isso, clique em
View (Exibir), no Menu Principal, aponte para Toolbars (Barras de
Ferramentas) e selecione PERT Analysis (Análise PERT).

Na barra de ferramentas que será exibida, clique no botão Set PERT Weights
(Níveis de importância PERT). A partr da duração definida, o MS Project
calculará a duração mais provável (DMP) da seguinte maneira:
DMP = (1 x DO + 4 x DE + 1 x DP) / 6
Quando o cálculo é solicitado – clique no botão Calculate PERT (Calcular
PERT) na barra de ferramentas Análise PERT -, o valor de DMP substtui o
campo Duração das tarefas.
Nivelamento de Recursos do Projeto

O MS Project permite a alocação de recursos para a realização das tarefas.
Os tpos de recursos são:
 Trabalho (pessoas ou equipamentos);
 Material
O Ms Project pode resolver automatcamente os problemas existentes com a
redistribuição de recursos, que consiste em deslocar as atvidades que
causam conflito, até que todos os recursos não apresentem uma demanda
maior que a disponibilidade.
Ao nivelar o projeto, o Ms Project leva em consideração quais atvidades são
crítcas, as folgas existentes, o fluxo das predecessoras/sucessoras, durações,
restrições de data e prioridades. Para executar a redistribuição de recursos
siga o caminho: menu Ferramentas > Redistribuir recursos ...
Figura 28 – Redistribuir Recursos

A resolução automátca por redistribuição pode também atrasar o término
do projeto, se for necessário e assim configurado. Cabe ao gerente do
projeto ao simular as opções e resolver se esta é ou não satsfatória.

Definições Preliminares
Como sempre convém ao se criar um novo projeto, devem-se estabelecer
antecipadamente as definições preliminares que serão válidas para todo o
projeto. No caso de recursos, são importantes as seguintes definições:
 Tipo de tarefa relativamente à carga de recursos e duração;
 Como fornecer quantidade de recursos
Na aba Geral da caixa de diálogo “Informações sobre o recurso”, você pode
adicionar o e-mail do recurso (se for recurso humano) e alterar as
informações já providenciadas anteriormente. Além disso, na seção
“Disponibilidade do recurso”, pode ser adicionados períodos nos quais o
recurso estará disponível para o uso.
Tipo de Tarefa Relativamente à Carga e Duração
No MS Project as tarefas podem ser classificadas como pertencentes aos tpos
mostrados a seguir e que têm influência direta na duração da tarefa (acesse a
opção Tools (Ferramentas), no Menu Principal, Options... (Opções...), Schedule
(Agenda), campo Default task type (Tipo de tarefa padrão):
 Fixed Duration (Duração Fixa): a duração da tarefa não se altera pela
alteração na quantdade de recursos a ela alocada;
 Fixed Units (Unidades Fixas ou Carga Fixa): a duração da tarefa é
conseqüência da quantdade de recursos alocados;
 Fixed Work (Trabalho Fixo): a duração da tarefa é conseqüência da
quantdade de recursos alocados.
Estes tpos se relacionam da seguinte maneira:
Trabalho = Carga x Duração
em que a carga representa a quantdade de recursos.
Fornecimento da Quantidade de Recursos

No MS Project as quantdades de recursos podem ser fornecidas de duas
formas (acesse a opção Tools (Ferramentas), no Menu Principal, Options...
(Opções...), Schedule (Agenda), campo Show assignment units as a (Mostrar
unidades de atribuição como):
 Percentage (Percentual): os valores são fornecidos na forma
percentual. Por exemplo, pode-se informar que o recurso Pedreiro de
uma tarefa estará dedicado a ela durante 50% de seu tempo total
diário;
 Decimal (Decimal): os valores fornecidos se referem a quantdades
inteiras com fração. Por exemplo, pode-se dizer que se necessita de

2,5 galões de tnta para a tarefa pintura ou, então, que se necessita
de 0,5 pedreiro para realizar a tarefa.
Estas duas formas são equivalentes: tanto faz fornecer 0,5 pedreiro como
50%. O uso de uma ou outra forma depende da conveniência de linguagem.
Associando Recursos às Tarefas
A associação de recursos às respectvas tarefas pode ser feita através da
própria planilha de entrada de dados, na coluna Resource Name (Nome do
Recurso). Caso deseje alocar mais de um recurso à mesma tarefa, separe-os
com ponto-e-vírgula (;).
Custos
Certamente, o custo é um importante aspecto no gerenciamento de
projetos. No MS Project os custos devem ser definidos diretamente nas
tarefas, nas seguintes modalidades:
 Custo fixo da tarefa;
 Custo dos recursos que estão alocados às tarefas
Custos Fixos
Chama-se Custo Fixo de uma tarefa ao valor que é fornecido
independentemente de sua duração ou dos recursos que a tarefa vai utlizar.
Para utlizar custos em tarefas no MS Project, deve-se inicialmente defini-los
na tabela Custo. Para isso, clique em View (Exibir), aponte para Table...
(Tabela...) e selecione Custo (Cost). Será apresentada a tabela acima.
Figura 28 – Tabela de Informações de Custos

As colunas da tabelas têm o seguinte significado:
 Fixed Cost (Custo Fixo):
 Para atvidades planejadas é igual ao custo planejado
 Para atvidades completadas é igual ao custo real
 Para atvidades em andamento é igual ao custo planejado + o
custo real
 Fixed Cost Accural (Acumulação de Custo Fixo): têm-se as seguintes
opções:
 Start (Início): o valor do custo é lançado no momento de início da
tarefa;
 End (Fim): o valor do custo é lançado no momento de término da
tarefa;
 Prorated (Rateado): o valor do custo é rateado no período de
execução da tarefa.
 Total Cost (Custo Total): é um valor calculado pelo programa e
representa o valor total do custo da tarefa (custo fixo + custos dos
recursos);
 Baseline (Linha de Base): é o custo “congelado” em uma determinada
data. É calculado como a soma do custo fixo com os custos de todos
os recursos (tal como Custo total);
 Variance (Variação): representa a variação entre o custo estmado da
Linha de base e o custo fixo;
 Actual (Real): custo verdadeiro da execução da tarefa;
 Remaining (Restante): custo restante
Um Exemplo de Custo Fixo

Vamos acrescentar ao nosso projeto exemplo informações de custo, como
mostra a tabela abaixo:
Precedência Tempo Custos

Código Atividade
Imediata (Horas) (R$)
A Verificar partes com defeito (com - 8 40
a máquina em operação)
B Desmontar a máquina deixando A 10 300

as partes sobre a fundação
C Transportar partes da máquina B 4 90

até a oficina de reparo
D Desmontar fundação antga C 6 180

Precedência Tempo Custos
Código Atividade
Imediata (Horas) (R$)
E Consertar as partes da máquina C 18 500
na oficina
F Construir nova fundação D 15 930
G Transportar partes reformadas E 4 90

até a fábrica
H Montar a máquina G 15 600
I Posicionar máquina montada H, F 3 150

sobre a nova fundação
J Efetuar os teste finais I 2 10
Tabela 5 – Informações de Custos do Projeto

Para entrar com as informações de custo, siga as opções apresentadas no
item Custos Fixos. Aparecerá a tela de custos e você deverá digitar os dados
na coluna Fixed Cost (Custo Fixo). Dessa forma, o MS Project passará a
considerar as informações de custo do seu projeto.
Relatórios
Diversos relatórios podem ser emitdos pelo MS Project. Eles contêm uma
série de informações sobre o projeto que não aparecem nos diagramas. Para
acessar as opções de relatórios, clique em View (Exibir) no Menu Principal e
depois selecione a opção Reports... (Relatórios...). Aparecerá uma janela
como a mostrada na Figura abaixo, a partr daí você poderá:
 Criar um relatório visual para exibir no Microsoft Office Excel ou no
Microsoft Office Visio a partr de um modelo de relatório interno com
base em dados no projeto atvo;
 Criar um novo modelo a partr do qual criar um relatório visual;
 Editar um modelo existente para um relatório visual;
 Salvar dados do relatório como um banco de dados.

Figura 29 – Janela de Seleção de Relatórios
Esta janela apresenta as categorias de relatórios. Clicando na categoria
desejada, você poderá ver as opções de relatório propriamente ditas
clicando no botão Select (Selecione). São as seguintes as categorias e
respectvos relatórios disponíveis:
 Overview (Visão Geral) – fornecem uma visão geral do projeto
 Project summary (Resumo do projeto)
 Top-Level Tasks (Tarefas de nível superior)
 Critical Tasks (Tarefas críticas)
 Milestones (Etapas)
 Working Days (Dias úteis)
 Current Activities (Tarefas Atuais)
 Unstarted Tasks (Tarefas não iniciadas)
 Tasks started soon (Tarefas com início breve)
 Tasks in Progress (Tarefas em andamento)
 Completed Tasks (Tarefas concluídas)
 Should Have Started Tasks (Tarefas que deveriam ter iniciado)
 Slipping Tasks (Tarefas adiadas): tarefas que foram empurradas
para a frente devido a um atraso de outras tarefas

 Costs (Custos)
 Cash Flow (Fluxo de Caixa): mostra os custos de forma distribuída
no tempo
 Budget (Orçamento): listagem das tarefas, atribuições, seus
custos, datas etc.
 Overbudget Tasks (Tarefas com orçamento estourado)
 Overbudget Resources (Recursos com orçamento estourado)
 Earned Value (Valor Acumulado): mostra o desempenho do
projeto
 Assignments (Atribuições)
 Who Does What (Quem faz o que)
 Who Does What When (Quem faz o que quando)
 To-do List
 Overallocated Resources
 Workload (Carga de Trabalho)
 Task Usage
 Resource Usage
 Custom (Personalizados)
Uma vez selecionada a categoria e dentro da categoria o relatório a imprimir,
clique no botão Select (Selecione) e o relatório será emitdo. Primeiramente,
será apresentado na tela. Caso queira realmente imprimir, clique no botão
Print... (Imprimir...), que aparece no alto da tela.

6. Referências Bibliográficas
SILVA, R. V. da. Apostila – MS Project 2007 Professional. 3ª Edição. 2008.
BERNARDES, M. M. e S. Microsoft Project 2007: Gestão e Desenvolvimento
de Projetos. Editora Érica, 1ª Edição, 2007.
MARMEL, E. Microsoft Project 2007 Bible. Wiley Publishing, 2007.
FRANÇA, O. Gerenciamento de Projetos utilizando o Ms-Project. 2010.

Escola de Engenharia da Universidade Federal de Minas Gerais - UFMG
Av. Pres. Antônio Carlos, 6627 - Pampulha
Belo Horizonte/MG

Apostila MS Project 2007 - SEMMAP

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Figura 11 – Tela de trabalho do MS Project

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Características Básicas do Ms Project

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Figura 12 – Tela inicial do MS Project

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Criando um novo projeto

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Tabela 2 – Informações para montagem da rede

Figura 13 – Projeto Montagem da Rede

Iniciar um Novo Projeto

Figura 14 – Tela de Informações sobre o Projeto

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MS PROJECT 2007 no Gerenciamento de Projetos 24

Figura 15 – Calendário - Alterar Período Útl

Unidade de tempo Letra a utilizar

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Tabela 3 – Unidades de Tempo de Duração

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Relacionamento entre as tarefas

Tipo de Relacionamento Descrição da Apresentação no

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Figura 17 – Criando relacionamento entre as tarefas

Planejando e Gerenciando com o Project

Figura 17 – Modo de Exibição da Planilha de Recursos

A atribuição de recursos a tarefas pode ser feita pela visualização do Gráfico

MS PROJECT 2007 no Gerenciamento de Projetos 29

Figura 18 – Gráfico de Gantt do Projeto

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Figura 20 – Diagrama da Rede

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Figura 21 – Tela de visualização do modo calendário

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Figura 22 – Opção de Salvamento

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Figura 25 - Visualização do Caminho Crítco