PROYECTO DE MODIFICACION AL OPERATIVO DE ACTUALIZACION

TRIBUTAWEB

LEIDY JOHANNA TABORDA BERMUDEZ

NATHALIA AGREDO PINILLOS

ADRIANA DIAZ CHARA

FORMACION UNIVERSITARIA CATOLICA

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

CALI – VALLE

2015
PROYECTO DE MODIFICACION AL OPERATIVO DE ACTUALIZACION
TRIBUTAWEB

LEIDY JOHANNA TABORDA BERMUDEZ

NATHALIA AGREDO PINILLOS

ADRIANA DIAZ CHARA

Presentado a:

Doc. Fanor Martinez Tenorio

FORMACION UNIVERSITARIA CATOLICA

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

CALI – VALLE

2015
MODIFICACION AL OPERATIVO DE ACTUALIZACION TRIBUTARIA

1. RESUMEN:

En las oficinas el Banco de Occidente cada año para los meses de Marzo y Abril
se realiza una tarea donde se denomina titulares secundarios y terceros
autorizados, donde a cada oficina le asignan un listado de acuerdo al número de
cuentas de ahorros y corrientes que se tiene asignada para dicha oficina.

Actualmente entre los funcionarios de las oficinas se reparte dicho listado para
realizar la tarea generando una alta carga operativa para los colaboradores de las
oficinas, impactando laboralmente y emocionalmente.

2. CONTEXTO:

Actualmente el Banco de Occidente ha pagado numerosas multas por presentar

información errada a la Dian, lo que es equivalente a millones de pesos que se
deben de sacar de las utilidades del Banco para pagarlas.

Ya que es obligación legal presentar información de las bases de datos de los

clientes del banco, según lo establece la resolución número 000228 del 31 de
octubre de 2013, “Por la cual se establece el grupo de obligados a suministrar a la
U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, por el año gravable
2014, la información tributaria establecida en los artículos 623, 623-2 (sic), 623-3,
624, 625, 629, 629-1, 631, 631-1, 631,3 y 633 del Estatuto Tributario, en el
Decreto 1738 de 1998 y en el artículo 58 de la Ley 863 de 2003 y en el Decreto
4660 de 2007, se señala el contenido, características técnicas para la
presentación y se fijan los plazos de entrega”.

Resolución número 000228 de 31 de octubre de 2013, Titulo IV, Información

que se debe reportar anualmente por periodos mensuales, Capitulo 1 – Entidades
Financieras: contenido de la información que debe ser presentada por las
entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, las
cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior,
las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e
integrales y los fondos de empleados que realicen actividades financieras.

Artículo 7. Información de Cuentas Corrientes y/o Ahorros e Inversiones: Los

bancos y demás entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de
Colombia. Deberán informar anualmente por períodos mensuales, según lo
dispuesto en el literal a) del artículo 623, y 631 – 3 del Estatuto Tributario:

7.1. Los datos básicos de sus cuentas habientes, firmas autorizadas y ahorradores
conforme con lo descrito en el artículo 5 del Título II de la presente resolución.

7.2. Para cada una de las cuentas, se entregará la siguiente información

1. Tipo de cuenta
2. Número de la cuenta
3. Código de exención al Gravamen a los Movimientos Financieros
4. Indicador de cuenta de nómina
5. Saldo final de la cuenta
6. Saldo promedio de la cuenta
7. Mediana del saldo diario de la cuenta
8. Valor saldo máximo de la cuenta
9. Valor saldo mínimo de la cuenta
10. Valor total de los movimientos de naturaleza crédito
11. Número de depósitos
12. Valor promedio de los depósitos
13. Mediana en el mes de movimientos contables de naturaleza crédito diarios
14. Número de retiros efectuados
15. Valor promedio de los retiros
16. Suma de los valores absolutos de los movimientos de la cuenta
17. Numero de titulares secundario
7.3. Información de la relación entre las cuentas y los terceros informados. Con el
fin de relacionar las cuentas reportadas y los terceros informados, se deberá
reportar la siguiente información para todos y cada uno de los titulares o firmas
autorizadas de cada una de las cuentas.

1. Número de la cuenta.
2. Tipo de Cuenta
3. Tipo de documento titular principal, secundario o firma autorizada
4. Número de identificación titular principal, secundario o firma autorizada
5. Tipo de Titular

Para informar el tipo de cuenta, se debe utilizar la siguiente codificación:

1. Cuenta de ahorros
2. Cuenta corriente
1
3. Cuenta de ahorro para el fomento a la construcción, AFC

3. ANALISIS SECTORIAL Y ANALISIS DEL PROBLEMA:

Actualmente las oficinas del Banco de Occidente a nivel nacional manifiestan la

necesidad de revisar, ajustar y modificar el proceso que se realiza cada año con
los terceros secundarios, Actualmente la DIAN exige al banco una base de datos
donde estén relacionados los clientes que poseen cuentas y las personas
autorizadas para firmar y manejar estas cuentas.

1
4. DESCRIPCION DEL PROYECTO Y PROGRAMA:

OBJETIVOS

General

Realizar un desarrollo tecnológico para ejecutar proceso de terceros secundarios

de manera automática, buscando que el sistema de tributalweb sea alimentado de
manera inmediata con la inclusión o eliminación de Firmas en el sistema
(Aplicativo Sofia).

Específicos

Disminuir carga operativa a la oficina, para que el funcionario pueda atener con
más disponibilidad al cliente y sentir menos presión de esta ardua tarea.

Actualizar de manera inmediata datos para beneficiar al cliente al corte del 31 de

diciembre para su declaración de renta.

Evitar errores de digitación y así evitar al banco alguna perdida legal y

reputacional y causarle al cliente un error en la DIAN por un riesgo operativo.
5. HIPÓTESIS, RIESGOS Y FLEXIBILIDAD

¿COMO SE PUEDE MEJORAR UN PROCESO OPERATIVO QUE SE REALIZA

CADA AÑO EN LAS OFICINAS DEL BANCO DE OCCIDENTE, DISMINUYENDO
CARGA OPERATIVA Y EMOCIONAL?

Para llevar a cabo este proyecto es necesario que al Banco mejore sus procesos,
y para ello debe crear y realizar un desarrollo tecnológico donde se genere un
nuevo aplicativo, que vaya entrelazado con los que existen actualmente; para que
la información se actualice de forma inmediata con la inclusión o eliminación de
Firmas en el sistema (Aplicativo Sofia).
Realizar este nuevo programa (tributalwed) en búsqueda del desarrollo,
crecimiento y efectividad del banco, puede acarrear para el banco un alto costo y
de no cumplir con los objetivos, no sería nada beneficioso en cuanto a las
pérdidas de capital y tiempo invertido su ejecución; en comparación de cómo se
está realizando el proceso actualmente.

• Actualmente, la tarea al interior de las oficinas es desarrollada por los

funcionarios asignados por el Director operativo.
• Es un proceso manual.
• Tiene riesgos por la forma de realizarse.
• En promedio se realizan 3.650 registros y eliminación de firmas en las
cuentas de nuestros clientes mensualmente.
• La instrucción de inicio llega sobre el tiempo, son solo dos semanas para
realizarlo.
• Los funcionarios no tienen un conocimiento adecuado para realizarlo.
• Es un operativo sujeto a errores, que trae consigo un riesgo legal y
reputacional para el Banco
• Al finalizar el operativo no se realiza una validación posterior.
• Las diferentes oficinas no conocen con posterioridad lo que el banco
transmitió a la DIAN.

Teniendo en cuenta el proceso actual, nos planteamos diferentes interrogantes o

riesgos a la hora de iniciar con la implementación del proyecto, ¿El programa
tecnológico para la implementación de tributaweb, posee la capacidad para captar
toda la información que llega cada día?, ¿Es claro, seguro y de fácil aplicación
para el manejo y retroalimentación de la información de los diferentes procesos
que se manejan al interior del banco?, ¿Brinda y recopila la información necesaria
para cubrir con los requerimientos solicitados por la DIAN y los clientes que lo
requieran?, ¿El banco está dispuesto a costear un nuevo programa tecnológico
para el mejoramiento del servicio y la obtención de la información para
comprobación de datos de los clientes de forma rápida y segura?, ¿El presupuesto
y las condiciones del entorno económico y político son beneficiosas o favorecen la
implementación de cambios al interior de la organización?.
Riesgos: Las limitaciones que se encuentran para llevar a cabo esta propuesta es
que al Banco para mejorar este proceso debe crear y realizar un desarrollo
tecnológico donde se cree un nuevo aplicativo que vaya entrelazado con los que
existe actualmente para que actualice la información inmediata, realizar este
desarrollo puede traer para el banco un alto costo

6. MODALIDADES DE EJECUCCIÓN

Para la ejecución del programa operativo tributaweb, son necesarios diferentes

factores a tener en cuenta:

 Medios materiales y no materiales:

Medios materiales tales como, el presupuesto para la compra del programa
tecnológico, los costes de nómina por el tiempo que requiera la efectiva
implementación del programa, tanto para los ingenieros encargados de programar
el software, el personal de capacitadores y entrenadores del personal involucrado
en el nuevo proceso. Actualización y adecuación de los diferentes equipos de
cómputo para el funcionamiento del programa tributalwed.
Medios no materiales como el personal encargado de las diferentes áreas del
banco (estadística, comercial, TI, sistemas; entre otros) que están involucradas en
el proceso y obtención de la información que llena las bases de datos y los
diferentes trámites internos del banco para entregar a la DIAN.

 Procedimientos de organización y de ejecución:

Las diferentes áreas del banco están totalmente relacionadas y comprometidas en
función de la implementación del programa tributaweb, y para ello tanto la Junta
Directiva, el Representante Legal, el Gerente de Cumplimiento principal y
suplente, Auditoria interna, órganos de control SARLAT, Revisoría Fiscal,
Auxiliares de Monitoreo, Analistas Financieros, Vendedores, cajeros y en general
todo el personal que tiene contacto con los clientes y capta la información de los
diferentes servicios que ofrece el banco; con el fin de garantizar el flujo correcto de
la información que se almacena en el programa tributaweb.

 Estimación de costes y plan de financiación:

Para poder realizar este proyecto se debe de contar con la capacitación del 100%
de los funcionarios de las oficinas para que estén al tanto de los cambios que
sufrirá la plataforma y de esta manera realizar bien el procedimiento de grabación
de las firmas en el sistema y así lograr agilizar procesos disminuyendo carga
operativa y emocional, el valor de la capacitación será de aproximadamente de
$40.000.000, a nivel nacional utilizando la herramienta de Link video llamadas.

 Monitoreo y Evaluación
Se generara mensualmente un reporte donde se evidencie que efectivamente las
cuentas a las cuales se les realizo las grabaciones o modificaciones en el
Aplicativo (Solución de Oficinas SOFIA) este actualizando la información
automáticamente en el sistema del aplicativo de Tributaweb para de esta manera
garantizar el la efectividad del proceso.
Por otra parte se realizara el estudio de situaciones reportadas a lo largo del
proceso para analizarlas y de esta forma implementar actividades de mejora
continua que aporten al proceso de la efectiva grabación de las firmas.
Por último se generara un manual para estandarizar el proceso e informar a las
oficinas a nivel nacional sobre el cambio en la actualización de tributaweb

7. FACTORES DE CALIDAD

 Participación de los beneficiarios y apropiación de los beneficiarios

 Política de apoyo
 Tecnología apropiada
  Aspectos socioculturales
 Igualdad entre mujeres y hombres
 Protección del medio ambiente
 Capacidades institucionales y de gestión
 Sostenibilidad económica y financiera

MARCO LÓGICO:

Con esta investigación nos dimos cuenta que el proceso aparte de ser manual es
de muchos riesgos para el banco tanto Riesgo Legal y reputacional al exponernos
a quejas y/o demandas por información errada. Las cuentas saldadas y
canceladas no se están teniendo en cuenta al momento de realizar el operativo.

Es por esto que la parte operativa solicita y requiere este desarrollo tecnológico,
debido que son demasiados registros y esto genera muchos re-procesos en las
oficinas tanto emocional como laboral debido a que el tiempo que exigen para
terminar esta tarea es muy corta, en la mayoría de ocasiones y oficinas se trabaja
todo el medio día y después del cierre de las 6 pm para cumplir con esta labor.

Es por esto que se crea esta propuesta del desarrollo tecnológico igualmente
como el Banco maneja Retefuente, Iva y Timbres automatizados para generación
de certificaciones a los clientes, se requiere para este procedimiento de titulares
secundarios y terceros autorizados.