El Archivo personal

Este documento, nos habla de cómo conservar los documentos producidos, recibidos a lo largo de
nuestras vidas, nos explica que cada persona le da una importancia a los archivos que son
requeridos, la idea es autoalimentar un conocimiento de cómo se deben organizar los documentos y
archivos con su respectiva categoría.
Sin duda nos falta mayor conciencia sobre el valor informativo legal y cultural que pose los
documentos; es por eso que por lo general se acumulan de papeles que estorban esto genera que le
asignemos un mal lugar y lo acomodemos de cualquier manera, sin embargo cuando intentamos dar
un orden a nuestros documentos, tenemos la grata sensación de reflejar nuestra organización
personal de nuestra vida, Los seres humanos producimos tanta información por medio de nuestros
actos, ya que la existencia de un contenido informativo de cualquier contenido se considera un
documento.
¿Cuáles son algunos de los archivos que podemos encontrar en nuestra vida persona?
Se clasifica por documentos de:
Identificación: que se define por un certificado de nacimiento, registro civil y partida de bautizo entre
otras - Escolaridad: que es cuando registras matricula, comprobantes de pago de matrícula -
Laborales: las hojas de vida y las copias de contrato - Patrimoniales: son las tarjetas o las facturas
de propiedad de bienes - fiscales: recibo de pago de impuestos y contribuciones al tesoro del estado
- servicio público: correspondencia con las entidades prestadoras de servicio público domiciliario –
salud: certificado de vacunas, exámenes clínicos de laboratorio entre otros –correspondencia
privadas: en general los documentos en los cuales las personas refleja sus sentimientos, amores,
aspiraciones.
Esta clasificación permite adelantar una organización de la documentación por el asunto del mismo
nombre o de otros que le asignemos, en carpetas o fólderes previamente rotulados así encontramos
los documentos más recientes, en los archivos personales se aplica tiempo de retención lo que
significa definir durante qué periodo conservemos la documentación para cada tanto tiempo hacer
depuración de aquellos documentos que han perdido el valor y así, no nos llenarnos de papeles sin
importancia.
¿Cómo conservar y usar el archivo personal?
Las carpetas se deben acomodar en un mueble que puede ser un archivador que se encuentran
disponibles en el comercio, o en su defecto acondicionar una caja, estante, cajones, baúl en el que
se coloquen sin que se estropeen los documentos; que se puedan manipular fácil, una vez que se
organice nuestros archivos personales es fundamental mantener el orden para que la
documentación este siempre a la mano y podamos recuperarla en forma oportuna. Esto significa que
después de utilizar los documentos estos deben volver a su sitio en el archivo y proteger los
documentos de la humedad, del polvo.