Gesti�n documental

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(discusi�n).
Una vez que hayas realizado la fusi�n de contenidos, pide la fusi�n de historiales
aqu�.
Este aviso fue puesto el 18 de diciembre de 2008.
La gesti�n documental o gesti�n de documentos, es el conjunto de normas t�cnicas y
pr�cticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados
en una organizaci�n, facilitar la recuperaci�n de informaci�n desde ellos,
determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no
sirven y asegurar la conservaci�n a largo plazo de los documentos m�s valiosos,
aplicando principios de racionalizaci�n y econom�a.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci� debido a la
necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y
comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se
plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y
papel, cuya gesti�n se fue haciendo cada vez m�s compleja a medida que crec�a el
tama�o de los fondos documentales.

�ndice
1 Desarrollo de la gesti�n documental
2 Diferencias de terminolog�a entre el ingl�s y el espa�ol
3 �Sistemas electr�nicos de gesti�n documental, o sistemas de gesti�n de
documentos electr�nicos?
4 Flujo del Sistema de Gesti�n Documental
4.1 Bases de Datos
4.2 Hardware
4.3 Software
4.4 Redes
4.5 Usuarios
4.6 Administradores
5 Procesos de la Gesti�n Documental
6 T�rminos Relacionados
6.1 Sistema de Administraci�n de Contenidos
6.2 Gesti�n del Conocimiento
6.3 Bases de Datos Documentales
7 Ventajas
Desarrollo de la gesti�n documental
Durante siglos, la gesti�n documental en las organizaciones fue el dominio
exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas
manuales b�sicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y
estanter�as en que se guardan los documentos de papel (y m�s tarde los
audiovisuales y los documentos en soportes magn�ticos u �pticos), los ficheros o
k�rdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de t�cnicas de
recuperaci�n de informaci�n mediante sistemas de codificaci�n y clasificaci�n. M�s
recientemente se fueron sumando a ellos los inform�ticos, que son cada vez m�s
necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticaci�n que van alcanzando los
sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los
inform�ticos benefician sustancialmente la gesti�n documental, aun los
profesionales en sistemas de informaci�n son los expertos en los flujos de
documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electr�nico.

El uso del ordenador en la gesti�n documental se inicia en la pr�ctica a partir de

la experiencia de las grandes bibliotecas nacionales angl�fonas, la Biblioteca del
Congreso de los Estados Unidos de Am�rica y la British Library, que en los a�os 60
del siglo XX crean el formato bibliogr�fico MARC (Machine Readable Cataloguing) o
catalogaci�n legible por m�quina, para sus bases de datos. Unos a�os m�s tarde el
uso de las tecnolog�as de informaci�n y comunicaci�n se hizo com�n en la
administraci�n p�blica y privada, con el uso generalizado de bases de datos y la
aparici�n de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofim�ticas.

En la actualidad, coexisten en el mundo los m�s diversos sistemas de gesti�n

documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale,
hasta los m�s sofisticados sistemas inform�ticos que manejan no s�lo la
documentaci�n administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato
electr�nico, sino que adem�s controlan los flujos de trabajo del proceso de
tramitaci�n de los expedientes, capturan informaci�n desde bases de datos de
producci�n, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos,
bibliotecas, centros de documentaci�n y permiten realizar b�squedas sofisticadas y
recuperar informaci�n de cualquier lugar.

Diferencias de terminolog�a entre el ingl�s y el espa�ol

Debido a diferencias filos�ficas y sem�nticas entre los modelos administrativos
anglosajones y latinos, se mantiene hasta el d�a de hoy una cierta tensi�n entre
las nociones de gesti�n documental y la archiv�stica, como si de cosas muy
diferentes se tratase. Por un lado, en espa�ol no existe una palabra del todo
equivalente al concepto de record ingl�s, que cubre todo aquello que documenta
algo. En espa�ol usamos el t�rmino "documento de archivo", que es m�s pobre en
significado. Cuando en ingl�s se dice Records management se est� refiriendo a la
gesti�n documental de documentos de archivo espec�ficamente. Pero por otro lado, en
ingl�s la palabra archive significa casi invariablemente "archivo hist�rico",
mientras que en espa�ol el "archivo" se entiende en sus varias fases: archivo
corriente o de gesti�n, archivo administrativo o intermedio y, finalmente, el
archivo permanente o hist�rico.

Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, en los

pa�ses hispanohablantes y lus�fonos al menos, de creer que la archiv�stica se
aplica s�lo a los archivos hist�ricos, o que el ' se refiere a la gesti�n de
cualquier tipo de documentos. En la realidad, no es as�: La archiv�stica cubre el
records management y la gesti�n de archivos hist�ricos tambi�n, mientras que la
gesti�n documental es m�s amplia que el records management ya que se puede aplicar
a cualquier tipo de documentos, no s�lo a los administrativos o de archivo.

La gesti�n documental fue siempre una necesidad, y al mismo tiempo, un problema

para las organizaciones, representando gastos en locales y almacenes,
infraestructuras para garantizar el estado de conservaci�n, tiempo dedicado a la
organizaci�n y b�squeda de documentos, duplicaciones, gastos de fotocopias, fax,
etc.

La mayor�a de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente

la informaci�n archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen
de informaci�n lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan
ventajas y valor a�adido sobre los sistemas tradicionales de archivo y
almacenamiento. m�s informaci�n consultal con el Ing. jaynor

�Sistemas electr�nicos de gesti�n documental, o sistemas de gesti�n de documentos

electr�nicos?
Otro concepto ingl�s de traducci�n ambigua al espa�ol lo constituye el electronic
records management que tanto puede significar sistema de administraci�n de
documentos electr�nicos exclusivamente, como sistema electr�nico de administraci�n
de documentos de archivo (en papel y/o electr�nicos), seg�n se le ponga el �nfasis
en "electronic records" o en "records management".

En el resto de este art�culo se considerar�, en general, que se est� hablando de un

sistema electr�nico de administraci�n de documentos, subentendi�ndose que muchos de
ellos permiten tambi�n registrar en el sistema referencias a documentos en papel
que habr� que ir a buscar a un archivo f�sico y no al repositorio de los documentos
electr�nicos.

Un sistema de administraci�n de documentos electr�nicos es, pues, un sistema

computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar
documentos electr�nicos y/o im�genes digitales de documentos originalmente
soportados en papel. El t�rmino puede ser relacionado con conceptos como sistemas
de administraci�n de contenido (CMS) y es com�nmente visto como un sistema de
administraci�n de contenido corporativo y relacionado con el t�rmino Digital Asset
Management

Flujo del Sistema de Gesti�n Documental

Bases de Datos
La aplicaci�n de la inform�tica en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fen�meno que tiene sus implicaciones en la administraci�n documental:
la proliferaci�n de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos
est�n sustituyendo a los documentos como soporte de informaci�n valiosa para la
organizaci�n. Esta tendencia se agudiza todav�a m�s en un entorno de e-business en
el que las relaciones con los clientes se realizan a trav�s de Internet.

Desde un punto de vista de administraci�n documental, uno de los principales

problemas es c�mo identificar los documentos dentro del entorno de la Base de
Datos, saber qu� parte del contenido constituye los documentos que se han de
gestionar. Al respecto existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa
que una Base de Datos simplemente contiene informaci�n para realizar c�lculos u
operaciones. En el otro extremo, est� la opini�n de que una BD es el resultado de
las actividades de la empresa y por ello se las puede considerar documentos de
gesti�n.

Hardware
Esc�ner y dispositivos de Digitalizaci�n: Los documentos originales, una vez
preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales ser�n guardados o
almacenados.

Servidores: Contienen la informaci�n previamente digitalizada. Los usuarios finales

se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha informaci�n.

Software
Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gesti�n de la documentaci�n
que se maneja en la empresa. Existen soluciones inform�ticas para: la gesti�n
documental, administraci�n de archivos digitales y para administraci�n de
bibliotecas de diversa �ndole.

Redes
Por medio de las redes los usuarios podr�n acceder a la informaci�n que se
encuentra en los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque tambi�n se puede
acceder a la informaci�n por Internet.

Usuarios
A trav�s de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos
digitalizados dentro del Sistema de Gesti�n Documental (SGD) permitiendo as�,
realizar la consulta electr�nica de los mismos de acuerdo a los niveles de
seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.

Administradores
Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se
codifican e indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicaci�n
f�sica del documento original y asignando, a cada documento l�gico, las claves de
acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.

Procesos de la Gesti�n Documental

Un sistema de gesti�n documental por lo general se refiere a las siguientes �reas:
Almacenamiento, recuperaci�n, clasificaci�n, seguridad, custodia, distribuci�n,
creaci�n, autenticaci�n.

Almacenamiento �D�nde guardaremos nuestros documentos? �Cu�nto podemos pagar

para almacenarlos?
Recuperaci�n �C�mo puede la gente encontrar documentos necesarios? �Cu�nto
tiempo se puede pasar busc�ndolo? �Qu� opciones tecnol�gicas est�n disponibles para
la recuperaci�n?
Clasificaci�n �C�mo organizamos nuestros documentos? �C�mo aseguramos que los
documentos est�n archivados siguiendo el sistema m�s apropiado?
Seguridad �C�mo evitamos la p�rdida de documentos, evitar la violaci�n de la
informaci�n o la destrucci�n no deseada de documentos? �C�mo mantenemos la
informaci�n cr�tica oculta a qui�n no debiera tener acceso a ella?
Custodia �C�mo decidimos qu� documentos conservar? �Por cu�nto tiempo deben ser
guardados? �C�mo procedemos a su eliminaci�n (expurgo de documentos)?
Distribuci�n �C�mo distribuimos documentos a la gente que la necesita? �Cu�nto
podemos tardar para distribuir los documentos?
Workflow �Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra,
cu�les son las reglas para el flujo de estos documentos?
Creaci�n �Si m�s de una persona est� implicada en creaci�n o modificaci�n de un
documento, c�mo se podr� colaborar en esas tareas?
Autenticaci�n �C�mo proporcionamos los requisitos necesarios para la validaci�n
legal al gobierno y a la industria privada acerca de la originalidad de los
documentos y cumplimos sus est�ndares para la autentificaci�n?
T�rminos Relacionados
Sistema de Administraci�n de Contenidos
El Sistema de Administraci�n de Contenido podr�a tender a confundirse con un
sistema de Administraci�n Documental pero un Sistema de Administraci�n de Contenido
es utilizado principalmente a nivel web y si bien es cierto comparten
caracter�sticas como administraci�n de informaci�n e incluso en alguno de sus
formas utilizan bases de datos el objeto de administraci�n de este sistema esta
predominantemente orientado a la WEB.

Gesti�n del Conocimiento

La Gesti�n del Conocimiento es, en s�ntesis, la gesti�n de los activos intangibles
que generan valor para la organizaci�n. La mayor�a de estos intangibles tienen que
ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captaci�n, estructuraci�n
y transmisi�n de conocimiento. Por lo tanto, la Gesti�n del Conocimiento tiene en
el aprendizaje organizacional su principal herramienta. La Gesti�n del Conocimiento
es un concepto din�mico o de flujo.

Probablemente despu�s de leer esta definici�n podremos darnos cuenta que un sistema
de gesti�n documental es una de las herramientas en las que se puede apoyar la
gesti�n del conocimiento para efectivamente gestionar de mejor forma, m�s eficiente
y con las ventajas, que veremos m�s adelante, los activos intangibles.

Bases de Datos Documentales

En las bases de datos documentales cada registro se corresponde con un documento,
sea �ste de cualquier tipo: una publicaci�n impresa, un documento audiovisual,
gr�fico o sonoro, un documento de archivo, un documento electr�nico, etc.

Es err�neo relacionar Sistema de Gesti�n Documental con Bases de Datos Documentales

pues la gesti�n documental es un concepto que abarca a la Base de Datos documental,
es mucho m�s dispendioso y existen muchas m�s variables fundamentales en el sistema
de gesti�n documental aparte de las bases de datos documentales.

Ventajas
Gesti�n y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la
organizaci�n tiene acceso instant�neo a toda la documentaci�n necesaria para su
actividad de negocio, con las ventajas a�adidas de la eliminaci�n de
desplazamientos, reducci�n de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de
espacio f�sico, resoluci�n del problema de localizaci�n de documentos...

Uso racional de los recursos La gesti�n documental facilita que la informaci�n se

comparta y se aproveche de forma m�s eficiente y como un recurso colectivo. Como
consecuencia, se reducen dr�sticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y
fiabilidad Informaci�n, documentos, etc. de gran valor para la organizaci�n pueden
custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de
conservaci�n mientras que, para el uso diario, se dispone de su r�plica
electr�nica.

Productividad y valor a�adido Una gesti�n documental, adem�s de ahorro de costes,

genera una productividad y valor a�adido adicionales, originados por el r�pido
acceso a la informaci�n dentro de la organizaci�n y su posterior distribuci�n, sin
necesidad de trasladar los documentos.