ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

EMPRESA DE CARGA

LAURA MARCELA PINZON ROJAS

FORMACION COMPLEMENTARIA VIRTUAL

SENA
2015
 DESARRROLLO GUÍA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE
FORMACIÓN COMPLEMENTARIA VIRTUAL
ACTIVIDAD TRES
Empresa: Empresa de carga (mayormente combustible)

Gerente: Dueño único Luis Silva

Tipo de empresa: Empresa Pymes

Trabajadores: 8 (Gerente; Secretaria Administrativa; Conductores)

Área de trabajo: Garaje instalación propia, Oficina de dos escritorios en el primer piso con
archivadores y elementos de computación, oficina en segundo piso para gerencia.

ORGANIGRAMA GENERAL

Fig1. Diseño Aprendiz1

Archivo: Archivo vertical con 4 compartimentos y archivos digitales guardados en disco duro,
memoria DIAN.

Encargado de archivo y recepción de correspondencia: Secretaria administrativa.

1 Elaborado laura Pinzón, Aprendiz SENA

 PROCESO DE CORRESPONDENCIA
El proceso de correspondencia que se recibe no es de volumen, se reciben facturación de servicios
públicos, correspondencia privada de fondos de pensión, y seguros empresariales (seguro personal,
de carros, de terceros, siniestro), se reciben invitaciones a reuniones de socios y notificaciones de
pagos o empleados, lo cual se podría decir que el tipo de comunicaciones en su mayoría son
comunicaciones externas privadas (para solo un destinatario, y las comunicaciones internas son
notificadas de forma verbal (el número de empleados no se prestas), aunque en algunos casos las
notificaciones de desprendibles de pagos de nómina u otras modificaciones laborales sobresalientes
son notificadas por medio de cartas al personal.

Todos los documentos elaborados o recepcionados en cuanto a correspondencia están debidamente

marcados con membretes, identificación empresariales, y expresamente dirigido a una persona (en
la mayoría de casos la documentación solo va dirigida al gerente, propietario único), la
documentación externa de pagos al sistema de seguridad social y pago a entidades de pensiones y
riegos, y pago de parafiscales, son remitidas por correo electrónico al correo empresarial para su
posterior impresión.

Podríamos tomar de ejemplo dos tipos de correspondencia diferente, recepción de planillas de pago
sistema de salud y pensiones, riesgos, pago parafiscales planilla pila:

Para obtener este tipo de correspondencia externa que es de

vital importancia ya que es la información de los pagos que se
realizaron para que los empleados estén asegurados mientras
realizan sus labores, este valor es consignado por la secretaria
administrativa previamente en una entidad bancaria.

Luego el sistema soi envía un correo con un archivo adjunto que contiene la
planilla de soporte de pago que se realizaron en el mes (soportes separado por
trabajador), donde se detalla la entidad a que se le pago, identificación del
empleado y empleador (datos de identificación), monto y vigencia del mes
cancelado, luego esta debe imprimir en tres copias, una para el conductor (en
este caso), otra para el archivo de pagos de nómina (archivador vertical con que
cuenta, ósea archivo físico) y otra debidamente sellada en un sobre de manila
dirigida a la persona encargada de aprobar el cargue de combustible (esta
operación solo se hace una vez al mes)

La correspondencia de esta planilla es descargada e impresa y

entregada en ese orden; sin embargo el archivo es reenviado a la
empresa, más exactamente al encargado de cargue del
combustible a su correo personal con el fin de que el soporte sea
recibido oportunamente.

Los correos electrónicos enviados están debidamente membretados

con los datos de la empresa emisora y receptora, con asunto claro y
Trabajador archivo físico supervisor de carga
enviados del correo empresarial para su mayor verificación.
El siguiente podría ser una invitación a una reunión de socios de una empresa de transporte:

SE RECIBE UNA INVITACION DE

REUNION DE SOCIOS, POR ESCRITO
DEBIDAMENTE PERSONALIZADA,
DESCRIBIENDO EMISOR Y
RECEPTOR.

ESTA SE RECIVE EN UN SOBRE

LA EMPRESA DE ENVIOS REALIZA LA SELLADO, IDENTIFICACNDO EL
EXPEDICION DE DESPRENDIBLE DE DESTINATARIO, LUEGO ES RECIBIDA
GUIA PARA MONITOREAR SU Y ENTREGADA EN LA MASNOS DEL
RECEPCION EXITOSA. DESTINATARIO EL CUAL ES EL
GERENTE.

ESTA DOCUMENTACION ES ENVIADA DESPUES DE LEERLA EL DESTINATARIO

POR CORREO CERTIFICADO EL CUAL PIDE A LA SECRETARIA UNA RESPUESTA
VA HASTA LA MISMA COMPAÑIA Y A LA INVITACION CON EL ASUNTO O
REALIZA SU GUIA DE ENVIO CON LOS REFERENCIA DE NO ASISTENCIA POR
DATOS SUMINISTRADOS TANTO POR MOTIVOS PERSONALES, ESTA
LA SECRETARIA ADMINISTRATIVA COMUNICACION ES ELABORADA EN
COMO TENIENDO EN CUENTA EL PAPELERIA PROFORMA,MEMBRETADA DE
SOBRE. LA EMPRESA, SIGUIENDO LOS
PARAMETROS DE NORMAS ICONTEC.

LUEGO DE REVISAR LA CARAT CON

DETENIMIENTO EL GERENTE FIRMA , Y
LA COMUNICACION ES ENVIADA EN UN
SOBRE CON MEMBRETE DE LA
EMPRESA, CON DESTINO HACIA LA
JUNTA DE SOCIOS QUE INVITO A LA
REUNION.

Fig.2 y 3: Proceso recepción de comunicaciones externas y respuesta de las mismas2

CONCLUSIONES

 La recepción y posterior clasificación la realiza solo una persona encargada, la secretaria

administrativa quien maneja los asuntos internos y externos de la compañía.

 La correspondencia externa no es muy común en formato físico, la mayoría es recibida en

formato digital, y su activación se realiza como en el ejemplo de pago de sistema de salud y
pensión. ref.: fig. 2

2 Elaborado Laura Pinzón, Aprendiz SENA

  No se cuenta con una guía estructurada ya que no es una empresa que maneje mucha
correspondencia, se trata de una compañía pyme.

 La recolección, clasificación y posterior elaboración de comunicaciones es realizada de

forma simple pero eficiente para este tipo de empresas pequeñas y de pocos laborantes.

WEBGRAFIA

Consulta de norma:

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_60_de_200
1.pdf

Consulta de la forma de correspondencia:

http://www.slideshare.net/PItsalom/gestin-de-la-correspondencia-13252681

Guía desarrollo actividad:

https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/pid-3398621-dt-content-rid-
897693_1/courses/51130033_1_VIRTUAL/PDF/Gu%C3%ADa%20de%20aprendizaje%203.pdf