UNIVERSIDAD JOSE ANTONIO PÁEZ

CENTRO DE EXTENSIÓN
DIPLOMADO EN GERENCIA DE OPERACIONES Y CONTROL DE LA
GESTION EMPRESARIAL
COHORTE 78

“PROPUESTA DE LINEAMIENTOS CONTABLES PARA LA

OPTIMIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE INVENTARIO, EN LA
EMPRESA ESTACIÓN DE SERVICIOS LA TASCOSA, C.A.,
UBICADA EN PALO NEGRO ESTADO ARAGUA.”

Integrantes:
Centeno, Rafael. C.I. V-13.668.098
D’Lima, Jessica. C.I. V-19.378.827
Hernández, Eduardo. C.I. V-21.015.348

Maracay, Agosto 2018

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ACTA EJECUTORIA DE LA PROPUESTA

En atención a lo dispuesto por el Centro de Extensión de la Universidad José

Antonio Páez (CEUJAP), quien suscribe, Coordinador del Diplomado en
Gerencia de Operaciones y Control de la Gestión Empresarial, Ing. Bruno
Barboline C.I. 5.156.805 y evaluador del Informe:

“PROPUESTA DE LINEAMIENTOS CONTABLES PARA LA

OPTIMIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE INVENTARIO, EN LA EMPRESA
ESTACIÓN DE SERVICIOS LA TASCOSA, C.A., UBICADA EN PALO
NEGRO ESTADO ARAGUA.”

Presentado para optar como diplomante por los aspirantes:

Centeno, Rafael C.I. V-13.668.098

D’Lima, Jessica C.I. V-19.378.827
Hernández, Eduardo C.I. V-21.015.348

Habiendo examinado el presente informe, se declara APROBADO.

En Maracay a los 14 días del mes de Agosto de 2018.

Ing. Bruno Barboline

Coordinador de Diplomatura
 iv

Diplomado de Gerencia de Operaciones y Control de la Gestión Empresarial

Cohorte 78

RESUMEN
“PROPUESTA DE LINEAMIENTOS CONTABLES PARA LA
OPTIMIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE INVENTARIO, EN LA EMPRESA
ESTACIÓN DE SERVICIOS LA TASCOSA, C.A., UBICADA EN PALO
NEGRO ESTADO ARAGUA.”

Autores: Centeno, Rafael. C.I. V-13.668.098

D’Lima, Jessica. C.I. V-19.378.827
Hernández, Eduardo. C.I. V-21.015.348

Coordinador: Ing. Bruno Barboline

Estación de servicios La Tascosa, C.A. ubicada en Palo Negro Estado
Aragua. Es una empresa que cuenta actualmente con 4 trabajadores, está
legalmente constituida que en convenio con Petróleos de Venezuela
“PDVSA” y Lubricantes Llano Cagua del Centro, tienen como objeto social el
suministro y mantenimiento de toda clase de vehículos, marcas y cilindrajes,
cumpliendo con las normas y técnicas exigidas por el Ministerio de Minas y
Energía. De los análisis se constató que el proceso de inventarios, es uno de
los más importantes del sistema, ya que con él, se pueden evidenciar las
existencias físicas actuales, asegurándose que no haya diferencias entre las
existencias plasmadas y las existencias físicas reales, falla que presenta
dicha empresa, de esta manera, que toda empresa debe realizar estos
procesos con mucho cuidado y dedicación, pues de ellos dependen el control
de las existencias. Se puede concluir, que en función de lo descrito
anteriormente, se hace necesario proponer aspectos para optimizar los
procesos de inventarios en la empresa Estación de Servicios La Tascosa
C.A., ubicada en Palo Negro Estado Aragua, con el fin de que puedan llevar
a cabo esta actividad eficazmente.

Palabras claves: Contabilidad, Control interno, Inventario, Mercancía

 v

ÍNDICE

Contenido Página
RESUMEN Iv
INTRODUCCIÓN 6
Fase I: LA ORGANIZACIÓN 8
Identificación de la Organización 8
Misión 8
Visión 8
Estructura de la Organización 9

FASE II – PRESENTACIÓN DEL CASO DE ESTUDIO 11

Diagnóstico de la situación observada. 11
Formulación del problema 11
Justificación del IFD 15

FASE III - DISEÑO DE LA PROPUESTA. 22

Cuadro Técnico Operativo: 22
Objetivos de la propuesta 23
General 23
Específicos 23
Estrategias 24
Acciones 24
Recursos 24
Desarrollo de la Propuesta 26

Fase IV 31
Conclusiones 31
Recomendaciones 33
Bibliografía 35
Anexos 36
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INTRODUCCIÓN

Los lineamientos contables tienen como base fundamental la contabilidad;

la cual es la disciplina dedicada a recopilar, interpretar y exhibir información
vinculada al patrimonio y a los recursos económicos de una entidad. Para
cumplir con su finalidad, los expertos en la materia (llamados contadores)
deben desarrollar una secuencia lógica de pasos que están relacionados entre
sí y que componen lo que se conoce como proceso contable.

De esta manera, el principal lineamiento contable de una empresa debe

iniciarse con la apertura de un libro o registro. Allí debe detallarse el estado
patrimonial de la organización en cuestión, detallando sus bienes y sus
obligaciones. Este inicio del proceso contable puede concretarse en el momento
en que una empresa empieza su actividad o al comienzo de un ejercicio
contable.

Por lo tanto, para la optimización de los procesos de inventario, los

lineamientos contables, proporcionan una serie de beneficios, a través de la
simplificación del trabajo, el establecimiento de principios, métodos y
procedimientos, que sean de una interpretación generalizada y homogénea.

En el mismo orden de ideas, los lineamientos de contabilidad

generalmente aceptados son un conjunto de normas que sirven de guía
contable para formular criterios referidos a la medición del patrimonio y a la
información de los elementos económicos de una organización empresarial, de
acuerdo con lo que establece el Código de Comercio Venezolano en su artículo
32, que reza: “Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su
contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro
Mayor y el de Inventarios”. (p. 328).

De esta manera también es importante resaltar que no sólo se está

buscando describir el comportamiento o la forma en que actúan todos los
 7

departamentos vinculados al manejo contable de la empresa, sino que como

parte significativa de la organización, también se busca establecer unas
políticas estandarizadas que actúen en conjunto, para de una manera u otra
normalizar, controlar y reglamentar todos los procesos que se vean
retroalimentados por el área financiera de la empresa, es decir, por medio de la
implementación de estas políticas, se busca demostrar que la vigilancia de los
elementos y funciones que conforman un procedimiento financiero más amplio
lo definen como efectivo a la hora de descifrar y despachar el problema.

Este trabajo de investigación tiene como objetivo principal proponer

lineamientos contables para la optimización de los procesos de inventario de la
empresa Estación de Servicios La Tascosa C.A., ubicada en Palo Negro Estado
Aragua. El mismo comprende un desarrollo que está estructurado de la
siguiente manera:

Fase I. La Organización: Es el que contiene la descripción de la empresa

como se encuentra estructurada su misión y visión.

Fase II. Presentación del caso de Estudio: Es donde se encuentran los el

diagnóstico de la situación observada, formulación del problema y justificación
del presente trabajo.

Fase III. Diseño de la Propuesta: Es donde se aplica el Cuadro Técnico

Operativo el cual desglosa los objetivos tanto general como específicos de la
propuesta, las acciones, estrategias, recursos así como también la propuesta
de lineamientos contables para la optimización de los procesos de inventario de
la empresa Estación de Servicios La Tascosa C.A., ubicada en Palo Negro
Estado Aragua.

Fase IV: Finalmente se desarrolla las conclusiones, recomendaciones,

bibliografía y anexos.
 8

FASE I

Identificación de la Organización

Estación de Servicio La Tascosa C.A., es una empresa que cuenta

actualmente con 4 trabajadores, está legalmente constituida que en convenio
con Petróleos de Venezuela S-A., PDVSA y Lubricantes Llano Cagua del
Centro, tienen como objeto social el suministro y mantenimiento de toda clase
de vehículos, marcas y cilindrajes, cumpliendo con las normas y técnicas
exigidas por el Ministerio de Minas y Energía

Es una empresa que cumple todos los procesos gerenciales, operativos y

de apoyo relacionados con la comercialización, recepción y almacenamiento de
toda clase de combustible terrestre derivados del petróleo.

Misión

Satisfacer las necesidades de los clientes con la oportunidad de distribuir

con calidad y ética Productos de PDVSA que les permitan ganar posición en el
mercado y obtener excelente rentabilidad a través de la venta diaria al detal,
acatando las políticas de la compañía.

Visión

Ser la empresa líder de mantenimiento y suministro de combustible,

distinguidos por la alta calidad de los servicios prestados actualmente y por
todos aquellos que desarrollemos en el futuro. Ser aliados permanentes de
nuestros clientes y proveedores para apoyarlos en el logro de sus objetivos

Nuestro talento Humano se diferenciará por su competencia para brindar

un excelente servicio al cliente y por considerar a su empresa, como la mejor
opción para trabajar.
 9

Estructura de la Organización

Dada la estructura organizativa se puede determinar que la Estación de

Servicio La Tascosa C.A., asentada en la Ciudad del Estado Aragua, Palo
Negro, se encuentra organizada a través del sistema de Staff y con directrices
verticales y horizontales donde las decisiones se toman en equipo y se sugieren
alternativas en las cuales los departamentos trabajan de manera
independientes, pero interconectados entre sí, a fin de que el proceso fluya y
los mecanismos de comunicación apunte hacia una gerencia de eficiencia en el
Trabajo.

DEPARTAMENTOS QUE LA COMPONEN:

- Presidencia.
- Gerencia.
- Departamento Contable.
- Departamento Administrativo.

CARGOS DE DEPENDENCIA DE LAS INSTANCIAS SUPERIORES:

Gerencia
Se encarga de llevar el control de todos los otros departamentos, también
tiene el control de la empresa de forma interna y su entorno. A su vez regula el
control de eficiencia de los empleados, administra la información financiera,
lleva los controles legales, y el trato directo con los clientes.

Departamento Contable
Es un departamento eminentemente técnico, cuyas acciones se enmarcan
dentro de las Normas gubernamentales de Contabilidad Integrada y otras que le
son inherentes con el propósito de proveer información financiera oportuna,
suficiente y competente para la toma de decisiones, cumpliendo así con los
 10

objetivos del Sistema de Administración Financiera, y su herramienta contable

el Sistema de contabilidad Integrada.

Departamento de Administrativo
El departamento se encarga de recopilar, registrar y controlar la información
necesaria de los demás departamentos para elaborar periódicamente los
informes y actividades necesarias.

También se encarga de coordinar la seguridad integral en la empresa,

siguiendo para ello el procedimiento establecido por la organización, según el
procedimiento normalizado de trabajo.
 11

FASE II

PRESENTACIÓN CASO ESTUDIO

Estación de Servicio La Tascosa C.A., ubicada en Palo Negro Estado

Aragua, enfocada a prestar un servicio con altos estándares de calidad y
abastecimientos a sus clientes de todo el país con un objetivo principal de
prestarles un paquete completo de servicios como son: Venta de combustibles y
lubricantes, filtros, baterías, llantas y toda clase de accesorios para vehículos;
Hospedaje, servicio de Monta llantas, cambio de aceite y engranaje.

No obstante, la empresa señalada ha venido presentando fallas de tipo

administrativo como por ejemplo: déficit en la facturación, en los inventarios y
en los pedidos de mercancía y combustible. Esta situación se produce debido a
manejo de información inexacta, retardos en la facturación, solicitudes de
mercancía y de combustible imprecisas, así como errores en registros. De
continuar esta situación y no tomar acciones conducentes a la implementación
de estrategias que lleven a optimizar los procesos contables de inventarios, la
empresa puede tener problemas de índole operativo y económico, aunado a la
pérdida de tiempo al no disponer de una información veraz que le permita la
toma de decisiones acertadas para su desarrollo.

Por todo lo antes expuesto, la aplicación de eficaces lineamientos

contables, traerá consigo, efectivos procesos administrativos que permitirán
disminuir los riesgos de pérdida de dinero, materiales, insumos, tiempo; así
mismo permitirá la actualización del sistemas de datos de lo que entra y sale de
la empresa, de esta manera se manejará la información muchísimo más veraz y
precisa.

Formulación del problema:

En Venezuela la base o actividad principal de toda empresa comercial o

productora es la compra y ventas de bienes, de allí surge la importancia del
 12

control y manejo correcto del inventario por parte de la misma. Este control
permitirá a las empresas mantener inventario tanto de mercancías como de
materiales oportunamente disponible y salvaguardados para su venta posterior,
así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la
situación económica de la empresa, en donde, el inventario físico coincida con
el que se tiene anotado en los libros contables.

Por otro lado el inventario tiene como propósito fundamental, proveer a la

empresa de materia prima para el desarrollo de su producción y productos o
mercancía necesaria para su comercialización, permitiendo de esta manera su
continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario juega un papel vital
para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de desarrollo de
actividades comerciales y productivas de las empresas. Es por ello, que los
inventarios forman parte muy importante de los sistemas de contabilidad de
mercancías, por representar un activo circulante de valor muy significativo en su
balance general.

Por otra parte, incluyendo los actuales y nunca cesantes cambios en las
ciencias puras y humanistas, la administración ha demostrado ser una de las
herramientas corporativas o empresariales más eficientes jamás inventada. A
tal punto llega la eficiencia de ésta que, en el día a día, en la vida hogareña e
inclusive en los mismos pensamientos; una buena organización, administración
y ejecución de las prioridades y objetivos, así como de las necesidades puede
significar un éxito total o un error que impida lograr las metas trazadas.

Cabe acotar que como punto básico y referencial, es posible mencionar

que la administración y el uso de sus diferentes partidas contables, así como los
procesos gerenciales que gestione el área financiera de un ente económico,
proporcionan un beneficio organizativo y de dirección del factor o el
componente que fundamenta estos entes, como lo es el capital. Ya sea en
referencia a: contabilidad, presupuestos, planificación, desarrollo, investigación
 13

(interna y externa), mercadeo, nóminas, recursos humanos, relaciones

industriales o cualquier otro tipo de materia que se derive de las mismas.

En tal sentido los procesos administrativos proporcionan una serie de

beneficios, a través de la simplificación del trabajo, el establecimiento de
principios, métodos y procedimientos, que sean de una interpretación
generalizada y homogénea.

Una de las herramientas que adquiere mayor importancia es, sin lugar a
dudas, la parte contable; ya que ésta requiere de un trato delicado y meticuloso
por el simple hecho de manejar uno de los recursos más importantes como lo
es el capital y el control de las transacciones financieras que se lleven a cabo
en la organización.

Por otra parte, es importante destacar que estas herramientas necesitan

de una serie de pautas, para así aprovechar al máximo su potencial, estas
normas son establecidas de una manera organizada y departamentalizada y
son denominadas “lineamientos”, los cuales actúan en forma de engranaje para
así lograr un mayor rendimiento en dichos procesos. Es por esto que es posible
determinar la efectividad de una organización basándose en un estudio de qué
tan compenetrados están los elementos que la integran, así como sus procesos
y políticas.

En el mismo orden de ideas, no sólo se está buscando describir el

comportamiento o la forma en que actúan todos los departamentos vinculados
al manejo contable de la empresa, sino que como parte significativa de la
organización, también se busca establecer unas políticas estandarizadas que
actúen en conjunto, para de una manera u otra normalizar, controlar y
reglamentar todos los procesos que se vean retroalimentados por el área
financiera de la empresa, es decir, por medio de la implementación de estas
políticas, se busca demostrar que la vigilancia de los elementos y funciones que
 14

conforman un procedimiento financiero más amplio, lo definen como efectivo a

la hora de descifrar y despachar el problema.

Dentro de este contexto, en la Estación de Servicio la Tascosa C.A., el

Departamento de Contabilidad presenta una problemática ya que no se encarga
de cumplir con algunas de sus funciones dentro de la empresa, debido a
diversas razones, presentando irregularidades durante su gestión, así mismo no
cuentan con un sistema de inventarios actualizado y acorde a la realidad
dificultando así su adecuado y eficaz funcionamiento. Viéndose así la empresa,
involucrada en situaciones de pérdidas significativas de dinero, tiempo y
materiales.

Al respecto, se produce descontrol al momento de realizar pedidos,

facturar mercancías y otras actividades propias del proceso contable y
administrativo, además de correr el riesgo de sanciones que les imponen los
organismos e instituciones de control del estado, estando expuestas a multas e
inclusive al cierre parcial o total de sus operaciones.

Por supuesto que esta situación, la viven muchas empresas en la

actualidad, que no cuentan o disponen con un eficiente sistema contable que
les permitan llevar registradas todas las actividades propias de los inventarios
donde se desarrollan los principales procesos financieros y económicos, que
garanticen ahorro de tiempo, minimicen los costos y garanticen más ganancias
económicas dentro de la empresa.

La evidencias anteriores, traen como consecuencia que las empresas que

no tengan un control eficaz de sus inventarios, se ven en la necesidad de acudir
por ejemplo a otras instancias de manera de cumplir con lo que demandan las
leyes, instituciones y estado, razón por la cual, muchas veces entregan esta
responsabilidad a empresas contratadas en condiciones de outsourcing
especialistas en la optimización de los procesos de inventario.
 15

Justificación

Las grandes empresas en la actualidad se hacen más competitivas dentro

de su ramo y cada vez adoptan más lineamientos a fin de garantizar el éxito, lo
cual supone una competitividad en relación a la que obtenga mayores
ganancias de dinero, lo cual implica contar con sistemas que constantemente
les asegure donde se encuentran las pérdidas y las ganancias de lo que
ofrecen en el mercado.

Es debido a esto que la investigación presentada supone un punto a favor

en la sugerencia para el uso de nuevos lineamientos estratégicos
administrativos para elevar el nivel competitivo y el perfecto desempeño de lo
que hoy es una pequeña empresa y a futuro crecer como una gran
organización.

Esta investigación es de gran importancia, ya que permite conocer el

camino para iniciar los estudios de planificación, seguimiento y control para
obtener una mayor calidad en los inventarios y garantizar la menor cantidad de
riesgos. Además, para la empresa Estación de Servicios La Tascosa C.A. es
potencialmente útil para planificar de una forma oportuna los lineamientos a
seguir en la empresa con respecto a la administración, el seguimiento y el
control de inventarios.

Así mismo, trae como beneficio para la empresa, la difusión y aplicación

de los resultados mediante la toma de decisiones oportunas y acertadas dentro
de la planificación, seguimiento y control de inventarios, de igual manera,
permitirá una mayor competitividad al contribuir con una metodología que sirva
de guía para monitorear los riesgos, pérdidas, ganancia, tiempo, calidad.
 16

Referencias Teóricas
Procedimiento Administrativo

Un procedimiento es un conjunto de acciones u operaciones que tienen

que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado
bajo las mismas circunstancias.

El Procedimiento administrativo es el cauce formal de la serie de actos en

que se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin. El
procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión de un acto administrativo.

A diferencia de la actividad privada, la actuación pública requiere seguir

unos cauces formales, más o menos estrictos, que constituyen la garantía de
los ciudadanos en el doble sentido de que la actuación es conforme con el
ordenamiento jurídico y que ésta puede ser conocida y fiscalizada por los
ciudadanos.

El procedimiento administrativo se configura como una garantía que tiene

el ciudadano de que la Administración no va a actuar de un modo arbitrario y
discrecional, sino siguiendo las pautas del procedimiento administrativo,
procedimiento que por otra parte el administrado puede conocer y que por tanto
no va a generar indefensión.

Contabilidad

La contabilidad ayuda a la toma de decisiones mostrando cómo y dónde

se han invertido el dinero, a predecir los efectos a futuro de las decisiones y
también ayuda a dirigir la atención hacia los problemas, las imperfecciones y las
ineficiencias actuales de una empresa. Para Redondo A, (2010), la contabilidad
es una.
 17

Técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las

operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus
resultados, para que los gerentes a través de ella puedan orientarse
sobre el curso que siguen sus negocios.” permitiendo así conocer la
estabilidad, la solvencia y la capacidad financiera de la empresa. La
contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el
hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus
propiedades.

Objetivos de la Contabilidad

Según Redondo, A. (2010):

Esta ciencia tiene por objeto la organización y control de las
operaciones de las empresas, enseñar y exponer las reglas para el
registro de las mismas, con el fin de mostrar la situación y resultados
de los fenómenos producidos en el patrimonio de la empresa, como
consecuencia de sus operaciones. (p. 55)

Importancia de la contabilidad

No hay dudas sobre la importancia de la contabilidad pues está más que

demostrado lo tiene, al respecto Redondo, A (2010), señala que “especialmente
en las grandes instituciones comerciales e industriales (al igual que en las
públicas), las cuales están absolutamente convencidas que para obtener un
mayor rendimiento, productividad y aprovechamiento de su patrimonio es
imprescindible la información contable". (p.66)

Lineamientos Contables

Los lineamientos contables permiten el registro y clasificación permanente

de toda la información relacionada con las operaciones diarias de una
organización, a fin de que puedan entenderse con facilidad. Tal información
permite el control de las operaciones, lo que ayuda a conocer si la gestión de la
organización se ajusta a lo planeado en un principio. Esto indica que los
 18

procedimientos son utilizados con el objeto de reflejar la situación financiera

más exacta a la realidad que presenta en determinado momento una entidad u
organismo; respetando en todo momento las normas y principios de aceptación
general, normativas legales, publicaciones, etc., que regulen en materia
contable.

Considerando lo expuesto por Gómez, F. (2009), “son parámetros que

norman los procesos de registro, clasificación y resumen de
las operaciones mercantiles de un negocio, además de la interpretación de sus
resultados” (p. 72); de allí su importancia como factores de control de los
recursos presupuestarios y financieros de una empresa u organización.

Importancia

Los lineamientos contables revisten una gran importancia porque todas las
empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones
mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento
de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por estos son
imprescindibles para obtener información de carácter legal.

Por consiguiente, los gerentes o directores a través de los lineamientos

contables podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante
datos estadísticos. Según lo señala Gómez, F. (2009), “estos datos permiten
conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y
pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros.”
(p.74); esto significa que tales lineamientos permiten conocer la capacidad
financiera de la empresa.
 19

Objetivos

Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con

relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la
cosas poseídas por el negocio. Sin embargo, su primordial objetivo es
suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las
operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar:

- Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a

la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
- Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos
propuestos.
- Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y
razonada.

Control Interno

De acuerdo a, Catádora, D. (2011) define:

Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema
contable, el grado de fortaleza del control interno determinará si
exige una seguridad razonable, de las operaciones reflejadas en los
estados financieros son confiables o no. una debilidad importante del
control interno, o un sistema de control interno poco confiable,
representa un aspecto negativa dentro de la estructura de un sistema
contable. (p. 18)

Por ello el control interno es una de las herramientas más importante

dentro de una organización. Ya que estos proveen a la gerencia de una
razonable pero no absoluta información de que los activos especialmente los
valiosos y movibles están protegidos contra perdida por el uso o disposición no
autorizado, y que las operaciones realizadas con autorización de la gerencia y
 20

revisada adecuadamente para permitir la elaboración de estados financieros de

conformidad con principios de contabilidad de aceptación gerencial.

Importancia del Control Interno

Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita
únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son
reflejadas en los estados financieros, si no también evalúan el nivel de
eficiencia operacional en proceso contable y administrativo.

En este sentido, Catácora, D (2011), se refiere a esta clasificación de la

siguiente manera:

- Control Interno Administrativo.

- Control Interno Contable.

Control Interno Administrativo

Generalmente no tiene relación directa con las cifras de los estados

financieros, pero tienen como objetivo básicos establecer lo siguiente:

- Plan de organización
- Métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las
operaciones
- Adhesinas políticas gerenciales.

Control Interno Contable

El control interno contable, para Catácora, D (2011), mantiene relación
directa o efecto sobre las cifras de los estados financieros e incluye lo siguiente:
“- Métodos y procedimientos relacionados, que tienen que ver con la protección
 21

de los activos - Autorización de las operaciones - Asegurar la exactitud de los

registros financieros.” (p. 62).
 22

FASE III
DISEÑO DE LA PROPUESTA
Cuadro Técnico Operativo
 23

PROPUESTA DE LINEAMIENTOS CONTABLES PARA LA OPTIMIZACIÓN

DE LOS PROCESOS DE INVENTARIO DE LA EMPRESA ESTACIÓN DE
SERVICIOS LA TASCOSA, C.A. UBICADA EN PALO NEGRO ESTADO
ARAGUA.
Objetivos de la propuesta

Objetivo General

Optimizar los procesos de inventarios de la empresa Estación de Servicios

La Tascosa C.A., ubicada en Palo Negro Estado Aragua.

Objetivos Específicos

- Diagnosticar la situación actual en los procesos de inventarios de la

empresa Estación de Servicios La Tascosa C.A., ubicada en Palo Negro Estado
Aragua.

- Identificar las fallas que causan el mal funcionamiento del proceso de

inventario de la empresa Estación de Servicios La Tascosa C.A.,

- Especificar el procedimiento que se lleva a cabo en la actualidad para el

manejo de inventario.

- Establecer directrices que optimicen el proceso de inventarios de la

empresa Estación de Servicios La Tascosa C.A.

Estrategias

Diseñar lineamientos contables para la optimización de los procesos de

inventario de la empresa Estación de Servicios La Tascosa, C.A., puesto que es
un instrumento fundamental para disminuir los márgenes de pérdidas por
 24

adquisición de materia prima excedente, formando parte de una forma

planificada de desarrollar la función de compras.

Asimismo, se podrán optimizar el proceso de inventario, pues el

conocimiento real de las necesidades de la empresa, permite proyectar de
manera organizada las compras, hacer un uso adecuado de la materia prima,
aprovechar al máximo la capacidad de almacenamiento de la empresa y, en
consecuencia, reducir las pérdidas detectadas en el inventario.

Luego de haber analizado los aspectos y circunstancias recopiladas a

través de los instrumentos de recolección de datos se pudo percibir que es
necesario implementar nuevos controles para el almacén de los productos
terminados, para que faciliten la disposición de recursos que aumenten los
beneficios y fortalezcan a la empresa dentro del mercado.

Acciones
Generar reuniones para concientizar al personal sobre la importancia del
proceso de inventarios.

Tener un control que permita a la empresa mantener los inventarios tanto

de mercancías como de materiales, el inventario físico debe coincidir con los
libros contables.

Efectivos procesos administrativos que permitirán disminuir los riesgos de

pérdida de dinero, materiales, insumos y tiempo.

Factibilidad Recursos

Humanos

Contamos con el personal que labora en el departamento administrativo.

 25

Materiales

Para la inducción al personal el cual está comprometido y dispuesto con la

empresa contamos con Referencias Bibliográficas las cuales sustenta la
información y conocimientos que se les impartirá a cada uno para el desarrollo
de sus actividades, así mismo contamos con Almacén para la elaboración de
inventario y su respectiva inducción y toda la Papelería

Técnico

Computadoras en cada área y Formato de Toma de Inventarios.

Financieros

La propuesta que se plantea es factible para la empresa ya que no requiere

una suma alta debido a que solo requiere la persona calificada para impartir la
induccion a los empleados y hojas para los controles, la toma de inventario
entre otros, por lo demás no amerita algún otro recurso ya que las instalaciones,
video beam y demás recursos se encuentran en las instalaciones de la empresa

RESMA DE HOJA CARTA 20.000.000,00 BS

FACILITADOR 60.000.000,00 BS

TOTAL 80.000.000,00 BS
 26

Desarrollo de la Propuesta

Como bien se sabe, la base de toda empresa comercial es la compra y

ventas de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del proceso de
inventario por parte de la misma, debido a que este manejo contable permitirá a
la organización mantener el control oportunamente, manejo de costos, así como
también conocer al final del periodo contable, un estado confiable de la
situación económica de la empresa.

Por lo tanto, el inventario tiene como propósito fundamental proveer a la

empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular
desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para
funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta
forma afrontar la demanda.

Es así, que se evidencia que en la Estación de Servicio La Tascosa C.A.,

ubicada en Palo Negro Estado Aragua, se presentan algunas fallas de tipo
administrativos como lo son por ejemplo: déficit en la facturación, en los
inventarios y en los pedidos de mercancía y combustible. Esta situación se
produce debido a: pérdida de tiempo, manejo de información inexacta, retardos
en la facturación, solicitudes de mercancía y de combustible imprecisas, así
como errores en registros. Por consiguiente, se debe implementar la propuesta
de lineamientos contables para la optimización de los procesos de inventario de
la empresa Estación de Servicios La Tascosa, C.A. ubicada en Palo Negro
Estado Aragua.

Una propuesta de investigación debe ser breve pero precisa, por lo tanto
se desea llevar a cabo la optimización de los procesos de inventarios de la
empresa Estación de Servicios La Tascosa C.A., ubicada en Palo Negro Estado
Aragua, en donde se evidencian fallas en el mal funcionamiento del proceso de
inventarios, lo cual ha generado pérdida de tiempo, manejo de información
 27

inexacta, así como errores en registros. Así pues, una vez reconocidas las fallas
se específica el procedimiento para el manejo de inventario, a través de una
estructura por cuatro fases que se detallan y enumeran de la manera siguiente:

1.- Consiste en la elaboración de un formato donde se reflejan los

procedimientos a seguir para el control y registro del inventario de la empresa.
A continuación se especifican los pasos para realizar detalladamente un
inventario:

- Los bienes de la empresa son tan limitados que casi se pueden ir

contando sobre la marcha, pero no se debe olvidar que un inventario es un
sistema de control y, cuanto más preciso sea, mejor. Lo primero es verificar la
ubicación de los artículos, es decir, localizarlos. Esa tarea debería ser fácil si se
ha hecho los deberes previos: codificarlos todos. Asignar a los activos unos
códigos de ubicación y de producto, que servirán tanto para identificar cada uno
como su emplazamiento en el almacén.

- Respecto a las herramientas necesarias, se trata de elaborar unas bases

de datos, para lo cual debería bastarte con los programas informáticos más
habituales. Desde Internet es posible descargar modelos de hojas de inventario
en Excel.

- Según se vayan haciendo el recuento de las existencias físicas reales (tal

como se les denomina en la jerga), producto a producto y referencia a
referencia, y se sepa el número de unidades que tienes de cada cosa, es
importante que se introduzca esa cifra en una aplicación informática. Eso
permitirá comparar el dato con el que figura en los archivos de control. En caso
de que haya diferencias en los números, se estará ante una desviación, ya sea
negativa o positiva (que falten o sobren productos).
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- Si concluido este recuento resulta que las existencias no coinciden

finalmente con lo que esperaba, se ha de hacer una valoración de esa
desviación o desajuste para proceder a su regularización. Dicho de forma más
sencilla: se debe ajustar las cifras de los libros de acuerdo con la realidad.
Cuando se realiza el recuento del inventario, se está obteniendo también los
datos para el inventario contable, y la regularización es por tanto “una
regularización contable, que afecta al balance de la compañía”.

A modo de referencia, es necesario seguir la llamada clasificación ABC,

en donde las empresas suelen considerar admisible una desviación distinta
dependiendo del tipo de producto. Para los artículos de clase A (los más
valiosos para tu negocio), la desviación debería ser de cero; en la clase B se
toleraría una máxima del +/-1%, mientras que en los productos de clase C se
admite un margen máximo de hasta dos puntos porcentuales. Si los desajustes
son graves, se puede plantear hacer un análisis histórico de los movimientos de
entrada y salida, en busca de posibles fallos en los registros que aclaren las
cifras y ayuden a evitar otros.

2.- Esta fase tiene como objetivo capacitar a los empleados de la empresa
por medio de una charla en la cual se explica los métodos de inventarios. De
igual forma se proporcionara toda la información relevante y cuál es el método
que se debe ejecutar en las actividades operativas de la empresa según el tipo
de organización.

3.-En esta etapa el propósito es realizar el inventario diariamente

empleando los métodos que mejoren los inconvenientes del proceso como tal.

4.-Consiste en que el supervisor verifique la rotación de los productos, y

que el procedimiento se esté ejecutando correctamente con la fecha de entrada
y fecha de vencimiento del producto.
 29

Esta propuesta es de fácil acceso para la empresa ya que la misma

cuenta con los instrumentos necesarios para lograr los objetivos previstos,
algunos de esos elementos son computadoras para realizar los formatos para el
control y manejo del inventario, personal capacitado en cuanto al conocimiento
sobre las operaciones que se realizan en el control del inventario y del almacén
en conjunto

La propuesta de optimización del proceso de inventario de la empresa

Estación de Servicios La Tascosa C.A., es factible en vista de que la gerencia
de la empresa está consciente de la necesidad de su aplicación, además el
sistema planteado reúne las condiciones mínimas necesarias para asegurar su
éxito. También es factible por la disposición de los recursos económicos,
materiales, humanos y la disposición de los demás departamentos y miembros
de la empresa que permitirán la implementación de la propuesta; ya que los
gastos que se generen mediante este proceso serán aportados por la
organización.

Seguidamente la propuesta planteada tendrá gastos mínimos a

comparación de los resultados que se obtendrán con la implantación de la
misma. La cual es completamente factible ya que las actividades que se van a
ejecutar tales como: la creación de un formato una charla a los empleados y
conjuntamente que el supervisor realice un seguimiento a que el método
establecido se esté ejecutando y verificar que se realiza la rotación adecuada
de los productos en venta.

De la misma manera los costos son muy pequeños entre los cuales se
tienen materiales de papelería, y la elaboración de la presentación en la
empresa. Al mismo tiempo los beneficios a corto plazo son muy importantes
para las operaciones de la empresa. De igual forma esto aumentaría la calidad
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de los productos, las ventas, disminución del desperdicio y un control adecuado

de las actividades del área productiva.
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FASE IV

Conclusiones

El proceso de inventario, es uno de los más importantes del sistema, ya que

con él, se pueden evidenciar las existencias físicas actuales, asegurándose que
no haya diferencias entre las existencias plasmadas y las existencias físicas
reales, de esta manera, que toda empresa debe realizar estos procesos con
mucho cuidado y dedicación, pues de ellos dependen el control de las
existencia.

Ahora bien, para la optimización de los procesos de inventario de la empresa

Estación de Servicios La Tascosa, C.A., ubicada en Palo Negro Estado Aragua,
se deben buscar los factores que impiden un proceso adecuado, de allí que a
través del análisis e interpretación de los resultados, se pueden concretar la
información necesaria para resolver la problemática existente, a continuación el
análisis en relación a cada objetivo específicos.

En relación, al registro de observación, se evidenció que en la empresa existen

normas y procedimientos en cuanto al proceso de inventario, sin embargo, no
son utilizados adecuadamente, de igual manera, los registros de operaciones
no son realizados con las pautas señaladas, esto indica que aunque la empresa
cuenta con el recurso humano adecuado para el cumplimiento eficaz de sus
labores no existe un control de las actividades a realizar según los procesos
establecidos.

Continuando con el próximo objetivo, donde se reseñan como se llevan a cabo

los procesos de inventario, se constató que no todos los registros tienen el
resguardo apropiado de las existencias de la empresa, lo cual genera un riesgo
de pérdida de información valiosa, que puede dificultar los procesos
administrativos. De igual manera, se verificó que no existe una clasificación
automatizada para los productos que comercializa la empresa, siendo esto otra
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falla que genera que los procesos de inventarios sean de calidad.

Seguidamente, se tiene el tercer objetivo trata de determinar las debilidades y

fortalezas del proceso de inventario de la empresa Estación de Servicios La
Tascosa, C.A., en donde se pudo evidenciar que la planificación existente si
cumple con los parámetros establecidos, sin embargo, los resultados no son los
esperados, ya que el control administrativo no sigue los lineamientos, puesto
que no se supervisa el proceso en todas sus etapas, creando así fallas en el
inventario final, lo cual no solo retrasa el trabajo administrativo, sino que la
información recabada a veces no es la adecuada.

Se puede concluir, que en función de los objetivos descritos anteriormente, se

hace necesario proponer aspectos para optimizar los procesos de inventarios
de la empresa Estación de Servicios La Tascosa C.A., ubicada en Palo Negro
Estado Aragua, con el fin de que puedan llevar a cabo esta actividad
eficazmente.
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Recomendaciones

En función de los resultados y conclusiones obtenidos a lo largo del

desarrollo del trabajo, y enfocados en los procesos llevados a cabo en el
departamento contable fue necesario detallar algunas recomendaciones o
sugerencias que se consideran importantes para optimizar los procesos de
inventarios las cuales se señalan a continuación:

- Promover las relaciones interpersonales y la comunicación efectiva

que ayudara a mejorar las situaciones planteadas.

- Optimizar el manejo de los registros de las diferentes cuentas, ya que es

fundamental para cualquier organización, llevar los libros y documentos que
permita planear y controlar su inversión a la luz de los nuevos estándares y
requerimientos.

- Realizar mediciones o evaluaciones de la gestión de control interno de

los procesos Administrativos-contables, para generar análisis de resultados, a
través de cuadros, guías y manuales.

- Especialización del personal involucrado en el proceso contable y

administrativo, mediante la aplicación de un sistema de control de los recursos
necesarios para el sostenimiento y disponibilidad del servicio.

- La cuidadosa organización física de los libros dependerá la agilidad en

la toma física.

- Se debe tener presente que antes de realizar la toma de su inventario

físico debe proceder a actualizar el sistema. No debe dejarse movimientos
pendientes.
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- Corregir los errores que se hayan determinado en el cotejo de los

inventarios, ya que las diferencias no justificadas que se encuentren tras el
análisis del inventario deben ser exhaustivamente revisadas a fin de
subsanar las causas.

- Adecuar con facilidad los cambios requeridos facilitando la integración de

todos los elementos que intervienen en la prestación de servicio en un solo fin;
en primer lugar el adecuado uso y manejo de los recursos, y en segundo
término, aumentar el nivel de preparación del personal involucrado en este
proceso y finalmente hacer una adecuada gestión administrativo-contables a
través del control.
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Bibliografía

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Gómez F, (2009), Contabilidad. Editorial Espinaza. Barcelona- España.
Catácora, D (2011)
Sierra, P (2008). Control de Inventarios. Investigación de Operaciones
República Bolivariana de Venezuela. (1955). Código de Comercio.
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Anexos
Estación de Servicios la Tascosa
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Antiguo Control de Repuestos

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Actual Control de Inventario