Crear Un Sistema de Inventario Con Notion

E.
David Fariña Santana
Crear un sistema de inventario con Notion

12 febrero, 2019 by David Farina (https://edavidfs.com/author/edavidfs/)
En este artículo te presento como crear un inventario con Notion, y además generar etiquetas
con código QR para que con un simple escaneo puedas acceder al contenido de cada caja sin
necesidad de abrirla. Para ello emplearemos las bases de datos relacionales de Notion. Es muy
fácil de implementar y más fácil de usar, ya verás.
Es común tener un trastero lleno de cajas, incluso a veces hasta bien ordenadas, el problema
surge cuando quieres recuperar algo de esas cajas, supongo que si estas leyendo esto sabes de
lo que hablo. Por eso hace años que llevo buscando un sistema de inventario flexible y que se
adapte a mis necesidades. Anteriormente lo tenia todo apuntado en una hoja de cálculo de
google Sheet, motivado por un episodio del podcast de Appsmac en 8 min sobre cajas
(http://www.en8minutos.appsmac.com/2017/01/23/a8m-612-cajas/) y por el artículo de
dejuanito de como organizar el trastero (https://medium.com/@dejuanito/organiza-con-
c%C3%B3digos-qr-23541e0438e9), aunque finalmente me he decidido por Notion
(https://www.notion.so/?r=c09e4ab6937d4b09bec06fe32881af46), verás por qué.
Notion (https://www.notion.so/?r=c09e4ab6937d4b09bec06fe32881af46) es un servicio multi-

herramienta, que permite desde escribir notas o artículos muy completos(imágenes, tablas,
formulas matemáticas, etc.. ), gestionar tareas al estilo Trello o crear bases de datos simples
usando tablas y relacionar unas base de datos con otras. Si quieres conseguir 10€ de saldo
regístrate en Notion (https://www.notion.so/?r=c09e4ab6937d4b09bec06fe32881af46) con este
enlace. Si quieres ver más de lo que puede hacer pásate por el artículo de introducción a Notion
(https://edavidfs.com/que-es-notion-y-para-que-sirve/).
A modo de resumen, el sistema de inventario se basa en crear varias bases de datos (tablas en
Notion), y relacionarlas. En este tutorial te mostraré como realizar esta estructura y finalmente
como crear etiquetas para que desde el móvil puedas ver el contenido de cada caja con tan solo
escanear un código QR.
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Estructura de la base de datos del inventario plugin cookies (http://wordpress.org/plugins/asesor-cookies-para-la-ley-en-espana/)
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Nuestra base de datos tendrá tres tablas:
Tablas “Artículos” – Donde almacenaremos los datos de los elementos que queremos tener
registrado en el inventario
Tabla “Cajas” – En esta tabla registraremos las distintas cajas donde introduciremos los
“Artículos” con muchos datos de interés.
Tabla “Localizaciones” – Esta tabla almacenará los distintos armarios o estancias donde
almacenaremos las “Cajas”, por ejemplo “Trastero”, “Armario Salón”, etc, etc…
La estructura completa la base de datos la podemos ver en la siguiente imagen. Gracias a esta
estructura podremos realizar búsquedas para conocer, por ejemplo, ¿Qué cajas tengo en el
trastero?, o ¿En qué caja tengo la caja vacía del iphone?. Es muy sencillo de implementar, asi
que manos a la obra.
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Estructura de la base de dato para implementar un sistema de inventario en Notion
Crear la base de datos en Notion

En este paso crearemos las tres tablas, le asignaremos los campos necesarios a cada una de ella
y estableceremos las relaciones entre las tablas para poder realizar las búsquedas.
Tabla de Localizaciones
En primer lugar debemos crear una base de datos de localizaciones en Notion. Para ello
simplemente:
1. Creamos una Página nueva

2. Le damos el nombre a la primera Tabla, en este caso: “Localizaciones”
3. Asignamos la plantilla de Tabla
4. Introducimos los campos :
Nombre – Campo de Texto, viene por defecto, donde introducimos el nombre de la
localización, por ejemplo, “Armario del Salón”, o “Trastero”
Nota – Campo de Texto, donde podemos introducir cualquier nota adicional que
necesitemos.
Tabla de Cajas
A continuación crearemos la base de datos de las Cajas, de forma similar a como creamos la
base de datos de “Localizaciones”:
1. Creamos una
enlace Página
para nueva
mayor información.
2. Le damos el nombre a la Tabla, en este caso: “Cajas”

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4. Introducimos los campos:
Nombre – Campo de Texto, que describe la caja, por ejemplo “Caja 1”
Url – Dirección de la página de la Caja, este campo es imprescindible para poder
automatizar el proceso de creación de la etiqueta.
Localización – Campo de Relación, aquí es donde ocurre parte de la magia, al
seleccionar este campo nos pide que seleccionemos una base de datos,
seleccionamos la base de datos de “Localizaciones”
5. Podemos añadir mas datos como por ejemplo:

Categoría – Campo de selección, donde podemos introducir la temática de la caja
correspondiente, por ejemplo “Navidad”, “Bebé”
Etiqueta – Campo de Fichero o Medio – aqui donde podemos incluir por ejemplo la
etiqueta que pegaremos en la caja para poder imprimirlaNota – Campo de Texto que
podemos usar para introducir información extra de la caja.
Nota – Campo de Texto – Siempre esta bien para añadir cualquier otra nota que
queramos anotar.
Tabla de Artículos
En esta base de datos incluiremos todos la información de los objetos que queremos tener
registrados, junto con la información que nos interese. Para ello seguiremos los mismos pasos
para crear las tablas anteriores de “Localizaciones” y “Cajas”:
1. Creamos una Página nueva
2. Le damos el nombre: “Artículos”
4. Añadimos los campos:
la aceptación de lasNombre – Campo
mencionadas cookies yde Texto de nuestra política de cookies (https://edavidfs.com/politica-de-cookies/), pinche el
la aceptación
Caja – Campo relacionado – Seleccionemos la base de datos “Cajas”
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5. Podemos añadir más campos, pero cuantos más campos más difícil es de mantener, yo
personalmente tengo los siguientes
Unidades – Campo numérico – por si tenemos muchas unidades de un artículo.
Fecha de Compra – preferiblemente un Campo de Fecha, pero como heredé del csv y
algunas cosas solo recuerdo el año, he tenido que poner un Campo de Texto
Precio de compra – Campo Numérico
En uso – Campo Checkbox, util para saber donde hay que volver a colocarlo en caso
de volver a almacenarlo
Categoría – Campo de selección, como por ejemplo, Electrodomésticos, Juguetes,
Electrónica, Menaje, etc etc..
Nota – Campo de Texto – Siempre esta bien para añadir cualquier otra nota que
queramos anotar.
Introducción de los datos

Una vez tenemos la estructura de la base de datos podemos introducir los datos que
necesitemos. La primera vez que creamos las cajas es necesario realizar esta operación
desde la versión web de la aplicación para poder obtener el enlace a la caja
correspondiente.El proceso te lo muestro en el siguiente video, el orden ideal sería:
1. Añadir las localizaciones a la Base de Datos “Localizaciones”, por ejemplo “Trastero”.

2. Añadir una entrada en el inventario “Cajas”, y le damos el nombre, por ejemplo “Caja 1”.
3. Abrimos esa entrada, para ello pasamos el ratón sobre el nombre de la caja y
automáticamente nos aparece un botón que dice “Open”.
4. Después nos aparece la página de la Caja en una ventana flotante, pulsamos en el botón de
la esquina superior izquierda que dice “Open as Page”
5. Se abre la página de la Caja a pantalla completa. Copiamos la dirección web y la
introducimos en el campo URL
6. Finalmente
la aceptación podemos
de las mencionadas cookiesañadir los artículos
y la aceptación de nuestra a la base
política de datos
de cookies de Artículos
(https://edavidfs.com/politica-de-cookies/), pinche el
ACEPTAR
0:00 / 0:18
Si quieres ver el resultado de las bases de datos puedes acceder al a mi espacio de Trabajo de
Pruebas en Notion (https://www.notion.so/davidresearch/Inventario-
68f29f16016e4750a9b5c0e8aeeb5840)
Generación de Códigos QR
Lo interesante de tener este inventario es acceder de forma rápida al contenido de cada caja, sin
la necesidad de estar navegando por Notion. Esto lo conseguimos creando una etiqueta con un
código QR de cada caja que nos permita escanearlo y acceder al contenido de la caja. Para ello
seguiremos los siguientes pasos:
1. Abrimos la página de una Caja
2. Como ya hemos obtenido su URL, tan solo debemos copiarla con “Control + C” o “cmd+C”
en mac
3. abrimos una nueva pestaña en el navegador y vamos a la dirección: https://es.qr-code-
generator.com/
la aceptación de las mencionadas(https://es.qr-code-generator.com/)
cookies y la aceptación de nuestra política de cookies (https://edavidfs.com/politica-de-cookies/), pinche el
4. Copiamos la dirección web de la caja, y la pegamos en la aplicación de generador de
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códigos QR
5. Podemos personalizar el Código en la aplicación web
6. Finalmente descargamos el código QR y lo imprimimos en una etiqueta
Resultado de la
creación del código QR
Una opción es subir el código Qr a un campo de la base de datos “Cajas”, pero esto es opcional.
Para imprimirlas he comprado unas etiquetas APLI 1875 (https://amzn.to/2IiZf4L) con unas

medidas de 34x67mm. Editando la plantilla de word que traen quedan así:
ACEPTAR
Cosa a mejorar del sistema de inventario con Notion

Una de las cosas que me interesan es automatizar la tarea de crear los códigos QR. Por ello he
desarrollado un script en python que genera automáticamente los códigos QR a partir de un
archivo de exportación en formato CSV de las cajas. Por ahora tan solo genera los códigos QR de
cada caja, pero lo estoy mejorando para que genere la etiqueta completa, con el nombre de la
Caja y alguna opción más. El proyecto pronto lo subiré a Github.
¿Echas algo en falta al sistema, o crees que se puede mejorar de alguna forma?

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David Fariña Santana

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Notion (https://www.notion.so/?r=c09e4ab6937d4b09bec06fe32881af46) es un servicio multi-

Nuestra base de datos tendrá tres tablas:

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1. Creamos una Página nueva

2. Le damos el nombre a la Tabla, en este caso: “Cajas”

3. Asignamos la plantilla de Tabla

5. Podemos añadir mas datos como por ejemplo:

Introducción de los datos

1. Añadir las localizaciones a la Base de Datos “Localizaciones”, por ejemplo “Trastero”.

Para imprimirlas he comprado unas etiquetas APLI 1875 (https://amzn.to/2IiZf4L) con unas

Cosa a mejorar del sistema de inventario con Notion

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