Entendimiento del proceso de planillas

Compañía ALACRAN S.A.C.

Elaborado por XXX
Periodo evaluado 31/10/2013
Revisado por YYY
Aprobado por ZZZ

Objetivo:

La compañía tiene dos áreas, personal administrativo y personal obrero, por lo que realizaremos un
entendimiento del proceso de planillas por cada uno de ellos.

Resumen del Proceso:

1. Proceso de Selección:
1.1. Solicitud de Personal
1.2. Proceso de búsqueda y selección
1.3. Ingreso del nuevo personal

2. Proceso de Planillas:
2.1. Control de ingresos y salidas del personal
2.2. Realización de planillas
2.3. Contabilización de planillas
2.4. Pago de Planillas

Encargados

Javier Moreno - Gerente General

Carlos Galdo - Gerente de Administración
Alex Aguilar - Analista de sistemas y encargado de Recursos Humanos
Mónica Queirolo - Gerente Financiero
Jorge Araujo - contador
Julio Rebatta - Supervisor de tareo
William Medina - Planillero

General

Se realizo una entrevista con Carlos Galdo y con Alex Aguilar quienes nos dieron testimonio de lo
siguiente:

La Compañía no cuenta con una área de Recursos Humanos

El personal administrativo es bastante estable y casi no hay rotación de este. La Compañía mantiene en
promedio unos 20 administrativos.

Para el caso del personal obrero no existen meses establecidos durante el año en los que se necesite
mayor cantidad de personal, y los motivos de solicitud de personal se suelen dar en función de la
producción de cada proyecto. La Compañía cuenta en promedio con 300 obreros.

Así mismo por cada trabajador se mantiene un legajo (inasistencias, licencias, aumento de sueldo)

1. Proceso de Planillas del Personal Administrativo:

1.1. Solicitud de Personal

El Gerente de Área es el encargado de realizar la solicitud de personal mediante correo electrónico a
Javier Moreno.

1.2. Proceso de búsqueda y selección

El proceso de búsqueda y selección de personal pasa a cargo de la empresa Gargurevich Asociados,

quienes suelen hacer publicaciones en los periódicos con los requisitos mínimos para el puesto requerido
y la documentación a presentar, este proceso de selección suele demorar unos 15 días
aproximadamente, y los resultados son enviados a Javier Moreno y al Gerente del Área solicitante, para
que decidan que postulantes son los seleccionados para una entrevista final con el Gerente de Área,
quien evaluara su nivel de experiencia y al final de esta avisara al postulante sobre su ingreso a la
compañía y le hará una inducción sobre el entendimiento del negocio y las labores a realizar.

1.3. Ingreso del nuevo personal

Luego de la aprobación del personal ingresante, se arma un file por cada trabajador con la siguiente
documentación:

- Curriculum Vitae
- Copia del DNI
- Certificado de antecedentes policiales
- Constancias de trabajo
- Copia del DNI o partida de nacimiento de un hijo
- Contrato de trabajo

Estos files son custodiados por Alex Aguilar quien los mantiene archivados en un armario con llave.

En el aspecto legal, se observa que los trabajadores no cuentan con contrato, debido a que se encuentran
a plazo indeterminado y con un monto de remuneración establecido por Javier Moreno, según el cargo a
ocupar.

2. Proceso de Planillas

2.1. Control de ingresos y salidas del personal

El control de ingresos y salidas del personal lo realiza Carlos Galdo de forma visual, ya que nos comenta
que el personal excepcionalmente tiene faltas y/o tardanzas, y en caso de ser así, le comunica mediante
correo electrónico a Alex Aguilar, quien es el encargado de realizar, revisar y aprobar las planillas.

2.2. Realización de planillas

Alex Aguilar primero carga toda la información en un formato en Excel y luego ingresa toda esta
información en el sistema SMART (módulo de planillas).

2.3. Contabilización de planillas

Este modulo de planillas se encuentra integrado al modulo de contabilidad y puede exportar

automáticamente los asientos contables, pero es un proceso que aun no se esta realizando debido a que
se están realizando unos ajustes en el sistema SMART, así como también exporta automáticamente toda
la información al PDT 601 para su declaración.

Alex Aguilar es el encargado de realizar los cálculos de vacaciones, CTS y gratificaciones, mediante un
Excel que luego entrega a Jorge Araujo para que se encargue de realizar la provisión de las planillas.

Los descuentos pueden darse por adelantos de sueldo y/o inasistencias.

2.4. Pago de Planillas

El pago de las planillas es realizado cada dos semanas por Alex Aguilar quien deposita las
remuneraciones a la cuenta corriente de cada trabajador, por medio del sistema Telecredito del BCP, que
necesita de las firmas digitales de Mónica Queirolo y Javier Moreno para su conformidad.
Las boletas de cada trabajador son llevadas de Lima al centro de labores en Ica, por Carlos Galdo, para
su repartición.

A la fecha de nuestra revisión preliminar, observamos que han sido cancelados los pagos de
remuneraciones, gratificaciones, así como los depósitos de gratificaciones y AFP/ONP, también
observamos la correcta declaración en el PDT 601 y las planillas de pago de AFP/ONP.

1. Proceso de Planillas del Personal Obrero:

1.1. Solicitud de Personal

El jefe de campo determina cuanta será la cantidad de trabajadores necesarios para realizar cada
proyecto, y solicita vía oral al supervisor de operación agrícola, quien suele decidir inmediatamente la
aprobación de esta solicitud.

1.2. Proceso de búsqueda y selección

Una vez aprobada la solicitud, se inicia el proceso de búsqueda de personal en el que se emplea el medio
oral, por medio del cual el jefe de campo, el mayoral, el supervisor, área de recursos humanos, etc.,
avisan a los pobladores de la zona sobre la necesidad de personal.

La evaluación y selección del personal esta a cargo del Jefe de campo y/o del Mayoral quienes solicitan a
los postulantes presentar la siguiente documentación:

- Copia del DNI

- Certificado de antecedentes policiales
- Constancias de trabajo
- Copia del DNI o partida de nacimiento de un hijo

Luego se les realiza una entrevista personal para determinar su nivel de experiencia e inmediatamente el
jefe de campo les comunica de su ingreso, y se inicia un proceso de inducción, mediante el cual se les
explica las labores que debe realizar.

1.3. Ingreso del nuevo personal

Luego se arma un file por cada trabajador con los documentos antes mencionados y adjuntado el contrato
de trabajo (que se firma a mas tardar al día siguiente del ingreso del nuevo personal).

En el aspecto legal, se observa que todos los trabajadores cuentan con contrato, los que cuentan con un
periodo de vigencia acorde al tiempo de duración del proyecto. Estos contratos se encuentran bajo el
Régimen Agrario Nº 27360 y cuentan con un plazo máximo de 6 meses (Finales de Junio o finales de
Diciembre) para ser presentados ante el MINTRA.

2. Proceso de Planillas

2.1. Control de ingresos y salidas del personal

El control de ingresos y salidas del personal se realiza en unas hojas que contienen la firma del trabajador
tanto a su hora de ingreso como a la hora de salida de sus labores. Este control es realizado por Julio
Rebatta quien luego realiza el tareo de toda esta información y la ingresa en el sistema SMART (en el
modulo de planillas), para que sea revisada y aprobada por Carlos Galdo.

2.2. Realización de planillas

Este modulo de planillas se encuentra integrado al modulo de contabilidad y exporta automáticamente los
asientos contables, así como también exporta automáticamente toda la información al PDT 601 para su
declaración.

2.3. Contabilización de planillas

El encargado de las provisiones de las planillas de CTS y gratificaciones es William Medina y el de las
provisiones de vacaciones es Carlos Galdo.
Los descuentos pueden darse por inasistencias y/o adelantos de sueldo, no suelen haber tardanzas
debido a que todos los trabajadores llegan a la misma hora, ya que la empresa les proporciona un bus
que los recoge y lleva hacia el centro de labores, así como también a la hora de salida, los regresa a su
punto de partida.

2.4. Pago de Planillas

El pago de las planillas se realiza cada 2 semanas, para lo cual Mónica Queirolo (recibe las planillas
aprobadas por Carlos Galdo y gira un cheque por el total de la planilla a la empresa Prosegur, que se
encarga de realizar la entrega de las boletas y el pago a los trabajadores en el centro de labores y en
efectivo a cada trabajador, previa identificación mediante firma y estampado de su huella digital en señal
de conformidad del pago.

A la fecha de nuestra revisión preliminar, observamos que han sido cancelados los pagos de
remuneraciones, gratificaciones, así como los depósitos de gratificaciones y AFP/ONP, también
observamos la correcta declaración en el PDT 601 y las planillas de pago de AFP/ONP.

Recorrido del proceso de planillas:

Se muestra el proceso mediante el cual se exporta la información del sistema SMART (modulo planillas)
hacia el PDT 601, en el cual se selecciona mediante un check los datos que se desean exportar:
Se muestra el proceso mediante el cual se exporta la información del sistema SMART (modulo planillas)
hacia el modulo de contabilidad, aunque como comentamos anteriormente este proceso aun no se esta
realizando por falta de ajustes en el sistema:

Riesgos y Controles identificados en Planillas:

1.- Riesgo: Que los files de documentación del personal sea sustraído.
Control: Se mantiene en un armario con llave, bajo resguardo de Alex Aguilar, la copia es custodiada
por Carlos Galdo.

CONFLICTO EN SEGREGACION DE FUNCIONES:

1. Alex Aguilar es la persona que realiza los cálculos de planillas del personal administrativo y a la vez
los autoriza (firma), así mismo es el encargado de realizar el depósito de las remuneraciones de cada
trabajador.