MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso de Gestión del Talento Humano

Procedimiento: Liquidación de Nómina
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CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción de la modificación

Se contaba con un manual de gestión humana
versión 01 del 07/10/2008 que incluía el procedi-
miento de nómina, prestaciones sociales y para
01 20/10/2010
fiscales.

Se adopta como procedimientos independiente

Se modifica el nombre del proceso y el código, se
actualiza el recuadro de autorización, se comple-
mentan los insumos, se elimina el recuadro de
nomograma y se incluye el texto “Ver Normogra-
ma”, se modifican los cargos responsables, se
ajustan los lineamientos, en el numeral 9 descrip-
02 30/11/2012 ción del procedimiento se reorganiza tomando
como punto de partida las observaciones efec-
tuadas por el responsable del procedimiento, se
ajusta la redacción de las actividades, se modifica
el flujograma y finalmente se incluye el formato
para reporte de horas extras, y se ajusta el código
de los formatos.
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AUTORIZACION

VERIFIQUE EN EL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIG QUE ESTA

ES LA VERSIÓN VIGENTE ANTES DE UTILIZAR EL DOCUMENTO
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1. OBJETIVO

Establecer la metodología y las directrices para el reconocimiento de salarios y prestaciones

causadas por los funcionarios de planta de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públi-
cos

2. ALCANCE

Este procedimiento comienza con la recepción e ingreso de novedades mensuales al aplicativo y

termina con la Liquidación de seguridad social, cesantías y parafiscales.

3. INSUMOS

• Reporte Horas Extras (IS)

• Solicitud de Vacaciones (IS)
• Incapacidades (IP)
• Licencias no Remuneradas (IS)
• Bonificaciones (IS)
• Ingresos (IS)
• Retiros (IS)
• Descuentos por Cooperativas y Juzgados (IP)

4. PRODUCTOS

• Nómina Elaborada (IS)

• Desprendibles de pagos (IS)
• Actos Administrativos (IS)

5. NORMATIVIDAD

Ver normograma
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6. DEFINICIONES

Actos Administrativos: Es un documento suscrito por el Secretario de Hacienda el cual registra

la aprobación de acciones solicitadas por los funcionarios o determinadas por éste, tales como:
nombramientos, vacaciones, encargos, ascensos, comisiones y pago de quinquenios, retiros, en-
tre otros y generalmente se expiden mediante una Resolución.

Administrativo: Agrupa los cargos con funciones que implican el ejercicio de actividades de or-
den administrativo complementarias de los niveles superiores. El código que identifica este nivel
es el cinco.

Antiguo Régimen: Se aplica a los funcionarios que ingresaron antes del 7 de Junio de 1994
siempre y cuando ocupen el mismo cargo, u otro como resultado de un proceso de selección o
incorporación en planta de personal.

Aportes: Porcentaje o valor autorizado por un funcionario para ser descontado de su salario, con
destino a una entidad cooperativa o fondo de empleado, por concepto de ahorro.

Aportes de Pensión: Porcentaje del salario devengado que se descuenta a un funcionario, para
garantizar el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez la invalidez y la muerte.

Aportes de Salud: Porcentaje del salario devengado que se descuenta a un funcionario, para
servicios del salud del mismo y sus beneficiarios.

Ascensos: Mediante este acto se legaliza el cambio de cargo de un funcionario a uno de supe-
rior jerarquía, estos se dan por proceso de selección en una convocatoria y pueden ser ascenso
en período de prueba o sin período de prueba.

Asignaciones: Es el acto mediante el cual el funcionario y su cargo son ubicados en otra depen-
dencia, para que desempeñe sus labores en ella.

Auxilio de Alimentación: Suma asignada anualmente a funcionarios devenguen una asignación

mensual mínima de la escala salarial.

Auxilio de Maternidad: Reconocimiento o auxilio salarial por cada hijo que nazca.

Bonificación por servicios prestados: Es un porcentaje del sueldo básico más los gastos de
representación, que se liquida al cumplir un año completo de servicios y aplicable a funcionarios
del nuevo régimen.
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Cesantías: Es el auxilio monetario que el Distrito está obligado a reconocer a sus empleados y
trabajadores a razón de un mes de salario por cada año de servicio, teniendo en cuenta para ello
el último sueldo devengado. Su pago también será proporcional cuando el tiempo de servicio fue-
re inferior a 12 meses.

Compensatorios: Días reconocidos por Horas Extras no pagadas por exceso del 50% del sueldo

Descuentos (Libranzas, aportes, embargos de familia, civiles y financieros).

Datos Básicos: Es la información suministrada por el aspirante a un cargo.

Datos del cargo que ocupa: Corresponde a la información propia del cargo proveniente de la
planta de personal que ocupa el funcionario: nivel, grado, código del cargo que ocupa la persona,
nombre del cargo y sueldo.

Datos de vinculación: Hace referencia a la información del régimen prestaciones, fondos de

pensiones, cesantías, y E.P.S., cajas de compensación, número de cuenta de ahorros, código de
banco o corporación, sucursal, fecha de ingreso al distrito, fecha de ingreso a la nación, clase de
nombramiento, procedimientos de retención, fecha de ingreso a la entidad, ARP.

Directivo: Está constituido por los cargos con funciones de dirección general, formulación de
políticas institucionales, y de adopción de planes, programas y proyectos. El código que identifica
este nivel es el cero.

Ejecutivo: Está conformado por los cargos con funciones básicas de dirección, coordinación, su-
pervisión, y control de las unidades o áreas internas encargadas de desarrollar y ejecutar las polí-
ticas, planes, programas y proyectos de la entidad. El código que identifica este nivel es el dos.

Embargos: Descuentos salariales originados en una orden judicial que pueden afectar el salario
y excepcionalmente las prestaciones sociales.

EPS: Entidad encargada de prestar servicios de Salud.

Formación académica: Comprende la información de estudios de educación básica, media,

educación superior, post grados y otros realizados por el funcionario, así como el nombre del es-
tablecimiento, título obtenido, fecha de terminación, acta de grado, número de tarjeta profesional,
y/o educación no formal.
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Gastos de Representación: Corresponde a un % del sueldo básico mensual que se reconoce a

los funcionarios que ocupan cargos del nivel Directivo, Asesor, en los términos que para el efecto
señalen los acuerdos vigentes.

Historia Laboral: Este proceso permite registrar todos los actos administrativos que elabora la
Dirección Corporativa y CID, desde su vinculación hasta su retiro, tales como, comisiones, encar-
gos, aplazamientos de vacaciones, retiros, reconocimientos de prima técnica, reajustes prima
técnica, quinquenios, licencias, sanciones disciplinarias, reubicaciones o asignaciones, incorpora-
ciones o asignaciones, nombramientos, ascensos, inscripción o actualización en carrera adminis-
trativa.

Hoja de vida: Contiene los siguientes datos de los funcionarios de planta: Datos básicos, Forma-
ción académica, Otros estudios, Publicaciones e idiomas, Experiencia Laboral, Actividades parti-
culares.

Horas Extras: Es un reconocimiento salarial que se hace a los funcionarios en los niveles auxi-
liar, asistencial y técnico y que laboran en horario adicional a la jornada ordinaria.

Incapacidades: Es el estado de inhabilidad física o mental, de un individuo, que le impide des-

empeñar en forma temporal o permanente su profesión u oficio habitual.

Incorporaciones: Es el acto por el cual se incorpora al funcionario como resultado de un proceso

de reestructuración de planta.

Indemnizaciones: Reconocimiento económico que se hace al empleado escalafonado en carrera

administrativa cuando se le ha suprimido el cargo, por razones de reorganización de la depen-
dencia, órgano o entidad o por el traslado de funciones a otros organismos, se suprimen los em-
pleos y el funcionario opta por este derecho, a cambio de la posibilidad de ser vinculado a un car-
go equivalente al que ocupaba, dentro de los seis meses siguientes a la fecha de supresión.

Libranzas: Autorización que el empleado o trabajador da para que de su sueldo le sea desconta-
da una suma determinada a favor de un tercero.

Nombramiento: Es la designación de una persona para ejercer las funciones en un determinado

cargo público de carrera administrativa o de libre nombramiento y remoción.

Nómina: Documento de producción mensual, que contiene información de todos los servidores
de la entidad, así como los valores devengados y descontados mensualmente de acuerdo con la
normatividad vigente
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Novedades: Acto administrativo por el cual se hacen ingresos por nombramientos, períodos de
prueba, ascensos, aceptación de renuncias y retiros, insubsistencias o destituciones y en general
todos aquellos que afecten la planta de cargos del personal de planta y supernumerarios.

Nuevo Régimen: Se aplica a los funcionarios que ingresaron al distrito con posterioridad a Junio
7 de 1.994 ó que han sido objeto de un nuevo nombramiento sin proceso de selección. Operativo:
Está conformado por cargos cuyas funciones se caracterizan por el predominio de actividades
manuales o tareas de simple ejecución. El código que identifica este nivel es el seis.

Profesional: Corresponde a los cargos cuyas funciones demandan la aplicación de los conoci-
mientos propios de cualquier carrera profesional, reconocida por la ley. El código que identifica
este nivel es el tres.

Parámetros: Corresponde a información específica para el funcionamiento de la aplicación de

Personal y Nómina.

Planta de Personal: Planta de cargos vigente para funcionarios de planta, aprobada mediante
decreto emitido por el Alcalde Mayor de Santa Fe de Bogotá.

Primas: Son éstas, factores de remuneración que forman parte del salario y por consiguiente, se
deben tener en cuenta para la liquidación de las prestaciones sociales.

Prima de Antigüedad: Está destinada a registrar el pago a empleados y trabajadores de la Ad-

ministración Distrital, según los años de servicio prestados de acuerdo con las normas legales y
actas de convenio vigentes, según el porcentaje establecido.

Prima Técnica: Es un reconocimiento al nivel de formación técnica científica, de sus titulares y se

establece exclusivamente para aquellos cargos cuyas funciones demanden conocimientos califi-
cados. Solo podrá ser asignada a funcionarios que desempeñen cargos en los niveles directivo,
asesor, ejecutivo y profesional.

Prima Semestral: Se paga a los empleados que hubieren laborado en la Administración Distrital
durante el primer semestre del año y proporcionalmente a quienes laboren por lo menos tres me-
ses completos de ese semestre. Equivale a 37 días de salario.

Prima Secretarial: Se otorga a los funcionarios del antiguo régimen que desempeñen funciones
como secretaria y acrediten experiencia de un año de labores en la Administración Distrital, así
como tengan resolución de la junta nacional del secretariado.
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Prima de Vacaciones: Se otorga a los empleados de la Administración Distrital por cada año de
servicio.

Prima de Navidad: Es una prestación que se otorga por Ley a los empleados como retribución
especial por los servicios prestados durante cada año de servicio o fracción de él, siempre y
cuando esta sea de un mes completo. Siempre se liquidará con el sueldo devengado al 30 de
Noviembre.

Quinquenios: Prestación que se otorga solamente a los funcionarios que pertenezcan al antiguo
régimen y se reconoce por cada cinco años de servicios.
Recargo Nocturno: Reconocimiento salarial a los funcionarios que desarrollen sus labores entre
las 6 p.m. y las 6 a.m., en proporción a las horas ordinarias laboradas en ese lapso, a razón de
un 35% sobre su asignación ordinaria.

Retroactividad: Cuando exista modificación del sueldo y/o factores con anterioridad al 15 de Ju-
nio y se haya pagado dicha prima, el sistema debe reliquidar esta prima.

Reintegros: Un reintegro es la ubicación por orden judicial de un ex funcionario en un cargo igual

o superior al que ocupaba en el momento de ser retirado de la entidad, bien sea por destitución,
insubsistencia, o supresión del cargo.

Retiros: Son renuncias, insubsistencias, destituciones, abandono del cargo, supresión del cargo,
muerte, vencimiento del nombramiento provisional y término de vinculación, éste último exclusivo
para el personal supernumerario. Los actos deben contener la siguiente información y el funcio-
nario encargado deberá verificar antes de elaborarlo que el funcionario este activo.

Retención en la fuente: Sistema de recaudo de impuestos sobre la renta y complementarios,

que consiste en restar de los pagos un porcentaje determinado por la ley a cargo de los beneficia-
rios de dichos pagos. Se aplica entre otros pagos a los ingresos obtenidos por las personas natu-
rales con ocasión de una relación laboral, legal o reglamentaria y debe efectuarse en el momento
del respectivo pago.

Roles: Define o autoriza los roles de responsabilidades para el manejo de la aplicación.

Salario: Es una noción amplia que comprende todas las sumas que habitual y periódicamente
recibeel empleado como retribución por sus servicios.
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Subsidio de Transporte: Suma asignada a funcionarios que devenguen hasta dos sueldos mi-
nimos legales mensuales vigentes.

Sueldo Básico: Es la asignación básica fijada por la Ley para los diversos cargos de la Adminis-
tración Pública.

Sueldo en encargo: Es la asignación salarial que recibe el empleado que ocupa temporalmente
un cargo distinto del que es titular.

Sueldo de Vacaciones: Monto del sueldo básico correspondiente a los días de disfrute de vaca-
ciones pagados por anticipado.

Tiempo de Experiencia y Situación Laboral: Hace referencia a la información de la empresa o

entidad donde ha laborado, tipo de entidad, país, departamento, municipio, dirección, teléfonos,
fecha de ingreso y de retiro, cargo y dependencia.

Vacaciones: Constituyen vacaciones los días hábiles de descanso remunerado a que tienen de-
recho los empleados distritales que hayan prestado sus servicios a la administración durante per-
íodos anuales completos.

7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Director(a) General(a)

• Aprobar las liquidaciones del nivel directivo

• Aceptación de renuncias e incorporaciones
• Tomar Posesión de los funcionarios del nivel directivo
• Aprobación Prima Técnica nivel directivo
• Solicitud de recursos extraordinarios frente a la Secretaria de Hacienda Distrital

Subdirector(a) Administrativo(a)

• Aprobar las liquidaciones del nivel profesional, técnico y asistencial

• Tomar Posesión de los funcionarios del nivel profesional, técnico y asistencial
• Aprobación Prima Técnica del nivel profesional
• Solicita Certificados de Disponibilidad y Registro Presupuestal y Relación de Autorización
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• Aprobar las novedades reportadas. (Libranzas, incapacidades, cesantías, embargos, certi-

ficaciones)
• Firmar nomina y parafiscales

Profesional Especializado

• Revisar las liquidaciones de todos los funcionarios

• Verificar actas de posesión
• Verificar los porcentajes de la Prima Técnica de todos los funcionarios
• Verificar los valores de las solicitudes de CDP, CRP y RA
• Revisar las libranzas, cartas incapacidades, formularios cesantías, liquidación embargos,
certificaciones)
• Revisar y firmar nomina y anexos parafiscales
• Revisar los actos administrativos
• Revisar las cesantías al finalizar la vigencia

Profesional Universitario

• Elaborar, registrar, liquidar, revisar la Nomina, los Parafiscales, las cesantías y realizar el
proceso de pago
• Realizar liquidaciones de ex funcionarios
• Incorporar las novedades
• Generar informes entes de control y otros
• Elaborar PAC mensual de la nomina
• Cargar archivos planos (Operador de Información de parafiscales y cesantías, fondos pri-
vados)
• Cargar archivos mensualmente al FNA
• Enviar archivo plano FONCEP
• Realizar las solicitudes de CDP y CRP, RA
• Solicitar creación de terceros
• Responder comunicaciones de terceros
• Realizar el re calculo de retención en la fuente semestralmente

Técnico Operativo

• Elaborar los actos administrativos, actas de posesión y las notificaciones de cesantías y

vacaciones
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• Remitir las incapacidades a la EPS

• Elaborar la autorización de retiro de cesantías

Auxiliar Administrativo

• Realizar afiliaciones a seguridad social y caja de compensación

• Entregar desprendibles nomina
• Entregar de certificaciones de ingresos
• Entregar tarjetas de afiliación a caja de compensación, ARP
• Administrar el aplicativo de correspondencia de la dependencia

8. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÖN

• Las novedades externas se deben reportar durante los diez (10) primeros días del mes,
después de esta fecha se programan para el siguiente mes.
• Los pagos se realizaran el cuarto jueves de cada mes.
• Mensualmente se debe realizar la programación del PAC y remitirlo a tesorería
• Solicitar los recursos para el pago de nomina, cesantías y parafiscales
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9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Área Cargo
Punto de
No Actividad Descripción de la actividad Respon- responsa- Registros
Control
sable ble
Solicitud de
Vacaciones
Durante los primeros diez ( 10) días hábiles de cada mes, se env-
GTH-PCLN-
ían, todas las novedades, para ingresarlas a la nómina correspon-
FM-01
diente; si posterior a los diez (10) días se presentan novedades,
éstas serán postergadas para la nómina siguiente
Reporte de
Horas Extras
Para el caso de las horas extras se diligencia el formato Reporte Todas las
Reportar Funciona- GTH-PCLN-
1 de Horas Extras GTH-PCLN-FM-02 debidamente firmado por el dependen-
Novedades rios FM-02
funcionario y aprobado por el jefe inmediato (Director, Subdirecto- cias
res y jefes de oficina), igualmente para el caso de vacaciones el
Reporte de
formato Solicitud de Vacaciones GTH-PCLN-FM-01 firmado y
Novedades
aprobado. Para los demás reportes se deben presentar los docu-
(Incapacida-
mentos originales (incapacidades, descuentos por libranza, em-
des, des-
bargos, etc.)
cuentos, juz-
gados, etc.)
Se verifican cada una de las novedades, revisando que estén de- Solicitud de
bidamente soportadas con los Vo. Bo del jefe del área o depen- Subdirec- Vacaciones
dencia correspondiente y el documento radicado de la entidad ex- ción Admi- GTH-PCLN- Verificar Vo Bo
Tramitar terna correspondiente Según se requiera, para tramitarlas e in- nistrativa y Profesional FM-01 del Jefe Inme-
2
Novedades corporarlas en la nomina. Si en la revisión se encuentran “anomal- Financie- diato.
ías” en alguna de las novedades, ésta será devuelta para su co- ra-Talento Reporte de .
rrespondiente corrección o ajuste por el mismo medio por el cual Humano Horas Extras
fue recibida, si no es corregida dentro de los días establecidos GTH-PCLN-
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quedará para la nómina siguiente. FM-02

Reporte de
Novedades
Subdirec-
ción Admi-
Verificar el
Incorporar Al ingreso de funcionarios se Incorpora la novedad en el aplicativo nistrativa y
3 acto adminis-
funcionarios a través del cual se liquida la nomina Financie- Profesional
trativo
ra-Talento
Humano
Para incorporar las novedades por vacaciones se realiza la liqui-
dación y validación de los conceptos liquidados, Una vez verifica-
dos que los valores son correctos, se procede a generar una certi- Subdirec-
ficación de permanencia en vacaciones y se incorpora la novedad ción Admi-
Aplicativo de
Incorporar en el aplicativo a través del cual se liquida la nomina. nistrativa y
4 Profesional nomina ac-
novedades Financie-
tualizado
Para el caso de las novedades por encargo se verifica la resolu- ra-Talento
ción mediante el cual se efectúa el encargo y se incorpora en el Humano
aplicativo de nomina.

Se revisa que el formato de paz y salvo GTH-PCSVIR-FM-05 y el

Subdirec-
acto administrativo se encuentren debidamente firmados y se pro- Verificar firmas
ción Admi-
Incorporar cede a incorporar la novedad de retiro en el aplicativo a través del y fechas del
nistrativa y Acto Adminis-
5 Novedades cual se liquida la nomina Profesional paz y salvo y
Financie- trativo
de retiro el acto admi-
ra-Talento
La liquidación y pago se deberá realizar máximo dentro de los dos nistrativo
Humano
(2) meses siguientes al retiro del funcionario.
Incorporar Las novedad por HORAS EXTRAS se Contabilización sin exceder Subdirec- Aplicativo de
6
novedades el tope del 50% del Salario Básico funcionario, se liquida y se In- ción Admi- nomina ac-
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Horas Ex- corpora la novedad al aplicativo a través del cual se liquida la no- nistrativa y Profesional tualizado
tras mina Financie-
ra-Talento
Humano
Subdirec-
Las novedades por INCAPACIDADES, se remiten a la EPS para
Incorporar ción Admi-
su validación y liquidación. Una vez recibido el pago por parte de Profesional Aplicativo de
novedades nistrativa y
7 la EPS se efectúa el cruce para incorporar el ajuste en la nomina nomina ac-
Incapacida- Financie-
correspondiente en el aplicativo a través del cual se liquida la no- Técnico tualizado
des ra-Talento
mina. Operativo
Humano
Se inicia con la validación de la capacidad de endeudamiento del Subdirec-
funcionario por parte del área de nomina, si es así, se solicita la ción Admi-
Incorporar Aplicativo de
aprobación de libranzas por parte del Subdirector Administrativo y nistrativa y
8 novedades Profesional nomina ac-
se Incorpora en la nomina correspondiente en el aplicativo a Financie-
Descuentos tualizado
través del cual se liquida la nomina. ra-Talento
Humano

Subdirec- Verificar Re-

Se genera una pre-nómina, la cual permite verificar si se incorpo-
Realizar ción Admi- porte de pre
raron todas las novedades y se examina que las del mes anterior
9 Pre liquida- nistrativa y Profesional nómina y ob-
hayan sido aplicadas en su totalidad.
ción Nómina Financie- servaciones
Una vez revisada y verificada se genera la nomina definitiva
ra-Talento según el caso.
Humano
Se generan los siguientes listados desde el aplicativo de nomina: Subdirec-
ción Admi- Verificar Lista-
Generar
10 1) Resumen general de nómina de todos los pagos por cada uno nistrativa y Profesional Nómina dos impresos
Nómina
de los rubros presupuestales. Financie-
2) Paralelamente a lo anterior solicitar la disponibilidad presupues- ra-Talento
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tal. Humano
3) Informes de tesorería en lo concerniente a salud, pensiones,
embargos, cooperativas, solidaridad y garantía.
4) Listado de retención en la fuente.
5) Archivo detalles pagados, que se refiere al valor pagado a cada
uno de los funcionarios.

Nota: La verificación para la liquidación de bonificación de servi-

cios y los descuentos de seguridad social y demás, se realiza de
forma manual a la totalidad de los funcionarios.
Subdirec-
Se elabora el RA y se solicita mediante comunicación oficial inter-
ción Admi-
Solicitar na dirigida a presupuesto, el Certificado de Disponibilidad Presu-
nistrativa y Comunica-
Certificados puestal y el Registro Presupuestal para su correspondiente expe- Subdirec-
11 Financie- ción oficial
Presupues- dición tor(a)
ra-Talento interna
tales
Humano
Nota: se anexa relación de autorización según consecutivo.

Subdirec-
De acuerdo con la Programación del PAC, solicita los recursos a la ción Admi-
Solicitar Tesorería Distrital de acuerdo al RA, e informará el momento para nistrativa y
12 Profesional
recursos realizar el pago efectivo, para proceder a realizar la transferencia Financie-
electrónica al banco. ra-
Tesorería
Se generan los siguientes listados desde el aplicativo de presu- Subdirec-
puesto: Anexos de nomina, Autorización aprobada (con código de ción Admi-
Pagar No- Soporte pa-
13 barras) y (con código de barras), el cual debe estar debidamente nistrativa y Profesional
mina go exitoso
firmados por el responsable de presupuesto y el ordenador del Financie-
gasto y se entregan a tesorería para generar el archivos planos ra-
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correspondiente para pago de nomina y otros. Tesorería

Los archivos planos se cargan a través del software que provee la

entidad financiera o a través del portal empresarial de la misma.
Posteriormente tesorería procede girar la transacción.

Nota: En el caso que se presente una situación de contingencia, el

responsable de Talento Humano realizarán las actividades ante-
riormente descritas en Archivo plano generado por el aplicativo
correspondiente lo que permitirá llevar a cabo la operación normal.
Subdirec-
Se procederá a generar los desprendibles de pago de nómina de
ción Admi-
Entregar la fecha correspondiente y se entregaran los comprobantes a cada Auxiliar
nistrativa y
14 Comproban- uno de los funcionarios y las colillas de los desprendibles que- Administra-
Financie-
tes de pago darán en poder del área de Talento Humano, para su archivo co- tivo
ra-Talento
rrespondiente
Humano
Finalizado el procedimiento de Liquidación y pago de nomina se
da inicio al proceso de liquidación y aportes para lo cual se reali-
zan los siguientes pasos:
Liquidar y Subdirec- Verificar la
1 Verificación de los valores correspondientes a la entidad por Copia Planilla
pagar se- ción Admi- Relación de
concepto de Salud, Pensión, ARP y parafiscales. Profesional de Aportes
guridad so- nistrativa y Autorización
15 2. Verificación de los valores correspondientes al FNA y Foncep Anexos Ge-
cial, cesant- Financie- Generado Por
3. Una vez verificados los valores por concepto de seguridad so- nerados por
ías y para- ra-Talento el Aplicativo de
cial, parafiscales y cesantías, se genera archivo plano de la planilla el Sistema
fiscales Humano nomina
unificada, archivo plano del FNA y de Foncep.
4. Se realiza la verificación de las cesantías a pagar a los fondos
privados finalizada la vigencia y se realizan las correcciones co-
rrespondientes si hay lugar a ellas.
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5. Se procede a efectuar el pago correspondiente del mismo modo

como se efectúa el pago de la nomina. (ver actividad No. 13)

Subdirec-
Al finalizar el mes las nominas generadas y procesadas se argo-
ción Admi-
llan y se mantienen en el archivo de gestión de la dependencia
Conservar nistrativa y Técnico
16 para consulta, y posteriormente al terminar la vigencia se empas-
nomina Financie- Operativo
tan, se folian y se envían al archivo de la dependencia.
ra-Talento
Humano
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10. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Subdirección Administrativa y Subdirección Administrativa y Subdirección Administrativa y Subdirección Administrativa Subdirección Administrativa y Subdirección Administrativa
Todas las dependencias
Financiera Talento Humano Financiera Talento Humano Financiera Talento Humano y Financiera-Tesorería FinancieraTalento Humano y FinancieraTalento Humano

Profesional,
Funcionarios Profesional Subdirector(a) Profesional Auxiliar Administrativo Técnico Operativo
Técnico Operativo

2 7
Inicio
Tramitar Novedades Incorporar novedades
Incapacidades
1
|
Reportar Novedades
Aplicativo de nomina
Solicitud de Vacaciones GTH-
PCLN-FM-01 actualizado

Reporte de Horas Extras GTH-

Solicitud de Vacaciones GTH- PCLN-FM-02
PCLN-FM-01
Reporte de Novedades
Reporte de Horas Extras GTH-
PCLN-FM-02

Reporte de Novedades 3
(Incapacidades, descuentos,
juzgados, etc.)
Incorporar funcionarios

Incorporar novedades

Aplicativo de nomina
actualizado

5
Incorporar Novedades
de retiro

Acto Administrativo

6
Incorporar novedades
Horas Extras

Aplicativo de nomina
actualizado

Incorporar novedades
Descuentos

Aplicativo de nomina
actualizado

P/2
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso de Gestión del Talento Humano

Procedimiento: Liquidación de Nómina
Código: : SO-GTH-PCLN-02 Versión: 02

Fecha: Página: 19 de 20

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Subdirección Administrativa y Subdirección Administrativa y Subdirección Administrativa y Subdirección Administrativa Subdirección Administrativa y Subdirección Administrativa
Todas las dependencias
Financiera Talento Humano Financiera Talento Humano Financiera Talento Humano y Financiera-Tesorería FinancieraTalento Humano y FinancieraTalento Humano

Profesional,
Funcionarios Profesional Subdirector(a) Profesional Auxiliar Administrativo Técnico Operativo
Técnico Operativo

11 12 14 16
Solicitar Certificados
Solicitar recursos Entregar Conservar nomina
Presupuestales
P/2 Comprobantes de
pago
13
Comunicación oficial
9 interna Pagar Nomina
FIN
Realizar
Pre liquidación
Nómina
Soporte pago exitoso
10
Generar
Nómina

Nómina

15

Liquidación y pago de
seguridad social,
cesantías y
parafiscales

Copia Planilla de Aportes

Anexos Generados por el
Sistema
 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso de Gestión del Talento Humano

Procedimiento: Liquidación de Nómina
Código: : SO-GTH-PCLN-02 Versión: 02

Fecha: Página: 20 de 20

11. ANEXOS

GTH-PCLN-FM-01 Programación Vacaciones

GTH-PCLN-FM-02 Reporte de Horas Extras