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Código PR-066
TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS DE BIENES Versión 03
MUEBLES E INMUEBLES Fecha 04/12 /2018
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABLES
Dirigir y coordinar el equipo de trabajo que opera en el Almacén, así como los recursos
bajo su responsabilidad.
Elaborar informes, conformar y rendir cuentas con la periodicidad que ordenen los
reglamentos internos, los organismos de control fiscal y administrativo, sustentados
con los soportes de los movimientos realizados durante el periodo.
Informar y adelantar los procedimientos establecidos para dar de baja los bienes
inservibles y los no útiles u obsoletos.
Técnico de Almacén:
Realizar conteos selectivos para confrontar las existencias físicas contra los registros
en GOOBI y los registros de contabilidad.
4. DEFINICIONES
Accesorios: elementos que dependen de lo principal, que son útiles casi en la medida
en que exista la máquina. Actualmente un accesorio para un equipo de computación,
es el filtro o protector de pantalla, los forros guarda polvo, las herramientas, etc. Es
decir, es un elemento auxiliar que no afecta el buen funcionamiento de la máquina.
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PROCEDIMIENTO
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Bienes de consumo: Son aquellos bienes que se extinguen con el primer uso que se
hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparecen como unidad
independiente o como materia autónoma, y entran a constituir o integrar otros bienes.
Bienes de Consumo Controlado: Son aquellos bienes que la entidad a través del
Comité de inventarios, y con base en concepto de expertos, al igual que por lo previsto
en el programa de austeridad en el gasto, decide que deben ser controlados
administrativamente. Estos bienes no tienen las características de bienes de consumo
final o fungible, no se extinguen o fenecen por el primer uso que se hace de ellos, no
tienen el carácter de permanencia y están sujetos al deterioro por el uso; cuyo costo
de adquisición sea inferior a medio salario mínimo mensual legal vigente; cuyo costo
de adquisición sea inferior a medio salario mínimo mensual legal vigente; Estos
elementos pueden ser, entre otros: uniformes de equipo especial, llantas y
neumáticos, repuestos de vehículos, maquinaria, partes y piezas de computador,
elementos de oficina, menajes de comedor y cocina
Bienes Devolutivos en Servicio: Son los bienes de propiedad del ente público, que
se encuentran en uso de dependencias, funcionarios, y terceros, para el desarrollo de
su función administrativa o cometido estatal: Terrenos, Construcciones en curso,
Edificaciones, Vías de Comunicación y acceso internas, Plantas, Ductos y Túneles,
Redes, Líneas y Cables, Maquinaria y Equipo, Muebles y enseres y equipo de Oficina,
Equipo de Comunicación y Computación, Equipo de Transporte, Tracción y Elevación,
Equipo de Comedor y despensa.
Bienes Inmuebles: Son aquellos que son considerados bienes raíces, los cuales se
encuentran íntimamente ligados al suelo, unidos de modo inseparable, física o
jurídicamente, al terreno.
Bienes muebles: Son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro,
manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se hallaren depositados.
Bienes Sobrantes: Son los bienes que no siendo parte del inventario de la entidad,
un cuentadante los utiliza para el desarrollo de sus funciones y que en el momento de
la toma física se registran y agregan en el inventario.
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Comité de Inventarios: Es creado para velar por el correcto manejo de los bienes e
inventarios y coordinar, planificar y apoyar en su gestión al responsable del Almacén.
El comité estará conformado por un grupo multidisciplinario que tendrá a su cargo las
decisiones relacionadas sobre la materia.
Divisiones Modulares: Son bienes muebles utilizados en las oficinas, y que pueden
ser desarticulados, para llevarlos a una nueva ubicación, o reasignarlos a otras
dependencias, oficinas o instalaciones diferentes del inmueble en que fueron
instaladas inicialmente. La factura que entregue el proveedor deberá venir
desagregada en sus valores por conjuntos, superficie, archivador o repisa, partes y
piezas que conforman los módulos. Debido a que la mayoría de los paneles tienen las
mismas dimensiones, los elementos deben ser identificados por unidad física, solicitud
que debe quedar incorporada en el contrato de adquisición, para efectos de control
contable y administrativo. Con el fin de facilitar la puesta en servicio y el control, el
Almacén registrará y plaqueteará o codificará cada uno de los componentes o
elementos que conforman los módulos. Definida su clasificación y teniendo absoluta
claridad en la cantidad, tipo, forma y la unidad de medida a ser instalada en la
dependencia o área, se le asignará un código o número de placa al conjunto o
conjuntos y su valor quedará a cargo del jefe de área; los elementos que componen
el puesto de trabajo (silla, bases, mesón, archivador, etc) quedarán a cargo del
funcionario que los tendrá en uso.
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5. CONDICIONES GENERALES
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Inventarios obligatorios:
Inventario Anual: Todas las Entidades del Distrito Capital realizarán cada vez que lo
consideren necesario inventarios físicos, pero como mínimo deberán realizar uno
anualmente y presentar a 31 de diciembre de cada año, una relación detallada,
ordenada y valorizada de los bienes bajo su propiedad y a cargo.
Para efectuar el inventario se debe escoger una fecha en la que se presente el menor
número de novedades de personal (vacaciones, compensatorios, reestructuraciones
orgánicas o de la planta de personal) y en lo posible que la cantidad de bienes en
Almacén sea la menor del año.
Inventarios aleatorios: son aquellos que se deben realizar en forma esporádica de los
bienes en servicio o los bienes que se encuentran a cargo del almacén en las
bodegas; los inventarios de éste tipo se podrán realizar en cualquier periodo del año
por parte del almacén general, sin previo aviso.
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Comité de Inventarios:
Durante el inventario o toma física deberán adherirse las placas a los bienes que no
las tengan. Los números a adherir si el sistema lo permite serán los que correspondan
en el sistema o de lo contrario se asignará uno del consecutivo anulando el anterior,
sin dejar de actualizar el registro de quien tiene a cargo la responsabilidad del bien.
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Una vez elaborado el informe final del inventario realizado, el área de Almacén debe
entregar a cada dependencia o cuentadante una copia del reporte GOOBI de
inventario, por correo electrónico, con el fin de ejercer control de los bienes bajo su
responsabilidad y que se tenga un soporte para el próximo inventario.
Conciliaciones de inventarios:
Faltantes Justificados: Si al final del procedimiento se concluye que hay faltantes, pero
ellos tienen como origen posibles errores u omisiones en los registros, plenamente
comprobados y documentados, se procede a efectuar los registros y ajustes del caso,
dejando consignado expresamente el error u omisión que originó el hecho en el acta y
en el comprobante correspondiente.
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grado de importancia y así avalar la solicitud del Responsable del Almacén y Bodega
de dar traslado a la oficina de investigaciones disciplinarias o a quien haga sus veces
al interior de la entidad, de acuerdo con los procedimientos de responsabilidades
desarrollados.
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INICIO
NO
5. Planear toma física 6. Preparar el área para el
del inventario inventario
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No
9. ¿Existen
novedades?
Si
No
12. ¿Es faltante?
Si
FIN
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Tiempo
Punto de (Hora o
No. Nombre de la actividad Descripción de la Actividad Responsable Registro
control fracción de
hora)
Elaborar en el formato Bitácora el programa
Elaborar el programa anual anual de Inventarios y remitirlo al (la)
1 Almacenista General FO 264 Bitácora.
de Inventarios. Subdirector(a) Administrativo(a) y
Financiero(a) para su aprobación.
Subdirector(a)
No: Pasar a actividad 1.
3 ¿Aprueba el programa? Administrativo(a) y
Si: Pasar a actividad 4.
Financiero(a)
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Tiempo
Punto de (Hora o
No. Nombre de la actividad Descripción de la Actividad Responsable Registro
control fracción de
hora)
Ordenar físicamente los bienes, alistar,
Director(a) General,
verificar, limpiar, despejar los pasillos y
Subdirectores(a), Jefe
Preparar el área para el determinar el estado de los bienes a su cargo,
6 Oficina Asesora, FO 264 Bitácora.
inventario. y prepararse para la realización del inventario
Funcionario(a)
buscando que dicho ordenamiento contribuya
cuentadante.
y facilite el conteo físico.
Efectuar el conteo, registrando la información
en la planilla diseñada para tal fin y marcando
con distintivos los bienes o áreas
inventariadas. Reporte GOOBI de inventario.
Verificar que los bienes evidenciados FO 430 Formato Toma Física de
físicamente correspondan a la información Inventarios.
Realizar toma física de registrada en los Reportes de inventarios, Profesional o técnico FO-051- Acta de Reunión
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inventarios. detallando aspectos como: número de placa, Almacén
serie, marca, modelo, descripción de
características técnicas, y estado del bien.
Igualmente, adherir las placas a los bienes
que no las tengan.
Y obtener las firmas de los participantes, en el
formato Acta de Reunión.
Cotejar la información recogida en el proceso
de toma física, con la registrada en los
reportes GOOBI de inventario, de acuerdo con Reporte GOOBI de inventario.
la dependencia, funcionario, contratista o FO 430 Formato Toma Física de
tercero y contra lo registrado en contabilidad, Inventarios.
estableciendo las cantidades y montos de las
diferencias que pueden resultar en sobrantes Informe preliminar de la toma física
Profesional o técnico de Inventario.
Analizar resultados de la y faltantes. A los elementos en los cuales se Almacén
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toma física. encuentren diferencias se les efectuará un Lista de bienes faltantes y
conteo de verificación, con el fin de determinar sobrantes.
en forma definitiva, los faltantes y sobrantes
reales. Se marcará con otro distintivo las
áreas o bienes verificados. Así como .
actualizar la información de los cuentadantes
en el sistema de información GOOBI.
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Tiempo
Punto de (Hora o
No. Nombre de la actividad Descripción de la Actividad Responsable Registro
control fracción de
hora)
Elaborar informe preliminar de la toma física
de inventario, el cual incluye la lista de bienes
faltantes y sobrantes.
SI: Ir a actividad 10. Profesional o técnico
9 Existen novedades?
NO: Ir a actividad 14. Almacén
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Tiempo
Punto de (Hora o
No. Nombre de la actividad Descripción de la Actividad Responsable Registro
control fracción de
hora)
El almacén, con base en la lista de bienes Informe preliminar de la toma física
sobrantes, procederá a registrar en el GOOBI Profesional o técnico de Inventario.
Realizar el registro de los
14 el ingreso del bien sobrante, siguiendo el
bienes sobrantes Almacén Lista de bienes faltantes y
procedimiento e instructivo de bajas
respectivo. sobrantes.
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7. DOCUMENTOS ASOCIADOS
8. MARCO NORMATIVO
Ley 599 del 24 de Julio del 2000: “Por la cual se expide el Código Penal”.
Ley 610 del 15 de Agosto del 2000:” Por la cual se establece el trámite de los
procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías.”.
Ley 734 del 5 de Febrero 2002: “Por la cual se expide el Código Disciplinario
Único”.
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Ley 1474 del 12 de Julio de 2011: “Por la cual se dictan normas orientadas a
fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de
corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.
Resolución 118 del 9 de Abril 2014; “Por la cual se adopta el reglamento interno
para la asignación uso y control de equipos de telefonía móvil celular a
funcionarios y funcionarias del IPES”, emitida por la Dirección General del IPES.
Resolución 610 del 28 de Diciembre 2017: “Por la cual se aprueban las políticas
contables bajo el nuevo marco normativo para entidades de Gobierno
establecidas Resolución 533 de 2015 proferida por la Contaduría General de la
Nación , aplicadas al Instituto para la Economía Social - IPES-“, emitida por la
Dirección General del IPES.
9. CONTROL DE CAMBIOS
01 21/12/2015
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