implementar la factura electrónica

Tiene 3 opciones
Mediante una solución gratuita,
directamente o a través de un aliado.

1. Requisitos
Para expedir facturas electrónicas, como en todos los demás casos (directamente o con proveedor
tecnológico), debe surtir exitosamente el procedimiento de habilitación.

Guía de Usuario Facturador Electrónico y video de habilitaciones

¿Qué obligaciones adquiere un facturador electrónico?

Un facturador electrónico genera la factura, la remite para validación previa a la
DIAN, la entrega a su cliente, quien le responderá con el acuse recibo.

El emisor tiene la obligación de recibir facturas electrónicas por las compras que
realice a otros facturadores electrónicos.

En caso de incumplimiento podrá ser objeto de las sanciones establecidas en el

artículo 657 del Estatuto Tributario.

Requisitos para expedir

Una factura electrónica se expide mediante cualquiera de los siguientes
medios:
 Un software que dispone el facturador.
 En el caso de bajo volumen de expedición de facturas, a través del servicio de facturación
gratuito de la DIAN.
 A través de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.

Y se expide en tres sencillos pasos:

1. Utilizando un software autorizado, el facturador diligencia la información

de una transacción con un comprador y genera una nueva factura electrónica.

2. La nueva factura generada es firmada electrónicamente por el facturador

para garantizar su autenticidad.
3. El documento finalmente es enviado a la DIAN para que sea validado y la
constancia de validación es devuelta al facturador para que éste la haga llegar
al comprador.

POs y DOc Equivalentes

Son documentos equivalentes:

 El tiquete de máquinas registradoras con sistemas P.O.S.

 La boleta de ingreso a cine
 El tiquete de transporte de pasajeros.
 El extracto expedido por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, los
fondos de inversión colectiva, fondos de inversión extranjera, fondos
mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de
cesantías.
 El tiquetes o billetes de transporte aéreo de pasajeros.
 El documento en juegos localizados.
 La boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de
los juegos localizados.

 El documento expedido para el cobro de peajes.

 El documento de operación de la bolsa de valores.
 El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros
commodities.
 Documento expedido para los servicios públicos domiciliarios.
 La boleta de ingreso a espectáculos público.
 Documento equivalente electrónico.
Qué cambios se introducen a la contabilidad de las empresas en
su rol como facturadoras?
Las reglas contables no fueron afectadas por la implementación de la factura
electrónica.

La factura electrónica ha permitido realizar ajustes para la recepción de

facturas a través de procesos automáticos y semi automáticos para ahorrar
tiempo y dinero.

Pasar del papel al formato electrónico simplifica en gran medida las tareas de
los departamentos de facturación.

La factura electrónica reduce los pasos, para generar una factura en papel es
necesario crear la factura, imprimirla, archivar la copia, introducir la factura
en el sobre, mandarla por correo postal, confirmar la recepción de la misma,
recibir y archivar la factura, tramitarla y contabilizarla manualmente y, por
último, proceder a su pago; con la factura electrónica, se reduce a generar la
factura con validación en la DIAN, enviarla y recibirla electrónicamente,
registrar y contabilizar electrónicamente la factura y proceder a su pago.

Se completa el ciclo de procesos financieros como son la identificación,

registro, aprobación o rechazo, seguimiento, contabilidad y reporte financiero,
pago y cobro (tesorería), etc., motivando la transformación de los
departamentos financieros a aportar más valor en el análisis y menos a lo
operativo.

Esta transformación se extiende a la relación de la empresa con sus clientes y

proveedores, acelera la adopción del intercambio de documentos electrónicos
distintos a la factura electrónica como pueden ser: las órdenes de compra, los
contratos, los pedidos, las guías de remisión y un largo número de otros
documentos que pasan del papel al formato electrónico eficiente en tamaño y
trasmisión.

Otro gran cambio en la transformación de la factura electrónica es la

seguridad. El uso de la firma y los certificados digitales, crea la cultura de
seguridad digital en el negocio. La factura en papel por correo postal llega a
un buzón, normalmente accesible a cualquiera, y pasa por diferentes manos
hasta llegar a su destinatario.
Beneficios de la Factura Electrónica

¿Qué beneficios y ventajas poseen las facturas electrónicas

respecto de las tradicionales?

Es más económico facturar electrónicamente, según un estudio realizado por el

Centro Interamericano de Administraciones Tributarias, CIAT. Los ahorros
pueden representar hasta un 80% de los gastos con respecto a la gestión de las
facturas en papel.

Facilita las transacciones entre los empresarios y mejora el relacionamiento en

aspectos como la reducción de costos de envío y la recepción de facturas, así
como el seguimiento del estatus de la transacción.

Centraliza y automatiza la recepción de facturas a través de procesos electrónicos

que ahorran tiempo y costos y al mismo tiempo evitan errores e inconvenientes.
Mejora la gestión de cartera al poder hacer seguimiento a cada documento y a los
diferentes hitos como: la recepción, rechazo o aceptación; además brinda la
posibilidad de obtener reportes y alertas permanentes.

Simplifica la gestión documental de archivo, recuperación y mantenimiento de

los documentos al estar siempre disponibles en línea, en formato electrónico y
con pleno valor probatorio.

Al ser validada por la DIAN, se garantiza que cumple con los requisitos
necesarios para tener efectos fiscales, para el facturador y sus clientes.

Permite que la DIAN pueda mejorar los servicios a los contribuyentes como en el
caso de las devoluciones de impuestos.

Es amigable con el medio ambiente, al disminuir el uso del papel.

Mejora la competitividad del país.

¿Por qué moderniza?

La facturación electrónica está alineada con la tendencia de desmaterializar los

documentos. En la actualidad las organizaciones están convirtiendo todos los
soportes de sus operaciones a formatos electrónicos para facilitar los procesos
relacionados con su producción, transmisión y almacenamiento. Es una
transformación que ha llegado al ámbito tributario nacional y en específico al
proceso de facturación para hacer más eficiente y expedita la gestión de la
información entre facturadores, compradores y la DIAN.

Características

Factura electrónica
Factura tradicional

Se elaboran en un formato estándar electrónico definido por la DIAN.

Se entregan a los clientes en tiempo real vía internet.

Genera ahorros en papel, distribución y conservación.

Son confiables porque vienen firmadas digitalmente.

Pueden ser fácilmente incorporadas en procesos automáticos a los sistemas

contables de los clientes.
Se consultan fácilmente con un computador o cualquier dispositivo electrónico.

Se minimiza el riesgo de pérdida.

Son amigables con el planeta.

Facilitan el relacionamiento con los clientes.

Permite operaciones de factoring de manera electrónica.

Por eso la factura electrónica es MÁS...

Segura
Ecológica

Trazable

Económica

Fácil

Eficiente