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ÁREAS BÁSICAS

DE GESTIÓN
Áreas básicas de gestión
Toda empresa u organización consta de una serie de componentes o áreas básicas de trabajo,
las cuales operan de manera coordinada para lograr la consecución de los objetivos principales
de dicha organización. Cada uno de estos componentes o áreas debe funcionar con la máxima
eficiencia posible, en aras de optimizar los procesos de la empresa en todos los sentidos (costos,
tiempo, recursos, etc.). Es por esta razón que las áreas básicas de trabajo deben someterse a
constantes procesos de revisión que permitan garantizar su correcto funcionamiento, y que
ayuden a determinar las mejoras a implementar para fortalecer su desarrollo.

1 2
Gestión Gestión
Comercial Financiera

Gestión Gestión de
Administrativa producción de
productos y
servicios
3 4

Figura 1. Áreas básicas de gestión en una organización

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Área de gestión comercial
El área de gestión comercial es básicamente la encargada de las ventas de la empresa. Esta área se
ocupa de desarrollar desde la labor más estratégica, como lo es contar con un plan de mercadeo,
hasta la parte más operativa, que consiste en la gestión de la manera como se ejecutan las ventas
en la organización.

Planeación
Planeación estratégica
estratégica

Otras
áreas Gestión
Comercial Planeación
estratégica

Gestión de Planeación
fuerza estratégica
de ventas

Figura 2. Componentes de la gestión comercial

Funciones del área de gestión comercial


Para toda área de gestión comercial dentro de una organización, se deben considerar los
siguientes aspectos:

La empresa tiene un plan de mercadeo anual


1 documentado que establece metas comerciales
(presupuesto), proyecciones de ventas y responsables
para cada actividad.

La empresa tiene definidas estrategias y planes para


2 comercializar sus productos o servicios.

La empresa tiene conocimiento sobre la naturaleza de


sus ingresos y su comportamiento, y utiliza esta
3 información para la toma de decisiones.

Fuente: (freeimages, s.f.)

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Área de gestión comercial

Cada uno de los vendedores de la empresa tiene


4 asignadas unas cuotas de venta y de consecución de
clientes nuevos específicas.

Nichos El nicho de mercado hacia el cual están dirigidos los


5 productos o servicios de la empresa u organización
están claramente identificados y definidos.

La empresa conoce en detalle el mercado en el que


Segmentos de 6 compite.
mercados

La empresa hace ejercicios comparativos evaluando su


Mercados posición frente a las características y capacidades de sus
7 competidores (precios, calidad, imagen, instalaciones,
resultados, entre otros).
Figura 3. Identificación de nichos de mercado
Fuente: (Varias Variables, 2013)

Funciones del área de gestión comercial

La empresa define con claridad el conjunto de


8 estrategias que implementará para el mantenimiento y
la fidelización de sus clientes.

La empresa establece sus precios basándose en un buen


9 conocimiento de los costos, la demanda y la
competencia.

La oferta de productos o servicios nuevos ha


10 representado un porcentaje significativo de las ventas y
utilidades de la organización durante los últimos dos años.

La empresa destina recursos suficientes para impulsar el


11 marketing de sus productos o servicios mediante el uso
de promociones, material publicitario, entre otros.

Fuente: (freeimages, s.f.)

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Funciones del área de gestión comercial

La empresa cuenta con catálogos o inventarios donde


12 se muestran las especificaciones técnicas de sus
productos o servicios.

La empresa evalúa de manera periódica sus estrategias


13 de marketing y publicidad para medir su grado de
efectividad.

La empresa emplea mecanismos de investigación para


14 indagar sobre las necesidades de sus clientes con el fin
de procurar su recompra.

La empresa cumple con las demandas y exigencias de


15 sus clientes y se interesa por medir el grado de
satisfacción de los mismos.

Fuente: (Freepik, s.f.)

Área de gestión financiera


El área de gestión financiera es la encargada de manejar el dinero de la empresa. Esta área se
ocupa de desarrollar desde la labor más estratégica, como lo es el contar con proyecciones y
presupuestos, hasta la parte más operativa, que consiste en el control del dinero circulante en
la organización.

Objetivo básico de la gestión financiera

RENTABILIDAD
Utilidad / Inversión

Valor de la
empresa

FLUJO DE
EFECTIVO
Decisiones del
$ CRECIMIENTO
Y PERMANENCIA
negocio operación,
Manejo estratégico
inversión

Figura 4. Factores para maximizar el valor de una


empresa a través de la gestión financiera
Fuente: (Gestión financiera, 2010)

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Funciones del área de gestión financiera

En la relación con la empresa u organización, el área de gestión financiera debe asegurar el cumplimiento de los estándares que se
describen a continuación:

Se generan informes El sistema de La empresa desarrolla Los resultados La empresa cuenta


contables y financieros contabilidad y costos una planeación y financieros se con mecanismos
en los diez primeros implementado control de ejecución comparan efectivos para
días del mes siguiente permite obtener de sus presupuestos mensualmente con los contabilizar, controlar
a la operación para información confiable de ingresos y egresos presupuestos, se y rotar sus inventarios.
presentar al gerente. y oportuna para y de los flujos de caja. analizan las
tomar decisiones variaciones y se
empresariales toman acciones
acertadas. correctivas.

La empresa cuenta La empresa conoce la La empresa evalúa la La empresa maneja los La información
con un sistema rentabilidad de cada utilidad o retorno de excedentes de capital generada por el
apropiado para servicio o producto sus inversiones en en un portafolio sistema que la
establecer los costos, que ofrece. equipos, maquinaria, financiero que le produce (órdenes de
según los servicios o infraestructura, genere ingresos. producción, facturas,
productos ofertados. capacitación, rotación de cartera,
publicidad y proyectos otros), es confiable,
de mejoramiento. oportuna, útil y se usa
para la toma de
decisiones.

El nivel de liquidez La empresa elabora La empresa tiene una La empresa posee un La empresa posee un
predominante es el quincenal o política definida para nivel de buen historial
apropiado para el mensualmente el manejo de su endeudamiento crediticio y genera
normal reportes de cuentas cartera, y su nivel controlado y ha confianza en el
funcionamiento de la por cobrar, actual está controlado. estudiado sus mercado financiero.
empresa. organizados por necesidades y las
períodos de posibles fuentes de
antigüedad. financiación.

Área de gestión administrativa

La gestión administrativa es la encargada de la estrategia, la organización interna y la


gestión general del talento humano. Se ocupa de acciones que van desde la planeación
estratégica de la compañía que debe dar el marco para la acción, hasta la parte más
operativa que involucra la gestión de las tareas cotidianas para el logro de los objetivos
de la organización.

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Determinar las acciones que se llevarán a cabo
para la consecución de los objetivos propuestos

Planeación

Control Comprende Organización

Distribuir o asignar labores


Supervisar las entre las personas según sus
acciones implementadas habilidades y perfiles
Ejecución profesionales

Ejecutar la planeación y
organización según lo
estipulado

Funciones del área de gestión administrativa


En la relación con la empresa u organización, el área de gestión administrativa debe asegurar el
cumplimiento de los estándares que se describen a continuación:

La empresa ha realizado un ejercicio de planeación estratégica en los últimos


2 años en el que haya fijado misión, visión, valores, objetivos, estrategias y
planes de acción.

La misión, visión, valores, objetivos, estrategias y planes de acción son


conocidos por todos sus colaboradores.

Las acciones que ejecuta la empresa responden a las estrategias definidas en


la planeación.

El gerente tiene la capacidad de liderar a los colaboradores hacia el logro de


los objetivos.

El gerente tiene buenas habilidades para relacionarse armónicamente con


clientes, proveedores, competidores y empleados.

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La empresa tiene una estructura clara y un esquema que representa la forma
como está organizada (organigrama).

La empresa cuenta con un sistema de información y de manejo de


documentos efectivo para la toma de decisiones.

El ambiente de trabajo y las relaciones de los colaboradores son adecuadas


para el normal funcionamiento de la empresa.

Se tiene un proceso de selección de personal que permite contar con gente


idónea en la organización.

Las personas de la empresa tienen claras sus responsabilidades y tareas, y se


hace seguimiento a su cumplimiento.

La empresa logra que los colaboradores desarrollen un sentido de


pertenencia y compromiso activo.

Se estimula el trabajo en equipo en la empresa u organización.

La organización cuenta con los elementos de trabajo, equipos adecuados y


suficientes para hacer bien el trabajo.

La empresa tiene un esquema de seguimiento y control del trabajo de los


colaboradores que es claro y oportuno.

Se usan gráficos, diagramas o tablas para medir como se ha hecho el trabajo y


se da retroalimentación al respecto.

Área de gestión de la producción

La gestión de producción es la encargada de producir los productos que se van a vender en la


empresa. Esta área se ocupa de tareas que van desde la labor más estratégica, como lo es el
contar con un plan de producción, hasta la parte más operativa que es la gestión de la manera
como se producen los productos en la organización.

Ciclo de producción de una empresa industrial

Aprovisionamiento
Almacén de
Proveedores
materias primas

Pagos

Tesorería Transformación

Cobros

Comercialización Almacén de
Clientes Productos terminados

Figura 6. Ciclo de producción de una empresa industrial

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Funciones del área de gestión de la producción

En la relación con la empresa u organización, el área de gestión de la producción debe asegurar el


cumplimiento de los estándares que se describen a continuación:

1 Elflexible
proceso de producción es lo suficientemente
para permitir cambios y ajustes necesarios
para satisfacer a los clientes.

2 Laestáplaneación de la producción o de las operaciones


basada en pronósticos de ventas.

3 Laequipos
empresa cuenta con la suficiente capacidad de
o con suficiente capacidad de trabajo de
su talento humano para responder a los niveles
de producción o de operación que exige el
mercado atendido.

4 Laampliar
empresa tiene planes de contingencia para
su capacidad de producción o de
servicio por encima de su potencial actual,
dependiendo de la demanda.
Figura 7. Equipamiento para la producción
Fuente: (Pymes y autònomos, 2009)

5 La empresa cuenta con parámetros técnicos definidos para la planeación de compra de


equipos e insumos.

6 Lapuedan
empresa tiene seguros contra incendio, robo y otras calamidades devastadoras que
impedir el normal funcionamiento de la producción.

7 La innovación es incorporada en los diferentes procesos de la empresa y se considera


fundamental para su supervivencia y desarrollo.

8 La empresa cuenta con un procedimiento formal de investigación de nuevas tecnologías


o procesos, revisando las tendencias nacionales y mundiales para el desarrollo de
productos o servicios similares.

9 La empresa tiene planes de contingencia para la consecución de mercancías, equipos


o personas claves que garanticen el normal cumplimiento de sus objetivos.

10 Laseleccionar
empresa tiene un sistema para revisar la materia prima e insumos que le permita
a los proveedores de mejor calidad y servicio.

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Figura 8. Las maquilas y su evolución Figura 9. Cadena de producción Volvo
Fuente: (Maquiladoras textiles, 2014) Fuente: (Tecmovia, 2014)

11 Lagarantice
empresa cuenta con un sistema definido para la administración de los inventarios que
niveles apropiados de uso y control.

12Laproductos
empresa cuenta con la tecnología y maquinaria adecuada que le permita elaborar
de calidad (sistemas de control numérico, sistemas de diseño ayudados por
computador CAD, sistemas de manejo de materiales MRP, Justo a tiempo).

13 Lade distribución
producción.
de la planta (ubicación de equipos) favorece la productividad del proceso

14 La planta permanece limpia y ordenada de acuerdo al flujo de trabajo.


15 Lanecesidades
infraestructura e instalaciones de la empresa son adecuadas para atender sus
de funcionamiento, producción y/u operación actuales y futuras.

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Funciones de la gestión de la prestación de un servicio

La gestión de prestación de un servicio es la encargada de brindar el servicio que se va a vender en


la empresa. Esta se ocupa de desarrollar desde la labor más estratégica, como lo es el contar con
un plan para la estructuración del servicio y sus momentos de verdad, hasta la parte más operativa
que consiste en la gestión de la manera como se entrega el servicio al cliente final.

La gestión de la prestación de servicios debe asegurar el cumplimiento de los estándares que se


describen a continuación:

Gestión de la prestación de un servicio

1 Los procesos de servicio son suficientemente flexibles para permitir cambios y ajustes
necesarios para satisfacer a los clientes.

2 La empresa tiene planes de contingencia para ampliar su capacidad de servicio por encima
de su potencial actual, dependiendo de la demanda.

3 La empresa cuenta con suficiente capacidad de trabajo de su talento humano para


responder a los niveles de servicio que exige el mercado.

4 La empresa cuenta con la suficiente capacidad de equipos, herramientas y materiales


para responder a los niveles de servicio que exige el mercado.

5 La planeación de los servicios está basada en pronósticos de ventas.

6 En la promoción del servicio prestado, se resalta la ventaja competitiva de la empresa


y el valor agregado para el cliente.

7 La empresa cuenta con parámetros definidos para la planeación de compra de equipos


y tecnología que mejore la calidad del servicio.

8 La innovación de procesos es incorporada en los diferentes servicios de la empresa


y se preocupa por generar valores agregados al producto o servicio.

9 La empresa cuenta con un procedimiento formal de investigación de nuevas


tecnologías o procesos para mejorar el servicio prestado.

10 La empresa tiene planes de contingencia para la consecución de mercancías,


equipos o personas claves que garanticen el normal cumplimiento del servicio.

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11 La infraestructura e instalaciones de la empresa son adecuadas para atender sus necesidades
de funcionamiento y operación actuales y para prestar un servicio adecuado.

12 La empresa tiene definido un esquema de trabajo y procedimientos concretos para garantizar


la satisfacción del cliente.

13 La empresa posee algún mecanismo para corregir las fallas que el servicio pueda presentar.

14 Las personas que atienden los puntos de contacto con el cliente reciben la capacitación
adecuada para realizar efectivamente su labor.

15 Las personas que atienden los puntos de contacto con el cliente tienen la autonomía
necesaria para solucionar los problemas en el servicio.

Mapa

Áreas básicas de gestión

Son áreas básicas de trabajo que operan de manera coordinada para


lograr los objetivos principales de una organización.

Área de gestión Área de gestión de


comercial Comprende la producción

El área de gestión comercial La gestión de producción es


es básicamente la encargada Área de gestión Área de gestión la encargada de producir los
de las ventas de la empresa. financiera administrativa productos que se van a
vender en la empresa.

El área de gestión financiera El área de gestión


es la encargada de manejar el administrativa es la encargada
dinero de la empresa de la estrategia, la organización
interna y la gestión general del
talento humano

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Glosario
• Área funcional de una organización: también conocida como area de gestión básica, se refiere
a las divisiones principales de una organización de acuerdo a las actividades o funciones que
se desarrollan al interior de la misma. Una organziación generalmente cuenta con las áreas de
producción, finanzas, ventas y mercadotecnia, y administración.
• Área de gestión comercial: es básicamente la encargada de las ventas de la empresa. Esta área
se ocupa de desarrollar desde la labor más estratégica, como lo es contar con un plan de
mercadeo, hasta la parte más operativa, que consiste en la gestión de la manera como se
ejecutan las ventas en la organización.
• Área de gestión financiera: es la encargada de manejar el dinero de la empresa. Esta área se
ocupa de desarrollar desde la labor más estratégica, como lo es el contar con proyecciones
y presupuestos, hasta la parte más operativa, que consiste en el control del dinero circulante
en la organización.
• Área de gestión administrativa: es la encargada de la estrategia, la organización interna y
la gestión general del talento humano. Se ocupa de acciones que van desde la planeación
estratégica de la compañía que debe dar el marco para la acción, hasta la parte más
operativa que involucra la gestión de las tareas cotidianas para el logro de los objetivos
de la organización.
• Área de gestión de la producción: es la encargada de manufacturar los productos que se
van a vender en la empresa. Esta área se ocupa de tareas que van desde la labor más
estratégica, como lo es el contar con un plan de producción, hasta la parte más operativa
que es la gestión de la manera como se producen los productos en la organización.
• Estructura organizativa: se define como el marco que sirve de base o fundamento
para la organización de un grupo. Su objetivo principal es establecer cómo está formada
la organización y cómo funciona.
• Gestión: hace referencia al conjunto de procesos o acciones implementadas con el
fin de tratar un asunto en específico.
• Mercadotecnia: conjunto de prácticas o estrategias que se ejecutan con el objetivos
de impulsar ventas, retener y fidelizar clientes, aumentar la demanda de un producto
o servicio, entre otros.
• Organigrama: diagrama que representa la manera como está organizada la empresa.
Muestra sus jerarquías a través de los niveles organizacionales, las divisiones y, en
cierta forma, sus líneas de comunicación y hasta rasgos de su cultura.
• Ventaja competitiva: son los aspectos que realmente diferencian la oferta de valor
de una compañía de las demás. Por esto es necesario que sea realmente única,
que se pueda mantener, que sea visiblemente diferenciada y aplicable a varias
situaciones del mercado.

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Cibergrafía / Webgrafía
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Figuras
Figura 2.
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Figura 3.
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Figura 4.
Gestión Financiera. (2010). Objetivo básico de la gestión financiera. [Imagen].
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Figura 6.
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empresas. [Imagen]. Recuperado de www.eoeiescruzdepiedra.wordpress.com/
Figura 7.
Pymes y Autónomos. (2009). Plan de Negocio VI: Desarrollo, Producción y Descripción
Técnica. [Fotografía]. Recuperado de http://www.pymesyautonomos.com/descripcion-
tecnica
Figura 8.
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Recuperado de http://maquiladorastextiles.com/uncategorized
Figura 9.
Tecmovia. (2014).Volvo V60 Plug-in Hybrid: multiplica por 6 su producción y ofrece un
nuevo concepto de fabricación. [Fotografía]. Recuperado de http://www. tecmovia.com/
fabricacion/

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Créditos
Líder Línea de Producción
Alba Lucía Ramírez

Asesoría Pedagógica
Ingrid Flórez

Guionización
Ingrid Flórez

Diseño Gráfico
Alejando Valencia Larrota
Edmundo Watts
Catalina Perea

Desarrollo Multimedia
Miguel Guevara
Yeison Ospina Marín
Julián Poveda
Andrés Felipe Salcedo

Equipo Técnico Pedagógico


Carolina Díaz
Jorge Ardila
Carolina Calderón
Carlos Ríos

Voces
Liliana Giral Tibaquirá
Jose Mario Alzate
Andrés Felipe Salcedo

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