Leadership Essentials 

Situational Leadership 
By Ken Blanchard 
Session 2 

Match:  Appropriate  Leadership Style (“L”) 

With Employee Development Level (“D”) 

The 4 Developmental Levels  (Development level is goal or task specific) 

LOW  MODERATE  HIGH 

COMPETENCE  LOW  LOW TO SOME  MODERATE TO HIGH  HIGH 
LEVEL  COMPETENCE  COMPETENCE  COMPETENCE  COMPETENCE 

COMMITMENT  HIGH  LOW  VARIABLE  HIGH 

LEVEL  COMMITMENT  COMMITMENT  COMMITMENT  COMMITMENT 

D1  D2  D3  D4 

DEVELOPING  DEVELOPED 

Low  High 
COMPETENCE 

Low  D2  D3 

High 
Low to Some  Moderate to High 
Competence  Competence 

C  Low  Variable  S  (Encourage 

O  Commit­  High Directive  Commit­  Low Directive  U 
M  ment  High Supportive  ment  High Supportive  P 
M  P  Listen 
I  (Coaching)  L2  (Supporting)  L3  O 
T  R 
M  D1  D4  T  Ask 
E  Low  High  I 
N  Competence  Competence  V 
Explain)
T  E 
High  High 
Commit­  High Directive  Commit­  Low Directive 
ment  Low Supportive  ment  Low Supportive 
High 
Low 
(Directing)  L1  (Delegating)  L4 

High  Low 
DIRECTIVE 
(Structure   Organize    Teach    Supervise) 

Page 1 
 Situational Leadership 
Quick Reference 

DEVELOPMENTAL LEVEL  LEADERSHIP STYLE 

D1  L1  Directing 

“Enthusiastic Beginner”  “I’ll Decide” 
Low Competence  High Directing 
High Commitment  Low Support 
Interested in & enthusiastic about the goal or  Acknowledges enthusiasm, but provides 
task, but lacks skills & experience.  specific direction and instruction with goals & 
timelines.  Develops plan to increase skill & 
provides frequent feedback & follow up. 

D2  L2  Coaching 

“Disillusioned Learner”  “Let’s Talk, I’ll Decide” 
Low to Some Competence  High Directing 
Low Commitment  High Support 
Has usually developed some skills in relation to  Provides support, reassurance & praise. 
the goal or task, but is often frustrated & de­  Listens to concerns & hears ideas.  Involves in 
motivated due to the unmet expectations.  The  problem solving & decision making; however, 
drop in commitment is natural but will pass  makes final decisions.  Explains why.  Defines 
more quickly with the appropriate leadership  expectations, provides frequent feedback & 
style.  follow up. 

D3  L3  Supporting 

“Capable but Cautious Performer”  “Let’s Talk, We’ll Decide” 
Moderate to High Competence  Low Directing 
Variable Commitment  High Support 
Has fairly good skills in regard to the goal or  Shares responsibility for goal setting & 
task, but confidence may be shaky, which can  encourages self­reliant problem solving & 
affect motivation.  Motivation can also be low  decision making.  Serves as sounding board. 
because of a job­related or non­job­related  Provides reassurance, support, encouragement 
issue.  & praise. 

D4  L4  Delegating 

“Self­Reliant Achiever”  “You Decide” 
High Competence  Low Directing 
High Commitment  Low Support 
Has mastered the goal or task and is confident  Encourages goal setting, action planning & 
& motivated.  decision making.  Recognizes & values 
contributions.  Others are discipled & 
mentored.

Page 2 
 LEADERSHIP ­­ DIRECTIVE BEHAVIOR 

ÿ  The Lower the Employee Developmental Level 

ÿ  The Higher the Leadership Directive Behavior 
Important: Provide the what and how 

Directive Behavior is the extent to which a leader:

•  Tells the employee what to do, when and how to do it
•  Spells out the leader and employee roles
•  Closely supervises performance 

Directive Behavior includes:

•  Setting goals and objectives—defining in detail what the goal or task is, what a good 
job looks like, and how performance will be tracked
•  Planning and organizing work in advance—organizing resources, action, planning, 
and developing a plan for the employee to learn new skills
•  Identifying job priorities—telling the employee what is important
•  Clarifying roles—figuring out what roles the leader and employee will play in goal 
accomplishment and how decisions will be made
•  Establishing timelines
•  Determining methods of evaluation and checking work—providing frequent feedback 
on results
•  Teaching the employee how to do a specific task
•  Closely supervising progress 

Four Key Words for Directive Behavior:

•  Structure
•  Organize
•  Teach
•  Supervise

Page 3 
 LEADERSHIP ­­ SUPPORTIVE BEHAVIOR 

ÿ  The Higher the Employee Developmental Level 

ÿ  The Higher the Leadership Supportive Behavior 
Important: Listening and encouraging self­reliant problem solving 

Supportive Behavior is the extent to which a leader:

•  Engages in more two­way communication
•  Listens and provides support and encouragement
•  Involves the employee in decision making
•  Encourages and facilitates self­reliant problem solving 

Supportive Behavior includes:

•  Encouraging, reassuring and praising an employee in an appreciative or affirming 
way
•  Listening to an employee’s problems (job related or not)
•  Involving the employee in decision making by asking for suggestions or input
•  Explaining why
•  Encouraging self­reliant problem solving
•  Making information about the organization accessible
•  Disclosing information about self
•  Encouraging teamwork 

Four Key Words for Supportive Behavior:

•  Encourage
•  Listen
•  Ask
•  Explain

Page 4 
 MATCHING  DEVELOPMENTAL LEVEL 
&  LEADERSHIP STYLE 

D1 (Development Level 1) NEEDS 

“Enthusiastic Beginner” 

Low Competence & High Commitment 
Interested in & enthusiastic about the goal or task, but lacks skills & experience. 

ÿ  Recognition of enthusiasm and transferable skills 
ÿ  Clear goals 
ÿ  Standards for what a good job looks like 
ÿ  Information on how data about performance will be collected and shared 
ÿ  Information about the task and organization 
ÿ  Hands­on training 
ÿ  Action plans—direction about how, when and with whom 
ÿ  Timelines 
ÿ  Priorities 
ÿ  Boundaries, limits on authority and responsibility 
ÿ  Frequent feedback on results 

L1 (Leadership Style 1) BEHAVIORS 

“I’ll Decide”  (High Directing:  Structure, Organize, Teach Supervise) 

Directing  ­­ High Directing & Low Support 
Acknowledge enthusiasm, but provides specific direction and instruction with goals & 
timelines.  Develops plan to increase skill & provides follow up. 

ÿ  Acknowledge employee’s enthusiasm 
ÿ  Acknowledge the employees transferable skills and progress to date 
ÿ  Identify desired outcomes, goals and timelines 
ÿ  Define what a good job looks like and how performance will be tracked and 
monitored 
ÿ  Develop a plan for the employee to learn new skills 
ÿ  Take the lead in action planning 
ÿ  Make most of the decisions about what, when, and with whom 
ÿ  Provide specific direction and instruction 
ÿ  Take the lead in problem solving 
ÿ  Provide frequent follow­up and feedback
Page 5 
 D2 (Development Level 2) NEEDS 

“Disillusioned Learner” 

Low to Some Competence & Low Commitment 
Has usually developed some skills in relation to the goal or task, but is often frustrated & 
de­motivated due to unmet expectations.  The drop in commitment is natural but will pass 
more quickly with the appropriate leadership style. 

ÿ  Clear goals 
ÿ  Perspective 
ÿ  Frequent feedback on results 
ÿ  Praise for making progress 
ÿ  Assurance that it is okay to make mistakes 
ÿ  Explanations of why 
ÿ  Opportunities to discuss concerns 
ÿ  Involvement in decision making and problem solving 
ÿ  Encouragement 

L2 (Leadership Style 2) BEHAVIORS 

“Let’s Talk, I’ll Decide”  (High Directing:  Structure, Organize, Teach Supervise) 
(High Support:    Encourage, Listen, Ask, Explain) 

Coaching  ­­ High Directing & High Support 
Provides support, reassurance & praise.  Listens to concerns & hears ideas.  Involves in 
problem solving & decision making, however, makes final decisions.  Explains why. 
Defines expectations, provides frequent feed back & follow up. 

ÿ  Involve the employee in identifying problems and in setting goals 
ÿ  Provide support, reassurance, and praise 
ÿ  Listen—offer the employee and opportunity to discuss concerns and share ideas 
ÿ  Involve the employee in problem solving and decision making 
ÿ  Make final decisions about action plans after listening to the employee’s ideas and 
feelings 
ÿ  Provide direction and coaching to continue building and refining skills 
ÿ  Explain why a particular approach is being taken 
ÿ  Provide perspective about how long things should take and feedback about whether 
development and performance are on track 
ÿ  Define what a good job will look like and how performance will be tracked with the 
employee 
ÿ  Continue to provide frequent follow­up and feedback
Page 6 
 D3 (Development Level 3) NEEDS 

“Capable but Cautious Performer” 

Moderate to High Competence & Variable Commitment 
Has fairly good skills in regard to the goal or task, but confidence may be shaky, which 
can affect motivation.  Motivation can also be low because of a job­related or non job­ 
related issue. 

ÿ  An approachable mentor or coach 
ÿ  A sounding board 
ÿ  Opportunities to express concerns 
ÿ  Support and encouragement to develop problem­solving skills 
ÿ  Help in looking at the skills objectively so confidence is built 
ÿ  To have ideas listened to and implemented 
ÿ  An opportunity to affirm commitment to the goal 
ÿ  Praise and recognition for high levels of competence and performance 
ÿ  Obstacles to goal accomplishment removed 
ÿ  Opportunities to work with others and be part of a team working on the same goals 

L3 (Leadership Style 3) BEHAVIORS 

“Let’s Talk, We’ll Decide”  (High Support:    Encourage, Listen, Ask, 
Explain) 

Supporting  ­­ Low Directing & High Support 
Shares responsibility for goal setting & encourages self­reliant problem solving & 
decision making.  Serves as sounding board.  Provides reassurance, support, 
encouragement & praise. 

ÿ  Share responsibility for problem identification and goal setting with the employee 
ÿ  Ask the employee to take the lead in action planning and problem solving 
ÿ  Serve as a sounding board, encouraging the employee to discuss concerns and ideas 
ÿ  Listen and encourage self­reliant problem solving and decision making 
ÿ  Provide reassurance, support, encouragement and praise 
ÿ  Explain ways to make the goal or task more interesting and challenging, if motivation 
is low 
ÿ  Provide help in problem solving by sharing ideas if asked 
ÿ  Work with the employee to evaluate his or her work

Page 7 
 D4 (Development Level 4) NEEDS 

“Self­Reliant Achiever” 

High Competence & High Commitment 
Has mastered the goal or task and is confident & motivated. 

ÿ  Variety and challenge 
ÿ  A leader who is more of a mentor and colleague than a boss 
ÿ  Acknowledgment of contributions 
ÿ  Autonomy and authority 
ÿ  Trust 

L4 (Leadership Style 4) BEHAVIORS 

“You Decide” 

Delegating  ­­ Low Directing & Low Support 
Encourages goal setting, action planning & decision making.  Recognizes & values 
contributions.  Others are discipled & mentored. 

ÿ  Enable the employee to take charge 
ÿ  Define problems and desired outcomes with the employee 
ÿ  Expect the employee to take the lead in goal setting, action planning, and decision 
making 
ÿ  Encourage the employee to evaluate his or her own work 
ÿ  Provide opportunities for the employee to share in and celebrate successes and mentor 
others 
ÿ  Recognize, value and reward the employee’s contributions to the organization 
ÿ  Challenge the employee to even higher levels of performance 
ÿ  Give more responsibilities and opportunities for growth

Page 8