Diseño de proceso de innovadores

DISEÑO DE PROCESOS INNOVADORES

FLORENCIO HERNANDEZ TIQUE

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

FACULTA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

MAYO 2019
Diseño de procesos innovadores
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DISEÑO DE PROCESO INNOVADORES

FLORENCIO HERNANDEZ TIQUE

Diseño de procesos

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

FACULTA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

MAYO 2019
Diseño de procesos innovadores
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Contenido

Introducción ................................................................................................................... 4

Objetivos ........................................................................................................................ 5

Problema identificado .................................................................................................... 5

Análisis de la situación .................................................................................................. 5

Justificación de la propuesta .......................................................................................... 5

Acciones o fases a emprender para el desarrollo de la propuesta .................................. 6

Insumos y costos ............................................................................................................ 7

Tiempos de ejecución .................................................................................................... 8

Recomendaciones .......................................................................................................... 9

Lecciones aprendidas ..................................................................................................... 9

Anexos ......................................................................................................................... 10

Tabulación, análisis e interpretación............................................................................ 10

Conclusión ................................................................................................................... 18

Referencias ................................................................................................................... 19
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Introducción

Aplicaremos métodos y herramientas necesarias adquiridas por una empresa como

metodología de estrategia operacional y producción, de esta forma se expondrá un nuevo

proceso operacional frente al proceso actual de una de nuestras empresas expuestas en

nuestro eje número (2) dos buscando aumentar la productividad y la competitividad frente a

nuestras posibles competencias con el fin de identificar falencias y aspectos de ser mejorados

por parte de la empresa. Justificaremos una nueva propuesta acorde a la necesidad requerida

tanto como insumos y costos de producción o los análisis y las acciones a tener en cuenta

como método de mejoramiento es así como propondremos un tiempo de ejecución en

concordancia de lo antes plasmado para evitar pérdidas en la producción ya establecida, de

igual forma la encuesta realizada anteriormente en el eje 2 nos será de gran utilidad como

análisis de desarrollo y éxito el cual lleva nuestra empresa hasta el momento de su nueva

ejecución y de esta forma estableceremos nuevos sistemas de flujo gramas como forma de

estrategias operacionales en la cual vamos a establecer frente a una posible competencia

enmarcada por otras empresas del sector productivo. De tal fin estableceremos las nuevas

elecciones de diseños aprendidas a lo largo de la materia en la cual daremos una serie de

recomendaciones que nos ayudaran a que nuestras nuevas empresas puedan ser innovadoras y

competitivas frente a nuevos sistemas de mercados que se dan a la pelea de alcanzar nuevos

sistemas de éxitos operacionales y estratégicos

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Objetivos

 Reducir los tiempos, costos y etapas que actualmente maneja el proceso de compras.

 Proponer un nuevo diseño de proceso en el área de compras a través de la mejora para

la selección, evaluación y re evaluación de proveedores.

Problema identificado

De acuerdo a la encuesta aplicada en el eje dos, se identificó el siguiente problema, en

potencias y tecnologías incorporadas SA, en el área de compras el cual se evidencia un

proceso actual largo, repetitivo y mecánico.

Análisis de la situación

Potencias y tecnologías incorporadas S.A prestadora de servicios y suministros para

la mejora de energías a la comunidad, se pudo observar el pésimo manejo del área compras

que actualmente esta empresa realiza en procesos de adquisición pertenecientes al sector.

Justificación de la propuesta

Diseñar un proceso que le brinde a la empresa mejorar el área de compras para la

disminución de tiempo, costos y etapas de la misma, mejorando las solicitudes de

adquisición, mejor control en las ordenes de compras y evaluación de los proveedores.

Este nuevo proceso ayudara a las nuevas formas de compra volviéndolo fácil y

sencillo desde el momento en que ingrese la solicitud de compra por parte de las otras áreas,

reducción en el tiempo de cotización, envió de documentos para evaluación y creación de

proveedores hasta la confirmación de la orden de compra por parte de la empresa, envió y

recepción del pedido.

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Acciones o fases a emprender para el desarrollo de la propuesta

Para mejorar el proceso de compras se llevaran a cabo las siguientes acciones:

TIPO DE PROCESO
PROCESO PASO A SEGUIR
Se tramitarán pedidos solicitados por las áreas a través de Solicitudes de Compra, debidamente
aprobadas por el Jefe del Área.

Toda requisición y/o Solicitud de Compra, debe cumplir como mínimo los siguientes requisitos:
a. Descripción detallada del material a comprar o el servicio a contratar.
b. Cantidad requerida por cada uno de los ítems solicitados.
c. Unidad de medida del ítem solicitado.
REQUISICIÓN O d. Especificaciones de cada elemento (técnicas, tipo de material, etc.)
SOLICITUD DE COMPRA e. Justificación de compra
f. Fecha esperada de entrega del bien o servicio
g. Cargo contable (centro de costos, pedido)

El trámite de las solicitudes se efectuará en los siguientes tiempos:

a. Solicitudes de cotización de complejidad baja: 3 días
b. Solicitudes de cotización de complejidad media: 5 días
c. solicitudes de cotización de complejidad alta: 10 días

•Para requerimientos nuevos, Compras validará opciones de suministro en el mercado,

bajo los parámetros: Calidad, Precio y Oportunidad, diligenciando el Formato Solicitud de Cotización
por cada proveedor sometiéndolo a la aprobación y evaluación en sarlaft.
• Una vez definido cuál es el proveedor que ofrece la mejor alternativa la administración procederá con
NUEVOS PROVEEDORES el proceso de vinculación, adjuntando el Formato de Selección y evaluación, todos los documentos
requeridos deberán reposar en la carpeta del proveedor sea física o digital.
• Anualmente se validará la base de datos de Proveedores activos de la compañía, se procederá a su
depuración, actualización, de acuerdo a lo establecido en el PR-GC-01 SELECCIÓN EVALUACIÓN Y
RE-VALUACIÓN PROVEEDORES.
La cantidad de cotizaciones a solicitar para las categorías mencionadas en el punto anterior, serán:
• Hasta QUINIENTOS MIL ($500.000) PESOS, 1 Cotización.
• Desde QUINIENTOS MIL ($500.000) PESOS Hasta UN MILLON ($1.000.000), 2 Cotizaciones.
• Desde UN MILLON ($1.000.000) PESOS en adelante, 3 Cotizaciones.

COTIZACIONES Cuando se requiera cotizar (o comprar) un material y/o servicio con un proveedor único, se deberá
adjuntar a la cotización y orden de compra, la justificación que acredite al proveedor como exclusivo
para ese suministro y autorización del jefe del Área para usar ese proveedor

Cuando se requiera cotizar servicios se debe enviar las solicitudes a los proveedores en el Formato FO-
GC-09, Solicitud de Cotización de Prestación de Servicios.

Las ofertas recibidas serán evaluadas bajos los parámetros establecidos en el Formato FO-GC-02
EVALUACIÓN DE OFERTAS Selección de Proveedores, estas serán comparadas y dicho análisis será archivado en la carpeta de
cada Orden de Compra.

Cualquier proceso de negociación donde se requiera un anticipo superior al 30%, requerirá visto bueno
NEGOCIACIÓN de la Dirección Financiera.
Las compras deben ser negociadas con un plazo de pago entre 45-60 días
Toda negociación se oficializara mediante una orden de compra u orden de servicio elaborada y será
enviada al proveedor como confirmación del negocio realizado y de las condiciones pactadas.
ADJUDICACIÒN
Toda vez que la Orden de Compra requiera aprobación de Dirección Financiera, el usuario solicitante del
suministro deberá enviar el presupuesto a esta área para que la orden sea aprobada

El área solicitante será la encargada de administrar y controlar los contratos una vez sean adjudicados
DOCUMENTACIÓN
ante la entidad prestadora del servicio
CONTRACTUAL
Todo contrato debe ser revisado y aprobado por el área jurídica de la compañía.
Todos los bienes que ingresen a la Compañía o los servicios que le sean prestados, deberán estar
GENERACIÓN amparados previamente por una Orden de Compra.
SOLICITUDES Y ORDENES
Ningún proveedor podrá iniciar la fabricación de un producto, entregarlo y/o prestar un servicio sin tener
DE COMPRAS
primero la Orden de Compra formal

La trazabilidad y seguimiento a la llegada de los materiales o a la prestación de los servicios

TRAZABILIDAD Y solicitados en la Orden de Compra, serán responsabilidad del área de Compras.
SEGUIMIENTO DE ORDEN
A ORDENES DE COMPRA Los tiempos de entrega que deben considerarse para la trazabilidad y llegada de las Órdenes de
Compra dependerán de lo negociado con cada proveedor.

Todo producto, insumo, material comprado debe ingresar remisionado o facturado a la compañía, la
RECEPCIÓN DE factura o remisión debe relacionar el número de Orden de Compra y debe entregarse en Original.
MATERIALES Y MANEJO
DE NO CONFORMIDADES Cuando el material recibido no cumpla con las características de lo solicitado o este por fuera de las
especificaciones de calidad requeridas podrá retornarse al proveedor.

Tabla 1Nuevo proceso para la empresa. Fuente: Elaboración propia

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Insumos y costos

A continuación, veremos el presupuesto que se programó para la investigación del

proyecto de Diseño de procesos y aplicado al proceso de compras:

PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACION

UNIDAD DE VALOR VALOR

ITEM RECURSO CANTIDAD VALOR TOTAL
MEDIDA UNITARIO MES

HUMANO 2 PERSONAS 1 MES 12 MESES

COORDINADOR DE
1 1 1 - $1.800.000 21.600.000
COMPRAS
MATERIAL
3 HOJAS 50 100 $58 $5.800 $104.400
4 ESFEROS 1 2 $1.000 $2.000 $36.000
5 AGENDAS 1 2 $7.000 $14.000 $42.000
TECNOLOGICA

6 COMPUTADORES 1 1 $800.000 $1.600.000 $1.600.000

7 SOFTWARE 1 1 $6.000.000 $6.000.000 $6.000.000

8 CELULARES 1 1 $600.000 $600.000 $1.200.000
9 TELEFONO 1 1 $120.000 $120.000 $120.000
10 IMPRESORA 1 1 $250.000 $250.000 $500.000
SERVICIOS
11 LUZ 1 2 $80.000 $24.000 $432.000
12 TELEFONO 1 2 $50.000 $40.000 $720.000
13 INTERNET 1 2 $35.000 $40.000 $720.000
14 DATOS/MINUTOS 1 1 $70.000 $70.000 $70.000
15 MENSAJERIA 1 1 $100.000 $100.000

TRANSPORTES
16 1 2 $2.000 $4.000 $72.000
VISITA EMPRESAS

VESTUARIO-
17 1 2 $55.000 $110.000 $110.000
DOTACION
TOTAL $33.462.400

Tabla 2Insumos y costos necesarios en el proceso. Fuente: Elaboración propia.

El presupuesto nos permite ver todo el costo que debemos asumir para la realización

de las fases del proyecto en los 12 meses de duración, colocando lo más relevante y que

usamos.
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Tiempos de ejecución

Los tiempos de ejecución para este nuevo proceso en tiempo se quiere lograr en

menos de 15 días hábiles calendario, se llevaran a cabo en el tiempo de 15 días fecha inicio

01/06/2019 de inicio y fin 15/06/2019 desde la solicitud.

La siguiente figura muestra las tareas, los días, la fecha inicial y final de cada

actividad, se verá el paso a paso desde su planeación antes de su ejecución final, con el fin de

organizar la información.

Fecha
No Nombre de la Actividad Duración Fecha final
Inicio

REQUISICIÓN O
1 1/06/2019 1 2/06/2019
SOLICITUD DE COMPRA.

NUEVOS
2 3/06/2019 2 5/06/2019
PROVEEDORES

3 COTIZACIONES 3/06/2019 3 5/06/2019

EVALUACIÓN DE
4 6/06/2019 2 7/06/2019
OFERTAS

5 NEGOCIACIÓN 7/06/2019 1 8/06/2019

6 ADJUDICACIÒN 8/06/2019 1 10/06/2019

DOCUMENTACIÓN
7 10/06/2019 1 11/06/2019
CONTRACTUAL
GENERACIÓN
8 SOLICITUDES Y 10/06/2019 1 11/06/2019
ORDENES DE COMPRAS
TRAZABILIDAD Y
9 SEGUIMIENTO DE 11/06/2019 2 12/06/2019
ORDEN
RECEPCIÓN DE
MATERIALES Y MANEJO
10 12/06/2019 2 14/06/2019
DE NO
CONFORMIDADES

Tabla 3Tiempos de ejecución del nuevo proceso. Fuente: Elaboración propia.

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Recomendaciones

Las recomendaciones para este sistema de procesos concernientes a la evaluación de

proveedores como medio de adquisición pertenecientes a esta empresa y en el cual buscamos

obtener un nuevo sistema de compras el cual disminuirá costos y aportes con el sector

energético que estarán definidas de la forma siguiente:

 crear una fuente de comunicación alterna con la empresa.

 Dar a conocer a nuestros proveedores la forma operativa y de competitividad

de la empresa

 Manejar un sistema de información acorde a la descripción de manejo con los

diferentes proveedores

 Posponer nuevas formas de adquisición frente a la solución de procesos

 Codificar un solo sistema de comunicación en el cual los proveedores

obtengan información asertiva

 Tener una prioridad clara la hora de implementar nuevos sistemas de

adquisición de servicios

Lecciones aprendidas

Tenemos en cuenta como una nueva forma de creación de sistema de procesos busca

mejorar las falencias pertenecientes a la empresa potencias y tecnologías S.A y que a través

de una nueva de adquisición en el sistema de compras desea reevaluar el aporte obtenido por

proveedores encargados de disminuir costos y suministros los cuales se verán reflejados en el

manejo de regalías y en su actualización de servicios y productos ofrecidos por estas

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Anexos

Tabulación, análisis e interpretación

Los empresarios encuestados respondieron la encuesta y se identificaron con los

siguientes datos:

Identificación

Razón Social:

 PTI S.A.

 Tornillos del importaciones SAS

Actividad Económica:

 Comercio al por mayor de productos diversos

 Comercio al por menor de artículos de ferretería

Ciudad

 Bogotá D.C.

 Soacha

Dirección

 juan.pineda@pti-sa.com.co
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 tornillosdelsurimportaciones@hotmail.com

La empresa realiza gestión por procesos.

Respuesta N° respuestas Porcentaje
Si 2 87,7%
No 0 12,3%
TOTAL: 2 100,0%

Para este caso nos podemos dar cuenta que respecto al análisis enmarcado por la

encuesta de nuestros gerentes de PTI S.A Y TORNILLOS DEL SUR S.A Determinamos que

ambas empresas realizan gestión por procesos con el 100% ya que es una forma de

organización diferente a la funcional en la que prima la visión del cliente sobre las

actividades de la organización

Identifique cuales son los tres principales procesos que realiza tu

empresa.
Respuesta N° respuestas Porcentaje
Proceso administrativo 1 16,7%
Gestión de mercados 1 16,7%
Gestión de ventas 2 33,3%
Gestión de Producción 0
Gestión de compras 0
Gestión de Inventarios 0
Gestión de Innovación 0
Gestión Contable y financiera 2 33,3%
Gestión de Capital Humano 0
Otro 0
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Según nuestras empresas encuestadas, podemos determinar que los tres procesos que

utilizan las empresa son procesos administrativos con 33.3%, gestión de mercados 16.7%,

gestión de ventas 33.3% y gestión contable y financiera con el 33.3% pero cabe resaltar que

para estas empresas sobre sale más la gestión de ventas puesto que esta involucra desarrollo

de los productos, elaboración de los precios, servicio al cliente, marketing, planificación y

evaluación de resultados.
De las siguientes características, cuales describen mejor los procesos que
realiza su empresa?
Respuesta N° respuestas Porcentaje
Los procesos están identificados y
40,0%
documentados 2
Los procesos tienen un responsable y objetivos
20,0%
definidos 1
Los procesos son largos 1 20,0%
Los procesos son complicados con alta
0,0%
posibilidad de cometer errores 0
Los procesos tiene muchos controles 0 0,0%
El costo del proceso es desconocido 1 20,0%
Existe mucha separación entre los puntos de
0,0%
decisión, ejecución y de estos con el cliente 0
No incluyen actividades que entreguen valor
0,0%
añadido complementario 0
TOTAL: 5 100%

En PTI S.A Y TORNILLOS DEL SUR las características que más desarrollan en

cuanto a descripción de procesos los procesos están identificados y documentados con el

40%, así como procesos largos con el 20%, el costo del proceso es desconocido con el 20%

aparte los procesos tienen un responsable con el 20% ya que son formas adquiridas por un

empleador al momento de identificar una venta como proceso de monitoria estandarizada que

permite ser cobrado en dichos plazos.

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Que beneficio espera Usted que el diseño de un proceso innovador brinde a la empresa. Ordene del más
importante al menos importante, siendo 1 el más importante y 11 al menos importante.
Respuesta Empresario No. 1 Empresario No. 2
Disminuir los costos unitarios de producción y distribución de los
11 3
productos (bienes o servicios).
Aumentar la calidad de los productos (bienes o servicios). 10 6
Producir o distribuir nuevos productos o servicios. 3 1
Optimizar la eficiencia y/o la calidad de una actividad de apoyo. 9 8
Sobreponerse o superar la obsolescencia tecnológica. 2 2
Competir en mercados nacionales e internacionales. 8 11
Sustituir importaciones. 1 7
Contribuir con el desarrollo económico y social del país. 6 9
Aprovechar las ventajas competitivas. 5 4
Generar mayor valor económico para una compañía. 7 5
Facilitar procesos de adaptación y transferencia tecnológica. 4 10

Estos dos empresas esperan que al momento de ellos utilizar un proceso de

innovación se pueda producir o distribuir nuevos productos o servicios superando la
obsolencias tecnológicas así como llegar a competir en los mercados nacionales e
internacionales donde puedan generar mayor valor económico dentro de una compañía

¿Cree usted que su empresa cuenta con un proceso operativo que busca innovar o transformar productos
o servicios adquiridos por sus clientes?
Respuesta N° respuestas Porcentaje
Si 2 87,7%
No 0 12,3%
TOTAL: 2 100,0%

Claramente estas empresas cuentan con un proceso operativo de innovación adquirido

al 100% de sus respuestas, ya que relativamente ellos buscan alcanzar mercados con mayores

estrategias competitivas en las cuales lograran competir con mercados nacionales e

internacionales y así lograr que su oferta de productos y servicios sea mayor a las

competencias
Diseño de procesos innovadores
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¿De qué manera se lleva a cabo el diseño de procesos operativos dentro de la empresa?

Respuesta N° respuestas Porcentaje

En forma de insumos 0 0,0%
utilizando una oferta de productos y servicios acordes al cliente 1 50,0%
Innovando productos existentes o nuevos que satisfagan la
0 0,0%
necesidad de los clientes
Basados en una estrategia de mercadotecnia con productos
1 50,0%
diferentes de acuerdo a cada segmento
TOTAL: 2 100,0%

Relativamente ellos utilizan solo dos procesos operativos dentro de sus empresas. Es

así que para PTI S.A Y TORNILLOS DEL SUR S.A utilizar una oferta de productos y

servicios acordes al cliente o la innovación de productos ya existentes que ayudarían a que su

empresa genere mayores ingresos económicos y puedan consolidarse como una de las

empresas más competitivas en el mercado.

Diseño de procesos innovadores
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¿Cree usted que la mercadotecnia tiene alguna relación con los procesos operativos o
de innovación que maneja su empresa?
Respuesta N° respuestas Porcentaje
Si 2 100,0%
No 0 0,0%
TOTAL: 2 100%

Estas dos empresas puntualizan que la mercadotecnia si tiene una relación con

proceso de diseños y de innovación, en la que relativamente es así, ya que esta busca

determinar los segmentos de mercados y crear productos de innovación ya existentes o

nuevos de acuerdo a los segmentos exigidos por los clientes

¿Cree usted a la hora de diseñar un proceso operativo, es un problema la innovación
de productos y servicios adquiridos por una empresa como forma de competitividad?

Respuesta N° respuestas Porcentaje

Si 0 0,0%
No 2 100,0%
TOTAL: 2 100%
Diseño de procesos innovadores
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Con un 100% estas empresas piensan que no es un problema la innovación de

productos o servicios competitivos al momento de realizar un proceso operativo, la cual

determina que un proceso operativo empieza con la recepción de un pedido del cliente y

termina con la entrega del producto o servicio al cliente, minimizando el proceso de

innovación competitivo que genera un segmento de mercado exigido por sus clientes.

¿Cree que al innovar en los procesos las empresas pueden lograr disminuir los costos
unitarios de producción y distribución de los productos bienes o servicios?

Respuesta N° respuestas Porcentaje

Si 2 100,0%
No 0 0,0%
TOTAL: 2 100%

Específicamente si se puede disminuir los costos de distribución y producción

utilizando un diseño de procesos que se ajuste a la necesidad del mercado el cual buscara

disminuir el costo unitario de las materias primas así como la adquisición de productos

ofertados al cliente, determinando un total 100% si dentro de estas dos empresas

Diseño de procesos innovadores
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Toda empresa necesita de un proyecto que establezca innovación y para el caso de PIT S.A Y

TRONILLOS DEL SUR S.A Piensan que sería atreves del área de compras, dado que para

una de estas empresa es un proceso creado recientemente dentro de su compañía, así como

para esta otra; sería una forma para mejorar varias áreas dentro de la empresa
Diseño de procesos innovadores
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Conclusión

Empresa potencias y tecnologías P.A presento una serie de falencias correspondientes

al sistema de compras y que por medio de un nuevo proceso en el cual damos una serie de

solución que establezcan o encaminen esta adquisición como forma de mejoramiento al

método de proveedores, disminución de costos como suministros y la organización de una

nueva forma de ver al mundo a través de este sector energético siendo una reorganización

operacional de gran éxito para la entidad. Pensamos que de forma objetiva se busca

establecer una guía detallada para el desarrollo de las actividades y servicios los cuales busca

garantizar la oportunidad, la calidad, la disminución de costos y la cantidad de ítems

establecidos por la entidad como ejecución y fidelización de nuevos proveedores. De esta

manera los requerimientos de todas las áreas se tramitaran como solicitudes de pedidos y que

cada una de estas áreas contara con un requisito primordial exigido por la entidad prestadora

del servicio como métodos de compras, la requisición o solicitud de compra solo se tramitara

por medio de pedidos solicitados por sus proveedores los cuales contaran con el mejor

servicio de reposición de información y solicitud de empresas del sistema energético del

sector. Evaluaremos las opciones de ofertas y que serán evaluadas por el sistema de

proveedores bajos los parámetros establecidos por la política general de la empresa y que al

momento de adquirir contaran con presupuesto porcentual como medio de generar más

ventas y así reorganizar nuevas formas de establecer compras por el mercado energético de la

entidad sectorial, es de gran importancia que a través de esta forma de procesos expuestas a la

empresa se puedan mejorar las falencias observadas en el proceso de compra y así generar

mayores regalías como métodos de entrada ante una entidad que cada día capacita y recupera

nuevas formas de explorar sus proveedores como base del éxito competitivo de la entidad

energética y de servicios del sector.

Diseño de procesos innovadores
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Referencias

Domínguez Olmos César, diseño de procesos, eje 3, pagina 3 a la 23.

Cruelles, J. (2013). Ingeniería industrial. Métodos de trabajo, tiempos y su aplicación a la

Planificación y la mejora continúa. Colombia: Ediciones técnicas mar combo.

Alfa omega. Dyn, C., y Little, P. (2002). El proceso de diseño en ingeniería. Cómo

Desarrollar soluciones efectivas. México: Editorial Limosa Giley. Martínez, C. (1997). Del

Concepto de productividad en el malajemente clásico al concepto de eficacia en el

Malajemente contemporáneo.