MARCO LEGAL

El Ministerio de Salud exige a todos los entes farmacéuticos que documenten

todos aquellos procesos de importancia en el manejo o administración del
establecimiento, para tal efecto el presente protocolo de recepción sugiere el
procedimiento a seguir al tramitar la compra de medicamentos o productos
farmacéuticos.

La resolución 0444 de Febrero 12 de 2008 esclarece el buen cumplimiento de las

Buenas Prácticas de Elaboración de preparaciones magistrales y está dirigido por
los siguientes decretos:

 Decreto 205 de 2003 Artículo No.2

Por la cual se determinan los objetivos, la estructura orgánica y las FUNCIONES del
Ministerio de la Protección Social

 Decreto 2200 de 2205 Artículo No. 14

El cual hace referencia al Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico como el

conjunto de técnicas para la planeación estratégica, es decir los procedimientos
para cada uno de los procesos en el servicio farmacéutico, incluso la presente
resolución hace una modificación del Modelo de Gestión de acuerdo con el
decreto:

 Decreto 2330 de 2006 Artículo No. 4

En este precepto se hace la modificación de la definición del Modelo de Gestión del

Servicio Farmacéutico como el conjunto de condiciones sociales, técnicas de
planeación y gestión del servicio y procedimientos para cada uno de los procesos y
la elaboración de guías para actividades críticas, el cual será determinado por el
Ministerio de la Protección Social a más tardar el 31 de diciembre; este modelo
también se llevo a cabo mediante la resolución 1403 de 2007 que nos habla acerca
del Modelo de Gestión del servicio Farmacéutico y se adopta el Manual de
Condiciones Esenciales y Procedimientos
 OBJETIVO

Definir las actividades para la recepción de los productos farmacéuticos que envían
los proveedores al establecimiento farmacéutico.
 PROTOCOLO PEDIDO Y RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS

RECEPCION:

Proceso mediante el cual se realiza una verificación de la orden de compra o

pedido contra lo recibido físicamente y con lo contenido en la remisión o
factura. Adicionalmente, se debe tener en cuenta lo establecido por la
legislación vigente para verificar la calidad del producto. La recepción es de dos
tipos:

Recepción Administrativa

Recepción Técnica

RECEPCION ADMINISTRATIVA:

La verificación administrativa permite constatar si el producto o servicio y la

factura o remisión o cuenta de cobro cumple con las especificaciones pactadas
con el proveedor, entre las que se cuentan:

1. Condiciones de transporte

2. Confrontación de la orden de compra contra la factura

3. Confrontar mercancía contra la factura

4. Confrontar traslado con físico. Los aspectos a verificar son:

Condiciones de transporte:

Cantidad: El numero de cajas relacionado en la factura o traslado debe coincidir

con el relacionado en la guía transportadora o formato del transportador, y
debe ser igual a la cantidad de cajas físicas.

Estado del embalaje completo: no debe presentar averías, alteraciones,

mojaduras, perforaciones, rótulos rotos.
Confrontación de la orden de compra o pedido contra la factura o
traslado:

Cantidad registrada en la factura o traslado coincida con la cantidad solicitada.

Los productos comprados deben conservar las especificaciones de la orden de

compra o pedido.

Confrontación física de los productos farmacéuticos vs Orden de

compra o pedido y Traslado:

Los productos recibidos cumplen con las especificaciones del lo pedido y lo

facturado. Para el caso de los medicamentos se debe verificar específicamente
que:

El nombre genérico del producto recibido coincide con la orden de compra o

pedido y factura.

La forma farmacéutica (tableta, ampolla, cápsula, ungüento, jarabe, elixir)

coincide con lo solicitado y lo facturado.

La cantidad recibida coincida con la cantidad pedida y facturada.

El costo unitario de los productos y el valor total coinciden con los de la orden
de compra. Si al realizar la confrontación se encuentran que:

Los costos no coinciden se debe informar inmediatamente al proveedor o al

distribuidor del producto

Si la cantidad recibida es mayor, la forma farmacéutica no coincide o el nombre

genérico no concuerda, se debe separar el excedente o los medicamentos para
su devolución al proveedor o a la bodega (formato Reporte de novedades)
según sea el caso.

Si la cantidad recibida es menor se debe registrar en el formato Reporte de

Novedades.

RECEPCIÓN TÉCNICA:

La Recepción técnica permite constatar el grado de cumplimiento de las

características y especificaciones técnicas del producto como son:
Características físicas

Condiciones de almacenamiento

Características relacionadas con la etiqueta, empaque, envase y embalaje

Forma farmacéutica

Fecha de vencimiento, la cual debe ser igual o inferior a cinco años contados a
partir de la fecha de fabricación.

Número del lote de fabricación.

Registro sanitario

Laboratorio fabricante.

El proceso de verificación de las características técnicas se realiza mediante un

muestreo al azar sobre el lote de recepción, utilizando para esto la Norma
Técnica Colombiana NTC-ISO-2859-1 (Tablas Militar Estándar) emitida por el
ICONTEC.

Nota:

La muestra tomada para el análisis debe ser representativa de todo el lote

recepcionado y sobre ella se hace la inspección de las especificaciones técnicas
descritas, las cuales se detallan a continuación:

En Rótulos

Franja roja en sentido horizontal para los antibióticos, vacunas y vitaminas en

forma líquida.

Franja verde con la leyenda “MEDICAMENTO ESENCIAL”, que identifica a todos

los medicamentos del P.O.S.

Franja de color violeta que identifica a los medicamentos de control especial

Concentración de principio activo.

Lote y Fecha de vencimiento

Si el medicamento es de venta libre puede presentar indicaciones o uso en la

etiqueta

Contraindicaciones.
Condiciones de almacenamiento.

La leyenda “MANTÉNGASE FUERA DEL ALCANCE DE LOS NIÑOS”

Estado y posición de la etiqueta, la cual no debe estar sucia, manchada,

arrugada, mal pegada, torcida ni rota.

En embalajes

La identificación del embalaje debe corresponder con lo descrito en la orden de

compra, debe ser clara completa.

Debe estar bien sellado, sin quebraduras, no debe presentar humedad ni estar
mojado.

En el empaque

La identificación debe corresponder con lo descrito en la orden de compra y el

embalaje y debe ser completamente legible.

No debe presentar deterioro, ni carencia de cierre.

No debe presentar manchas, perforaciones, rayones.

Ausencia de material adherido con pegantes.

El empaque debe estar limpio y no presentar humedad de ningún tipo.

En el envase

Si el envase es de vidrio debe cumplir con:

Tener color adecuado cuando el medicamento lo requiera (proteger de la luz)

Contenido completo.

Tapa con banda de seguridad y cierre hermético.

Ausencia de polvo, manchas u otras suciedades.

No presentar grietas.

No debe estar deformado ni con suciedad exterior Si el envase es de plástico

debe cumplir con:

Estar libre de olores sospechosos.

Contenido completo.

Tapa con banda de seguridad.

No presentar deformaciones.

No presentar perforaciones como tampoco materiales extraños.

No presentar superficies arrugadas, rayones.

En las Tapas

Ausencia de perforaciones o rupturas.

Buen ajuste de la tapa. No se aceptan frascos filtrados o que dejen escapar

parte del medicamento por mal ajuste de la tapa.

Que esté acompañada por la banda de seguridad.

En la impresión

Debe ser clara, sin manchas de tinta o sustancias que impidan leer la
información.

No debe desprender la tinta al tocarla con los dedos.

En los blísteres

Completamente sellados.

Completamente llenos.

No deben estar rotos, arrugados.

Debe tener la información de: Nombre genérico y/o comercial, lote, fecha de
vencimiento, laboratorio fabricante.

Formas Farmacéuticas:

Líquidos estériles:

No deben presentar turbidez, partículas extrañas, cambio de color.

Jarabes, elíxires, suspensiones, emulsiones, soluciones, tinturas y extractos.

No deben presentar sustancias precipitadas o extrañas

No debe haber desprendimiento de gases: los frascos plásticos se inflan y los

de vidrio explotan.

Las suspensiones deben regenerarse al agitarlas suavemente.

Falta de homogeneidad en emulsiones.

Polvos, granulados, tabletas, grageas, cápsulas duras y blandas,

polvos efervescentes, tabletas vaginales

Deben presentar color uniforme: no se aceptan unidades de diferentes colores

en un mismo lote.

Los bordes de las tabletas y grageas no deben estar quebrados ni

desmoronados.

No deben presentar manchas en su superficie.

Las tabletas y grageas no deben presentar polvo (de la misma tableta)

adherido a la superficie.

Las cápsulas deben estar llenas: no se aceptan cápsulas abiertas, parcialmente

llenas, ni tampoco vacías.

Sólidos Estériles

El color debe ser uniforme.

El polvo debe desprender fácilmente de las paredes del frasco. No se aceptan
frascos con polvo apelmazado que den indicios de humedad.

No deben contener partículas extrañas: pedazos de vidrio, de caucho, de metal,

etc.

Cremas y Ungüentos

Los tubos deben estar sin deformaciones: no se aceptan tubos arrugados,

aplastados, rotos.

Deben estar herméticamente sellados: especialmente los productos

oftalmológicos.

Deben estar completamente llenos: no se aceptan parcialmente llenos.

Deben estar protegidos por una tapa, la cual debe ajustar perfectamente al
cerrar el tubo. Para efectos de aceptación o rechazo, se deben tener en cuenta
los tipos de defectos: crítico, mayor o menor. Una vez conocido el número de
defectuosos se procede a la aceptación o al rechazo:

Se cruza en la tabla 2 A de la norma técnica colombiana NTC-ISO-2859-1 :

planes de muestreo simple para inspección normal, el número de la muestra
contra el nivel de calidad establecido (Nivel Normal II).

En este cruce se encuentra el número de defectos con los que se puede

aceptar y el número de defectos con el que se debe rechazar el lote de
recepción.

En general, los niveles aceptables de calidad son:

1% para defectos críticos,

6.5% para defectos mayores,

15% para defectos menores

El lote se acepta si el número de defectuosos es igual o inferior al establecido

para el N.A.C. Nivel de Aceptación de Calidad respectivo, si es superior al
establecido en la tabla, entonces se rechaza lo defectuoso.
La cantidad de lote rechazada se lleva al área de cuarentena o se devuelve a la
bodega principal y se contacta al proveedor para comunicarle la devolución o el
cambio según el caso

Si el lote es aceptado se procede a almacenarlo en el sitio que le corresponde.

Nota:

Si a la mercancía no se le realiza la recepción técnica al momento de su

llegada, se debe separar sin ser desempacada y dispuesta en la zona de
recepción hasta que pueda verificarse. No se debe retirar ningún artículo de las
cajas si la recepción no se ha realizado. En caso de que se requiera una
liberación de urgencia del producto, se debe realizar una verificación
administrativa completa y realizar una verificación no muestreada del estado
físico del producto.

La recepción técnica aplica en los siguientes casos

Compra directa a otros proveedores realizada en el establecimiento

farmacéutico

Cada vez que llegue un pedido de algún deposito de medicamentos particular o

independiente de la farmacia o entidad.

El muestreo aplica siempre y cuando se reciban más de dos unidades de lote,

de no ser así se debe realizar verificación completa del recibido.

IMPLEMENTOS.

Para llevar a cabo la recepción se debe contar con el formato de recepción

técnica

FRECUENCIA.
Este proceso se efectuará cada vez que sea aplicable, es decir cuando se
reciban medicamentos o dispositivos médicos de un proveedor.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Guía transportadora

Orden de compra

Traslado

Pedido

Factura

NTC-ISO-2859-1 Tablas Milita Estándar

Modelo de Gestión 1403 del 15 de Mayo de 2007

Nota

En caso de que cambie la legislación o los modelos para realizar la recepción se

hará corrección a los formatos y demás documentos de calidad informándose el
evento a través de Circular interna

PROCEDIMIENTOS PARA PEDIDOS Y RECEPCION DE MEDICAMENTOS

EN LAS FARMACIAS COMUNALES E INSTITUCIONALES

Pedido de medicamentos en la Farmacia Comunal

En primer lugar, cada farmacia deberá establecer la cantidad mínima requerida

de cada medicamento en función de su rotación o proyección de venta. En el
momento en que el establecimiento solo cuente con dicha cantidad límite,
deberá ejecutar la compra del producto al distribuidor respectivo.

Es conveniente contar con un registro de los proveedores de los distintos

productos, tomando en cuenta para su selección el precio de los
medicamentos, la eficiencia de la empresa en la entrega de los pedidos y las
facilidades de compra que la compañía ofrece a la farmacia (políticas de
crédito, ofertas, entre otros).

Para tramitar el pedido de un producto una vez identificada la existencia

mínima de este en la estantería de la farmacia, se debe anotar en el cuaderno
de faltantes la siguiente información: nombre del producto, presentación,
código, cantidad disponible y persona que lo anotó, en aquellos casos en que la
farmacia no cuente con un sistema de cómputo que brinde estos datos en
forma automática.

El encargado de compras debe revisar el cuaderno de faltantes o el control de

inventarios computarizado al menos dos veces al día para realizar los pedidos
que sean necesarios. En cada revisión deberá registrar la hora en que se
efectuó y firmar en cada caso el cuaderno de faltantes.

El pedido debe realizarse por escrito, registrando en él la hora en que se

tramitó. Debe solicitarse la cantidad autorizada.

Si no hay producto en el mercado porque se ha agotado o por haber sido

descontinuado se debe notificar al personal de la farmacia, especialmente al
regente, con el fin de solicitar en su lugar algún fármaco alternativo. En caso
de estar agotado, el encargado de compras deberá estar pendiente del
reingreso del medicamento a las distribuidoras.

La farmacia debe contar para estos efectos con un listado actualizado de los
productos agotados y descontinuados.

Recepción de medicamentos en la Farmacia Comunal

Una vez tramitada la orden de compra de los productos que la farmacia

requiere, se sugiere seguir el procedimiento para la recepción de los
medicamentos:

1. Revise el documento de entrega contra el pedido solicitado. Verifique que

coincida tanto el fármaco como su presentación y que se ha entregado la
cantidad requerida.

2. De haber algún error o inconformidad, se ingresa la información pertinente

al sistema de cómputo, se elabora el documento de devolución indicando
claramente la razón y se coloca el producto aparte para no mezclarlo con el
resto del pedido que ingresará al inventario. Es muy importante revisar la
condición de los medicamentos que se reciben, así como la fecha de
vencimiento de estos.

3. Una vez ingresado el pedido al inventario se codifica y etiqueta con el

precio para ser acomodado en la estantería.

4. Debe verificarse que no exista ningún error entre el código del producto y el
precio que le fue asignado. De ser así, se debe devolver al encargado de
etiquetado para que corrija los datos en el inventario.

Pedido de Medicamentos en Farmacias Institucionales

Si el medicamento va a adquirirse a través del Almacén General:

Revisar las existencias del medicamento.

Definir la cantidad a solicitar. Es indispensable evitar errores, ya que los

Medicamentos Almacenables no pueden ser comprados por la Farmacia, salvo
cuando estos se agotan en el Almacén General.

El Almacén General procede a revisar el pedido. Este no debe sobrepasar el

stock o volumen de medicamento establecido para la farmacia. Si se requiere
un incremento del stock debe justificarse previamente ante el Almacén.

Si el pedido está correcto el Almacén General hará entrega de los productos

solicitados a la farmacia solicitante.

Si el producto se agotó por un error en el cálculo de las existencias y la

proyección de su demanda o requerimiento, la farmacia deberá negociar con
otros centros hospitalarios en los que haya excedente del medicamento.

Si la compra del tratamiento se aprueba, el regente de la farmacia se encargará

de llevar un registro del paciente en el que se incluirá la siguiente información:
datos personales del paciente, médico tratante, prescripción y justificación de la
solicitud. Además enviará mensualmente al Departamento de Farmacoterapia,
el aval respectivo del Comité de Farmacoterapia Local para la dispensación del
medicamento.

Recepción de medicamentos en las farmacias institucionales

Una vez que la farmacia ha tramitado la adquisición de medicamentos a través
del Almacén General, el regente deberá confirmar que los productos recibidos
correspondan con lo solicitado.

Tramitar el ingreso del pedido al sistema de cómputo de la farmacia y velar por

el almacenaje adecuado de los medicamentos.

De haber faltantes en el pedido se debe indicar claramente la razón. Si el

Almacén General se ha quedado sin existencias de algún medicamento, debe
valorarse la compra externa de éste. Solamente bajo esta situación se justifica
la compra de un producto almacenable2. Para ello, el regente deberá cotizar la
compra al menos con tres compañías antes de tomar una decisión.