ESTUDIO DE VIABILIDAD DE UN PROYECTO: CÓMO Y POR QUÉ LLEVARLO A CABO

El estudio de viabilidad de un proyecto es un elemento inherente a todos ellos. No importa si se trata de

una iniciativa de software, un proyecto educativo o uno de construcción. Analizar la viabilidad de un
proyecto es más importante que planificar y para poder concluirlo resulta imprescindible llevar a cabo
una investigación completa, que conduzca al conocimiento de si realmente el proyecto aportará los
beneficios que se esperan de él. No es una simple formalidad burocrática, sino que es una herramienta
necesaria para la toma de decisiones estratégica.

Para llevar a cabo el estudio de viabilidad de un proyecto se precisa recopilar información suficiente
para:
 Identificar las limitaciones, restricciones y supuestos.
 Detectar las oportunidades.
 Analizar el modo actual de funcionamiento de la organización.
 Definir los requisitos que configuran el proyecto.
 Evaluar las distintas alternativas.
 Llegar a un acuerdo sobre la línea de acción

La estructura del estudio de viabilidad de un proyecto

Para que el estudio de viabilidad de un proyecto sea efectivo, debe contar, al menos, con las seis
siguientes partes:

1. Alcance del proyecto: contribuye a definir los límites y evitar desviaciones que alejen de los
resultados esperados.
 Hace alusión al propósito y se utiliza para definir el problema de la empresa que necesita ser
resuelto o la oportunidad de negocio que se quiere aprovechar.
 Debe definir el ámbito de aplicación de forma clara, concisa y precisa, para evitar confundir a los
participantes del proyecto.
 Tiene que informar sobre la estructura y partes de la empresa, incluyendo la designación de los
participantes en el proyecto, la identificación del promotor y las áreas de los usuarios finales
afectados por el mismo.

2. Análisis de situación: sirve para identificar las fortalezas y debilidades del enfoque actual.
 Ayuda a comprender mejor el sistema y entender los mecanismos de desarrollo de cada
entregable.
 Facilita la introducción de cambios en las áreas donde son requeridos.
 Permite definir directrices que pueden aplicarse a futuros proyectos, suponiendo un ahorro
considerable en tiempo y dinero.
 Debe emplearse como hoja de ruta y no como llamada a la acción, por lo que sus conclusiones
se tienen que encuadrar en la planificación y no tomarse como prioridades a resolver de
inmediato.

3. Definición de requisitos: esta etapa depende del objeto de la atención del proyecto y se nutre de la
participación conjunta de integrantes del proyecto a diferentes niveles.

4. Determinación del enfoque: que representa la solución recomendada o curso de acción óptimo que
concluirá en la satisfacción de necesidades.

 Es imprescindible la valoración de las distintas alternativas de solución a cada problema.

 Se plantea la idoneidad de uso de las estructuras existentes y de las alternativas.
 Se establecen prioridades en base a su pragmatismo y viabilidad.

5. Evaluación de la viabilidad del proyecto: examina la rentabilidad del enfoque seleccionado.

 Inicia con un análisis del costo total estimado del proyecto.
  Se calcula también el coste de otras alternativas, aparte de la solución recomendada, con el fin
de ofrecer una comparación económica.
 Conviene completarla con un programa de proyecto que muestre la ruta del proyecto y las fechas
de inicio y de final de las actividades en conjunto.
 Culmina con el cálculo del coste total, aspecto esencial para poder determinar la viabilidad de un
proyecto.
 A este cálculo hay que añadirle un resumen de los costos y una evaluación en base a un análisis
de costo - beneficio y de la rentabilidad de la inversión.

6. Revisión del estudio de viabilidad de un proyecto: todos los elementos anteriores se ensamblan
en un estudio de viabilidad que debe someterse a una revisión formal en la que participen todas las
partes involucradas. Este examen tiene dos propósitos:

 Justificar el rigor y la precisión del estudio de viabilidad.

 Tomar una decisión acerca del proyectos, aprobándolo, rechazándolo o solicitando una revisión
del mismo o de alguno de sus aspectos.

Hay que recordar que el estudio de viabilidad de un proyecto es más una forma de pensar que un proceso
burocrático. Para aumentar su usabilidad es importante que contenga suficientes detalles como para
permitir continuar con la siguiente fase sucesiva en el proyecto, facilitando la aplicación de un análisis
comparativo en la preparación de la auditoría del proyecto final que evalúe lo que se consigue entregar,
en comparación con lo que se propuso en el estudio de viabilidad.

Razones para llevar a cabo el estudio de viabilidad de un proyecto

Además del enfoque de sentido común que el estudio de viabilidad de un proyecto aporta a la
planificación del mismo, existen muchas otras razones que impulsan a las empresas a comprometerse
con su elaboración. La realización de un estudio de este tipo es una buena práctica empresarial y su
aplicación puede observarse en todos los negocios de éxito. Las organizaciones que menores cotas de
fracaso de proyecto presentan tienen en común el haber dedicado el tiempo y los recursos necesarios
a examinar a fondo todas las cuestiones y evaluar su probabilidad de éxito antes de iniciar el siguiente
proyecto. Además de minimizar el riesgo, el estudio de viabilidad les ayuda a:
 Centrarse en el proyecto en sí y obtener una perspectiva más completa de las distintas
alternativas.
 Descubrir nuevas alternativas de negocio o formas de optimizar resultados.
 Identificar oportunidades de innovar, a través del proceso de investigación.
 Detectar los signos que advierten de que es mejor no continuar y las razones que justifican esta
cautela.
 Aumentar la probabilidad de éxito al descubrir los distintos factores que, desde el principio, podría
afectar al proyecto y perjudicar a sus resultados.
 Contar con información de calidad para llevar a cabo una toma de decisiones basada en datos
objetivos y fiables.
 Disponer de documentación completa, fruto de la investigación a fondo que la empresa ha llevado
a cabo en diferentes áreas.
 Asegurar la financiación de las instituciones de crédito y otras fuentes monetarias.
 También contribuye a atraer inversión de capital, uno de los beneficios más aplaudidos del
estudio de viabilidad de un proyecto.

ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO.

Adquirir el Equipo del Proyecto es el proceso para confirmar los recursos humanos disponibles y formar
el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto.

El equipo de dirección del proyecto puede o no tener control directo sobre la selección de los miembros
del equipo, debido a contratos colectivos de trabajo, al uso de personal subcontratado, a un ambiente
de proyecto de tipo matricial, a las relaciones de comunicación interna o externa, entre una variedad de
motivos. Es importante que los siguientes factores se tengan en cuenta durante el proceso Adquirir el
Equipo del Proyecto:

• El director del proyecto o el equipo de dirección del proyecto debe negociar con eficacia e influir sobre
las personas que se en cuentraneposición de suministrar los recursos humanos requeridos para el
proyecto.
• El hecho de no adquirir los recursos humanos necesarios para el proyecto puede impactar en los
cronogramas, los presupuestos, la satisfacción del cliente, la calidad y los riesgos. Esto podría disminuir
la probabilidad de éxito y, en última instancia, provocar la cancelación del proyecto.
• Si los recursos humanos no están disponibles debido a restricciones, factores económicos o
asignaciones previas a otros proyectos, puede ser necesario que el director del proyecto o el equipo del
proyecto asigne recursos alternativos, probablemente con competencias inferiores, siempre y cuando
no se infrinjan criterios legales, normativos, obligatorios o de otro tipo específico.

Estos factores deben ser considerados y planificados en la etapa de planificación del proyecto. Se
requerirá que el director del proyecto o el equipo de dirección del proyecto refleje el impacto de la no
disponibilidad de recursos humanos necesarios en el cronograma, presupuesto, riesgos, calidad y
planes de capacitación del proyecto, así como en los demás planes para la dirección del mismo según
resulte necesario.

1. Adquirir el Equipo del Proyecto: Entradas

a) Plan para la Dirección del Proyecto
b) Factores Ambientales de la Empresa
c) Activos de los Procesos de la Organización

2. Adquirir el Equipo del Proyecto: Herramientas y Técnicas

a) Asignación Previa
b) Negociación
c) Adquisición
d) Equipos Virtuales

3. Adquirir el Equipo del Proyecto: Salidas

a) Asignaciones del Personal del Proyecto
b) Calendarios de Recursos
c) Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

Preparación previa de actividades esenciales antes del inicio del proyecto. Planificación.
Una buena preparación previa del proyecto representa una alta probabilidad de éxito y hay tres
cuestiones fundamentales previas a la puesta en marcha del proyecto: pre-diseño, búsqueda de apoyos
y recursos y planificación.

La primera cuestión es el pre-diseño del proyecto:

 Los objetivos del proyecto, tomados de aquellas materias o áreas de conocimiento implicadas en
el proyecto
 El reto, la pregunta o el problema a resolver
 El producto final que se espera obtener y
 Los criterios y mecanismos de evaluación posibles.

Como ya dijimos en el primer módulo, partir para esta primera fase de los criterios de evaluación de las
materias o áreas implicadas abre la vía no sólo a la manera de relacionar el proyecto con el currículo
sino también a cómo vincular las distintas materias del currículo escolar.
Este trabajo, analítico y creativo, puede ser realizado de manera sucinta por la persona que coordine el
proyecto o puede ser desarrollado, preferentemente, por el equipo de trabajo que vaya a desarrollar el
proyecto. En todo caso, en esta primera fase el resultado de esta actividad debe ser recogido en un
documento mínimo que pueda ser presentado al equipo directivo, al claustro, al alumnado o a otros
agentes externos pues este documento es el eje de la búsqueda de apoyos y recursos.

Contar con los apoyos necesarios en el equipo directivo, el claustro, el alumnado, las familias y la
comunidad es importante para el desarrollo de un proyecto. No es infrecuente que los proyectos
requieran la revisión de los horarios de manera puntual (labor del equipo directivo), la cooperación de
estudiantes de cursos superiores o inferiores (con ayuda de compañeros y compañeras del claustro), la
obtención de permiso para salidas (familias) o recursos financieros para la compra de material o para
sufragar gastos asociados al proyecto (comunidad y agentes externos). Por todo ello, el pre-diseño del
proyecto se convierte en un plan de actuación que se puede mostrar para encontrar apoyos y recursos
antes de decidir si el proyecto es factible o no.

Si finalmente contamos con los apoyos necesarios, entonces podemos realizar la planificación
detallada del proyecto. Esta planificación implica que se deben establecer:
 los objetivos del proyecto de aprendizaje,
 la secuencia de actividades que realizarán los estudiantes,
 las tareas a realizar por parte del profesorado para desarrollar el proyecto,
 los productos parciales y el producto final del proyecto,
 el calendario de hitos,
 el listado de recursos,
 los criterios, mecanismos e instrumentos de evaluación,
 la propuesta de difusión.

De todos estos puntos, hay dos aspectos que exigen un comentario más detallado: las tareas del
profesorado y el calendario de hitos.

En primer lugar, no se deben confundir la secuencia de actividades para los estudiantes y el listado de
tareas del profesorado. Si queremos que los estudiantes lean biografías de mujeres científicas, antes
es necesario o bien que el profesorado localice esas biografías o, mejor aun, crear una actividad de
búsqueda de información en Internet. En todo caso, es interesante organizar el trabajo del profesorado
con una tabla como la siguiente:
Persona
Fase del proyecto Tarea Productos Participantes
responsable
¿En qué momento ¿Qué producto se
¿Cuál es la tarea a ¿Quién coordina
del proyecto debe el espera como ¿Quiénes deben realizar
realizar por el la realización de
profesorado realizar resultado de la la tarea?
profesorado? esta tarea?
la tarea? tarea?
Por ejemplo: Fase de Diseñar una caza del Profesorado de Ciencia
búsqueda de tesoro que permita al Sociales con el apoyo de
Caza del tesoro Coordinador TIC
información en el alumnado localizar y leer profesorado de Lengua
disponible on-line del Centro
proyecto "Granada información sobre el castellana y Lenguas
en la Historia" tema del proyecto. extranjeras

Por último, una sencilla manera de realizar el seguimiento del proyecto una vez que esté funcionando y
de garantizar el éxito del mismo y del estudiante que participe en él es crear un calendario de hitos. En
realidad, un calendario de hitos supone simplemente dejar muy claro al alumnado desde el principio
cuáles son los productos parciales del proyecto y cuándo deben estar finalizados (y cómo serán
evaluados). De esta forma el alumnado podrá ir obteniendo resultados parciales que conducirán a la
elaboración de un producto final de calidad. Apostamos así por garantizar el éxito de todo el alumnado
a través de pequeños logros graduales.
FUENTES DE FINANCIAMIENTO DE UN PROYECTO
A) EL ESTUDIO FINANCIERO
Este estudio persigue identificar las fuentes de capital en el momento de invertir.

Se identifican así dos fuentes:

1.- Fuentes Internas
2.- Fuentes Externas

1.- Fuentes Internas

Cuando por ejemplo se tiene la planta construida dando resultados económicos favorables, en este
sentido lo que la empresa se plantea es:

Utilizar el Instrumento Emisión de Bonos: Son papeles que la empresa emite por determinado valor para
la venta y capta capital. Los acreedores de bono no son accionistas.

Emisión de Acciones: Son papeles por medio de los cuales la empresa obtiene dinero y es dueño de un
determinado y de las acciones y tiene derecho al beneficio del financiamiento. El costo lo constituyen el
costo de los intereses que debe pagar por el uso del dinero.

Dividendos: Son las ganancias que deben existir entre las diferencias de los ingresos y egresos, cuando
estos dividendos existen se deben tomar las decisiones de que hacer con ellos:

Por ejemplo: Se puede revertir,

Repartir entre accionistas,

Se pueden determinar o definir una parte para capital de trabajo.

Las Fuentes Internas: Es cuando ya se tiene la planta construida, y en este sentido lo que se va utilizar
de ella son las utilidades no repartidas, porque de las ganancias que se tengan del grupo de los
accionistas lo que se hace es redistribuir para el reordenamiento de la planta.

De los resultados de las Fuentes Internas lo que se pretende es invertir en activos dentro de la misma
planta.

2.- FUENTES EXTERNAS

En este orden se encuentran los bancos proporcionando facilidades de préstamos a los inversionistas.

Los prestamos se asumen a:

A) Corto Plazo: (10 años),
B) Mediano Plazo (1 a 10 años),
C) Largo Plazo ( más de 10 años).

En el sentido antes expuesto la estructura del análisis financiero esta constituida por un Estudio
Económico y Estudio Financiero, lo que implica un análisis financieros de cualquier proyecto incluyen
los siguientes aspectos para su evaluación económica.

A) L a Competitividad del Mercado,

B) La Capacidad Financiera de la Empresa,
C) La Condición Económica Social y perspectivo del país global.

Se debe ser cuidadoso en el análisis financiero de cualquier proyecto, es decir, respecto a las decisiones
financieras que debe tomar la Empresa para tomar cualquier decisión se debe tomar en cuanto las
perspectivas de la empresa.
Decisiones de Inversión:
Están asociadas al objetivo del proyecto, que puede se por ejemplo:
– Ampliar la planta,
– Fabricar otro producto diferente al actual,
– Ampliar la capacidad de producción respecto al mismo producto.

Decisiones Financiera: Estas decisiones financieras definen las fuentes que proporcionaran el dinero
que va a utilizarse en la inversión del proyecto.

TRANSFORMACIÓN DE LOS PROBLEMAS EN OBJETIVOS DE SOLUCIÓN Y PASOS PARA

REDACTAR OBJETIVOS
ÁRBOL DE OBJETIVOS
La versión positiva del árbol de problemas es el árbol de objetivos, porque cambia una dificultad en un
objetivo.

El árbol de objetivos es un procedimiento metodológico que describe una situación futura que dominará
al ser resuelto el problema, identifica y clasifica los objetivos en orden de importancia y visualiza en un
diagrama las relaciones medios y fines.

La estructura del árbol de objetivos es la misma que del árbol de problemas.

Se debe recordar la estructura del árbol de problemas, al tener su esquema, se coloca el esquema del
árbol de objetivos con sus componentes.

Para construir un árbol de objetivos, primero se cambia el problema central en el de objetivo central.
Luego se cambian las condiciones negativas (causas y efectos) en estados positivos (medios y fines). La
respuesta en el árbol de objetivos serán los antónimos de las causas y efectos identificados.
¿CÓMO SE REDACTA UN OBJETIVO?
 Un objetivo consta de cuatro partes:
 Un verbo en infinitivo
 ¿Qué cosa?
 ¿Cómo?
 ¿Para qué?

Ejemplo:
Verbo en infinitivo: Disminuir
¿Qué cosa? el trabajo infantil
¿Cómo? con operativos de la Policía Nacional Civil y la Procuraduría de los Derechos Humanos
¿Para qué? Para que no se violen los derechos de la niñez

El objetivo quedaría así: Disminuir el trabajo infantil con operativos de la Policía Nacional Civil y la
Procuraduría de los Derechos Humanos para que no se violen los derechos de la niñez.

Otro ejemplo:
Verbo en infinitivo: Elaborar
¿Qué cosa? Longanizas artesanales
¿Cómo? aplicando los procedimientos para hacer embutidos
¿Para qué? para obtener un producto libre de preservantes y colorantes.

El objetivo quedaría así: Elaborar longanizas artesanales aplicando los procedimientos para hacer
embutidos para obtener un producto libre de preservantes y colorantes.

Determinación del objetivo general y objetivos específicos del proyecto.

Los objetivos generales y específicos de un proyecto son herramientas de trabajo para cumplir con
el propósito principal del proyecto en sí. Todas estas metas han de ser coherentes con las estrategia y
la misión de la empresa.

El proyecto por objetivos tiene relación directa con la descomposición del trabajo. Con ello, no sólo
aumentamos nuestra productividad diaria, si no que a medida que vamos validando un objetivo, la
satisfacción por el trabajo hecho nos genera un bienestar que sirve de gasolina para seguir cumpliendo
metas.

Así pues, el trabajo por objetivos nos aporta:

 Organización en las tareas
 Planificación más exhustiva
 Descomposición del trabajo y asignación de tareas
 Productividad
 Satisfacción por el trabajo alcanzado
 Comunicación con todo el equipo

Asignar correctamente objetivos para un proyecto puede llegar a ser una tarea complicada. Pues será
nuestra guía más preciada para alcanzar lo que buscamos al realizar el proyecto. Sin estos pasos
estaríamos perdidos.

Afortunadamente, la herramienta de gestión Sinnaps nos permiten asignar objetivos en cada una de
nuestras actividades, para validarlos a medida que se alcanzan. Un excelente recordatorio de por qué
realizamos esa tarea y un instrumento de comunicación muy valioso para mantaner actualizado
al equipo.
Por eso, en este post conviene explicar la definición de objetivo general, qué son los objetivos
específicos, diferencia entre objetivo general y específico, cómo hacer una matriz de objetivos, y qué
son los objetivos operativos. Todo ello explicado con ejemplos de objetivos estrategicos, que nos
ayudarán a definir mejor nuestas metas.

¿QUÉ ES UN OBJETIVO GENERAL?

Un objetivo general es la finalidad del por qué empezamos a desarrollar un proyecto. Este tipo de objetivo
no identifica nunca un dato medible y evaluable dentro de la estrategia del proyecto, sino que describe
en términos generales aquello que queremos alcanzar al finalizar nuestro trabajo, o con un determinado
negocio.

Por eso, el objetivo general de un proyecto debe ser coherente con la estrategia de la empresa, así como
sus valores y misión. Se trabajará en torno a él, planificando acciones pensadas para conseguir dicho
objetivos. Por este motivo, todo lo que hagamos en la empresa o proyecto, tendrá sentido si atendemos
a este objetivo. Podríamos decir que un objetivo general define la misión y el por qué del proyecto.

¿QUÉ ES UN OBJETIVO ESPECÍFICO?

Los objetivos escíficos de un proyecto corresponden a los pasos que debemos seguir para alcanzar el
objetivo general. Digamos que concretan de alguna forma los objetivos generales. Un objetivo específico
da parte de la solución para acercarnos al propósito general del proyecto.

Un ejemplo muy simplificado: para construir una casa necesitamos hacer los cimientos, la estructura
interna, las paredes, el tejados, etc. Todos estos pasos son objetivos específicos. Incluso, podría ser las
propias actividades de nuestra planificación.

Es importante aclarar que los objetivos específicos de un proyecto no identifican acciones directamente
medibles con indicadores. Para eso están los objetivos operativos, los cuales concretan a los objetivos
específicos. Son medibles mediante indicadores, directamente verificables. Gracias a ellos, podremos
hacer una evaluación continua más exhaustiva de nuestro trabajo.

¿CÓMO HACER UNA MATRIZ DE OBJETIVOS?

Una matriz de objetivos es un instrumento con el que identificar y priorizar los objetivos de nuestro
proycto o negocio.

Sirve, tanto para comunicar al resto del equipo las acciones y resultados que esperamos, como para
averiguar la importancia y el efecto de cada uno de ellos dentro del proyecto. Y nada mejor que hacer
una matriz de objetivos para tener una representación visual de la misma.
ARMONIZACIÓN DE LOS RECURSOS LIMITADOS CON LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS
Todo proyecto requiere para su realización una serie de recursos. Los recursos necesarios para el
desarrollo del proyecto generalmente se clasifican en cuatro tipos:

a) Humanos: Para poner en marcha cualquier tipo de proyecto hay que disponer de personas adecuadas
y capacitadas para realizar las actividades y tareas previstas. Cuando los proyectos tienen como
propósito contribuir al desarrollo comunitario, partimos de que hay dos partes claramente identificadas,
una compuesta por los miembros de las comunidades relacionadas y otra por el grupo de apoyo o de
agentes de desarrollo. Para que la participación y el compromiso de cada una de las partes sean efectivo,
es indispensable que ambas estén en capacidad de hacerlo. Siempre hay que dejar en claro el papel de
cada uno de los miembros del grupo y el hecho de que asumir tareas diferentes no quiere decir
necesariamente que se establezca ón vertical o dominante de una parte sobre la otra.

b) Físicos: Los recursos físicos tradicionalmente comprenden varios ítems como terrenos, edificios,
maquinaria, equipos, infraestructura, bibliografía, documentación, medios de transporte, etc. Sin
embargo, este tipo de recursos no siempre deben ser adquiridos, pero sí puede ser cubiertos o suplidos
con lo que se tiene. Cuando hay convencimiento y suficiente motivación para emprender una misión, es
importante fomentar la movilización de recursos en donde todos ponen lo que puedan. Un ejercicio muy
oportuno es hacer un inventario de los recursos con que cuenta tanto las comunidades como los grupos
de apoyo. A veces por simple desconocimiento se deja de disponer de lo que ón hasta su supuesta
consecución.

c) Técnicos: En caso de que el proyecto contemple este tipo de componente, es necesario establecer
las alternativas técnicas elegidas y las tecnologías a utilizar. Cuando un proyecto contempla la adopción
de innovaciones tecnológicas, es bueno tener presente, que muy probablemente, la adopción de la
innovación no se va a producir en un su totalidad. El proceso de transferencia de tecnología es de doble
vía, es decir, la propuesta generalmente presentada por el grupo de agentes de desarrollo, al
encontrarse con la tecnología tradicionalmente implementada en las comunidades, entra en un procesos
de diálogo en donde ambas se transforman para evolucionar a una tercera propuesta producto de su
conjunción.

d) Financieros: Los recursos financieros hacen referencia al presupuesto necesario para la operación
del proyecto. Sabemos que cualquier acción tiene un costo que es asumido por todas las partes
comprometidas en su puesta en marcha. Los recursos no necesariamente tienen que provenir de
entidades especializadas en financiar proyectos.

Aunque dependiendo de las especificidades, estos recursos externos pueden ser indispensables, los
aportes principales provienen de los grupos de apoyo de influencia local y de las mismas comunidades
participantes. El costo de oportunidad del tiempo de los productores que asisten a las reuniones y
talleres, el costo de movilización de los promotores de desarrollo hacia las veredas, el tiempo dedicado
a las labores específicas del proyecto por los mismos promotores locales, el uso del sitio en donde se
hacen las reuniones, el costo de uso de la tierra en las fincas de los productores para el montaje de
parcelas demostrativas, son algunos ejemplo de los recursos financieros aportados por los dueños del
proyecto.

Planificación de los parámetros de un proyecto. (Alcance, estructura, especificaciones y

estimaciones de tiempos, costos y recursos).
El objetivo de la planificación de proyectos es obtener una distribución de las actividades en el tiempo y
una utilización de los recursos que minimice el coste del proyecto cumpliendo con los condicionantes
exigidos de: plazo de ejecución, tecnología a utilizar, recursos disponibles, nivel máximo de ocupación
de dichos recursos, etc.

Por tanto la planificación de proyectos es una programación de actividades y una gestión de recursos
para obtener un objetivo de coste cumpliendo con los condicionantes exigidos por nuestro cliente.
La parte de la planeación incluye elaborar con gran detalle el plan, el programa y el presupuesto. Por lo
general durante la fase de la propuesta (segunda) no se justifican el tiempo ni el gasto que se requieren
para hacer una planeación detallada:
1. Definir con claridad el objetivo del proyecto. La definición tiene que ser aceptada por el cliente y la
persona u organización que realizará el proyecto.
2. Dividir el alcance del proyecto en "piezas" importantes, o paquetes de trabajo. Aunque los proyectos
importantes quizá parezcan ser abrumadores cuando se contemplan como un conjunto, una forma de
dominar la empresa más monumental es dividirla. La estructura de división del trabajo es un árbol
jerárquico de los elementos de trabajo o partidas que realiza o produce el equipo durante el proyecto.
Con frecuencia la estructura de división del trabajo identifica la organización o la persona individual
responsable de cada paquete de trabajo.
3. Definir las actividades específicas que son necesarias de realizar en cada paquete de trabajo con el
fin de lograr el objetivo del proyecto.
4. Presentar en forma gráfica las actividades bajo la forma de un diagrama de red. Este diagrama
muestra el orden necesario y las interdependencias de las actividades para alcanzar el objetivo del
proyecto.
5. Calcular el tiempo estimado que requerirá completar cada actividad. También es necesario
determinar los tipos de recursos y la cantidad que se requiere de cada uno de ellos para terminar cada
actividad dentro del tiempo estimado.
Calcular el costo estimado para cada actividad. El costo se basa en los tipos y cantidades de recursos
que se requieren para cada actividad.
7. Calcular un programa y un presupuesto para el proyecto para determinar si se puede lograr dentro
del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos disponibles. Si no es así, se tienen
que hacer ajustes al alcance del proyecto, a los tiempos estimados de las actividades o las
asignaciones de recursos, hasta que se pueda establecer un plan de línea base (un programa para
lograr el alcance del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto), que sea factible y realista.

La planeación determina lo que se necesita hacer, quién lo hará, cuánto tiempo se necesitará y cuánto
costará. El resultado de este esfuerzo es un plan de línea base. El dedicar tiempo a desarrollar un plan
bien pensado es crítico para el logro exitoso de cualquier proyecto.

Alcance del proyecto:

Un proyecto en el que no se realiza una definición el alcance en forma correcta, es un proyecto
condenado a grandes problemas en su planeación, ejecución, control, por lo que su probabilidad de esto
se reduce considerablemente.

Estructuras:
Las organizaciones funcionales proporcionan el fundamento básico a partir del cual se llevan a cabo las
actividades orientadas hacia el proyecto; el proyecto integra los esfuerzos del equipo para lograr los
objetivos del proyecto. El gerente de proyectos, que sirve como el punto focal para las actividades del
proyecto, determina el "cuando" y el "que" del trabajo; los gerentes funcionales, al apoyar todos los
proyectos, determinan el "cómo" se hará el trabajo.

Bajo el concepto de la administración de proyectos, se asignan representantes de cada uno de los

departamentos funcionales de las divisiones al equipo asignado al proyecto. Cada miembro del equipo
deriva una guía funcional experta y control administrativo del gerente de departamento. El equipo incluye
al siguiente personal clave:
 Gerente de proyectos
 Ingeniero de proyectos
 Gerente de construcción del proyecto
 Ingeniero de puesta en marcha del proyecto
 Ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto
 Supervisor de costo y programas del proyecto
 Administrador del proyecto
 Gerente de aprovisionamiento del proyecto
 Asistente del controlador del proyecto

Las responsabilidades principales de los miembros del equipo se definen en los siguientes párrafos:

Gerente De Proyectos.
El gerente de proyectos es responsable de la total ejecución del proyecto basándose en contrato, las
necesidades del cliente, los criterios de las agencias regulatorias y los compromisos específicos de la
corporación. Su meta principal es mantener el proyecto dentro del presupuesto, dentro de lo programado
y concluirlo de acuerdo a los estándares de calidad aceptables por el cliente y la compañía.

Ingeniero de proyectos.
El ingeniero de proyectos es responsable de los trabajos de ingeniería en el proyecto. Este trabajo
incluye la preparación de los documentos con respecto a los objetivos técnicos describe el proyecto, el
desarrollo del plan de ingeniería y el presupuesto, y el desarrollo del diseño del proyecto. Asegurar la
calidad del diseño, proporcionar apoyo técnico a otros departamentos y al cliente.

Gerente de construcción del proyecto.

El gerente de construcción del proyecto es responsable de todas las actividades de la compañía en el
lugar de trabajo. Esto incluye la supervisión de la mano de obra de contratación directa, administración
de los contratos de construcción, ingeniería de campo, aprovisionamiento de campo, seguridad en el
trabajo, control de calidad de la construcción, contabilidad del sitio de trabajo, y recepción y custodia
temporal del equipo y materiales de la planta separadamente.

Coordinador de la construcción de la construcción del proyecto.

Asiste al gerente de construcción evaluando los costos y programas de la obra. Coordina las actividades
del personal del sitio de trabajo con el personal de la oficina matriz de ingeniería de diseño, de
aprovisionamiento, de costos y programas, y de construcción.

Ingeniero de puesta en marcha del proyecto.

Es el responsable de la planeación de los servicios de pruebas pre-operacionales del proyecto.

Ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto.

Es responsable de la implantación del programa de aseguramiento de la calidad para la obra y de
supervisar y auditar las actividades de calidad de ingeniería, el aprovisionamiento, la construcción, los
materiales y de los grupos de fabricación en el proyecto.

Supervisor de los costos y la programación en el proyecto.

Es responsable de preparar las estimaciones, presupuestos y programas del proyecto y de pronosticar
y supervisar los costos de la obra y de la evolución. Debe implantar un programa de calidad en los
materiales y dirigir la preparación de estudios económicos.

Administrador del proyecto.

Es responsable de proporcionar apoyo con personal y controlar todos los servicios administrativos/de
oficina que requieren los miembros del equipo asignado al proyecto. Al igual que se produzcan los
manuales de procedimientos del proyecto y otros internos.

Gerente de aprovisionamiento del proyecto.

Es responsable de todas las funciones de aprovisionamiento requeridas por el proyecto, incluyendo el
aprovisionamiento de campo y de la oficina matriz.
Asistente del controlador del proyecto.
Es responsable de todos los asuntos financieros y contables del proyecto, tales como la contabilidad
general, la nómina, las cuentas por pagar, las facturas, las cuentas de empleados, el registro del tiempo,
las cuentas por cobrar y los registros de obligaciones y de costos.

Especificaciones de proyectos:
El concepto en la preparación de planos y especificaciones es que los planos del proyecto definen la
geometría incluyendo dimensiones, forma y detalles mientras que las especificaciones complementen
esto definiendo aspectos generales, materiales y la ejecución necesaria. Uno de los problemas
encontrados es que las especificaciones están mal organizadas. Éstas tienden a ser voluminosas y es
muy difícil encontrar lo deseado si no se organizan bien. Además, algunas mezclan diferente tipo de
información en un mismo párrafo lo que contribuye a aumentar la confusión.

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS DE ACUERDO AL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Los objetivos describen el estado deseable al cual se quiere llegar, responde a las preguntas ¿Para qué
se quiere hacer y qué se espera obtener? una vez ejecutado el programa o proyecto.

Un principio básico en la gestión de proyectos es la definición de objetivos.

Muchas de las razones por las cuales los proyectos fracasan son porque se ha hecho una planificación
inadecuada. Para planificar proyectos se utiliza un método llamado Marco Lógico, que es efectivo para
formular planes a partir de grupos de interés, problemas y persigue el cambio.

La estructura fundamental del proyecto según se concibe en el Marco Lógico consiste en una serie de
elementos básicos del proyecto, jerarquizados de la siguiente forma:

MARCO LÓGICO / JERARQUÍA DE LOS OBJETIVOS

A. Objetivo general o de desarrollo. Fin, propósito o meta de un proyecto.
Expresa el cambio que se espera lograr en las manifestaciones de un problema y al considerarse se
transforma en metas finales.
En un proyecto se formula solo un objetivo general, debe tener relación lógica con el problema planteado
y es a largo plazo.
B. Objetivo específico o inmediato. Detalla, desglosa, define los resultados concretos esperados,
indicadores y procedimientos de medición. Puede ser más de uno, su formulación debe ser clara, que
pueda especificar las tareas a desarrollar siendo formuladas en orden lógico y cronológico.
C. Actividades requeridas para producir productos o resultados.
D. Recursos

Los objetivos deben reunir las siguientes características:

 Plantear solamente aquellos objetivos de los cuales se tiene certeza de su cumplimiento.
 Expresar una sola acción
 Deben organizarse en orden de jerarquía
 Deben ser congruentes con los recursos que se disponen
 Estructurarse en secuencia lógica: de lo más sencillo a lo complicado.
 Redactarlos con claridad y comenzar con un verbo en infinitivo. Por ejemplo: determinar, analizar,
verificar, coordinar, colaborar, capacitar, instalar, erradicar, dirigir, aumentar, llevar a cabo,
etc. Se recomienda no utilizar los siguientes verbos: conocer y comprender, ya que pueden
considerarse ambiguos y su interpretación tiende a confusiones.
 Deben ser alcanzables, poseer una finalidad, dirigirse a la obtención de logros.

Al redactar objetivos, se pueden expresar en:

Forma cualitativa. Se refieren a la cualidad, calidad, valor o ponderación de características o rasgos

que distinguen a un producto, bien o servicio.
Ejemplo:
Establecer un programa de publicidad, mediante degustaciones en los supermercados para dar a
conocer el producto en el mercado.

Forma cuantitativa: Se expresa numéricamente e indica condiciones de lugar, cantidad y tiempo.

Ejemplo: Suministrar la vacuna pentavalente dos veces al año en comunidades donde la población
infantil está en riesgo.

PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA PLANTEAR OBJETIVOS

¿QUÉ SE QUIERE SABER? ¿QUÉ OBJETIVO PLANTEAR?

¿Cómo es? ¿Quiénes son? ¿Cuántos hay? Describir: codificar, enumerar, clasificar, identificar,
diagnosticar.
¿Qué diferencia hay entre estos grupos? Comparar: asociar, diferenciar, cotejar

¿Cuáles son los elementos que componen este Analizar: criticar, señalar, fiscalizar, indagar
fenómeno?

¿Por qué ocurre este fenómeno? ¿Cuáles son las Explicar: deducir, advertir, concluir
causas que lo originaron?

¿Cómo se presenta este fenómeno en las Predecir: prever, pronosticar.

circunstancias dadas?

¿Cuáles deben ser las características de este Proponer: plantear, formular, diseñar, proyectar,
proyecto que permitan lograr los objetivos? crear, programar.

¿Qué cambios se pueden producir en este Modificar: cambiar, organizar, mejorar, promover.
fenómeno con la aplicación de este programa?

¿ Existe relación entre estos dos factores? Confirmar: verificar, comprobar, demostrar.

¿Hasta qué punto el diseño de este programa está Evaluar: valorar, apreciar, estimar, considerar,
alcanzando los objetivos propuestos? ajustar

Armonización de recursos y objetivos establecidos

Todo proyecto supone gastos por eso es indispensable saber anticipadamente qué recursos se
necesitarán.
La planificación siempre tiene el compromiso de compaginar objetivos y recursos en momentos y
cantidades precisas.
Dentro de los recursos que se necesitan para llevar a cabo un proyecto están:
Los recursos humanos, para ejecutar cualquier tipo de proyecto, hay que disponer de personas
adecuadas y capacitadas para realizar las tareas previstas.
Los recursos materiales. Son las herramientas, equipos, instrumentos, mobiliario, maquinaria,
vehículos infraestructura física (edificios o instalaciones), material fungible (consumible) etc., necesarios
para llevar a cabo el proyecto.
Los recursos técnicos. Son las alternativas de crear y utilizar medios técnicos o tecnologías elegidas
como las más indicadas en el proyecto.
Los recursos financieros. Consiste en una estimación de los fondos necesarios para la realización del
proyecto.
Dentro de los recursos financieros, es necesario contemplar los imprevistos y varios, siempre surgen
eventualidades y es necesario estimar entre el 5 al 6 % más (cantidad simbólica) del gasto total.