GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE ACTAS

Las decisiones de:

1. Junta de Socios
2. Asamblea de Accionistas ó

3. Junta Directiva

Se deben hacer constar en actas aprobadas por la misma, ó por las personas
que se designen en la reunión para tal efecto (secretario y presidente).

REQUISITOS QUE DEBE CONTENER UN ACTA:

 Número del acta y nombre de la sociedad a la que pertenece.

 Órgano social que se reúne (Junta Directiva, de Socios ó Asamblea de
Accionistas, Asamblea de Asociados, Cooperados ó Corporados,
Consejo de Administración).
 Naturaleza de la reunión, determinado si el carácter de la reunión es
ordinaria ó extraordinaria
 Ciudad, lugar y hora de la reunión.
 Nombre de la persona que de acuerdo a los estatutos debe presidir la
reunión, así como la persona que actúe como secretario de la misma.
 Señalamiento del orden del día.
 Forma y antelación de la convocatoria, quién convoca y en qué calidad,
salvo que se halle presente la totalidad de los socios.
 Lista de los asistentes, con indicación del número de derechos propios ó
ajenos representados en la reunión. Tratándose de sociedades por
acciones debe indicarse el número de acciones suscritas, lo anterior
para la verificación del quórum legal estatutario.
 Las decisiones tomadas en la reunión y la constancia de la aprobación
de las mismas por los presentes en la reunión, indicando el número de
votos emitidos a favor, en contra ó en blanco.
 La constancia de aprobación del texto del acta por parte del órgano
social que se reúne ó por las personas que hayan sido designadas
expresamente en la reunión para tal efecto.
 Fecha y hora de clausura
 Constancia de las firmas del presidente y secretario, o en su defecto, del
revisor fiscal.
 Después de las firmas correspondientes, debe haber constancia suscrita
por el secretario, con firma autenticada, sobre la autenticidad del acta.
Esta nota o constancia debe decir: “LA ANTERIOR ACTA, ES FIEL
COPIA TOMADA DE SU ORIGINAL”, la cual se halla asentada en el libro
de actas de la sociedad, debidamente registrada en la Cámara de
 Comercio, el XXX del mes de XXX del año XXX, bajo el Nro. De los
folios.
 La copia autentica del acta de nombramiento que se remite a la Cámara
de Comercio debe ser totalmente legible.
 Acreditar el pago de impuesto de registro sobre el acta o documento de
nombramiento sujeto a inscripción (pago que se efectúa en las oficinas
de rentas departamentales)

PRESENTACIÓN: Las copias de las actas deben presentarse debidamente por

el secretario de la reunión, quien deberá autenticar su firma ante notario o
presentar personalmente de dicho documento ante la Cámara de Comercio.

TENGA EN CUENTA QUE:

 En caso que tal acta contenga algún nombramiento, es esencial para

efectos del registro de la misma que se acredite el número del
documento de identificación del designado y su respectiva aceptación,
ya sea a través de una carta ó dejando constancia en el documento que
se presenta.