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INSTRUMENTO DE CONTROL, A
TRAVÉS DE ESTRATEGIAS PARA
LA ADMINISTRACIÓN, REGISTRO
Y CONTROL DE LOS BIENES
NACIOANLES DEL FONACIT

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Raquel Ramos

Marysabel Ybarra
FONACIT
ÍNDICE

Contenido Pag

Introduccion 3

Estructura organizativa 4

Mision, vision 5

Objetivos 6

Plan operativo estratégico

Modulo I

Conversatorios de Información 7

Modulo II

Implementar Herramienta Informática 9

Modulo III

Elaborar Formato 11

Modulo IV

Control Físico de los Bienes 13

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FONACIT
INTRODUCCIÓN

De conformidad con el objetivo general de la presente investigación,


han sido formuladas estrategias de contraloría para optimizar y fortalecer el
proceso de administración, registro y control de los bienes nacionales
aplicados por la Oficina de Gestión Administrativa-Coordinación de
Administración y Servicios Generales-Bienes Nacionales, del Fondo Nacional
de Ciencia, Tecnología e Innovación, para lo cual ha sido indispensable tomar
como base fundamental el diagnóstico de la situación de los procesos en
referencia y las herramientas empleadas en la actualidad por Bienes
Nacionales. Esto permitió efectuar un análisis y detectar las condiciones
reales de los bienes del Fondo.

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FONACIT
PRESIDENCIA

Oficina de Gestión
Oficina de Recursos Oficina de Gestión
Humanos Administrativa

Oficina de Sistemas Oficina de Gestión


y Tecnología de la de Proyectos
Información

Oficina de Oficina de Gestión


Planificación y de Proyectos
Presupuesto

Recaudación Fiscalización

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MISIÓN
Ejercer de manera eficiente la recaudación, administración y fiscalización de los aportes
destinados al financiamiento de planes, programas, proyectos y actividades en materia
de ciencia, tecnología, innovación y us aplicaciones, dirigidos a fomentar la apropiación
social del conocimiento, a fin de alcanzar la soberanía e independencia científico-
tecnológica y fortalecer el Proyecto Socialista Bolivariano

VISIÓN
Ser una Institución de referencia nacional e internacional en la gestión
pública que contribuya a fortalecer el financiamiento en materia de
ciencia, tecnología e innovación, con plena participación en el ejercicio de
la soberanía e independencia de nuestros pueblos.

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Objetivos

Facilitar y promover actividades que fomenten la importancia de la


información oportuna de los movimientos de bienes efectuados en cada
una de las dependencias del FONACIT.

Implementar una herramienta informática que permitan a las


dependencias del Fondo, rendir oportunamente a la Bienes Nacionales
los movimientos de bienes, realizados, así como el suministro de la
documentación que los soporta.

Desarrollar un procedimiento que le permita a Bienes Nacionales


mantener comunicación oportuna con la Coordinación de Compras a fin
de garantizar la obtención oportuna y completa de los bienes adquiridos
y de sus correspondientes documentos soportes de adquisición.

Implementar instrumentos de control que permitan a Bienes Nacionales,


realizar el control físico de los bienes adscritos al FONACIT así como la
asignación del correspondiente código de identificación.

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MODULO I
1.1 Conversatorios de Información

Objetivo

Facilitar y promover actividades que fomenten la importancia de la


información oportuna de los movimientos de bienes efectuados en cada
una de las dependencias del FONACIT.

Estrategia

Realizar conversatorios que permitan la sensibilización de los funcionarios


ante la información oportuna de cualquier movimiento de bien realizado.

Desarrollo

Se realizaran dos (2) charlas diarias, que serán distribuidas una en la


mañana y otra en la tarde, se estima una Gerencia por charla, que será
expuesta en la Sala de Reuniones Hugo Chávez.

Con la aplicación de esta estrategia se busca concientizar a los


funcionarios, sobre la importancia de la información oportuna de los
movimientos de bienes efectuados.

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Fases para ejecutar los conversatorios

Fase1. Se hara entrega de un volante con motivo


de informarles e invitarles a que participen en la actividad
propuesta.

Fase 2. Una vez coordinado el dia y la hora se efecturá la actividad.

Fase 3. Tiempo y duracion: el tiempo a invertir en esta estrategia es de 1


hora por conversatorio.

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MODULO II

2.1 Implementar herramientas informáticas

Objetivo

Implementar una herramienta informática que permita a las dependencias


del FONACIT rendir oportunamente al área de Bienes Nacionales los
movimientos de bienes realizados.

Estrategia

Solicitar el apoyo de la Oficina de Sistemas y Tecnología de Información


para implementar una herramienta que permita a las diferentes Unidades
la rendición oportuna de los movimientos de bienes objeto de registro y
control.

Desarrollo

Se llevarán a cabo encuentros con el personal de programación de la


Oficina de Sistema y Tecnología de la Información, a fin de ir diseñando
un sistema interno de control con los formatos ya preestablecidos, sobre
los bienes del Fondo, para que todas las unidades puedan reportar de
manera expedita e inmediata al personal de Bienes Nacionales de
cualquier movimiento de Bienes que se realice.

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A través de esta estrategia se estima la rendición oportuna de los
movimientos de bienes realizados.

Fases para el diseño de una herramienta de informática

Fase1. Se conversará con la Gerente de lña Oficina de Sistemas y


Tecnología de la Información para coordinar los días y el personal que nos
prestará el apoyo para esta estrategia.

Fase 2. Una vez coordinado el dia y la hora searrancará con el ciclo de


encuentros e intercambio de ideas para el diseño de la herramienta de
control.

Fase 3. Tiempo y duracion: el tiempo a invertir en esta estrategia es de 1


hora diaria por 5 meses.

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MÓDULO III

3.1 Elaborar formato

Objetivo

Desarrollar un procedimiento que permita al área de Bienes Nacionales


mantener comunicación oportuna con la Coordinación de Compras a fin
de garantizar la obtención oportuna y completa de los bienes adquiridos y
de sus correspondientes documentos y soportes.

Estrategia

Diseñar un procedimiento a través de un formato de uso interno entre la


Coordinación de Compras y Bienes Nacionales, que contenga los
siguientes datos: Numero y Fecha de la Orden de pago, descripción del
bien adquirido y datos de la factura, número de la orden de compra, que
permita generar información oportuna y actualizada a bienes, sobre la
totalidad de las adquisiciones de bienes que se concretan mensualmente.
La información suministrada permitirá efectuar la conciliación con el
comprobante de registro de bienes generado por la contabilidad de bienes
a fin de constatar si se encuentran registrados, lo que permitirá la toma de
decisiones.

Desarrollo

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Se desarrollará un procedimiento que permita al área de Bienes
Nacionales mantener comunicación oportuna con la Coordinación de
Compras a fin de garantizar la obtención oportuna y completa de los
bienes adquiridos y de sus correspondientes documentos y soportes.

La estrategia planteada en este módulo permitirá la obtención oportuna y


completa de la totalidad de bienes adquiridos durante un ejercicio
económico financiero, así como la obtención de sus correspondientes
soportes de adquisición; así como la actualización del inventario de bienes
del Fondo.

Fases para la elaboración de formatos

Fase1. Se sostendrá una reunión una vez por semana con el Coordinador
de Compras, para ir armando el Formato que se trabajará en conjunto
para, manejar la misma información en cuanto a la adqusisición de bienes
del Fondo.

Fase 2. Una vez que se diseñe el formato en su totalidad se arrancará a


implementarlo cada vez que se adquiera un bien desde la coordinación de
Compras del FONACIT

Fase 3. Tiempo y duracion: el tiempo a invertir en esta estrategia es de 1


hora diaria por un mes.

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MODULO IV

4.1 Control Físico de los Bienes

Objetivo

Implementar instrumentos de control que permitan a Bienes Nacionales


de FONACIT, realizar el control físico de los bienes adscritos al Fondo y la
asignación del correspondiente código de identificación.

Estrategia

Realizar cada seis meses, el inventario físico de los bienes en cada una de
las unidades, y validar con registro de los bienes asignados a cada unidad
responsable, a fin de controlar el físico de los mismo, mantener el
inventario actualizado y corroborar que posean el correspondiente
número de identificación, al practicar el inventario físico será necesario
contar con la participación de un tercero distinto a Bienes y de la unidad
auditada, con el fin de involucrar la participación ciudadana.

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Desarrollo

Implementar instrumentos de control que permitan a Bienes Nacionales


de FONACIT, realizar el control físico de los bienes adscritos al Fondo y la
asignación del correspondiente código de identificación.

Fases para el control Físico de los Bienes.

Fase1. La unidad de Bienes Nacionales en conjunto con el Coordinador de


Administración y Servicios Generales, informará cada seis meses a las
dependencias del FONACIT la realización del inventario físico de los
bienes.

Fase 2. Los meses de enero y Julio respectivamente enla fecha que se


establezca con el coordinador, se desplegará el personal de Bienes
Nacionales por todas las dependencias de FONACIT a revisar en
concordancia con los ultimos inventarios, como va el registro y control de
los bienes del FONDO

Fase 3. Tiempo y duracion: el tiempo a invertir en esta estrategia es de 1


jornada laboral diaria por una semana, cada seis meses.

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