REPÚBLICA DE COLOMBIA

DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO

MUNICIPIO DE PUERTO ASÍS
ALCALDÍA MUNICIPAL
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DECRETO No.312

Diciembre 12 de 2014

PLAN DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL

INTRODUCCIÓN

Para la implementación de la política de “Cero Papel” en el Municipio de

Puerto Asís , se ha estructurado el plan de eficiencia administrativa y cero papel,
donde se plasman las iniciativas, actividades, responsables, recursos, cronograma
y meta que se van a desarrollar.

Estas acciones para mejorar la eficiencia administrativa están dirigidas en tres

ámbitos:

1. Mejorar los procesos y procedimientos

2. Implementar buenas prácticas para la reducción del papel
3. Implementar herramientas que permitan garantizar a los usuarios el
derecho de actuar ante la administración utilizando medios electrónicos

Para elaborar dicho plan de eficiencia administrativa se ha elegido a un líder y un

equipo de eficiencia administrativa quienes coordinadamente establecen las
iniciativas a ejecutar en cada uno de los ámbitos anteriormente enunciados y son
los encargados hacerles seguimiento y evaluación.

MARCO JURIDICO

Dentro de las normas encargadas de reglamentar la presente política de eficiencia

administrativa y cero papel podemos encontrar: El Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el decreto de gobierno en línea,
el decreto de gestión documental y el decreto ley-antitrámites.

La ley 1437 de 2011 por la cual se expide el Código de Procedimiento

Administrativo y de lo Contencioso Administrativo establece la importancia de
avanzar en producción de documentos públicos y actos administrativos por medios
electrónicos, habilitar los correos electrónicos para la recepción y emisión de
mensajes de datos de las actuaciones administrativas, la implementación de
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Tesorería-Hacienda: Ext. 102. Presupuesto: ext. 103. Rentas y Predial Ext. 105. Almacén Ext. 107. Personal: Ext. 109.
Planeación Ext. 111. Infraestructura Ext. 112. Política Social Ext. 115. Gobierno Ext. 116. Salud Ext. 117. Control Interno
Ext. 120. Jurídica Ext. 121. Educación Ext. 124
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mecanismos para la notificación electrónica y la disposición de información
actualizada de la entidad en su sede electrónica.

El decreto 2693 del 2012 encargado de reglamentar gobierno en línea estable

como uno de sus componentes la transformación; en el cual se aborda la
importancia de implementar cambios en la manera de operar de la administración,
eliminando los límites entre sus dependencias y entre entidades públicas,
intercambiando información por medios electrónicos haciendo uso del lenguaje
común de intercambio de información, automatizando sus procesos y
procedimientos internos e incorporando la política de cero papel.

Así mismo el decreto 2609 de 2012 que dicta disposiciones en materia de Gestión
Documental tiene en cuenta los cambios y retos del Estado frente a las TIC, es
así como toman fuerza términos como documento electrónico, archivo electrónicos
y expediente electrónico. Este decreto reglamenta la preservación de los
documentos en ambientes electrónicos, así como obliga a las entidades a
garantizar su autenticidad, integridad y confidencialidad. Además establece las
características del documento electrónico, los requisitos para su presunción de
autenticidad, inalterabilidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad

El Decreto Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública, establece en los artículos 40 y 140 el uso de las
tecnologías de la información y las comunicaciones y en particular al uso de
medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites y
procedimientos ante la Administración Pública

CAPITULO I: CONFORMACIÓN EQUIPO DE EFICIENCIA Y CERO PAPEL

Se debe elegir un líder de eficiencia Administrativa y Cero Papel Puede ser el

mismo líder GEL, será el responsable de coordinar la realización de las acciones
necesarias para garantizar la adecuada implementación y avance de la política,
así como de presentar los avances y resultados de las iniciativas y requerimientos
en lo que respecta a Eficiencia Administrativa y Cero Papel al Alcalde municipal.

El coordinador deberá formar un grupo o equipo con representantes de oficinas

responsables de temas clave, tales como medio ambiente, sistemas de gestión de
calidad, archivo y correspondencia, sistemas de información, compras, entre otros,
para discutir cómo implementar mejor la estrategia para lograr la reducción de
consumo de papel en su lugar de trabajo. Un equipo bien conformado le permitirá
establecer sinergias con otras iniciativas que se desarrollen en la entidad, evitando
sobrecargar a los empleados, y maximizando esfuerzos y recursos.
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Tesorería-Hacienda: Ext. 102. Presupuesto: ext. 103. Rentas y Predial Ext. 105. Almacén Ext. 107. Personal: Ext. 109.
Planeación Ext. 111. Infraestructura Ext. 112. Política Social Ext. 115. Gobierno Ext. 116. Salud Ext. 117. Control Interno
Ext. 120. Jurídica Ext. 121. Educación Ext. 124
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Se incluirá en el desarrollo de la estrategia a los jefes de oficina y personal de

apoyo. Una base de apoyo más amplia y entusiasta tendrá mayores
probabilidades de cooperación y éxito.

El equipo de eficiencia administrativa y cero papeles de la Alcaldía de Puerto Asís

esta conformados por:

Cargo Rol en el Equipo

Secretario de educación y Líderes de Eficiencia
Contratista Administrativa y cero papel
Contratista Apoyo en el desarrollo
del programa GELT
Jefe de Control Interno Sistema de Gestión de Calidad

Directora de la Función Archivo y Correspondencia

Pública
Jede de Almacén Compras

Además de las personas relacionadas anteriormente todos los secretarios y jefes

de área también forman parte del equipo de eficiencia administrativa y cero papel.

CAPITULO II: PLAN DE EFICIENCIA Y CERO PAPEL

En el plan de eficiencia administrativa y cero papel se plasman las iniciativas,

actividades, responsables, recursos, cronograma y meta que se van a desarrollar.

Estas acciones para mejorar la eficiencia administrativa están dirigidas en tres

ámbitos:

4. Mejorar los procesos y procedimientos

5. Implementar buenas prácticas para la reducción del papel
6. Implementar herramientas que permitan garantizar a los usuarios el
derecho de actuar ante la administración utilizando medios electrónicos.

www.puertoasis-putumayo.gov.co alcaldia@puertoasis-putumayo.gov.co TEL. 4221640 FAX 4227424

Tesorería-Hacienda: Ext. 102. Presupuesto: ext. 103. Rentas y Predial Ext. 105. Almacén Ext. 107. Personal: Ext. 109.
Planeación Ext. 111. Infraestructura Ext. 112. Política Social Ext. 115. Gobierno Ext. 116. Salud Ext. 117. Control Interno
Ext. 120. Jurídica Ext. 121. Educación Ext. 124
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LOS PROCESOS O PROCEDIMIENTOS SUSCEPTIBLES DE MEJORA

• Los procesos susceptibles de mejora son los de Gestión Administrativa, en

donde está inmerso el procedimiento de Gestión Documental y el Proceso de
Gestión de Servicio al Ciudadano en los cuales se está implementando el Sistema
de Atención al Ciudadano el cual contribuirá en la mejora de los tiempos de
respuesta de los trámites realizados por los ciudadanos y en el control y
seguimiento de la correspondencia externa enviada y recibida ya que el sistema
permite llevar la trazabilidad del estado de cada trámite. Adicionalmente la
comunicación interna se hace más efectiva y contribuye a las políticas de cero
papel.

LAS BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL

La Alcaldía Municipal de Puerto Asís y sus directivas, conscientes de la necesidad

de implementar acciones que favorezcan el medio ambiente y ayuden a
incrementar la eficiencia administrativa, expresan su voluntad al tomar las medidas
necesarias y pertinentes para llevar a cabo la estrategia de “La Oficina Cero
Papel”, emitiendo esta guía la cual debe ser aplicada por cada uno de los
funcionarios y las áreas que integran la Institución a través de las siguientes
políticas fundamentadas en la regla de las tres erres (3R) ecológicas:

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Tesorería-Hacienda: Ext. 102. Presupuesto: ext. 103. Rentas y Predial Ext. 105. Almacén Ext. 107. Personal: Ext. 109.
Planeación Ext. 111. Infraestructura Ext. 112. Política Social Ext. 115. Gobierno Ext. 116. Salud Ext. 117. Control Interno
Ext. 120. Jurídica Ext. 121. Educación Ext. 124
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www.puertoasis-putumayo.gov.co alcaldia@puertoasis-putumayo.gov.co TEL. 4221640 FAX 4227424

Tesorería-Hacienda: Ext. 102. Presupuesto: ext. 103. Rentas y Predial Ext. 105. Almacén Ext. 107. Personal: Ext. 109.
Planeación Ext. 111. Infraestructura Ext. 112. Política Social Ext. 115. Gobierno Ext. 116. Salud Ext. 117. Control Interno
Ext. 120. Jurídica Ext. 121. Educación Ext. 124
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HERRAMIENTAS QUE PERMITAN GARANTIZAR A LOS USUARIOS EL

DERECHO DE ACTUAR ANTE LA ADMINISTRACIÓN UTILIZANDO MEDIO
ELECTRÓNICOS

Otras herramientas tendientes a hacer realidad la iniciativa de “cero papel”, están

relacionadas con la implementación de herramientas de tecnología como:

SISTEMA DE MENSAJERÍA ENTRE FUNCIONARIOS TIPO INTRANET

1. Evita la impresión innecesaria.

2. Permite publicar o compartir documentos, incluso aquellos de gran tamaño
que no admite el correo electrónico.
3. Da opciones de configurar servicios de información y referencia en línea.
4. Eventualmente constituyen el medio ideal para consolidar elementos de
interacción y trabajo.

USO DE CORREO ELECTRONICO

El uso de correo electrónico debe constituir la herramienta preferida para compartir

información evitando el uso de papel, pero es necesario:

1. Hacer uso apropiado de la herramienta para evitar que se transformen en

repositorio de basura digital.
2. No imprimir correos electrónicos a menos que sea estrictamente
indispensable.

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Tesorería-Hacienda: Ext. 102. Presupuesto: ext. 103. Rentas y Predial Ext. 105. Almacén Ext. 107. Personal: Ext. 109.
Planeación Ext. 111. Infraestructura Ext. 112. Política Social Ext. 115. Gobierno Ext. 116. Salud Ext. 117. Control Interno
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HERRAMEINTAS DE COLABORACION

Ofrecen oportunidades significativas para intercambiar información de forma

rápida y efectiva, evitando la utilización del papel. Pueden ser:

1. Espacios virtuales de trabajo.

2. Programas de mensajería instantánea.
3. Aplicaciones de teleconferencia.
4. Calendarios compartidos.
5. Aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo y gestión de
contenido
6. Aplicaciones para uso y edición de documentos compartidos, entre otros.

CAPITULOIII: EJECUCIÓN PLAN DE EFICIENCIA Y CERO PAPEL

Las actividades indicadas en el Plan se deben desarrollar cuidando cumplir con los
tiempos e indicadores allí planteados.

El rol del líder de Eficiencia y Cero Papel es importante, pero contar con un
equipo de colaboradores y la participación de todos los funcionarios en la entidad
será determinante para el buen logro de las metas de eficiencia.

CAPITULO IV: SEGUIMIENTO AL PLAN DE EFICIENCIA Y CERO PAPEL

Es importante llevar un control de las actividades, cronogramas y porcentajes de

avance señalados en el Plan de Eficiencia. Así mimo evaluar el compromiso de
los responsables designados para la ejecución de las actividades incluidas en el
Plan.

El seguimiento lo llevará a cabo el equipo de eficiencia y cero papel

mensualmente, trimestralmente y anualmente de acuerdo con los estipulado para
cada iniciativa en el plan

Dada en Puerto Asís, a los 12 días del mes de diciembre de 2014.

COMUNIQUESE PUBLIQUESE Y CUMPLASE

José Ricardo Burbano Bárcenas

Resviso Juana Carolina Valencia Alcalde Municipal Elaboro Ing. Jhony Alberto Hurtado
CastrillonFAX 4227424
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Tesorería-Hacienda: Ext. 102. Presupuesto: ext. 103. Rentas y Predial Ext. 105. Almacén Ext. 107. Personal: Ext. 109.
Planeación Ext. 111. Infraestructura Ext. 112. Política Social Ext. 115. Gobierno Ext. 116. Salud Ext. 117. Control Interno
Ext. 120. Jurídica Ext. 121. Educación Ext. 124
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www.puertoasis-putumayo.gov.co alcaldia@puertoasis-putumayo.gov.co TEL. 4221640 FAX 4227424

Tesorería-Hacienda: Ext. 102. Presupuesto: ext. 103. Rentas y Predial Ext. 105. Almacén Ext. 107. Personal: Ext. 109.
Planeación Ext. 111. Infraestructura Ext. 112. Política Social Ext. 115. Gobierno Ext. 116. Salud Ext. 117. Control Interno
Ext. 120. Jurídica Ext. 121. Educación Ext. 124