Guia para La Elaboracion de Documentos

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN CODIGÓ GU-01-GC
DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE

GESTIÓN VERSIÓN 01
FECHA DE
GESTIÓN DE CALIDAD 15-May-2017
APROBACIÓN
1. PROPÓSITO.
Indicar de forma detallada la estructura metodológica para la correspondiente

elaboración y codificación de los documentos de los Sistemas de Gestión SG de GRAFIQ
EDITORES SAS.
2. ALCANCE.
Esta guía debe ser aplicada para todos los documentos de origen interno de GRAFIQ
EDITORES SAS que hacen parte de los Sistemas de Gestión.
3. RESPONSABLES.
El Gestor Ambiental y de Calidad, y la alta dirección son los responsables de garantizar
que los documentos aquí descritos se elaboren tal y como esta guía lo establece y de
realizar el seguimiento de su implementación.
4. DEFINICIONES.
Caracterización: Descripción con fines de identificación, entre otros aspectos, de los
componentes, acontecimientos (cronología e hitos), actores, procesos y contexto de una
experiencia, un hecho o un proceso.
Formato: Documento empleado para el registro de información necesaria para realizar un
procesos o actividad.
Guías: Es un documento que incluye los principios o procedimientos para encausar una
cosa o el listado con informaciones que se refieren a un asunto específico.
Instructivo: serie de explicaciones e instrucciones que son agrupadas, organizadas y
expuestas de diferente manera en diversos soportes, para darle a un individuo la
posibilidad de actuar de acuerdo a como sea requerido para cada situación.
1
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Nombre: JOHN JAIRO OCHOA ______ Nombre: JOHN JAIRO CARRERO_____ Nombre: JOHN JAIRO CARRERO ____
FECHA DE
APROBACIÓN
Manual: Documento que especifica el sistema de gestión de una organización.

Objetivos: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con el Sistema de Gestión.
Planes: Se trata de un modelo sistemático que se elabora antes de realizar una acción con
el objetivo de dirigirla y encausarla.
Política: Intensiones globales y orientación de una organización relativas al Sistema de
Gestión tal como se expresa formalmente por la alta dirección.
Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o proceso.
Programa: Documento que representa una serie de actividades relacionadas a un tema
específico que parten de un diagnóstico o una necesidad y que además muestra un plan
de trabajo o cronograma.
Registro: Documento que presenta resultados o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y lograr dichos
objetivos.
5. CONTENIDO.
5.1 PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO:

Para presentar documentos del SGI se tendrán en cuenta las siguientes especificaciones
con relación al encabezado:
4 7
1 2 5 8
3 6 9
2
FECHA DE
APROBACIÓN
En todas las hojas debe aparecer el cuadro ejemplificado arriba, que identifica el
documento y contiene la siguiente información:
1. Logo de la organización GRAFIQ EDITORES SAS.

2. Título del documento: El cual debe escribirse con letra calibri 14, negrilla y
mayúscula sostenida.
3. Código.
4. Versión.
5. Fecha aprobación.
6. Abreviatura del código.
7. Numero de versión.
8. Fecha establecida de la aprobación.
5.2 CUERPO DEL DOCUMENTO

Para la redacción de los documentos del SG de la organización GRAFIQ EDITORES SAS,
deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
El texto de los párrafos debe estar justificado a la izquierda y a la derecha y los títulos
justificados hacia la izquierda.
Para las fechas se utiliza el formato día, mes, año, utilizando la combinación en números y
letras, ejemplo: 08-May-17.
La fuente del texto debe escribirse en letra Calibri 11 o 12; interlineado a espacio
sencillo y doble espacio al terminar el párrafo.
NIVEL FORMATO TIPO DE LETRA
Nivel 1 1.TITULO 1 Negrilla, mayúscula sostenida Calibri 11, 12
Nivel 2. 1.1. Titulo 2 Negrilla, mayúscula sostenida Calibri 11, 12
3
FECHA DE
APROBACIÓN
Nivel 3 1.1.1.Titulo 3 Normal, mayúscula inicial Calibri 11, 12
Nivel 4 1.1.1.1 Titulo 4 Normal, mayúscula inicial Calibri 11, 12
Nivel 4 Viñeta Normal, mayúscula inicial Calibri 11, 12
5.3 APROBACIÓN.
Al final del documento, en la pie de paginar de la hoja, la información debe ir en Letra
Calibri 09, mayúscula inicial y normal, como lo muestra el siguiente cuadro.
Nombre: ______________________ Nombre: _____________________ Nombre: ______________________
5.4 MÁRGENES
La configuración de los márgenes se estableció de la siguiente manera:
TIPO DE MARGEN DIMENSIÓN(cm)

Superior 2,5
Inferior 2,5
Izquierda 3
Derecha 3
Encabezado 1.5
Pie de Pagina 1.5
4
FECHA DE
APROBACIÓN
5.5 CODIFICACIÓN:
Para codificar los documentos del Sistema de Gestión Integral se utilizan caracteres
alfanuméricos de la siguiente manera, los cuales estarán separados por un guion:
TIPO DE NUMERO
PROCESO
DOCUMENTO CONSECUTIVO
XX 00 YY
5.5.1 Códigos de los procesos
PROCESO CODIGO
Todos los procesos TP
Gestión gerencial GE
Almacén AL
Acabados AC
Comercial y Costos CO
Despachos DE
Estudio ES
Financiero FI
Gestión de calidad GC
Gestión Ambiental GA
Impresión Offset IO
Impresión Índigo II
5
FECHA DE
APROBACIÓN
Impresión digital ID
Mantenimiento MA
Recursos Humanos RH
Seguridad SE
Soporte Técnico ST
Trabajos Externos TE
5.5.2 Documentos de los Sistemas de Gestión
DOCUMENTOS CODIGOS
Caracterización C
Formatos F
Listas L
Manual M
Objetivos O
Política P
Responsabilidades R
Guías GU
Instructivos IN
Manual M
Mapa de procesos MP
Organigrama OR
Procedimientos PR
6
FECHA DE
APROBACIÓN
Planes PL
Programas PG
Planes PL
Reglamento RG
Registros RE
5.6 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DE LOS SISTEMAS DE GESTION DE GRAFIQ

EDITORES SAS.
A continuación se especifica el contenido de los documentos para los procedimientos del
SG de GRAFIQ EDITORES SAS.
CONTENIDO DEL MANUAL
ITEM DESCRIPCIÒN
ENCABEZADO De acuerdo al establecido por la guía.
TABLA DE CONTENIDO Se relacionan los títulos que se encuentran en el documento y
los números de página correspondientes. Se escribe la palabra
“contenido” en mayúscula sostenida y centrada. Los números
de página se ubican en una columna hacia el margen derecho,
encabezado con la abreviatura pág., escrita todo en minúscula
y seguida de puntos a doble interlinea de la palabra
contenido.
1. PRESENTACIÓN Se inicia con la descripción de la compañía.
2. PROPÓSITO Describir el resultado esperado o propósito final del conjunto
de actividades mencionadas en el documento.
7
FECHA DE
APROBACIÓN
3. DECLARACIÓN DE LA Se especifica lo que tiene estipulado la Alta Gerencia, con

GERENCIA. respecto a los objetivos y metas a cumplir
4. SISTEMA DE GESTIÓN Incluye el alcance, exclusiones, mapas de procesos, políticas,

objetivos, estructuras de los procesos.
5. ANEXOS Incluye los anexos correspondientes al manual.
CONTENIDO DE LAS CARACTERIZACIONES

ITEM DESCRIPCIÒN
ENCABEZADO Código, Versión, Fecha aprobación y proceso.
CONTROL DE FIRMAS Elaboro, reviso y aprobó
1. PROPOSITO Define el propósito general del proceso. Responde a las
preguntas qué pretende el proceso y para qué.
2. LINEA DE PROCESO Conjunto de transformaciones que se llevan a cabo sobre
las entradas del proceso y que generan salidas.
2.1 PROVEEDORES Cliente o proceso que suministra un producto o servicio.
2.2 REQUISITOS E Todas las entradas correspondientes y relacionadas al
INSUMOS DE ENTRADA proceso.
2.3 ACCIONES O Acciones que se realizan dentro del proceso.
SUBPROCESOS.
2.4 SALIDAS Información, documentos o elementos transformados
requeridos en otras actividades propias o de otros
procesos.
7. SOPORTES Todo lo relacionado con los documentos aplicables,
procesos de apoyo, Indicadores de Gestión, Registros,
responsables, Requisitos de la norma, recursos y clientes
8
FECHA DE
APROBACIÓN
CONTENIDO DE LOS PROCEDIMIENTOS

ITEM DESCRIPCIÒN
1. PROPOSITO Describir el resultado esperado o propósito final del conjunto
de actividades mencionadas en el documento.
2. ALCANCE Establece los límites de aplicación del documento, se refiere
a las áreas, procesos, procedimientos etc., que se afecten con
el documento.
3. DEFINICIONES Incluye el vocabulario, los conceptos, la jerga institucional y
los términos que se consideren necesarios para entender los
procesos, los procedimientos, etc., a que haga referencia el
documento.
4. DESCRIPCION DEL Se realiza de acuerdo al proceso, puede realizar en contenido
PROCEDIMIENTO o en una tabla cuyas columnas presentan el flujo grama, la
descripción de la actividad y el cargo del responsable.
5. REFERENCIA En esta sección se incluyen de libros, artículos, web grafía o
documentos digitales que se consultaron para la elaboración
de este documento. La referencia es opcional.
6. CONTROL DE CAMBIOS Describe brevemente los cambios con relación a la versión

anterior.
CONTENIDOS DE LAS GUÍAS

ITEM DESCRIPCIÒN
ENCABEZADO De acuerdo al establecido por la guía
9
FECHA DE
APROBACIÓN
1. PROPOSITO Describe el propósito para el cual fue diseñado

el documento.
2. ALCANCE Establece los límites de aplicación del
documento, se refiere a las áreas, procesos,
procedimientos etc., que se afecten con el
documento.
3. RESPONSABLES El Gestor de calidad es el responsable de
garantizar que los documentos aquí descritos
se han elaborado tal y como esta guía lo
establece y de realizar el seguimiento de su
implementación.
4. DEFINICIONES Incluye el vocabulario, los conceptos, la jerga
institucional y los términos que se consideren
necesarios para entender los procesos, los
procedimientos, etc., a que haga referencia el
documento.
5. CONTENIDO De acuerdo con las necesidades del
documento.
6. REFERENCIA En esta sección se incluyen de libros, artículos,
web grafía o documentos digitales que se
consultaron para la elaboración de este
documento. La referencia es opcional.
7. CONTROL DE CAMBIOS Describe brevemente los cambios con relación
a la versión anterior.
10
FECHA DE
APROBACIÓN
CONTENIDOS DE LOS FORMATOS

ITEM DESCRIPCIÒN
1. CONTENIDO Debe procurar llevarse tabulada, pero la
estructuración del contenido es de libre
opción para quien lo usa. Dependiendo de
las características del mismo pueden
adicionarse instrucciones de
diligenciamiento.
INSTRUCTIVOS
ITEM DESCRIPCIÒN
1. PROPÓSITO Describe el resultado esperado o propósito final del
conjunto de actividades mencionadas en el
documento.
2. ALCANCE Indicar el cubrimiento o limitación de la aplicación del
procedimiento (a quien se dirige: personas, procesos,
entre otros).
3. DEFINICIONES Escribir los términos administrativos y/o técnicos y
abreviaturas que se consideren necesarios para un
claro entendimiento.
4. CONTENIDO Se realiza una descripción detallada de las actividades.
5. REFERENCIA En esta sección se incluyen de libros, artículos, web
grafía o documentos digitales que se consultaron para
la elaboración de este documento. La referencia es
11
FECHA DE
APROBACIÓN
opcional.
6. CONTROL DE CAMBIOS Se especifica el cambio realizado, la versión del

documento y la fecha de aprobación.
CONTENIDO DE LOS PROGRAMAS

ITEM DESCRIPCIÒN
1. PROPOSITO Describe el propósito para el cual fue diseñado el
programa.
2. OBJETIVO GENERAL Describe el resultado esperado o propósito final
en la implementación del programa.
3. OBJETIVO ESPECIFICO Son los resultados y beneficios cuantificables
esperados definidos que apoyan el logro del
objetivo general.
4. ALCANCE Indicar el cubrimiento o limitación de la
aplicación del programa (a quién se dirige:
personal de planta, contratistas y visitantes).
5.DEFINICIONES Incluye el vocabulario, los conceptos, la jerga
institucional y los términos que se consideren
necesarios para entender los procesos, los
procedimientos, etc., a que haga referencia el
documento.
6. RESPONSABLE Corresponde al responsable de dar cumplimiento
al programa.
12
FECHA DE
APROBACIÓN
7. TIEMPO DE VIGENCIA Corresponde al tiempo de duración de las

DEL PROGRAMA actividades definidas en el programa.
8. CONTENIDO DEL PROGRAMA Describe el desarrollo y la información

correspondiente al programa
9. REFERENCIA En esta sección se incluyen de libros, artículos,
web grafía o documentos digitales que se
consultaron para la elaboración de este
documento.
10. CONTROL DE CAMBIOS Describe brevemente los cambios con relación a
la versión anterior.
En esta sección se incluyen elementos
11. ANEXOS adicionales, como formatos, fotografía, gráficos,
tablas, ejemplos específicos, que permiten una
mejor compresión del documento
CONTROL DE FIRMAS Elaboro, reviso y aprobó.
13
FECHA DE
APROBACIÓN
5.7 ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN:

La jerarquía de la documentación del SGI está definida por la siguiente pirámide:
POLITICA DEL SISTEMA

DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTOS DEL
SISTEMA DE GESTIÓN
INSTRUCCIONES, REGISTROS Y OTROS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN.
14
FECHA DE
APROBACIÓN
5.8 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL

Cuando el líder de proceso requiera ampliar la información presentada en los documentos
tales como procedimientos, podrá complementar su explicación mediante diagramas de
flujo, los cuales se incluirán como anexo y harán parte integral del documento.
SÍMBOLOS PARA DIAGRAMAS DE FLUJO
SIMBOLO DEFINICION
Conector: Representa una conexión o enlace de un
paso del proceso o procedimiento con otro dentro de
la misma página o entre páginas. El símbolo lleva
inserto una letra (utilización del alfabeto).
Operación o actividad de un procedimiento. En el
recuadro superior se escribe el nombre del cargo
responsable por la actividad y en el recuadro inferior
se menciona la actividad o la tarea que se desarrolla
de acuerdo con la secuencia del procedimiento que se
está documentando.
Inicio-Fin: Indica el comienzo o final de un
procedimiento.
Conector de página diferente: Se emplea para realizar

la conexión del diagrama de una página a otra. Los
dos conectores se relacionan mediante números
arábigos.
15
FECHA DE
APROBACIÓN
Decisión: Se emplea para indicar la aprobación,

aceptación o la decisión después de una actividad de
revisión, verificación o cuando se presenta un camino
alternativo.
Dirección de Flujo: Conecta los símbolos; señala el
orden en que se deben ejecutar los distintos pasos;
define de esta manera la secuencia del proceso.
7. REFERENCIA
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS-ICONTEC. Guía Técnica

Colombiana GTC ISO/TR 10013:2002, Directrices para la documentación del
sistema de gestión de la calidad.
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS-ICONTEC. Guía para la
elaboración de documentos 1486 año 2007 versión 4. Bogotá.
6. CONTROL DE CAMBIOS
No. DE
DESCRIPCION DEL CAMBIO MOTIVO DEL CAMBIO FECHA
VERSIÓN
1 Creación de documento 15-may-17
16

Guia para La Elaboracion de Documentos

Caricato da

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DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE

Indicar de forma detallada la estructura metodológica para la correspondiente

Manual: Documento que especifica el sistema de gestión de una organización.

5.1 PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO:

1. Logo de la organización GRAFIQ EDITORES SAS.

5.2 CUERPO DEL DOCUMENTO

NIVEL FORMATO TIPO DE LETRA

Nivel 1 1.TITULO 1 Negrilla, mayúscula sostenida Calibri 11, 12

Nivel 2. 1.1. Titulo 2 Negrilla, mayúscula sostenida Calibri 11, 12

Nivel 3 1.1.1.Titulo 3 Normal, mayúscula inicial Calibri 11, 12

Nivel 4 1.1.1.1 Titulo 4 Normal, mayúscula inicial Calibri 11, 12

Nivel 4 Viñeta Normal, mayúscula inicial Calibri 11, 12

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre: ______________________ Nombre: _____________________ Nombre: ______________________

TIPO DE MARGEN DIMENSIÓN(cm)

5.5.1 Códigos de los procesos

Todos los procesos TP

5.5.2 Documentos de los Sistemas de Gestión

5.6 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DE LOS SISTEMAS DE GESTION DE GRAFIQ

CONTENIDO DEL MANUAL

3. DECLARACIÓN DE LA Se especifica lo que tiene estipulado la Alta Gerencia, con

4. SISTEMA DE GESTIÓN Incluye el alcance, exclusiones, mapas de procesos, políticas,

5. ANEXOS Incluye los anexos correspondientes al manual.

CONTENIDO DE LAS CARACTERIZACIONES

CONTENIDO DE LOS PROCEDIMIENTOS

6. CONTROL DE CAMBIOS Describe brevemente los cambios con relación a la versión

CONTENIDOS DE LAS GUÍAS

1. PROPOSITO Describe el propósito para el cual fue diseñado

CONTENIDOS DE LOS FORMATOS

6. CONTROL DE CAMBIOS Se especifica el cambio realizado, la versión del

CONTENIDO DE LOS PROGRAMAS

7. TIEMPO DE VIGENCIA Corresponde al tiempo de duración de las

8. CONTENIDO DEL PROGRAMA Describe el desarrollo y la información

5.7 ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN:

POLITICA DEL SISTEMA

INSTRUCCIONES, REGISTROS Y OTROS

5.8 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL

Conector de página diferente: Se emplea para realizar

Decisión: Se emplea para indicar la aprobación,

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