FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN, CONTROL Y STAFF

INTRODUCCIÓN

Dentro de las organizaciones existen diferentes medidas de evaluación que se

aplican a los procesos con el fin de garantizar el correcto funcionamiento de las

áreas funcionales y medir la eficacia y eficiencia en el desarrollo de las actividades

empresariales. Dichas evaluaciones se pueden hacer a las siguientes funciones:

función de planeación, función de dirección, función de organización, función de

control y función de staff, siendo las 3 últimas el objeto de investigación de este

documento.

Al realizar las evaluaciones de manera pertinente se crea una estructura que

clarifica las tareas de cada empleado y de la administración, y también se da

prioridad a las correcciones que se deben hacer en cada dependencia para mejorar

los procesos.
 FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN

La función de organización está relacionada con el departamento de servicios

de información y la principal característica de este departamento es su

independencia respecto a los otros departamentos debido a la transversalidad de sus

funciones y a la importancia de la “información” como un activo empresarial.

Dentro de esta función se atienden la centralización o descentralización de los

servicios informáticos atendiendo los requerimientos de trabajo en las dependencias

(crecimiento y disponibilidad de equipos de cómputo, coordinación de procesos entre

dependencias, operaciones de hardware y software, entre otras), además se

atienden la selección de hardware y software y los estándares aplicados a las

actividades.

1. SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFWARE

La selección de hardware y software es una tarea que se debe llevar a cabo

con mucho rigor y se deben de tener en cuenta todas las alternativas que existen en

el mercado ya sea que se este comprando una aplicación, un componente de

hardware o un software como un sistema operativo. A la hora de hacer la adquisición

es necesario detallar todas las características de cada opción, enumerando los

aspectos positivos y negativos y los costos asociados.

A continuación se describen los pasos a tener en cuenta a la hora de evaluar y

escoger una opción:

a) Identificar todas las posibles alternativas: se invitan a los distintos

proveedores para que presenten su producto (licitación), en caso contrario se

hace un estudio de mercado para saber que proveedores ofrecen el producto

que desea adquirir la empresa.

b) Preseleccionar candidatos: se preseleccionan aquellos productos

o componentes que son compatibles con las políticas y con la infraestructura

de la empresa.

c) Definir las características a ser evaluadas: se construye una hoja

de evaluación para definir que características se tendrán en cuenta en la

comparación de cada componente de los distintos proveedores.

d) Realizar una evaluación técnica: esta evaluación tiene como

objetivo calificar el cumplimiento de cada característica requerida. En caso

 de que una alternativa no cumpla con un requerimiento vital no se tendrá en

cuenta.

e) Evaluar los posibles proveedores: se analizarán las características

de soporte al cliente, años de experiencia, referencias y otras que puedan

dar soporte al proveedor como una empresa de confiar.

f) Seleccionar una opción: aquí se realiza un cuadro comparativo y

se define el proveedor explicando el porqué se eligió esta alternativa.

2.ESTÁNDARES

Se puede definir un estándar como un conjunto de características o reglas que

nos sirven para guiar los procesos dentro de una empresa, por ende los estándares

deben de ser claros, deben estar por escrito en un manual y además deben de ser

alcanzables. Dependiendo del departamento se aplicarán ciertos estándares que por

lo general cumplen con una norma tipo ISO. En el área funcional de sistemas, la cuál

varía dependiendo de la naturaleza de la empresa (no es lo mismo hablar de una

empresa de venta de muebles que de una empresa de desarrollo de software) por lo

general se pueden distinguir dos tipos de estándares: el de métodos y el de

desempeño.
 a) Estándar de métodos: amortiguan los cambios tecnológicos,

permiten mejorar la comunicación entre dependencias en el área de sistemas y

reducen la rotación de personal

b) Estándar de desempeño: hacen referencia a la eficacia y eficiencia

con que se usan los recursos y se ejecutan las actividades, sirviendo como

medida base.

Además de estos dos tipos de estándares es muy común que las empresas usen

estándares de calidad, de utilidad, de viabilidad, propiedad y precisión.

FUNCIÓN DE STAFF

Cuando se habla del staff organizativo estamos haciendo referencia al grupo de

personas o dependencias encargadas de apoyar a la organización creando las

reglas o políticas para la gestión de recursos humanos, auditoría interna, gestión

riesgos, relaciones con inversionistas, etc.

La evaluación de la función del staff pasa primeramente por garantizar que se

cuenta con el personal idóneo capaz de realizar rotaciones de acuerdo a sus

habilidades cumpliendo con los requerimientos actuales y futuros. Además

proporciona un criterio estable para justificar los aumentos salariales y en el peor de

los casos sirve como métrica para realizar despidos lo que abre la ventana a nuevos

contrataciones de personal.

1. CONTRATACIÓN DE PERSONAL

En esta fase de la función de staff se hace una especificación clara sobre la

oferta que se necesita cubrir para que el futuro empleado como el empleador

conozcan los limites de sus obligaciones legales y de las funciones que se van a

realizar. Con el fin de tener una gran demanda de candidatos es necesario que la

oferta sea clara y coherente en términos salariales.

Para reforzar el proceso de contratación de personal las empresas pueden

recurrir a diversos medios de evaluación entre los que se incluyen las entrevistas

personales, la revisión de la hoja de vida, las llamadas a referencias personales que

corroboren la integridad mental, moral y laboral del individuo a contratar y las

pruebas de aptitud, entre otras.

Cuando se va a incluir un personal nuevo en el área de sistemas es necesario

que los candidatos demuestren habilidad técnica en el campo y que posean

conocimientos sobre el manejo de equipos de cómputo y software (de ser necesario).

Otros items que se deberían evaluar son el grado de interés por la seguridad

informática, el manejo del idioma inglés, la capacidad autodidacta y la honestidad.

 2. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL

Por último y no menos importante dentro de la función de staff se encuentra la

capacitación de personal la cuál ayuda a mantener la moral y el deseo activo por

aportar nuevas soluciones a la empresa. Esta actividad de capacitación se logra a

través de ofertas de diplomados, cursos o entrenamientos internos. Mantener a todo

el personal del área de sistemas capacitado repercute en los procesos transversales

de información y debe de ser una actividad continua pues las tecnologías cambian

constantemente.