Jurnal Informasi dan Komunikasi

Administrasi Perkantoran
Volume 2, No 2, Februari 2018
Online: http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap

IMPLEMENTASI TATA RUANG KANTOR DALAM MEWUJUDKAN

EFISIENSI KERJA PEGAWAI DI DINAS PENDIDIKAN
KOTA SURAKARTA

Meike Ristia Isnaeni1, Hery Sawiji2, Sutaryadi3

Pendidikan Administrasi Perkantoran
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Sebelas Maret, Surakarta
Email: meikeisnaeni@gmail.com

Abstract
The objective of research was to find out: (1) the application of office layout in
Education Service Office of Surakarta City in realizing the work efficiency of
employees; (2) the constraints faced in the implementation of office layout in
Education Service Office of Surakarta City; (3) the attempt conducted in
Education Service Office of Surakarta City in dealing with the constraints with
office layout. This study was a descriptive qualitative research. The key informant
of this research was Head of Education Service Office, meanwhile the supporting
informants were Secretary of Education Service Office, Division Head, Subsection
Head and Staff. Techniques of collecting data used were interview, observation,
and document analysis. The sampling techniques used was purposive sampling.
Meanwhile, technique of analyzing data used was an interactive analysis with
activity including data reduction, data display and conclusion drawing and
verification. Data validation was carried out using data and method
triangulation. The results of research were as follows. (1) the building of the
Education Service Office of Surakarta City was not specially designed in
accordance with the needs of each section, so there was some space width that
was not consistent with the type of employees’ job need. This limited space results
in the too close distance between office equipment and appliances, it makes the
employees’ moving space limited. The application of spatial layout principle in
Education Service Office of Surakarta city was still less appropriate to the
shortest distance. There were 3 (three) Subsections of Secretary of Education
Service Office: General and Personnel, Financial, Planning Evaluation and
Reporting Subsection placed in a separate room. Every division applies the open
office spatial layout. Every room in Education Service Office of Surakarta City
was equipped with Air Conditioner. Illumination comes from fluorescence lamp
and window. The selection of white wall color according to the standards for
government agencies office; (2) the main constrain of office layout was the lack of
space for file storage. The second constrain that was related to physical condition
of office building which need to be renovated; (3) the effort to overcome the
constrain of room area was by adjusting the existing space with the arrangement
of furniture and files.

Keywords: office layout, work efficiency

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
51 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

I. PENDAHULUAN komunikasi dan arus kerja,

Perkembangan zaman yang memberikan kepuasan dan
semakin pesat sekarang ini kenyamanan, menyediakan
semakin mendorong terbentuknya pelayanan yang dibutuhkan
organisasi swasta maupun pegawai, memudahkan gerakan
pemerintah yang bergerak dalam pegawai, memberikan rasa aman
berbagai bidang seperti politik, dan menciptakan kesan yang baik
ekonomi, sosial budassya. Hal ini bagi para pelanggan dan tamu
membuktikan bahwa manusia perusahaan.
tidak dapat terlepas dari Perusahaan dari instansi
keberadaan organisasi sebagai pemerintah di Indonesia masih ada
sarana yang digunakan untuk yang mengabaikan penyusunan
memenuhi kebutuhan hidupnya. tata ruang kantor karena
Setiap organisasi yang keterbatasan tempat maupun
dibentuk dan bergerak dalam suatu karena kurangnya pemahaman
bidang pasti memiliki tujuan yang tentang pentingnya tata ruang
ingin dicapai. Salah satu upaya kantor dalam menunjang dan
agar pekerjaan dapat berjalan meningkatkan produktivitas kerja
dengan lancar adalah dengan cara pegawai demi terciptanya efisiensi
menjalankan setiap aktivitas di suatu perusahaan. Dinas
organisasi dengan berlandaskan Pendidikan Kota Surakarta
pada efisiensi, yaitu perbandingan merupakan instansi pemerintah
terbaik antara usaha yang yang bergerak dalam bidang
dilakukan dengan hasil yang pendidikan yang beralamat di Jalan
dicapai. Dengan cara tersebut D.I. Panjaitan 07 Surakarta
diharapkan seluruh sumber daya Kelurahan Setabelan Kecamatan
yang dimiliki organisasi dapat Banjarsari. Melalui hasil observasi
dimanfaatkan dan dipergunakan yang dilakukan penulis selama
sebaik-baiknya. Efisiensi disini Magang DU/DI, menunjukkan
memiliki arti penghematan yaitu bahwa tata ruang kantor di Dinas
dalam penggunaan tenaga, pikiran, Pendidikan Kota Surakarta belum
waktu, ruang dan benda termasuk memperhatikan faktor penataan
uang. perabotan kantor yang baik,
Salah satu faktor yang dimana hal tersebut akan
mempengaruhi keberhasilan kerja mengurangi efisiensi kerja
pegawai di dalam suatu kantor pegawai di Dinas Pendidikan Kota
adalah faktor office layout atau tata Surakarta.
ruang kantor yang meliputi Selain permasalahan penataan
pengaturan perabotan kantor, perabotan, di Dinas Pendidikan
cahaya, suara, warna dan udara. Kota Surakarta juga belum
Tujuan penataan layout kantor memperhatikan pengaturan
selain untuk memaksimalkan pencahayaan yang maksimal,
penggunaan ruang juga hampir di setiap ruangan lampu
memudahkan pengawasan oleh selalu dinyalakan walaupun pada
manajer, memudahkan arus siang hari, dimana hal tersebut

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
52 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran
merupakan pemborosan daya
listrik. Pengaturan suara juga juga
masih belum maksimal, suara
pegawai antar bagian ruangan
masih saling terdengar cukup
keras. Untuk pengaturan warna,
warna yang digunakan di Dinas
Pendidikan Kota Surakarta
dominan warna netral seperti putih
untuk dinding, lantai dan langit-
langit ruangan serta warna cokelat
untuk furniture.
Berdasarkan observasi yang
telah dilakukan, dapat diketahui
bahwa di Dinas Pendidikan Kota
Surakarta terdapat fasilitas televisi,
AC (Air Conditioner), fasilitas
komputer di setiap meja kerja,
mushola, kamar mandi, kantin, dan
tempat parkir. Namun tata ruang
kantor Dinas Pendidikan Kota
Surakarta belum bisa
memaksimalkan ruangan.
Sebagian ruangan terlihat penuh
sesak dengan berkas-berkas yang
menumpuk di meja kerja bahkan
ada yang dimasukkan dalam
kardus-kardus yang diletakkan
begitu saja di lantai. Ruangan yang
kondisinya seperti ini adalah
ruangan PEP (Perencanaan,
Evaluasi dan Pelaporan),
Pendidikan Dasar Sekolah Dasar,
dan GTK (Guru dan Tenaga
Kependidikan). Sedangkan di
beberapa ruangan lain malah
terlihat luas.
Pengaturan meja kerja di
ruang PEP (Pengawasan, Evaluasi
dan Pelaporan) juga masih belum
efisien karena masih menghalangi
lalu lintas pegawai dalam bekerja.
Apabila memasuki ruangan ini,
maka yang pertama kali terlihat
adalah begitu banyak berkas yang
tertumpuk di atas meja kerja,
Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran
e-ISSN 2614-0349
sehingga pegawai yang berada di
balik meja kerja hampir tidak
terlihat. Pengaturan meja kerja di
ruang PEP ini perlu diperhatikan
agar pengaturan lorong-lorong
untuk lalu lintas pegawai tidak
sempit dan dapat meningkatkan
efisiensi kerja pegawai.
Seharusnya berkas-berkas yang
menumpuk tersebut diletakkan
dalam tempat tersendiri.
Kemudian, bagi beberapa
orang yang datang berkunjung ke
Dinas Pendidikan Kota Surakarta
mungkin akan kebingungan
mencari ruang bidang Pendidikan
Dasar Sekolah Menengah, karena
ruangan ini berada di bagian
bawah sebelah tangga menuju ke
lantai 2 dan di depannya terdapat
almari kaca berukuran cukup besar
yang digunakan untuk
menempatkan piala-piala.
Sebaiknya diperhatikan bagaimana
menempatkan perabotan secara
tepat. Ruangan di lantai satu yang
seharusnya digunakan untuk
ruangan rapat dipenuhi dengan
tumpukan berkas-berkas dan buku-
buku yang membuat ruangan yang
berukuran kecil semakin terlihat
sesak.
Penataan dan penyusunan
ruang kantor yang baik merupakan
salah satu faktor yang dapat
menciptakan efisiensi kerja
pegawai. George Terry dalam The
Liang Gie (2012:186)
mengutarakan bahwa “Tata ruang
kantor adalah penentuan mengenai
kebutuhan-kebutuhan ruang dan
tentang penggunaan secara
terperinci dari ruang ini untuk
menyiapkan suatu susunan yang
praktis dari faktor-faktor fisik yang
dianggap perlu bagi pelaksanaan
53 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran
kerja perkantoran dengan biaya
yang layak. Menurut Quible dalam
Sukoco (2007:189) “Tata ruang
kantor (layout) adalah penggunaan
ruang secara efektif serta mampu
memberikan kepuasan kepada
pegawai terhadap pekerjaan yang
dilakukan, maupun memberikan
kesan yang mendalam bagi
pegawai”. Sedangkan menurut
Komaruddin (2003:157) “Tata
ruang kantor itu merupakan suatu
metode untuk membenahi dan
menyusun alat-alat, alat-alat
pembantu, dan perlengkapan di
dalam ruangan yang bertujuan
untuk memberikan sarana bagi
pekerja”.
Dari berbagai pendapat di
atas, maka dapat diambil suatu
pengertian bahwa tata ruang kantor
adalah penggunaan ruang secara
efektif dalam penyusunan dan
pengaturan berbagai perabotan
serta perlengkapan kantor yang
disesuaikan dengan luas ruangan
yang tersedia sehingga pekerja
merasa nyaman dan leluasa dalam
menyelesaikan berbagai tugas
mereka.
Morgensen dalam The Liang
Gie (2012:173) merumuskan
efisiensi kerja sebagai
“Penggunaan akal sehat secara
teratur untuk menemukan cara-
cara yang lebih mudah dan lebih
baik dalam melaksanakan
pekerjaan”. Sedangkan The Liang
Gie (2012:173) mengungkapkan
bahwa “Efisiensi kerja adalah
perbandingan terbaik antara suatu
kerja dengan hasil yang dicapai
oleh kerja itu”.
Berdasarkan pengertian
efisien, kerja dan efisiensi kerja
menurut para ahli di atas, dapat
Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran
e-ISSN 2614-0349
diambil suatu makna bahwa
efisiensi kerja adalah seluruh
aktivitas kerja yang dilaksanakan
untuk mencapai tujuan dengan
perbandingan terbaik antara usaha
dengan hasil yang dicapai”. The
Liang Gie (2012:171-172)
meninjau tentang efisiensi kerja
dilihat dari 2 (dua) segi, yaitu:
1) Segi Usaha
2) Segi Hasil
Berdasarkan pendapat di atas
dapat diambil suatu pengertian
bahwa efisiensi kerja merupakan
perwujudan dari cara kerja yang
memungkinkan mencapai hasil
yang ditentukan, dengan
penggunaan sumber usaha yang
kecil. Seperti yang dikemukakan
oleh The Liang Gie (2012:173)
bahwa:
Dengan tidak mengabaikan
faktor-faktor lainnya yang ikut
mempengaruhi sesuatu kerja,
maka perbandingan terbaik
antara usaha dan hasilnya
dalam kerja itu terutama
ditentukan oleh caranya
melakukan aktivitas yang
bersangkutan. Jadi efisiensi
kerja pada umumnya
merupakan perwujudan dari
cara-cara kerja yang
memungkinkan tercapainya
perbandingan terbaik antara
usaha dan hasil, yaitu cara-
cara bekerja efisien.
Efisiensi kerja dapat dilihat
dari 2 (dua) segi yaitu segi hasil
kerja dan segi usaha. Efisiensi
kerja dilihat dari segi hasil kerja
yang hendak dicapai berkaitan
dengan jumlah yang lebih banyak
dan mutu yang lebih baik dengan
usaha tertentu yang dilakukan akan
54 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran
mendapatkan hasil yang maksimal.
Sedangkan efisiensi kerja jika
dilihat dari segi usaha dapat
mencakup 5 (lima) unsur yang
dapat juga disebut sebagai sumber-
sumber kerja yakni: pikiran,
tenaga, waktu, ruang dan benda
termasuk uang (The Liang Gie,
2012:173), dimana dalam
penggunaan kelima unsur kerja
tersebut sesuai dengan kebutuhan
dan tidak menimbulkan
pemborosan. Artinya efisiensi
kerja jika dilihat dari segi usaha
adalah bekerja dengan tidak
sedikitpun mengurangi hasil yang
dicapai karena dilakukan melalui
cara yang paling mudah, ringan,
cepat, dekat dan murah.
II. METODE PENELITIAN
Penelitian ini dilaksanakan di
Dinas Pendidikan Kota Surakarta
yang beralamat di Jalan D.I.
Panjaitan 07 Surakarta Kelurahan
Setabelan Kecamatan Banjarsari.
Penelitian ini dilaksanakan selama
8 (delapan) bulan mulai dari
pengajuan judul, pembuatan
proposal penelitian, penyusunan
dan penulisan laporan penelitian
sampai selesai. Waktu terhitung
mulai bulan Januari sampai bulan
Agustus 2017.
Penelitian ini menggunakan
pendekatan deskriptif kualitatif.
Menurut Lexy J. Moleong (2007:
6) “Pendekatan kualitatif yaitu
penelitian yang bermaksud untuk
memahami fenomena tentang apa
yang dialami oleh subjek
penelitian secara holistik, dan
dengan cara deskripsi dalam
bentuk kata-kata dan bahasa, pada
suatu konteks khusus yang alamiah
dan dengan memanfaatkan
Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran
e-ISSN 2614-0349
berbagai metode alamiah.” Key
Informan dalam penelitian ini
adalah Kepala Dinas Pendidikan
Kota Surakarta, sedangkan
informan pendukungnya adalah
Sekretaris Dinas Pendidikan Kota
Surakarta, Kepala Bidang, Kepala
Subbagian, dan staf. Teknik
pengumpulan data menggunakan
teknik wawancara, observasi dan
analisis dokumen. Teknik
pengambilan subjek penelitian
yang digunakan dalam penelitian
ini adalah teknik purposive
sampling. Sedangkan teknik
analisis data yang digunakan
adalah analisis interaktif dengan
aktivitas yang meliputi reduksi
data, penyajian data serta
penarikan kesimpulan dan
verifikasi. Pengujian keabsahan
data dilakukan melalui triangulasi
data dan metode. Adapun kerangka
berpikir dari penelitian ini adalah:
Gambar 1. Bagan Kerangka Berfikir
III. HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Penataan Ruang Kantor
Dinas Pendidikan Kota
Surakarta dalam mencapai
Efisiensi Kerja Pegawai
Gedung Dinas Pendidikan
Kota Surakarta memiliki 3
(tiga) lantai. Berikut ini
rincian ruang yang berada di
masing-masing lantai.
a. Lantai 1
55 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

1) Ruang Sub Bagian secara langsung, sehingga

Umum dan penelitian ini hanya akan
Kepegawaian meneliti tata ruang sebagai
2) Ruang Bidang kantor untuk bekerja para
Sekolah Dasar pegawai sehari-hari. Hal ini
3) Ruang Bidang dilakukan agar penelitian lebih
Sekolah Menengah terfokus dan tidak keluar dari
4) Ruang Sub Bagian lingkup penelitian. Ruang-
Perencanaan Evaluasi ruang tersebut antara lain:
dan Pelaporan a. Ruang Kepala Dinas
5) Ruang Sub Bagian Pendidikan Kota
Keuangan Surakarta
6) Ruang Rapat b. Ruang Sekretaris Dinas
7) Gudang c. Ruang Sub-Bagian
8) Mushola Perencanaan Evaluasi dan
9) Toilet Pelaporan
b. Lantai 2 d. Ruang Sub-Bagian
1) Ruang Kepala Dinas Keuangan
Pendidikan Kota e. Ruang Sub-Bagian Umum
Surakarta dan Kepegawaian
2) Ruang Sekretaris f. Ruang Bidang Pendidikan
Dinas Dasar Sekolah Dasar
3) Ruang Bidang g. Ruang Bidang Pendidikan
Pendidikan Anak Dasar Sekolah Menengah
Usia Dini dan h. Ruang Bidang Pendidikan
Pendidikan Anak Usia Dini dan
Masyarakat Pendidikan Masyarakat
4) Ruang Bidang Guru i. Ruang Bidang Guru dan
dan Tenaga Tenaga Kependidikan
Kependidikan
5) Ruang Rapat Faktor Penataan Ruang
6) Mushola Kantor Dinas Pendidikan
7) Toilet Kota Surakarta dalam
c. Lantai 3 mencapai Efisiensi Kerja
1) Ruang Pengawas Pegawai
2) Ruang Berkas a. Penempatan Peralatan
3) Aula dan Perlengkapan
4) Toilet Kantor Dinas
Penelitian ini Pendidikan Kota
berhubungan dengan tata Surakarta
ruang kantor, sehingga Di Dinas Pendidikan
ruangan yang akan diobservasi Kota Surakarta
dan dijadikan objek penelitian ketersediaan peralatan dan
adalah ruang-ruang yang perlengkapan kantor yang
merupakan tempat berada di setiap ruangan
berlangsungnya pekerjaan berupa alat tulis kantor

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
56 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

(ATK) yaitu pensil, ruang bidang dan

pulpen, spidol, stapler, subbagian bisa menelepon
gunting, cutter, kertas pengelola surat di ruang
HVS, tinta printer dan Kepala Dinas untuk
lain sebagainya. mengetahui apakah
Sedangkan untuk dokumen yang diserahkan
peralatan kantor seperti ke Kepala Dinas sudah
komputer, printer, ditandatangani. Dengan
scanner. Untuk furnitur adanya sarana komunikasi
kantor seperti meja dan seperti ini memudahkan
kursi, furnitur kantor koordinasi antar pegawai.
seperti rak arsip, lemari Selain itu juga dapat
arsip dan filling cabinet. mengurangi pemborosan
Di ruang sub bagian waktu. Fasilitas lainnya
Perencanaan Evaluasi dan yaitu adanya Wi-Fi di
Pelaporan yang perlu seluruh ruangan bidang
ditambah ruang tersendiri dan subbagian di Dinas
untuk menyimpan Pendidikan Kota
dokumen-dokumen agar Surakarta. Fasilitas ini
tidak menumpuk di meja digunakan untuk
dan di lantai. Pemindahan menunjang kinerja
dokumen-dokumen ke pegawai, misalnya
ruangan tersendiri belum mengirim dokumen
dapat terlaksana melalui e-mail.
dikarenakan keterbatasan b. Tata ruang Kantor yang
waktu dan tenaga. Aman dan Nyaman
Untuk sarana 1) Cahaya atau
komunikasi di Dinas Penerangan
Pendidikan Kota Penerangan atau
Surakarta sudah tersedia pencahayaan di
telepon di setiap ruang seluruh Dinas
bidang maupun ruang Pendidikan Kota
subbagian. Telepon ini Surakarta
berfungsi untuk menggunakan cahaya
berkomunikasi antar kombinasi, yaitu
ruangan, tanpa pegawai perpaduan antara
harus pergi ke suatu cahaya buatan dengan
ruangan tersebut. cahaya matahari.
Misalnya untuk meminta Cahaya buatan
nomor surat di bagian berasal dari lampu
Umum lantai 1 cukup neon sedangkan
dengan menelepon cahaya matahari
petugas yang mengurusi berasal dari jendela.
penomoran surat. Walaupun semua
Kemudian contoh lain ruang bidang
adalah pegawai di ruang- memiliki jendela di

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
57 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

sisi ruangan, namun Suara berisik akan

hanya beberapa mengganggu
ruangan yang konnsentrasi kerja
membuka jendela- pegawai sehingga
jendela tersebut untuk mereka akan merasa
membantu tidak nyaman dan
pencahayaan pada pekerjaan mereka
siang hari. akan terganggu.
2) Warna Suara bising yang
Warna yang dipilih sering terdengar di
untuk ruangan- Dinas Pendidikan
ruangan di gedung ini Kota Surakarta
adalah warna yang adalah suara mesin
tidak mencolok. pompa air sumur
Keseluruhan warna dalam (samping
dimulai dari luar ruang Bidang
gedung sampai pada Pendidikan Dasar
bagian dalam gedung Sekolah Menengah),
serta ruangan- suara bising dari
ruangan speaker sekolah
menggunakan warna (ruang Subbagian
putih pada bagian PEP dan Keuangan,
dinding. Untuk warna ruang Bidang GTK,
pintu, jendela, dan ruang Sekretaris
furnitur kebanyakan Dinas), suara bising
menggunakan warna dari parkiran (ruang
cokelat kayu. Subbagian Umum
Sedangkan untuk Kepegawaian).
warna keramik lantai Namun ada pula
menggunakan warna suara yang membuat
putih. pegawai menjadi
3) Udara bersemangat dalam
Ruangan- ruangan bekerja, seperti suara
yang digunakan musik. Ruangan yang
secara aktif di gedung sering terdengar suara
ini semuanya sudah musik didalamnya
menggunakan AC. adalah ruang bidang
Namun jika suatu Pendidikan Dasar
ketika AC di dalam Sekolah Dasar, ruang
ruangan mati, maka bidang Pendidikan
jendela yang ada di Dasar Sekolah
ruangan-ruangan bisa Menengah, dan ruang
dibuka untuk sekretaris Kepala
memperlancar Dinas.
sirkulasi udara.
4) Suara

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
58 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

B. Hambatan-hambatan dalam pewarnaan atau cat

Penataan Ruang Kantor dinding. Di sebagian
Dinas Pendidikan Kota ruangan tampak warrna
Surakarta cat dinding sudah
1. Luas Ruangan Kurang mengelupas. Selain itu di
Sesuai ruang subbagian
Di Dinas Pendidikan Kota Perencanaan Evaluasi dan
Surakarta luas ruangan Pelaporan ada plafon
satu bagian dengan bagian yang rusak disebabkan
lainnya tidak didesain oleh rembesan air dari
sesuai dengan jenis kamar mandi yang
pekerjaan di tiap-tiap terletak di lantai 2.
bidang. Ada sebagian 4. Fungsi Peralatan Kantor
ruang yang terlihat luas, Kurang Maksimal
namun di sebagian ruang Di Dinas Pendidikan Kota
lain terlihat penuh sesak. Surakarta terdapat
2. Kurangnya Tempat beberapa peralatan kantor
Penyimpanan Berkas yang performanya sudah
Di beberapa ruangan tidak maksimal lagi.
Dinas Pendidikan Kota Contohnya adalah AC
Surakarta terdapat berkas- (Air Conditioner) di
berkas yang menumpuk beberapa ruangan yang
dan membuat ruangan suhunya tidak bisa diatur
terlihat sempit juga dalam suhu dingin lagi.
menghalangi lalu lintas
pegawai di dalam ruangan C. Usaha-usaha yang
tersebut. Hal ini Dilakukan Dinas
dikarenakan kurangnya Pendidikan Kota
tempat penyimpanan Surakarta dalam
berkas atau arsip. Berkas- mengatasi Hambatan-
berkas yang sudah tidak hambatan Tata Ruang
sering digunakan lagi Kantor
tidak segera dipindahkan 1. Luas Ruangan Kurang
ke suatu ruangan tertentu Sesuai
padahal dalam setiap Ruangan yang terlihat
pekerjaan kantor selalu sempit akan membuat
menghasilkan berkas- pegawai merasa tidak
berkas. nyaman dan kurang
3. Kondisi Fisik Gedung memiliki ruang gerak
Kantor yang bebas. Untuk
Gedung Dinas Pendidikan mengatasi hal tersebut,
Kota Surakarta belum yang dapat dilakukan
mengalami oleh pegawai adalah
perubahan/renovasi sejak menyesuaikan diri
pertama kali ditempati. dengan kondisi ruangan
Terutama renovasi untuk yang ada.

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
59 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

2. Kurangnya Tempat tidak memungkinkan

Penyimpanan Berkas untuk dipakai.
Untuk mengatasi
hambatan terkait IV. KESIMPULAN
masalah kekurangan Berdasarkan hasil penelitian
tempat penyimpanan dan pembahasan yang telah
berkas, yang dapat diuraikan, maka dapat disimpulkan
dilakukan oleh pegawai beberapa hal sebagai berikut:
adalah dengan mengatur 1. Gedung Dinas Pendidikan
sedemikian rupa berkas- Kota Surakarta tidak
berkas yang masih dirancang khusus sesuai
dipakai di dekat meja dengan kebutuhan masing-
kerja mereka. Karena masing bidang, jadi ada
dengan adanya berkas- sebagian luas ruangan yang
berkas yang terlalu tidak sesuai dengan jenis
banyak menumpuk di kebutuhan pekerjaan pegawai.
suatu ruangan akan Di beberapa ruang bidang
menjadikan ruangan terlihat luas dan lapang,
terasa sempit. namun beberapa ruangan
3. Kondisi Fisik Gedung terlihat sempit dan tidak
Kantor teratur dikarenakan banyaknya
Kondisi fisik gedung berkas-berkas yang tertumpuk
kantor di beberapa di dalam ruangan. Dokumen-
bagian kurang dokumen yang menumpuk
mendapatkan perhatian tersebut hanya diletakkan di
khusus. Untuk lantai, di atas lemari dan di
mengatasi permasalahan atas meja. Keterbatasan ruang
ini yang dapat dilakukan ini juga menyebabkan jarak
oleh pegawai adalah peralatan dan perabotan kantor
dengan mengusulkan terlalu berdekatan, hal ini
perbaikan atau renovasi. membuat terbatasnya ruang
4. Fungsi Peralatan Kantor gerak pegawai.
Kurang Maksimal Penerapan asas-asas tata ruang
Untuk mengatasi kantor di Dinas Pendidikan
hambatan terkait Kota Surakarta, masih kurang
permasalahan peralatan sesuai dengan asas jarak
kantor yang sudah tidak terpendek. Sekretaris Dinas
maksimal lagi fungsinya memiliki 3 (tiga) subbagian
yang dapat dilakukan dibawahnya yaitu: Subbagian
pegawai adalah dengan Umum dan Kepegawaian,
menggunakan fasilitas Subbagian Keuangan, serta
lain yang Subbagian Perencanaan
memungkinkan. Evaluasi dan Pelaporan.
Misalnya membuka Ketiga ruang subbagian
jendela untuk sirkulasi tersebut berada di lantai 1 dan
udara ketika kondisi AC ruang Sekretaris Dinas berada

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
60 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

di lantai 2. Dalam penerapan sebagian ruang yang

asas jarak terpendek, terlihat luas, namun di
pekerjaan harus dikerjakan sebagian ruang lain
secepat mungkin. Namun di terlihat sempit.
Dinas Pendidikan Kota b. Dalam proses pelaksanaan
Surakarta khususnya untuk pekerjaan akan dihasilkan
ketiga ruang subbagian berkas-berkas. Namun
tersebut masih memerlukan jumlah berkas yang
banyak waktu dikarenakan dihasilkan tidak sesuai
ruang kerja yang terpisah- dengan daya tampung
pisah, sedangkan antara ruangan, sehingga berkas
subbagian tersebut memiliki menjadi tertumpuk di atas
pekerjaan yang saling meja, lemari, dan di atas
berkesinambungan. Ruang- lantai. Hal ini akan
ruang di Dinas Pendidikan mengganggu lalu lintas
Kota Surakarta terpisah antara pegawai di dalam
satu bidang dengan bidang ruangan, maka
lain. Namun dalam setiap dibutuhkan tambahan
bidang tersebut menerapkan ruang untuk penyimpanan
tata ruang kantor terbuka. Hal berkas.
tersebut mendukung pegawai c. Hambatan berikutnya
untuk dapat berinteraksi yaitu terkait dengan
secara langsung tanpa adanya kondisi fisik gedung
sekat-sekat yang menghalangi kantor (cat dinding
dalam berkomunikasi. Setiap mengelupas, plafon rusak,
ruangan di Dinas Pendidikan dan lubang bekas AC).
Kota Surakarta diberi AC (Air Gedung Dinas Pendidikan
Conditioner) di samping Kota Surakarta belum
ventilasi udara supaya banyak mengalami
pegawai merasa nyaman perubahan/renovasi sejak
dalam bekerja. Pencahayaan pertama kali ditempati.
berasal dari lampu neon dan Terutama renovasi untuk
jendela. Pemilihan warna pewarnaan atau cat
dinding putih juga sudah dinding. Di sebagian
mendukung kinerja pegawai ruangan tampak warrna
karena sesuai dengan jenis cat dinding sudah
kantor pemerintah. mengelupas. Selain itu di
2. Hambatan-hambatan dalam ruang sub bagian
Penataan Ruang Kantor Perencanaan Evaluasi dan
a. Hambatan penataan ruang Pelaporan ada plafon
Dinas Pendidikan Kota yang rusak disebabkan
Surakarta yang utama oleh rembesan air dari
adalah luas ruangan yang kamar mandi yang
kurang sesuai. Karena terletak di lantai 2.
hanya menempati gedung
yang sudah tersedia, ada

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
61 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

3. Usaha untuk mengatasi V. DAFTAR PUSTAKA

Hambatan Penataan Ruang Bungin, Burhan. 2007. Metodologi
Kantor Penelitian Kualitatif. Jakarta:
a. Untuk mengurangi Prenada Media.
hambatan terkait dengan De Carlo, F. 2013. Layout Design
luas ruangan yang kurang for a Low Capacity
sesuai, upaya yang dapat Manufacturing Line : A Case
dilakukan pegawai adalah Study.
dengan menyesuaikan http://journals.sagepub.com/do
ruang yang ada sekarang i/full/10.5772/56883.
dengan pengaturan Sage.Journal (Indentified by
perabotan dan berkas- Scopus)
berkas sedemikian rupa. Dwihapsari, Dinka Rizky. 2016.
Ruangan ditata senyaman Analisis Tata Ruang Kantor
mungkin sehingga (Studi Kasus di Kantor Dinas
pegawai merasa nyaman Pendidikan Pemuda dan
dengan kondisi yang ada Olahraga Kabupaten
saat ini. Sedangkan Boyolali). Diperoleh pada 14
jangka panjangnya adalah Desember 2016 dari
dengan mengusulkan https://digilib.uns.ac.id/dokum
renovasi gedung yang en/detail/55264/Analisis-Tata-
sesuai dengan kebutuhan Ruang-Kantor-Studi-Kasus-di-
pegawai. Kantor-Dinas-Pendidikan-
b. Untuk memecahkan Pemuda-dan-Olahraga-
hambatan kondisi fisik Kabupaten-Boyolali.
gedung Dinas Pendidikan Gie, The Liang. 1992. Efisiensi
Kota Surakarta (cat Kerja bagi Pembangunan
dinding mengelupas, Negara. Yogyakarta: Gajah
plafon rusak, dan lubang Mada University Press.
bekas AC yang belum Gie, The Liang. 2012.
ditutup) telah dilakukan Administrasi Perkantoran
pengusulan renovasi oleh Modern. Yogyakarta: Liberty.
Bidang SMP, Subbagian Hameed, Amina dan Shehla
Perencanaan Evaluasi Amjad. 2009. Impact of Office
Pelaporan, dan ruang Design on Employees’
Sekretaris Dinas, namun Productivity: A Case Study of
hingga penelitian ini Banking Organizations of
dilakukan renovasi belum Abbottabad, Pakistan.
terlaksana. Jika kondisi Diperoleh pada 16 Januari
gedung kantor dalam 2017 dari
keadaan baik maka https://www.scientificjournals.
pegawai akan merasa org/journals2009/articles/1460
nyaman dalam bekerja .pdf
dan efisiensi dapat Hasan, M. Iqbal. 2002. Pokok-
tercapai. pokok Materi Metodologi

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349
62 – Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

Penelitian dan Aplikasinya. Saha, Sonali. 2016. A Study on

Jakarta: Ghalia Indonesia. Impact of Workplace Design
Iskandar. 2009. Metodologi on Employee’s Productivity in
Penelitian Pendidikan dan Selected IT Companies in
Sosial. Jakarta: Gaung Persada Pune Region. Diperoleh pada
Press. 16 Januari 2017 dari
Komaruddin. 2003. Manajemen oaji.net/articles/2016/1880-
Kantor Teori dan Praktek. 1452077162.pdf
Bandung: Trigenda Karya. Sawiji, Hery. 2002. Manajemen
Miles, Matthew B. dan A. Michael Perkantoran. Surakarta: UNS
Huberman. 2007. Analisis Press.
Data Kualitatif: Buku Sumber Sugiyono. 2013. Metode
tentang Metode-metode Baru. Penelitian Kuantitatif
Jakarta: UI Press. Kualitatif dan R&D. Bandung:
Moenir, A. S. 2001. Tatalaksana CV Alfabeta.
(Manajemen) Perkantoran Sukoco, Badri M. 2007.
dan Penerapannya. Jakarta: Manajemen Administrasi
Pradnya Paramita. Perkantoran Modern.
Moleong, Lexy J. 2007. Metode Surabaya: Erlangga.
Penelitian Kualitatif: Edisi Sutopo, H. B. 2006. Metodologi
Revisi. Bandung: PT Remaja Penelitian Kualitatif.
Rosdakarya. Surakarta: Penerbit
Nuraida, Ida. 2014. Manajemen Universitas Sebelas Maret
Administrasi Perkantoran. Surakarta.
Yogyakarta: Kanisius. Syamsi, Ibnu. 2007. Efisiensi,
Nurnovitasari, Niken. 2011. Sistem, dan Prosedur Kerja.
Analisis Penataan Ruang Jakarta: PT Bumi Aksara.
Kantor Tata Usaha dalam Zhenyuan, Jia. LU Xiaohong,
Mencapai Efisiensi Kerja Wang Wei, Jia Defeng &
Pegawai (Studi Kasus di Wang Lijun. 2011. Design and
Kantor Tata Usaha Dekanat Implementation of Lean
FKIP UNS). Diperoleh pada Facility Layout System of a
14 Desember 2016 dari Production Line. Diperoleh
https://digilib.uns.ac.id/dokum pada 16 Januari 2017 dari
en/detail/21228/Analisis- http://journals.sfu.ca/ijietap/in
penataan-ruang-kantor-tata- dex.php/ijie/article/viewFile/1
usaha-dalam-mencapai- 99/210.
efisiensi-kerja-pegawai-Studi-
Kasus-di-Kantor-Tata-Usaha-
Dekanat-FKIP-UNS-
Surakarta-Tahun-2010.
Rasto. 2015. Manajemen
Perkantoran Paradigma Baru.
Bandung: Alfabeta.

Jurnal Informasi dan Komunikasi Administrasi Perkantoran

e-ISSN 2614-0349