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Universidad de la Cuenca del Plata - Facultad de Ciencias Económicas

Carrera: Contador Publico


Asignatura: Sistemas Administrativos
Profesor: C.P. Gustavo Ariel Mereles

Universidad de la Cuenca del Plata

Facultad de Ciencias Económicas

Sede Formosa

Carrera: Contador Público

Apuntes de cátedra - Sistemas


Administrativos

Profesor: C.P. Gustavo Ariel Mereles

Año 2013

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Universidad de la Cuenca del Plata - Facultad de Ciencias Económicas
Carrera: Contador Publico
Asignatura: Sistemas Administrativos
Profesor: C.P. Gustavo Ariel Mereles

UNIDAD 1: INTRODUCCIÓN.

Advertencia: el presente trabajo integra la serie de fascículos de “Apuntes de Cátedra” de la


asignatura “Sistemas Administrativos”, el mismo pretende servir de soporte complementario y
simplificador de la bibliografía básica aconsejada para el desarrollo de la materia y no pretende
reemplazar en modo alguno los textos o tratados relacionados con la materia, títulos que pueden
consultarse al termino del desarrollo de cada punto de la unidad.

1.1. Organización. Definición. Características.

Dentro de un enfoque mas amplio, las organizaciones” son unidades sociales (o agrupaciones
humanas) construidas intencionalmente y reconstruidas para alcanzar objetivos específicos”. Esto
significa que las organizaciones se proponen y construyen con planeación y se elaboran para conseguir
determinados objetivos; así mismo, se reconstruyen, es decir, se reestructuran y replantean a medida
que los objetivos se alcanzan o se descubren medios mejores para alcanzarlos a menor costo y
esfuerzo. La organización no es una unidad inmodificable sino un organismo social vivo sujeto a
cambios.
La organización es una forma peculiar de asociarse por la que opta el hombre para alcanzar la
solución de sus problemas, entre ellos, los de producción de bienes de bienes y servicios. Las
organizaciones por naturaleza tienen la misión de lograr objetivos y no están aisladas ni son
autosuficientes, existen en un entorno del cual obtienen sus recursos y a su vez proveen los resultados
de sus procesos.
Una organización es un conjunto de personas, tiene una frontera relativamente identificable, que
comparten unas normas comunes, existen niveles de autoridad, existe un sistema de comunicaciones,
hay coordinación entre sus miembros, tiene una existencia continua en un entorno, existen funciones y
actividades vinculadas con un conjunto de objetivos y generan resultados para sus miembros, para la
organización y para la sociedad.
Una organización es un sistema abierto, complejo que cumple fines, es creada por el hombre y
mantiene su existencia y es un conjunto de partes que forma un todo organizado. La organización es el
resultado de la relación entre las partes y que ejercen una influencia mutua que genera la estructura del
sistema.
Tipos de organizaciones
Las denominada organizaciones formales son aquellas que tienen normas y reglamentos
escritos y estructuras de puestos y jerarquía que rigen las relaciones entre los individuos y órganos
componentes

Las organizaciones con fines de lucro tienen como objeto principal la obtención de ganancias
producto de la actividad que desarrollan.

Las organizaciones sin fines de lucro persiguen otras finalidades diferentes a la obtención de
rentabilidad, como por ejemplo, actividades filantrópicas y de beneficencia (Cruz Roja), de
esparcimiento y recreación (Club Náutico), de cuidado del medio ambiente (Greenpeace), etc.

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El fenómeno de las organizaciones sin fines de lucro es relativamente reciente ya que


normalmente han predominado las organizaciones de los estados y de las empresas. Lo cierto es que
en la actualidad han aumentado su número, la diversidad de actividades que abordan y movilizan
cuantiosos recursos. El aspecto inédito es que se han convertido en instrumentos para los programas
de los gobiernos y de las empresas para abordar cuestiones sociales o de fomento.

En los recientes problemas que padece la Argentina, tales como la pobreza, el desempleo y la
marginalidad, las organizaciones sin fines de lucro cumplen un papel importante.

La tendencia es que la acción social es liderada en nuestra sociedad por este tipo de
organizaciones que normalmente aparecen como proveedores de servicios muy demandados que
incluyen la educación (Universidad de la Cuenca del Plata – Fundación Jean Piaget), la Salud (Cruz
Roja), la prevención de epidemias, la recreación y los deportes (Club Chacra Ocho, Club Náutico
Formosa) la creación de empleos, el desarrollo de emprendimientos empresarios y otras actividades.
Pero sus servicios no son de la misma naturaleza que los que proveen las empresas, ya que su
naturaleza se vincula al cambio de la situación de las personas frente a determinadas circunstancias
sociales, se dedican a la transformación de los seres humanos, por lo tanto su función es la de agente
de cambio humano, lo que constituye un servicio muy peculiar.

Tanto las organizaciones lucrativas como las que no lo son necesitan recursos económicos (por
ejemplo dinero), para llevar a cabo el objeto para el cual se constituyeron.

Entidades con fines de lucro Entidades sin fines de lucro


Objetivo Obtener ganancias o rentabilidad producto No persiguen obtener ganancias, sino
de la actividad desarrollada otros fines que pueden ser filantrópicos,
ecológicos, sociales, etc.
Destino de Cubrir gastos y obligaciones y el remanente Cubrir gastos y obligaciones y el
excedentes es distribuido entre los propietarios quienes remanente debe ser volcado al
pueden disponer de los mismos libremente. cumplimiento del objeto social.

Propiedad Proporcional al aporte realizado por cada No hay propietarios.


del capital propietario.
Destino Se distribuye entre cada propietario según Debe ser destinado a otra entidad sin fines
final de los la proporción que le corresponda de lucro o al Estado.
fondos

Características.
La mayoría de las organizaciones tienen características en común, como por ejemplo las
siguientes:
- Dan trabajo y generan empleos
- Crean y satisfacer necesidades.
- Crean y elaboran productos y servicios
- Producen y transmiten tecnología.
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- Crean, transmiten y reciben manifestaciones de la cultura.


- Distribuyen y redistribuyen recursos.
- Generen, poseen y transmiten Poder.
- Son medios para crear, conservar, transmitir y modificar el conocimiento.
- Son indicadores de la sociedad actual.
- Crean símbolos, imagen y prestigio.
- Posibilitan alcanzar objetivos generales y particulares.
- Permiten las vinculaciones entre individuos y grupos los que constantemente interactúan entre
si.
- Son espacios para el desarrollo personal y profesional.

Fuente: Chiavenato Idalberto, Administración – Proceso Administrativo; Editorial Mc Graw Hill, 2001 (Capitulo 2).
Álvarez, Héctor Felipe, Administración – un enfoque interdisciplinario y competitivo, Editorial Ediciones
EUDECOR, 2007 (Capitulo 4).
Abadi, M.; Baigros K.; Sciarrotta C.; Tecnologías de Gestión, Editorial Aique, 2007 (Capitulo 1).

1.2. Administración. Definición. Objeto y Objetivo.


La palabra administración viene del latín Ad: hacia, dirección, tendencia; Minister: subordinación u
obediencia. Significa aquel que realiza una acción bajo el mando de otro, es decir aquel que presta un
servicio a otro.

La administración como disciplina tiene por finalidad dar una explicación acerca del
comportamiento de las organizaciones y se refiere al proceso de la dirección de las mismas.

La administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos


para lograr los objetivos organizacionales con eficiencia (mejor combinación posible de recursos) y
eficacia (medida del logro de objetivos). Ayuda a que una organización sea exitosa

La función de planeamiento se refiere a la determinación de los diferentes niveles de objetivos a


alcanzar por la organización y a tomar anticipadamente las decisiones sobre las acciones a llevar en el
futuro, se establecerán los propósitos, la misión, los objetivos globales y las estrategias y los planes de
acción en todos los niveles.

La función de organización consiste en relacionar y coordinar los recursos humanos, financieros,


materiales e información para lograr los objetivos propuestos. Se tienen que definir las funciones de la
organización, las tareas y las responsabilidades en todos los niveles de la organización.

La función de dirección permite llevar a cabo la planificación en base al diseño de la


organización para lo cual es necesario dirigir a todos los miembros de la organización a los objetivos
establecidos, para lo cual es necesario comunicar y motivar al personal para obtener un desempeño
elevado de todos ellos.

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La función de control es la tarea administrativa que monitorea los planes que se llevan a cabo,
se evalúan los desvíos y se realizan los cambios necesarios. Se establecen estándares para medir los
resultados cualitativos y cuantitativos, las normas de control permite detectar los problemas que se
presentan comparando la información con los planes, lo que permite la retroalimentación. Es la función
administrativas que sigue a la plantación, la organización y la dirección. Sirve para garantizar que los
resultados de lo que se planeo, organizo y dirigió se ajustan a los objetivos fijados.

En síntesis:

Función de planeamiento ¿qué se quiere hacer, qué se hará?


Función de organización ¿cómo se hará?
Función de dirección hacer que se logren los objetivos
Función de control ¿cómo se han realizado?

Objeto: el objeto de la administración son las Organizaciones.

Objetivos:

- Interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlos en acción


organizacional.
- Ayudar a alcanzar competitividad a la organización teniendo en cuenta el mundo de negocios
muy competitivo y complejo de la actualidad.
- Combinar de la mejor manera posible los recursos.
- Lograr eficiencia (significa hacer las cosas bien y de acuerdo con el método preestablecido. La
eficiencia corresponde al 100% del tiempo estándar establecido por el estudio de los tiempos y
movimientos. Implica ejecutar bien y correctamente las tareas. El trabajo eficiente es un trabajo
bien ejecutado. Se consigue utilizando de forma óptima el recurso tiempo y costo).
- Lograr eficacia (alcanzar objetivos y resultados. Un trabajo eficaz es provechoso y exitoso).
- Lograr efectividad (mantener la eficiencia y eficacia en el transcurso del tiempo).
- Potenciar la creación de riqueza.
- Coordinar tareas.
- Incluir a la Responsabilidad Social como lineamiento a tener en cuenta.

Fuente: Chiavenato Idalberto, Administración – Proceso Administrativo; Editorial Mc Graw Hill, 2001 (Capitulo 1).
Álvarez, Héctor Felipe, Administración – un enfoque interdisciplinario y competitivo, Editorial Ediciones
EUDECOR, 2007 (Capitulo 1).

1.3. Contexto organizacional. Cambio, Complejidad y Administración.

El entorno de una organización es el conjunto de todos los elementos o actores externos que son
pertinentes y relevantes para su actuación, se trata de un conjunto de factores que no están a primera
vista bajo el control de la organización y que determinan sus resultados. Es la sumatoria de variables
que están fuera de la organización.
El cambio y la expansión son los nuevos valores que afectan el desempeño de las organizaciones
y de sus estrategias. Las organizaciones no son autosuficientes, necesitan pensar globalmente, no son

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cerradas y tienen cierta dependencia e intercambio de recursos con el medio ambiente.


El entorno de la organización tiene elementos de acción directa que son los que influyen
directamente en las actividades de cualquier organización y afectan el logro de sus objetivos
(empleados, accionistas, clientes, competidores, proveedores, etc.)
También existen elementos de acción indirecta, es decir aquellos que afectan indirectamente las
actividades y resultados de una organización (las políticas económicas, la tecnología y los factores
sociales y culturales).
Es por eso que el entorno de las organizaciones se esta volviendo mas complejo, diverso e
imprevisible.
En el entorno se originan diferentes procesos que influyen en el funcionamiento de las
organizaciones, como ser la denominada “selección natural” donde quedan las organizaciones que
mejor se adapten a las restricciones que impone el entorno; la “dependencia de recursos” que se
relaciona con la vinculación del ente con proveedores, clientes y otros reguladores; y por ultimo la
“interdependencia” con los diferentes componentes y actores (integrantes de la sociedad que ejercen
un rol en el intercambio de bienes y servicios) del entorno.
El entorno tiene que ser administrado, por lo que cada organización tiene que conocer en cada
momento las variables exógenas que puedan influir en su viabilidad. Esto exige cierta capacidad para
interpretarlas, para poder conocer y evaluar las amenazas y las oportunidades y adaptarse activamente
a entorno.
Factores que influyen directamente en el funcionamiento de las organizaciones
a) Sector económico: es importante tener en cuenta las reglas de juego y características del
mercado del sector al que pertenece la organización, hay que analizar las barreras de
entradas (factores que deben considerarse al ingresar a un mercado y representan una
limitación para entrar en él) y de salida (factores que deben tenerse en cuenta al egresar de
un mercado y que representan una limitación para salir de éste), la cantidad de
organizaciones, la diferenciación de los productos y de los servicios, la elasticidad de la
demanda, la concentración de clientes y de proveedores, el nivel de costos fijos y la tasa de
crecimiento del mercado. Los factores que determinan el nivel de competencia son la
entrada de nuevos competidores, el poder de negociación de los proveedores y clientes, los
productos sustitutos y la rivalidad en los competidores actuales.
b) Los clientes: es importante saber por qué compran, cuál es el proceso de compra, como
utilizan los productos o los servicios, cómo esta segmentado el mercado, cuál es el perfil
económico de los clientes y cuál es el sistema de distribución, tener en cuenta el precio, la
calidad y el servicio son algunas de las claves que se tienen que tener en cuenta.
c) Los competidores: hay que conocer la participación en el mercado que tienen, sus ventas,
la estrategia comercial, los resultados financieros, los nuevos proyectos, las expansiones,
etc.
d) Los proveedores: estos actores son importantes porque determinan tanto la calidad como
el precio final de los productos o servicios.
e) Los sindicatos: estas organizaciones regulan el mercado laboral, defienden los intereses
de sus afiliados y convienen con el sector patronal las condiciones de trabajo y salario,
cuestiones que impactan en los costos de las organizaciones.
f) El sistema financiero: los bancos, las entidades financieras y todas aquellas vinculadas al
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crédito y a los seguros proveen de recursos financieros a las organizaciones de corto y


largo plazo para financiar tanto el capital de trabajo como las inversiones.
Factores que influyen indirectamente en el funcionamiento de las organizaciones
a) Los factores económicos: variables como el índice de inflación, escasez o alto costo de la
mano de obra, de la materia prima, del capital para inversiones y de la energía; la regulación o
desregulación gubernamental, las relaciones obrero-patronal, la escasez de gerentes
calificados, la tecnología, los tipos de cambio, los nuevos competidores y las presiones de
grupos defensores de la ecología influyen en el desempeño de las organizaciones.
b) Los factores políticos: procesos de privatizaciones o estatizaciones, la regulación legal, la
inestabilidad de los gobiernos, etc. son factores que también condicionan a las entidades.
c) La sociedad y los factores culturales: factores demográficos, tradiciones, valores,
costumbres, estilos de vida, intereses, etc. también afectan a las organizaciones.
d) La tecnología: la sustitución de hombres por maquinas, la mayor producción, la innovación, la
robótica, etc. influyen en el funcionamiento de las organizaciones

Fuente: Chiavenato Idalberto, Administración – Proceso Administrativo; Editorial Mc Graw Hill, 2001 (Capitulo 1).
Álvarez, Héctor Felipe, Administración – un enfoque interdisciplinario y competitivo, Editorial Ediciones
EUDECOR, 2007 (Capitulo 3).
Abadi, M.; Baigros K.; Sciarrotta C.; Tecnologías de Gestión, Editorial Aique, 2007 (Capitulo 2).

1.4. La organización en el proceso administrativo concepto y definición. Estrategia y


organización.

Proceso administrativo: es el conjunto de funciones administrativas que incluyen a la plantación, la


organización, la dirección y el control.

Continuamente, las organizaciones deben redistribuir, reajustar y adecuar los recursos disponibles
a los objetivos y oportunidades que brinda el ambiente de tarea. Al acelerarse los cambios en el
ambiente de tareas, se origina una creciente presión que exige mucha capacidad para anticiparse a
ellos y aprovechar de inmediato las nuevas oportunidades, así como capacidad de actuar con
flexibilidad para contrarrestar las amenazas y presiones ambientales. La estrategia organizacional es el
primer y principal paso que debe dar la empresa para lograr esta capacidad de maniobra.

La noción de estrategia surgió de la actividad militar, el antiguo concepto militar la define como la
aplicación de fuerzas en gran escala contra cualquier enemigo.

En términos empresariales, la podemos definir como la movilización de todos los recursos para
conseguir objetivos a largo plazo. Es un conjunto de objetivos y políticas para guiar y orientar el
comportamiento de la organización a largo plazo. Es un método de planificación que busca anticiparse
a problemas que aparecen en ambientes turbulentos.

El enfoque de la estrategia organizacional postula a la misma como un sistema abierto buscando


la máxima eficiencia posible, se concentra en el entorno y desde allí se parte para dirigir una

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organización.

Dirigir en forma estratégica implica un estilo de dirección más participativa y una planificación
flexible.

Fuente: Chiavenato Idalberto, Administración – Proceso Administrativo; Editorial Mc Graw Hill, 2001 (Capitulo 1).
Álvarez, Héctor Felipe, Administración – un enfoque interdisciplinario y competitivo, Editorial Ediciones
EUDECOR, 2007 (Capitulo 3).
Abadi, M.; Baigros K.; Sciarrotta C.; Tecnologías de Gestión, Editorial Aique, 2007 (Capitulo 2).

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UNIDAD 2: TEORÍA DE SISTEMAS.

Advertencia: el presente trabajo integra la serie de fascículos de “Apuntes de Cátedra” de la


asignatura “Sistemas Administrativos”, el mismo pretende servir de soporte complementario y
simplificador de la bibliografía básica aconsejada para el desarrollo de la materia y no pretende
reemplazar en modo alguno los textos o tratados relacionados con la materia, títulos que pueden
consultarse al termino del desarrollo de cada punto de la unidad.

2.1. Sistemas. Concepto, componentes y dinámica.

Sistema: un sistema es un conjunto de elementos (que son partes u órganos componentes del
sistema), que se interrelacionan de manera dinámica y forman una red de comunicación y relaciones,
en función de la relación reciproca entre ellos, desarrollan una actividad o función (que es la operación,
actividad o proceso del sistema) para lograr uno más objetivos (que constituyen la finalidad para la que
fue creado).

El sistema es un todo organizado, este aspecto de totalidad e integridad es el fundamento del sistema.
Cuando se habla de naturaleza sistémica, ésta se refiere al funcionamiento global, total e integrado en
que el todo es mayor (o diferente) que la suma de sus partes (sinergia).

Para funcionar el sistema requiere los siguientes componentes:

a) Entradas o insumos (inputs): todo sistema recibe del ambiente externo insumos necesarios para
funcionar, ningún sistema es autosuficiente o autónomo. Los insumos pueden ser recursos, energía o
información.

b) Operación o procesamiento: todo sistema procesa o convierte sus entradas a través de sus
subsistemas. Cada tipo de entrada (sean recursos materiales -maquinas y equipos o materiales-, sean
recursos humanos o recursos financieros – dinero y créditos- se procesa en los subsistemas
específicos, es decir, especializados en procesarlos.

c) Salidas o resultados (outputs): todo sistema coloca en el ambiente externo las salidas o resultados
de sus operaciones o procesamiento. Las entradas se procesan debidamente, se convierten en
resultados y luego se exportan hacia el ambiente. Las salidas, productos o servicios prestados, energía
o información, son consecuencias de las operaciones o procesos realizados por los diversos
subsistemas en conjunto.

d) Retroacción o retroalimentación (feedback): retorno o entrada de nuevo al sistema de parte de sus


salidas o resultados, que influyen en su funcionamiento. La retroacción o retroalimentación es
información o energía de retorno que vuelve al sistema para retroalimentarlo o modificar su
funcionamiento, en términos de resultados o salidas. La retroalimentación es un mecanismo sensor
que permite al sistema orientarse frente al ambiente externo y detectar los desvíos que deben
corregirse para alcanzar los objetivos.

La retroalimentación puede ser positiva o negativa, es positiva si estimula la entrada de insumos en el


sistema, agiliza o incrementa sus operaciones y, en consecuencia, produce mas salidas o resultados: la

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negativa actúa para impedir o restringir la entrada de insumos, frenar y reducir sus operaciones y por
consiguiente producir menos salidas o resultados.

Teoría de sistemas: corriente doctrinaria que trata a las organizaciones como sistemas abiertos, en
constante interacción e intercambio con el medio ambiente.

Homeostasis: la retroalimentación ya sea positiva o negativa permite al sistema alcanzar el equilibrio y


la estabilidad en el funcionamiento. Este equilibrio es dinámico, por ejemplo, en los seres vivos la
temperatura corporal se mantiene estable a pesar de las variaciones del medio ambiente externo.

Fuente: Chiavenato Idalberto, Administración – Proceso Administrativo; Editorial Mc Graw Hill, 2001 (Capitulo 1).
Álvarez, Héctor Felipe, Administración – un enfoque interdisciplinario y competitivo, Editorial Ediciones
EUDECOR, 2007 (Capitulo 3).
Abadi, M.; Baigros K.; Sciarrotta C.; Tecnologías de Gestión, Editorial Aique, 2007 (Capitulo 2).

2.2. Clases de sistemas. Sistemas contables.

Los sistemas pueden ser cerrados o abiertos, son abiertos cuando la permeabilidad o apertura de
sus fronteras o límites sea mayor, entonces habrá mayor intercambio entre el sistema y el ambiente
que lo rodea externamente.
Son cerrados cuando cuando esa permeabilidad o apertura es baja, entonces habrá muy pocas
entradas o salidas frente al ambiente. Los sistemas cerrados son aquellos en los que las entradas y
salidas son limitadas y puede preverse perfectamente, ya que guardan una relación de causa y efecto
que puede conocerse, son los denominados sistemas mecanicistas o deterministas.
Hay que destacar que nunca existe un sistema completamente cerrado o hermético.
El enfoque de sistema abierto postula que un sistema tiene entradas y salidas hacia el ambiente.
En este enfoque, la empresa está concebida como un sistema abierto que establece una relación
dinámica con su ambiente, recibe varios insumos (entradas), los transforma de diversas maneras
(procesamiento) y exporta los resultados en forma de productos o servicios (salidas).
Los sistemas abiertos intercambian materia y energía con el medio ambiente y se caracterizan por la
capacidad de adaptación, pues para sobrevivir requieren reajustarse continuamente a las condiciones
del medio. Esta adaptabilidad es un proceso continuo de aprendizaje y autoorganización del sistema
abierto.

Sistemas contables: ver Guilli, Juan Jose, Diseño y efectividad organizacional, Ediciones Macchi,
2000 (Capitulo 4).

Fuente: Chiavenato Idalberto, Administración – Proceso Administrativo; Editorial Mc Graw Hill, 2001 (Capitulo 1).
Álvarez, Héctor Felipe, Administración – un enfoque interdisciplinario y competitivo, Editorial Ediciones
EUDECOR, 2007 (Capitulo 3).
Abadi, M.; Baigros K.; Sciarrotta C.; Tecnologías de Gestión, Editorial Aique, 2007 (Capitulo 2).

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Profesor: C.P. Gustavo Ariel Mereles

2.3. Los sistemas sociotécnicos.


Las tareas constituyen la razón de la existencia de las empresas, porque a través de ellas
aseguran la consecución de los objetivos. En las empresas más complejas, las tareas comprenden
gran número y variedad de subtareas significativas operativamente.
Para realizar las tareas, la empresa requiere tecnología y personas. En consecuencia, las
empresas tienen una doble función: técnica (relacionada con la ejecución y coordinación del trabajo y
de las tareas) y social (referente a los medios de relacionar las personas entre si para que trabajen
juntas).
Éste es el punto de partida del enfoque sociotécnico, la empresa esta constituida por un sistema
técnico y por un sistema social interdependendiente.
El sistema técnico esta determinado por las exigencias y características de las tareas que ejecuta
la empresa, y moldeado por la especialización de las habilidades y los conocimientos exigidos, por los
tipos de maquinas, equipos y materias primas utilizadas, y por la distribución física de las instalaciones.
El sistema social esta constituido por las personas que trabajan en la organización, sus
características físicas y psicológicas y las relaciones sociales e informales desarrolladas en la ejecución
de las tareas.
Ambos sistemas, técnicos y social, se influyen entre si, y cualquier cambio en uno de ellos afecta
bastante el otro. Hasta cierto punto, el sistema técnico determina el diseño de los cargos y los tipos de
ocupantes, sus características personales, sus conocimientos y habilidades y las tareas que deberán
ejecutar.
No obstante, al realizar las tareas, los ocupantes de los cargos se interrelacionan formando el
sistema social, caracterizado por los grupos informales, la cultura organizacional, los valores sociales,
las expectativas, etc.
La interacción de estos dos sistemas es compleja: la organización es un sistema sociotecnico
estructurado con base en estos dos sistemas que interactúan entre si.

Sistema técnico características de las tareas


Diseño de los cargos
Sistema social comportamiento de las personas

Fuente: Chiavenato Idalberto, Administración – Proceso Administrativo; Editorial Mc Graw Hill, 2001 (Capitulo 1).
Álvarez, Héctor Felipe, Administración – un enfoque interdisciplinario y competitivo, Editorial Ediciones
EUDECOR, 2007 (Capitulo 11).
Abadi, M.; Baigros K.; Sciarrotta C.; Tecnologías de Gestión, Editorial Aique, 2007 (Capitulo 2).

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Asignatura: Sistemas Administrativos
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2.4. Las organizaciones y las personas: enfoque de la teoría del equilibrio

Teoría del equilibrio organizacional: es la teoría que sustenta que las organizaciones únicamente
alcanzan un estado de equilibrio cuando los incentivos y alicientes a las personas provocan un retorno
igual o mayor de contribuciones de los participantes.

Al estudiar los motivos por los cuales las personas cooperan, los conductivistas visualizan la
organización como un sistema que recibe contribuciones de los participantes bajo la forma de
dedicación o trabajo y en cambio ofrece alicientes e incentivos.

La teoría del equilibrio se basa en los siguientes conceptos:

a) Incentivos o alicientes: son pagos hechos por la organización a sus participantes (como
salarios, premios de producción, gratificaciones, elogios, oportunidades de crecimiento y
promoción, reconocimiento, etc.).
b) Utilidad de los incentivos: cada incentivo posee un valor de utilidad que varía de individuo
a individuo, es la función utilidad, subjetiva para cada individuo en función de sus
necesidades personales.
c) Contribuciones: son los pagos que cada participante efectúa a su organización (como
trabajo, dedicación, esfuerzo y desempeño, asiduidad, puntualidad, lealtad, reconocimiento,
etc.).
d) Utilidad de las contribuciones: es el valor que el esfuerzo de un individuo tiene para la
organización con la finalidad de que esta alcance sus objetivos.

Los postulados básicos de la teoría del equilibrio organizacional son:

a) la organización es un sistema de conducta social interrelacionadas de varias personas, que


son los participantes de la organización.
b) Cada participante y cada grupo de participantes recibe incentivos (recompensas) a cambio de
los cuales hace contribuciones a la organización.
c) El participante solamente mantendrá su participación en la organización mientras los incentivos
que se le ofrecen sean iguales o mayores (en términos de los valores que representan para el
participante) que las contribuciones que le son exigidas.
d) Las contribuciones de los participantes constituyen la fuente de la cual la organización se
alimenta por los incentivos que ofrece a los participantes.
e) La organización será solvente y continuara existiendo solamente mientras las contribuciones
sean suficientes para proporcionar incentivos en cantidad suficiente para inducir a los
participantes a la prestación de contribuciones.

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La decisión de participar es esencial en la teoría del equilibrio organizacional. El equilibrio


organizacional refleja el éxito de la organización en remunerar a sus participantes (con dinero o
satisfacción no materiales) y motivarlos a que sigan formando parte de la organización garantizando
con eso su supervivencia.
La teoría del equilibrio organizacional identifica a los principales participantes de la organización y los
factores que afectan sus decisiones en cuanto a la participación. La organización es un sistema social
compuesto de diferentes participantes que interactúan por medio de una diferenciación de tareas
provocadas por la división del trabajo. Los conductistas incluyen como participantes de la organización
a todos los elementos que de ellas reciben incentivos y que traen contribuciones para su existencia.
Existen cuatro clases de participantes: empleados, inversionistas, proveedores y clientes. Algunos de
esos participantes pueden asumir papel dominante para el equilibrio de la organización en
determinadas circunstancias. No todos los participantes actúan dentro de la organización. Lo
importante es que todos ellos mantienen relaciones de reciprocidad con la organización: proporcionan
sus contribuciones a cambios de incentivos útiles, mientras la organización les proporciona incentivos a
cambios de contribuciones útiles.

Fuente: Chiavenato Idalberto, Introducción a la Teoría General de la Administración; Editorial Mc Graw Hill, 2006
(Capitulo 13).
Álvarez, Héctor Felipe, Administración – un enfoque interdisciplinario y competitivo, Editorial Ediciones
EUDECOR, 2007 (Capitulo 3).
Abadi, M.; Baigros K.; Sciarrotta C.; Tecnologías de Gestión, Editorial Aique, 2007 (Capitulo 2).

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UNIDAD 3: LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS.


Advertencia: el presente trabajo integra la serie de fascículos de “Apuntes de Cátedra” de la
asignatura “Sistemas Administrativos”, el mismo pretende servir de soporte complementario y
simplificador de la bibliografía básica aconsejada para el desarrollo de la materia y no pretende
reemplazar en modo alguno los textos o tratados relacionados con la materia, títulos que pueden
consultarse al termino del desarrollo de cada punto de la unidad.

3.1. La organización como sistema abierto. Características.


Con la llegada de la teoría de los sistemas, se evidenció con claridad la naturaleza sistémica de
las organizaciones en general y de las empresas en particular. El concepto de sistema abierto surgió en
biología a partir del estudio de los seres vivos y de su dependencia y adaptabilidad al medio ambiente y
se extendió a otras disciplinas científicas como psicología, sociología, etc., hasta llegar a la
administración. En la actualidad la teoría de sistemas se aplica a todos los tipos de seres vivos, desde
los virus hasta las sociedades. Los seres vivos son sistemas abiertos que tienen entradas y salidas en
relación con el medio ambiente.
La organización es un sistema creado por el hombre y mantiene una dinámica interacción con su
medio ambiente, sean clientes, proveedores, la competencia, entidades sindicales, organismos
gubernamentales y otros agentes externos. Influye sobre el medio ambiente y recibe influencia de él.
Además, es un sistema integrado por diversas partes o unidades relacionadas entre si, que trabajan en
armonía unas con las otras, con la finalidad de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organización
como de sus participantes.
En suma, el sistema abierto, puede entenderse como un conjunto de partes en constante
interacción e interdependencia, constituyendo un todo sinérgico (el todo es mayor que la suma de las
partes), orientado hacia determinados propósitos (conducta teleologiílla orientada hacia fines) y en
permanente relación de interdependencia con el ambiente (entendida como la doble capacidad de
influenciar el medio externo y ser por él influenciado).
La organización como un organismo vivo, tratar a la organización como un sistema abierto no es
una idea nueva. Herbert Spencer ya afirmaba en el cambio del siglo XX, un organismo social se
asemeja a un organismo individual en las siguientes características esenciales: en el crecimiento, en el
hecho de tornarse mas complejo a medida que crece, en el hecho de que haciéndose mas complejo
sus partes exigen una creciente interdependencia; por que su vida tiene extensión que depende de la
vida de sus unidades componentes; y por que en ambos casos existe la creciente integración
acompañada por crecientes heterogeneidad.
Características de las organizaciones como sistemas abiertos
a) Comportamiento probabilístico y no determinista: dado que las organizaciones son
complejas y que el ambiente incluye variables desconocidas e incontrolables, el
comportamiento de las mismas no es totalmente previsible,
b) Las organizaciones son parte de una sociedad mayor y están constituidas por partes
menores: las organizaciones se observan como sistemas dentro de sistemas, solo se
lograra una comprensión más amplia de las organizaciones cuando se analiza sus partes
integrándolas con los otros sistemas.
c) Interdependencia de sus partes: las organizaciones son sistemas sociales cuyas partes
son no son independientes totalmente y están interrelacionadas. El cambio en una de las

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partes provoca impacto sobre las otras.


d) Homeostasis o estado de equilibrio: ése estado se alcanza consiguiendo dos requisitos,
la unidireccionalidad (o constancia de dirección) y el progreso en relación con el fin, el
primero implica alcanzar los resultados independientemente de los cambios en el ambiente
o en la organización utilizando otros medios; el progreso en relación con el fin se consigue
manteniendo el grado de progreso dentro de los limites considerados como tolerables; lo
ideal es conseguir progresar y alcanzar un resultado con menor esfuerzo, con mayor
precisión mas allá de las condiciones de variabilidad. Para alcanzar esos dos objetivos, las
personas deben actuar con compromiso y liderazgo.
La organización como sistema abierto necesita conciliar dos procesos opuestos que le permitirán
sobrevivir, ellos son:
La homeostasis es la tendencia del sistema en permanecer estático o en equilibrio, manteniendo
inalterado su status quo interno.
La adaptabilidad es el cambio del sistema para ajustarse a los estándares requeridos en su
interacción con el ambiente externo, alterando su status quo interno para alcanzar un equilibrio
frente a las nuevas situaciones.

Homeostasis Adaptabilidad
Garantiza la rutina. Lleva a la ruptura.
Mantenimiento. Cambio a la innovación.
Estabilidad e identidad. Cambio y ajuste.

e) Frontera o límite: es el límite que demarca lo que se encuentra adentro y lo que se


encuentra afuera del sistema o subsistema. No siempre la frontera existe físicamente. Los
sistemas sociales tienen fronteras que se superponen, por ejemplo, un individuo x puede ser
miembro de dos organizaciones, concomitantemente.
Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad, son líneas de demarcación que pueden
dejar pasar mayor o menor intercambio con el ambiente. Es por medio de la frontera que existe la
interfaz, que es el área o canal entre los diferentes componentes de un sistema a través del cual la
información se transfiere o el intercambio de energía, materia o información se lleva a cabo.
f) Morfogénesis: el sistema organizacional tiene la capacidad de modificarse a si mismo y su
estructura básica, eso es lo que lo diferencia de los sistemas mecánicos y biológicos, una
maquina no puede cambiar sus engranajes y un animal no puede crearse otra cabeza, sin
embargo, la organización puede modificar su constitución y estructura por un proceso
cibernético, por medio del cual sus miembros comparan los resultados deseados con los
obtenidos y detectan los errores que deben corregirse para modificar la situación.
g) Resistencia: es la capacidad de superar el disturbio impuesto por un fenómeno externo, la
resistencia determina el grado de defensa o de vulnerabilidad del sistema a presiones
ambientales externas. Eso explica que cuando una organización presenta elevada
resistencia a los intentos de restaurar los modelos tradicionales o burocráticos sufren fuerte
resistencia al avance de la innovación y del cambio.

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Ver relaciones simbioticas, sinergicas y superfluas en: Guilli, Juan Jose, Diseño y efectividad
organizacional, Ediciones Macchi, 2000 (Capitulo 1, pagina 6).

3.2. Elementos de la organización.


Los elementos son los recursos con que cuentan y que necesitan las organizaciones para
desarrollar sus actividades y lograr sus fines.
Se pueden agrupar en seis categorias:
- Recursos Humanos: es la gente que forma parte, de manera permanente o transitoria (pasantes,
personal temporario, etc.), de la organización, en cualquiera de sus niveles (operativo, medio o
directivo). Tambien la componen los dueños, socios o accionistas, según la forma juridica que la
organización adopte.
- Recursos materiales: son los medios necesarios para ser utilizados en los procesos de
producción de bienes o servicios de la organización, por ejemplo, materia prima, inmuebles,
maquinarias, muebles, utiles, herramientas, dinero, bonos, titulos, acciones, etc.
- Recursos naturales y energeticos: la organización en general, no es propietaria de esos
recursos, y debe pagar un precio para disponerla, por ejemplo, el agua, el aire, la luz solar, la energia
electrica, solar, nuclear, eólica, los combustibles, etc.
- Ideas, información y conocimiento: son originados por el intelecto del hombre y el avance
cientifico y tecnologico, por ejemplo, patentes, planos, actas, informes de mercado, EE.CC., etc.
- Recursos tecnologicos: como los metodos, tecnicas, procedimientos, software de contabilidad y
gestion, etc.
- Nombre, prestigio, símbolos, marcas: son intangibles, pero tienen un valor economico.

Fuente: Abadi, M.; Baigros K.; Sciarrotta C.; Tecnologías de Gestión, Editorial Aique, 2007 (Capitulo 1).

3.3. Subsistemas organizacionales. Subsistema de información.

El sistema administrativo es aquella funcion que por medio de un conjunto integrado de


procedimientos que prescriben tareas y que incluyen información y decision, hacen posible la
obtención de los objetivos organizacionales.
El termino administrativo denota actividades que hacen uso de datos o bien los generan en su
accionar, esos datos pueden estar soportados en formularios, registros, notas o bien visualizarse en
una computadora.
Los procedimientos son secuencia de tareas que se realizan en los distintos puestos de trabajo
destinados a una misma finalidad especifica. Por ejemplo, un proceso de producción que se inicia con
la llegada de un pedido especifico de un cliente, continua con la verificación por parte del area
producción de las disponibilidades de materia primas, materiales y tiempos de maquina, posteriormente
la fabricación del producto y la entrega del mismo.
Los procedimientos estan formados por tareas, y las tareas son trabajos que se ejecutan en un
puesto, dentro de un procedimiento determinado, por ejemplo, la compra de materias primas, la
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verificación de existencias, etc-


Las tareas estan formadas por operaciones, que son trabajos individuales completos en si mismos
y que en su conjunto integran una tarea.

Procedimientos tareas operaciones


La información se mueve por toda la organización, a traves del flujo de información, que se
organiza en sistemas de información. La funcion del sistema de información es hacer fluir por toda la
organización la información necesaria para que cada componente pueda realizar sus actividades y
tomar decisiones.
Por lo tanto, los sistemas de información son subsistemas de los sistemas administrativos.

Sistema administrativo Sistemas de información

Sistema de Procesamiento Sistema de información Sistema de información


de transacciones administrativa para la toma de decisiones

Sistema contable - Sistema de Planeamiento


- Sistema de control

Fuente: Volpentesta Jorge Roberto; Sistemas administrativos y Sistemas de Información, Osmar D. Buyatti – Librería
Editorial, 2004 (Capitulo 4).

3.4. Subsistema de Planeamiento y Control. Control de gestión.

Ver - Guilli, Juan Jose, Diseño y efectividad organizacional, Ediciones Macchi, 2000 (Capitulo 4).

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UNIDAD 4: FUNCIONES OPERATIVAS


Advertencia: el presente trabajo integra la serie de fascículos de “Apuntes de Cátedra” de la
asignatura “Sistemas Administrativos”, el mismo pretende servir de soporte complementario y
simplificador de la bibliografía básica aconsejada para el desarrollo de la materia y no pretende
reemplazar en modo alguno los textos o tratados relacionados con la materia, títulos que pueden
consultarse al termino del desarrollo de cada punto de la unidad.

4.1. Función Comercial. Concepto. Investigación de mercados. Variables: producto, precios, co-
municación y distribución.
4.2. Función Finanzas. Concepto. Mercado Financiero. Decisiones Financieras.
4.3. Función Producción. Concepto .Localización. Diseño del Producto. Planeamiento y control de la
Producción. Control de Calidad. Logística de Producción.
4.4. Función Administración de Personal. Concepto. Análisis de puestos. Reclutamiento y Selec-
ción. Evaluación de desempeño. Relaciones Laborales.

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Sistema de Abastecimiento – Cuadro síntesis

El sistema abarca desde el momento en que se detecta la necesidad de compra hasta que el pedido ingresa y se registra contablemente.

Etapa Elementos claves a tener en cuenta Sectores intervinientes Documentación Otros aspectos
Detección de la Inventarios altos: la organización puede - Sector que manifieste la - Notas de pedido o Solicitud Evaluar niveles de autorización de
necesidad de perder dinero por capital inmovilizado. necesidad de compras. de compra. las compras.
compra y control de Inventarios bajos: la organización corre el
inventarios riesgo de quedarse sin existencias.
Stock mínimo: punto o momento para
efectuar el pedido de compras.
Selección del Evaluar plazos de entregas, calidad, - Sector Compras - Pedido de cotización. Modalidades de compra:
Proveedor precio, traslado, financiación. - Ordenes de - Pago contado
Evaluar antecedentes de proveedores. compras. - Pago a través de Sistema
- Legajo de de caja chica.
Proveedores. - Financiado.
- Licitación publicas.
- Licitación privada.

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Sistema de Ventas – Cuadro síntesis

El sistema abarca desde el momento en que el cliente efectúa su pedido, el momento en que el mismo esta a disposición de aquel, la distribución y
hasta la registración contable de la factura.

Etapa Elementos clave a tener en cuenta Sectores intervinientes Documentación Otros aspectos
Recepción de Establecer forma de recepcionar el pedido, - Administración de ventas. - Nota de pedido.
pedido y verificación por ejemplo a través de notas, llamado - Copia de correo
de existencias. telefónico, correo electrónico, etc. electrónico.

Valorización de la - Administración de - Legajo de clientes. - Evaluar niveles de autorización de


nota de pedido ventas. - VERAZ. las ventas.
- Créditos y - Estado de cuenta - Evaluar la modalidad de ventas,
Cobranzas corriente. esto es, en el salón de ventas,
(Finanzas). vendedores a domicilio, por correo
electrónico, telefónico, Internet, etc.
Preparación y Establecer método de control de - Almacenes o - Remito. Evaluar responsables de custodiar
despacho. inventarios. Deposito. - Fichas de stock los bienes.
- (dar de baja los
bienes vendidos)

Facturación - Contaduría. - Factura duplicada.


- Créditos y
Cobranzas
(Finanzas).

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Sistema Financiero – Cobranzas – Flujo de ingresos - Cuadro síntesis

El sistema abarca desde el momento en que se detecta facturas y/o documentos en situación de cobro.

Etapa Elementos clave a tener en cuenta Sectores intervinientes Documentación Otros aspectos
Organización de la Modalidades: - Créditos y Cobranzas Planilla de cobranza
cobranza. - Por cobradores
- A través de entidades bancarias.
- A través de Caja en la entidad.
- Debito en tarjetas de crédito.

Gestión de cobro. - Recibo duplicado.


- Planilla de
cobranza.
Rendición de Deposito en entidad financiera. Tesorería - Recibos - Arqueos de caja.
cobranzas. Rendición ante Contaduría. - Planilla de - Conciliaciones
cobranza. bancarias.
- Valores.

Registración de la Se registra los ingresos y los depósitos. Se Contaduría


cobranza actualiza la cuenta corriente del cliente.

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Sistema Financiero – Pagos – Flujo de egresos - Cuadro síntesis

El sistema abarca desde el momento en que se contrae una obligación por una compra efectuada a un proveedor, por los servicios prestados por el
personal, por los aportes retenidos a los empleados, por las contribuciones patronales en materia previsional e impositiva, etc. Culmina cuando se
cancela la deuda y se realiza la registración correspondiente.

Etapa Elementos clave a tener en cuenta Sectores intervinientes Documentación Otros aspectos
Control y Se coteja factura con remito y la orden de - Cuentas a Pagar Legajo de pagos:
registración de la compra, en lo que respecta a precio y - Remito
deuda. cantidades. Se conforma la factura - Factura
- Orden de compra
Registro de cuentas a
pagar.
Otras planillas:
Remuneraciones, Cargas
Sociales, etc.
Autorización y Se emite instrumento de pago. - Cuentas a Pagar - Legajo de pagos.
liquidación del pago. - Tesorería - Orden de pago.
- Recibo original.
Registración del Se registra los egresos y actualiza la - Contaduría. - Registro de cuentas
pago. cuenta corriente de los destinatarios de a pagar por proveedor
pagos. o destinatario de
pagos.

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Sistema de Conversión – Cuadro síntesis

El sistema abarca la elección de las entradas, las operaciones, los flujos y los métodos de elaboración de bienes y servicios, así como su especificación
detallada.

Etapa Elementos clave a tener en cuenta Sectores intervinientes Documentación Otros aspectos
Planificación de la Se determinan cantidades a elaborar, los - Planeamiento y control - Ordenes de Tiene que controlar la producción.
producción planes de acción y presupuestos. Se de la Producción. producción. Para elaborar un bien tangible se
normalizan los procesos de trabajo. necesitan tres conjuntos de
elementos, la mano de obra, las
maquinas y las materias primas. El
producto es el resultado de la
combinación de estos tres
elementos.
Centros de - Control de calidad: minimizar la - Fabricación (puede - Partes de Inventarios: materia prima,
Fabricación cantidad de productos fallados, estar dividido en producción. producción en proceso y productos
tratamiento de desechos. sectores). - Informe de control terminados.
- Control de inventarios: - Administración de de calidad.
necesidades de reposición – stock Fabrica (se ocupa - Informe sobre
mínimo-, actualización de fichas de de la Contabilidad estándares de
stock. de Costos). I&D.
- Control de producción: se - Control de calidad. - Fichas de stock.
elabora teniendo en cuenta el - Almacenes (se
control de calidad y los estándares ocupa del control de
de Investigación y Desarrollo. inventarios).
- Investigación y
Desarrollo.
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Sistema de Administración de Personal – Cuadro síntesis

El sistema abarca la detección de las necesidades o requerimientos de los distintos sectores de la organización, la incorporación del recurso humano, su
administración y su mantenimiento dentro de la misma.

Etapa Elementos clave a tener en cuenta Sectores intervinientes Documentación Otros aspectos
Reclutamiento Busca incorporar a las personas idóneas - Departamento - Solicitud de Se puede recurrir a
para el desarrollo de las distintas funciones Personal empleo Consultoras externas o recurrir
solicitadas. - CV al mercado de trabajo.

Selección Elegir de todos los candidatos potenciales - Departamento - Solicitud de - Instancias de


al que tiene el perfil requerido para ocupar Personal empleo evaluación
el puesto. - Responsable de - CV psicológica, técnica,
área. - Antecedentes de salud.
laborales - Entrevistas.

Adoctrinamiento Socializa al individuo inculcándole los


valores y costumbres que hacen a la
cultura de la organización.

Fuente - Guilli, Juan Jose, Diseño y efectividad organizacional, Ediciones Macchi, 2000 (Capitulo 3).

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Información complementaria

Piramide social Argentina en 2011

Fuente: http://www.iprofesional.com/notas/130340-En-los-ltimos-cinco-aos-dos-...

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PYMES – Niveles de facturación y sector económico

Fuente: http://www.sepyme.gob.ar/sepyme/clasificacion-pyme

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UNIDAD 5: SUBSISTEMA ESTRUCTURA ORGÁNICA.

Advertencia: el presente trabajo integra la serie de fascículos de “Apuntes de Cátedra” de la asignatura


“Sistemas Administrativos”, el mismo pretende servir de soporte complementario y simplificador de la
bibliografía básica aconsejada para el desarrollo de la materia y no pretende reemplazar en modo alguno los
textos o tratados relacionados con la materia, títulos que pueden consultarse al termino del desarrollo de
cada punto de la unidad.

5.1. Diseño organizacional.


5.2. Principios de estructuras orgánicas. Concepto, Unidad de Mando. Espacio de Control.
Homogeneidad Operativa. Delegación Efectiva.
5.3. Relaciones formales e Informales. Concepto, Tipos de relaciones formales: lineal, asesora y
funcional.
5.4. Departamentalización. Concepto. Proceso. Tipos de departamentalización, por funciones, por área
geográfica, por tiempo, por proceso, por producto y matricial.

UNIDAD 6: SUBSISTEMA ORGANIZACIÓN FORMAL.


Advertencia: el presente trabajo integra la serie de fascículos de “Apuntes de Cátedra” de la asignatura
“Sistemas Administrativos”, el mismo pretende servir de soporte complementario y simplificador de la
bibliografía básica aconsejada para el desarrollo de la materia y no pretende reemplazar en modo alguno los
textos o tratados relacionados con la materia, títulos que pueden consultarse al termino del desarrollo de
cada punto de la unidad.

6.1. La organización Formal, concepto, partes componentes: Estructura y proceso.


6.2 Descentralización. Concepto. Factores determinantes
6.3 Comités. Concepto. Naturaleza, ventajas y limitaciones
6.4 Dirección Superior. Órganos directivos características. Objetivos y funciones

UNIDAD 7: DOCUMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL.

Advertencia: el presente trabajo integra la serie de fascículos de “Apuntes de Cátedra” de la asignatura


“Sistemas Administrativos”, el mismo pretende servir de soporte complementario y simplificador de la
bibliografía básica aconsejada para el desarrollo de la materia y no pretende reemplazar en modo alguno los
textos o tratados relacionados con la materia, títulos que pueden consultarse al termino del desarrollo de
cada punto de la unidad.

7.1. Organigramas. Concepto. Metodología de elaboración. Aplicaciones.


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7.2. Manuales de Funciones. Conceptos. Contenidos. Ventajas y limitaciones.


7.3. Procedimientos y procesos Conceptos básicos y aplicaciones.
7.4. Cursogramas, concepto y aplicaciones. Manuales de procedimientos concepto, contenido, ventajas
y limitaciones