Ejemplos sobre tipos de documentos aplicando lo consignado en la Norma Icontec

NTC 185.
1. Circulares: Comunicación interna o externa de carácter general o normativa
(disposiciones, normas, políticas) dirigida a varios destinatarios con el
mismo contenido.
Clases de circulares:
- Circular general se dirige a un grupo específico de personas.
- La carta circular está dirigida en forma personalizada.
Partes de las circulares:
 Encabezado
 Código
 Lugar de origen y fecha de elaboración
 Encabezamiento y destinatarios
 Asunto
 Saludo
 Texto
 Despedida
 Remitente y firmas responsables
 Líneas especiales
 Identificación de páginas subsiguientes
2. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
(Anexo F y G respectivamente)
Documento de carácter probatorio público o privado que asegura la veracidad y
legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de
formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonial, juramento
o norma).
Ejemplo:
Pueden emitirse certificados de:
Diploma conferido por una institución, asistencia a congresos, cursos y
seminarios, documentos de identidad, calificaciones, registro civil o parroquial de
nacimiento, bautizo o de defunción, becas, donaciones, exenciones, créditos, paz
y salvos, resultados médicos, documentos de identidad, entre otros. La constancia
es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser
personal. Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para: tiempo de
servicio, experiencia, salarios u honorarios, clases de trabajo, jornada laboral,
cumplimiento de comisiones y comportamiento del trabajador, entre otros.

MARGENES
 Superior 3 y 4 cm
 Inferior 2 y 3 cm
 izquierdo 3 y 4 cm
 Derecho 2 y 3 cm.

ESTILOS
 Bloque
 Bloque extremo

PARTES:
 Número
 Fecha
 Cargo
 Identificación
 Texto
 Firmante
 Transcriptor y páginas subsiguientes.
 3. ACTA (Anexo E)
Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una
reunión.
Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e
histórico desde el momento de su creación. Cada organización debe
cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se
debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta
se debe elaborar en papel con membrete. Toda acta debe llevar el nombre
del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la
reunión es ordinario o extraordinario. Las actas se redactan en tiempo
pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente.

CLASES DE ACTAS:
• Actas de comités.
• Actas del concejo municipal.
• Actas de consejos.
• Actas de junta directiva.
• Actas de asambleas.
• Actas de reuniones administrativas.
• Actas de levantamientos de cadáveres.
• Actas de baja de inventarios.
• Actas de eliminación de documentos.
• Actas de sociedades.
• Actas de entrega.

PARTES:
 Título
 Denominación del documento y número
 Encabezamiento
 Lugar de origen y fecha de la reunión
 Hora
 Lugar
 Asistentes
 Representaciones
 Invitados
 Ausentes
 Orden del día
 Desarrollo
 Compromisos
 Convocatoria
 Firmas, nombres y cargos
 Líneas especiales
 Páginas subsiguientes