INTRODUCCIÓN

Los archivos al representar la gestión administrativa e histórica de una entidad,

además de ser el apoyo en el desarrollo de sus diferentes funciones y procesos
ya sean estratégicos, misionales o de apoyo como es el caso de la universidad
Pedagógica y Tecnológica de Colombia, deben estar debidamente organizados.

Además los archivos con documentos de tipo laboral como es el caso de Historias
laborales que representan no solo un vínculo laboral con la institución sino con el
estado, deben reflejar la trayectoria ocupacional, profesional y de aporte a la
sociedad como ente productivo.

Consientes del manejo y el soporte laboral –social contenida en estos documentos

y debido a la falta de organización y de un instrumento de consulta de esta serie
documental, el presente trabajo contiene el desarrollo del proceso de
organización y descripción documental de las historias laborales de los empleados
de planta retirados de la universidad, este se desarrollo en 4 capítulos.La
metodología utilizada para este trabajo fue de observación, con el objetivo de
organizar y crear un instrumento de descripción documental.

El primer capítulo se encuentra la historia de la Universidad Pedagógica y

Tecnológica de Colombia y del manejo y custodia de las historias laborales de los
empleados.

En el segundo capítulo se hace el diagnostico documental realizado el área de

archivo de historias laborales del Grupo de Talento Humano de la universidad,
donde se evidencian falencias de a nivel de organización documental, de
infraestructura y de medio ambiente.

En el tercer capítulo trata de un instrumento de descripción documental (inventario

documental) que sirve institucionalmente para la consulta y el control de
documentos.

Este un aporte a nivel organizacional y administrativo, ya que facilita la respuesta

ante trámites administrativos, sociales y jurídicos

1
 1. RESEÑA HISTÓRICA DE LA UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y
TECNOLÓGICA DE COLOMBIA

La Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia fue creada por Decreto

2655 del 10 de Octubre de 1953, expedido en el Gobierno de Gustavo Rojas
Pinilla y como Ministro de Educación Manuel Mosquera Garcés. Fue su primer
rector un ciudadano alemán, llamado Julius Sieber que implementó un modelo de
educación uniprofesional para la formación de profesionales en la educación con
enfoque pedagógico, por tal razón, en un primer momento, el nombre dado a esta
Institución fue Universidad Pedagógica de Colombia 1.

Dado que en 1961 se crea la Facultad de Agronomía como respuesta a los

problemas del sector rural y la Facultad de Ingeniería en respuesta al proceso de
industrialización del país, Ingeniería de metalurgia y Ingeniería de vías, se
trasformó la misión y la estructura orgánica de la universidad y mediante la LEY
073 de 1962 se denominó Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia.
En la década de 1970 a 1980 se fortaleció aún más el nivel académico de la
universidad y se crearon las seccionales de Sogamoso, Duitama y Chiquinquirá
para dar respuesta a las necesidades de la región boyacense. Se crearon en esta
época programas como Administración de Empresas, Economía y la Facultad de
Ciencias de la Salud.

En 1980 con la aprobación de la Ley 80 se reestructuran las universidades

públicas y privadas del país y la Universidad Pedagógica y Tecnológica de
Colombia se reorganiza y reestructura sus normas internas, tales como:
Estatutos General, Orgánico y Profesoral; Reglamento estudiantil; sistema de
ULAS (unidades académicas), actualización de los planes de estudio, se crearon
los Comités de Currículo, se fortaleció la Investigación Científica y la Extensión
Universitaria originando los Centros de Investigación y Extensión. En búsqueda
de la equidad social y apoyo a las clases menos favorecidas se creó el Instituto
de Educación a Distancia IDEAD2, según Acuerdo 087de 1983

Con base en la Constitución Política de Colombia, aprobada en 1991, aparece la

Ley 30 de 1992 que traza los grandes derroteros de la educación superior. La
UPTC creo nuevos Programas de pregrado y de formación avanzada en los
niveles de especialización, maestría y doctorado, como soporte de la
investigación y la productividad académica, lo cual le permitió una mayor
competitividad a nivel nacional e internacional.

A partir del año 2002 el Ministerio de Educación Nacional otorgó los

reconocimientos de alta calidad a los programas de la UPTC que se acogieron al
1
OCAMPO LOPEZ, Javier. Educación, Humanismo y Ciencia. Tunja 1978. Pág. 115
2
Ibíd. Pág. 140
2
modelo del CNA, actualmente cuenta con 23 programas acreditados y con
acreditación institucional de alta calidad, otorgada mediante resolución 6963 de
2010, vigente hasta el año 2014, lo cual proyecta un significativo reconocimiento
a nivel nacional e internacional.

Al año 2013 la Universidad ofrece 43 programas de pregrado presencial, 13

Tecnologías de modalidad a distancia en sus diferentes Cread´s a nivel nacional,
39 programas de Especializaciones, 25 programas a nivel de Maestría, 5
programas de Doctorado y 1 de posdoctorado 3.

Es así como la Universidad dentro de sus dependencias académicas cuenta con

procesos de acreditación y dentro de sus unidades administrativas cuenta con
sistema de Gestión de Calidad, certificados en el año 2009. Dentro de estos
procesos está el Programa de Gestión Documental, como apoyo dentro de todos
los macro procesos. El proceso de Gestión Documental 4 plantea toda una
estrategia para la recuperación, ubicación y conservación de los documentos tanto
de archivo de gestión, central e histórico dentro de la universidad, por ello
emprende una de las más difíciles tareas en cuanto a la concientización del valor
patrimonial de los documentos, como testigos de una historia construida a través
de las diferentes etapas por las cuales ha pasado la universidad en su crecimiento
misional.

Dentro de esta ardua tarea se recuperaron archivos de depósitos ubicados dentro

de la universidad, en condiciones ambientales y archivísticas deficientes, en
bolsas plásticas, en costales, cajas, con presencia de humedad, deteriorados por
la contaminación biológica que se generó por el modo de almacenamiento y en
ocasiones perdidas de documentos o parte de documentos por roedores. Así esta
recuperación de documentos e implementación del Programa de Gestión
Documental, generó capacitaciones y sensibilizaciones dentro de las unidades
productoras de la documentación, para la implementación de las Tablas de
Retención Documental5 en los archivos de Gestión de la institución y todo lo
relacionado con la organización archivística. Este programa y proceso fue y es
liderado por la Doctora Nubia Elena Pedraza Vargas.

En nuestro caso, el objetivo de la investigación fue trabajar la unidad productora

como lo es Talento Humano, es también un proceso de apoyo dentro del sistema
de gestión de calidad y se evidencia procedimientos como capacitaciones,
nómina, contratación, salud ocupacional, bienestar por nombrar algunos. Esta
oficina al ser la encargada de la vinculación laboral tanto de docentes como de
personal administrativo soporta esta contratación en tipos documentales 6, que
luego alimentan la historia laboral de cada funcionario, como son resolución,
formularios de afiliación salud, pensión, cesantías, caja de compensación,
3
www.uptc.edu.co. Programas .Tunja
4
Acuerdo 027 de 2006. www.archivogeneral.gov.co
5
Acuerdo 039 de 2002. www.archivogeneral.gov.co
6
Circular 03 de 2004. www. dafp.gov.co

3
entrevista, formato único de hoja de vida, examen de ingreso, entre otros. Es así
como la responsabilidad de custodia y manejo de la Historia Laboral del personal
administrativo está a cargo de esta oficina, ya que las historias del personal
docente están bajo la custodia de la Vice Rectoría Académica de la universidad.

El archivo de historias laborales del personal administrativo de la Universidad

Pedagógica y Tecnológica de Colombia, está ubicado en la oficina de Talento
Humano. Este archivo de historias laborales ha tenido un recorrido interno dentro
de las instalaciones de la institución, es custodiado por la unidad administrativa
Grupo Talento Humano y por tanto el archivo de historias laborales por
responsabilidad de los servidores públicos tiene que moverse. El primer edificio
de la universidad fue el edificio central, allí durante más de 4 décadas, tanto la
oficina de personal como el archivo físico de historias laborales estaban ubicados
en el 4 piso, que en esa época por ser solo instalaciones administrativas, se
llamaba bunquer, ya que en esos piso solo funcionaba la parte administrativa de
la institución como es Rectoría, Jurídica, Planeación, Talento Humano,
Administrativa, entre otras7.

Ya en el año 2002 a 2004, se trasladaron la mayoría de las oficinas

administrativas, al llamado hoy Edificio Administrativo. La oficina de Talento
humano quedó ubicada en el tercer piso, en la parte occidental del mismo, allí
encontramos expedientes con un único tipo documental bien sea documento de
identidad, paz y salvo, incapacidad, contrato, resolución. En otros expedientes
encontramos varios tipos documentales en donde se registra la línea de tiempo y
de actividades de un funcionario, comparamos estos tipos de documentos ya que
por el tiempo que ha trascurrido se evidencia la perdida de tipos documentales
mínimos que debe contener una historia laboral 8.

En este archivo se encuentran historias laborales desde 1950, de personas

vinculadas por modalidades de contratación como: orden de prestación de
servicios, por resolución y por contrato de trabajo a término indefinido, contrato a
término fijo con la universidad, estas historias laborales hacen parte del Fondo:
UPTC - Sección: Dirección Administrativa y Financiera. Sub-sección: Grupo
Talento Humano. Serie: Historia Laboral.

Al llevar a cabo la organización de las historias laborales solo se les aplicó este
proceso archivístico a las historias laborales de los funcionarios activos
actualmente, dejando un Fondo acumulado de las historias laborales del personal
administrativo de planta y de personal temporal que ha ejercido alguna función
administrativa- laboral dentro de la institución.


Tomado del relato oral del personal con 45 años de servicio a la institución.
7
Relato Oral de personal con 45 años de servicio a la institución. Tunja
8
Circular 04 de 2003. www. dafp.gov.co
4
 2. DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL DE HISTORIAS LABORALES - UPTC.

Actualmente las empresas públicas y privadas a nivel nacional dentro de sus

procesos y programas administrativos están trabajando el Programa de Gestión
documental, unas por dar cumplimiento a la Ley General de archivos 594 de 2000
y otras por que han tomado conciencia de la importancia de los documentos a
nivel administrativo y patrimonial para la toma de decisiones y conservación de
una historia.

Pero en muchas entidades e instituciones aún se preguntan ¿qué es Gestión

documental? Y muchos se refieren solo a documentos que han producido por
medios de elementos electrónicos y hacen referencia solo a los documentos que
por su actividad manejan en su ambiente laboral. Es así como el Archivo General
de la Nación ha realizado una serie de capacitaciones, sensibilización y ha
expedido una serie de normas para la recuperación, organización 9, (clasificación,
ordenación y descripción documental) y conservación de los documentos
producidos por cada entidad de acuerdo a sus necesidades, dando respuesta a la
sociedad y a las instituciones en gestión documental en donde se especifica que
es un proceso administrativo y técnico en donde se planifican, se manejan y se
organiza la documentación10.

La Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia no está exenta de la

implementación del Programa de Gestión Documental y mucho menos de la
organización archivística y dentro de este proceso se encuentra la organización de
historias laborales tanto académicas como administrativas que soportan y
evidencian el vínculo laboral que existe o existió en la historia de la universidad.

En la Tabla de Retención Documental establecida para la oficina de Talento

Humano que para el caso es la oficina productora, se encuentran series de actas,
informes, novedades de nómina, capacitaciones, programas, comunicaciones y la
que nos interesa Historias Laborales, en donde se especifican los tipos
documentales mínimos que debe tener una historia laboral dentro de las
necesidades de la entidad, estas series todas soportadas en físico y ubicadas
dentro de un archivador en el interior de la oficina.

Esta oficina tiene la responsabilidad de custodia 11 y manejo administrativo a las

series ya mencionadas pero sobre todo a la serie documental de Historia Laboral
que por su naturaleza es de reserva y que por los tipos documentales reflejan el
vínculo y una trayectoria laboral para la toma de decisiones internas
administrativas que afectan al funcionario de su vida productiva dentro de la
universidad y como apoyo en la entrega de información veraz, oportuna y
9
Acuerdo 05 de 2013. www.archivogeneral.gov.co
10
Acuerdo 027 de 2006. www.archivogeneral.gov.co
11
Acuerdo 027 de 2006. www.archivogeneral.gov.co
5
confiable solicitada por entidades externas de control a la universidad, como
son: Procuraduría, Fiscalía, Juzgados, Contraloría, por mencionar algunas, y
dependencias externas a la oficina de Talento Humano como control disciplinario,
Facultades y Jurídica.

Es así como se llega al área de archivo donde están ubicadas físicamente las
historias laborales y se evidencia la carencia de organización archivística para
con éstas. A simple vista se nota la falta de identificación de las cajas que
contienen las historias laborales de los funcionarios de planta retirados de la
universidad ya sea por renuncia, por pensión o por fallecimiento.

Foto No 1: Cajas donde reposan las historias laborales - Funcionarios retirados

Fuente: Archivo Historias Laborales. Grupo Talento Humano

Al Abrir estas cajas se encuentran carpetas en mal estado, con rasgaduras,

perforaciones, sin identificación y en varias cajas no se pueden ni siquiera sacar
una carpeta por la cantidad que contiene, están muy apretadas.

Foto No. 2: Carpetas por caja

Fuente: Archivo Historias Laborales. Grupo Talento Humano

6
Al tomar aleatoriamente historias laborales por caja se deduce:

 No hay ordenación documental12, no existe un orden original para la

documentación que soporta cada expediente.
 Todo su soporte es papel industrial, aunque en varias historias se encontró
papel fax.
 Los documentos presentan perforaciones, rasgaduras y en unas hacen falta
partes de documentos, más en la parte inferior del mismo.
 No hay foliación.
 No están identificadas las carpetas, algunas están rayadas y escritas con
lapicero.
 Se encuentran ganchos metálicos de folder causando oxidación en el
documento.
 Se presenta más de un gancho de cosedora por documento (hasta 8),
deteriorando el documento.
 Los documentos presentan dobleces.
 Hay historias laborales legajadas como otras se encuentran con la
documentación suelta.

Foto No 3: Expedientes - Historias laborales

Fuente: Archivo Historias Laborales. Grupo Talento Humano

De igual manera, podemos afirmar que no se presenta uniformidad en la unidad

de conservación13 (Carpeta) del expediente, se encuentran varios tamaños y
colores, como son:

 Carpeta colgante - azul.

 Carpeta tipo folder - café.
 Carpeta tipo fuelle - blanco.
12
Acuerdo 05 de 2013. www.archivogeneral.gov.co
13
Acuerdo 027 de 2006. www.archivogeneral.gov.co
7
 Carpeta tipo sobre - café.

Foto No 4: Unidades de conservación – Historias laborales

Fuente: Archivo Historias Laborales. Grupo Talento Humano

No existe un inventario de las historias laborales existentes, se encuentra un

listado de forma alfabética en donde se registró de manera digital y manual el
nombre del funcionario y la caja en donde se encuentra.

Foto No 5: Listado - Historias laborales

Fuente: Archivo Historias Laborales. Grupo Talento Humano

Al realizar una búsqueda aleatoria con el listado, observamos que no es confiable

la información dispuesta ahí, ya que no corresponde la ubicación que se supone
específica la lista, con lo que realmente se encuentra en una caja.

Físicamente las historias laborales están en un archivador rodante de 4 espacios

con bandejas para dejar toda la documentación producida por la oficina, se
encuentran tomos, libros, AZ, cajas, documentos sueltos y amarrados de años
anteriores que por transferencia documental y años de retención, ya no deberían
estar en este archivo de gestión sino en el archivo central y se encuentran las
historias laborales, objeto de este estudio.

8
Este archivador presenta fallas debido a su peso, ya que por la serie documental
Historia Laboral hay documentos desde 1950, que por falta de organización
archivística no se ha realizado ninguna trasferencia primaria de esta serie.

Foto No 6: Archivador - Historias laborales

Fuente: Archivo Historias Laborales. Grupo Talento Humano

Las condiciones ambientales14 y de infraestructura para el área de archivo no son

las más recomendables por el Archivo General de la Nación, se encuentra una
lámpara que da luz directa al archivador por lo tanto a los documentos, se
preguntó si se podía retirar o apagar esa luz y la respuesta es que ese luz y su
conectividad dependen de la oficina Administrativa (al lado), por lo tanto dura
encendida todo el día y parte de la noche hasta que alguien de esa dependencia
baje los tacos de la luz.

Foto No 7: Condiciones ambientales - Historias laborales

Fuente: Archivo Historias Laborales. Grupo Talento Humano

También presenta luz directa natural, ya que este espacio cuenta con un ventanal
de techo a piso prácticamente.

14
Acuerdo 049 de 2000. www.archivogeneral.gov.co
9
Foto No 8: Condiciones ambientales - Historias laborales

Fuente: Archivo Historias Laborales. Grupo Talento Humano

La ventilación es deficiente para el área, ya que solo tiene una ventana y no se

abre muy bien, lo único que permite esta ventana es la entrada de mariposas,
polillas y zancudos que se encuentran en el piso del archivador.

Foto No 9: Condiciones ambientales - Historias laborales. Ventilación

Fuente: Archivo Historias Laborales. Grupo Talento Humano

Otra falencia de esta área de archivo es que en el mismo espacio estructural

donde se encuentra el archivador, se encuentra el área de trabajo de las personas
encargadas de las historias laborales y por lo tanto el área de consulta de éstas.

10
Foto No. 10 Condiciones ambientales - Historias laborales

Fuente: Archivo Historias Laborales. Grupo Talento Humano

Por último para el préstamo o consulta de documentos, por personas ajenas a la

dependencia, éstas deben enviar un oficio donde solicita el tipo de información
que desea ver y especificando el trámite que desea hacer con esta documentación
y posteriormente será autorizada por la coordinadora del grupo de talento humano,
para los funcionarios que desean una copia de un documento de su historia
laboral; se lleva un formato de consulta el cual deben diligenciar en el momento de
la solicitud del documento.

11
 3. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL - HISTORIAS LABORALES UPTC.

La organización de las historias laborales 15 implica abordar el contexto en el cual

se han producido los documentos y conocer la situación actual de la empresa en
cuanto a la organización archivística16 de esta serie. Los tipos documentales que
soportan la historia laboral obedecen a un vínculo jurídico administrativo y
obedece en la producción de documentos a una causa y un efecto. Esta serie
documental por ser de reserva se debe tener en cuenta la legislación de
protección de datos personales17.

Cobra importancia la organización, reglamentación sobre el uso y acceso de

consulta a las historias laborales, el control de cada una de las mismas, con los
inventarios y la foliación debida de los documentos que los conforman y la
asignación de una persona responsable de su custodia e integridad, para la
conservación de las historias laborales, por su carácter garantista, probatorio y
perpetuador.

Para la organización de las historias laborales, se debe tener en cuenta lo

establecido en la Circular No. 004 de 2003 emanada del Departamento
Administrativo de la Función Pública - DAFP y el Archivo General de la Nación -
AGN, así:

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594 de

2000, los Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual
o superior jerarquía pertenecientes a las entidades públicas, dentro del
proceso de organización de archivos, deberán verificar que:
- En cada expediente los documentos se encuentren ordenados
atendiendo la secuencia propia de su producción; y su disposición
refleje el vínculo que se establece entre el funcionario y la Entidad.
- Los documentos de cada historia laboral estén colocados en unidades
de conservación (carpetas) individuales, de manera que al revisar el
expediente, y después de los documentos requeridos para su ingreso el
primer documento sea el que registre la fecha más antigua (Acto
administrativo de nombramiento) y el último el que refleje la más
reciente. Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades de
conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda

15
Universidad Nacional de Colombia, Bogotá, Guía para la organización de Historias Laborales. 2005
16
GODOY DE LOZANO, Julia. HERNANDEZ, Guillermo. LOPEZ AVILA, María. Mini Manual
Organización de Documentos de Archivos. Bogotá. 1995
17
Ley Estatutaria 1581 de 2012 Anti datos. Congreso de Colombia, Bogotá
12
 que cada carpeta tenga como máximo 200 folios. La foliación debe ser
consecutiva de 1 a n, independientemente del número de carpetas, por
ejemplo. Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400, etc.
- Dichos documentos se registrarán en el formato de Hoja de Control
que se anexa de acuerdo con su instructivo, lo cual evitará la pérdida o
ingreso indebido de documentos.
Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaborarán
el Inventario Único Documental de los expedientes bajo su custodia.
- Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser
de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones
medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de
los documentos.
- Una vez hecha la apertura e identificación de carpetas (expediente)
con base en la Tabla de Retención Documental, estas se deben
identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y
recuperación18.

Con esta adecuada ordenación 19 y manejo de los expedientes, se permite

beneficiar al Archivo de la Universidad en la organización de archivos, entendida
como conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la
agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y
funcionales para revelar su contenido 20, la serie Historias laborales de los
funcionarios para mejorar la atención de los usuarios en la solicitud de datos,
documentos y certificados, para ahorrar tiempo y recursos en la búsqueda de
información. Una vez organizados los documentos se evita la duplicidad de éstos,
se toman las decisiones de una manera ágil y oportuna, y se mejora la calidad del
cumplimiento de las funciones del archivo en el momento de satisfacer una
consulta en forma inmediata, tiempo de oportunidad establecido por el sistema de
Gestión de Calidad de la institución.

De esta manera, en la implementación de las Tablas de Retención Documental al

interior de la universidad - Resolución 2143 de 2003 -, se comienza una
recuperación de archivos de gestión en todas las unidades administrativas y
académicas de la entidad.

Al establecer las series documentales para cada unidad administrativa y

productora se emprende la clasificación documental por cada unidad
administrativa creando así conciencia y compromiso con el acervo documental de
la institución, se abren carpetas para cada serie documental y se van alimentando
de manera natural. Al intervenir la serie documental de Historias laborales se
encontró que estaban clasificadas por funcionarios activos y funcionarios retirados
encontrando una parte de los expedientes en cajas y otras en bandejas del
archivador. Se puede decir que entre los años de 1953 a 1999 es un fondo
18
Circular 04 de 2003. Departamento Administrativo de la Función Pública.
19
JIMENEZ GONZALEZ, Gladys. Ordenación documental. Bogotá: Editores Gráficos Ltda pág. 10
20
Ibíd., pág. 34
13
acumulado de esta serie documental ya que solo se encuentran en cajas pero sin
ningún proceso de ordenación documental y menos de descripción documental. 21

Otra problemática es que los documentos se almacenan sin ningún procedimiento

Archivístico lo que hace que la búsqueda de la información se haga dispendiosa,
además, la herramienta como es el listado existente no está actualizado y las
carpetas no cuentan con el marbete de identificación.

Se evidencia gran cantidad de copias de los documentos, actos administrativos,

de permisos personales y hasta copias de toda la historia laboral, certificaciones
laborales, entre otros. Igualmente, se encontraron los documentos sueltos sin
foliación dentro de las carpetas; algunos formatos y formularios no están
diligenciados en su totalidad ni aparecen firmas de los que intervienen en el
documento; hay documentos mal perforados o con más de una perforación y con
anotaciones de lapicero por todo lado; existen documentos de soporte papel fax.
Así mismo, se encontró la información organizada alfabéticamente A a Z con años
desde 1950 hasta más o menos año 2006.

Se tomó cada historia laboral, se realizó primero el retiro de ganchos legajador y

luego ganchos de cosedora y clips 22, aplicando luego el principio de orden
original, se encontraron tipos documentales que de acuerdo al vínculo laboral
como trabajador oficial o empleado de carrera administrativa alimentaban el
expediente, así:

 Tarjetas Kardex
 Solicitud de empleo
 Hoja de vida
 Copias de documentos de identidad
 Certificado de aptitud
 Certificaciones y diplomas de estudios
 Notificación de nombramiento
 Resolución de nombramiento
 Contrato a término fijo
 Contrato a término indefinido
 Certificados de incapacidad
 Resoluciones de incapacidad
 Notificación de vacaciones
 Resolución de vacaciones
 Formato único hoja de vida
 Declaración juramentada
 Permisos laborales (calamidad doméstica, citas médicas, asuntos personales,
asuntos académicos)
 Certificaciones salariales
21
Acuerdo 005de 2013. www.archivogeneral.gov.co
22
Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y documentos de archivo, Grupo de conservación y
Restauración. Bogotá
14
 Certificaciones laborales
 Quejas y reclamos
 Resoluciones por sanciones disciplinarias
 Oficios de renuncia
 Resoluciones por retiro ( renuncia o pensión)
 Reclamaciones administrativas, entre otros.

Estos tipos documentales que se encontraron en las historias laborales son los
mínimos que debe contener una historia laboral por sugerencia del Archivo
General de la Nación y por Tablas de Retención documental de la unidad
administrativa, aunque hace falta todos los formularios de afiliación a salud,
pensión entre otros y se videncia que por la forma de conservación de estas
historias laborales, hubo bastante pérdida de documentación.

Cabe aclarar que al realizar la ordenación documental solo en la historia laboral

aparecen uno, algunos o en ocasiones todos los tipos documentales antes
mencionados, y más porque en varias oportunidades en un expediente había más
de un contrato pero de personas diferentes a las del expediente inicial.

Seguido al proceso de ordenación documental, de cada historia laboral las

historias que tuvieran más de ocho documentos se le realizaba la perforación y
se colocaba un gancho legajador plástico, con el fin de controlar la pérdida de
documentación a futuro o dentro de su posterior clasificación.

Se intervinieron para el proceso de organización documental 748 historias

laborales y se levantó una base en formato Excel, en cada columna se registró un
dato diferente como es:

Documento Apellidos Nombres Fecha Fecha Cajas No de

de Inicial Final carpeta
identidad

En la casilla de documento de identidad para más o menos el 98% es el número

de cédula, para el otro 2 % es el número de tarjeta de identidad o sin
identificación, ya que al encontrar solo algunos tipos documentales o solo uno en
varias historias laborales, se encontraba un solo tipo de documento de identidad y
dependiendo del tipo documental no se encontraba identificación alguna, solo el
nombre.

Para tomar las fechas extremas lo más lógico era tomar la fecha inicial de
contratación y la final el acto administrativo de retiro, pero dentro de la misma
documentación se encontraba registro a mano de otro vínculo laboral ya sea por
destajo, tarea o verbal. Así mismos, se encontraban reclamaciones de años
anteriores a los que se registraban por actos administrativos, y para la fecha final
se encontró documentos de hasta 5 años después del retiro del funcionario, por
15
ello se unificó el criterio para las fechas extremas pues la inicial es la encontrada
en el primer documento de la historia y la final el acto administrativo de retiro
(pensión o renuncia).

Vale la pena advertir que en algunas historias laborales encontramos

certificaciones que nos agilizaron este procedimiento.
Después de tener todas las historias laborales normalizadas se empezó a hacer la
clasificación por años y dentro de esos años por número de identificación, es el
orden establecido para la ubicación y consulta de las historias laborales en el área
de archivo, para este paso fue indispensable la base de datos formato Excel, ya
que se le asignaban filtros y este ordenaba los datos por años y luego por
documento de identidad de menor a mayor, las historias laborales que no tenían
documento de identidad se dejaban al final de cada año correspondiente.

Es así como se realizó el proceso de organización y luego se procedió a la

foliación y rotulación de unidades de conservación (carpetas) para la plena
identificación del expediente Historia Laboral

Rótulo:

Fondo: ____________________
Sección: ____________________
Sub sección: ________________
Serie: ______________________
Sub serie: ___________________
No Expediente: _______________
Número de Folios: _____________
Fechas extremas: ______________
Carpeta No. _____________ Caja _____________

Foto No 11: Rotulación de carpetas - Historias laborales

Fuente: Archivo Historias Laborales. Grupo Talento Humano

16
Se realizó este paso para 660 historias laborales que están bajo el rango de los
años propuesto para este caso 1953 -1999 y por último se identificaron las
unidades de conservación (cajas) que para el registro salieron 25 para el depósito
central.

Identificación Caja:
Fondo: _______________________
Sección: ______________________
Sub sección: __________________
Serie: ________________________
Sub serie: _____________________
Fechas extremas: _______________
No de carpetas: ________________
No. De Folios: __________________
Años: _________________________

Foto No 12: Rotulación de cajas - Historias laborales

Fuente: Archivo Historias Laborales. Grupo Talento Humano

Con la organización documental de las historias laborales se pretendió, entre otras

cosas: la preservación de la integridad de los documentos y accesibilidad para
cumplir con los requisitos legales y administrativos; el control de los documentos
de las historias laborales para la toma de decisiones administrativas; la solución a
problemas repetitivos en la localización y búsqueda de la información; la seguridad
en la custodia de los documentos, para la memoria institucional y la protección en
los datos personales de cada funcionario.

17
 4. INVENTARIO DOCUMENTAL- HISTORIAS LABORALES UPTC.

Inventario documental es un instrumento de recuperación de información que

describe de manera exacta y precisa las series y asuntos de un fondo
documental23, es por eso que es una herramienta indispensable en el manejo,
búsqueda y control de documentos de una entidad.

“Los instrumentos de descripción, consulta o investigación han sido, durante

mucho tiempo, los medios usados tradicionalmente para facilitar el acceso a los
documentos. Desde un punto de vista clásico los tres instrumentos más comunes
son las guías, los inventarios y los catálogos. Mientras que las primeras
proporcionan una descripción general de los fondos, los segundos y los terceros
proporcionan una información cada vez más detallada. A su vez, es posible
encontrar dentro de cada uno de ellos tipos específicos con características
propias.” ISAD (G).24

Según el Acuerdo 042 del 2002, el Archivo General de la Nación regula un

instrumento de descripción documental como es el Formato único de Inventario, el
cual es utilizado para trasferencias primarias (Archivo de Gestión - Archivo
Central); como para trasferencias secundarias (Archivo Central- archivo Histórico).
Además en la universidad Pedagógica y Tecnológica el uso de este formato por
obligación de servidores públicos debería implementarse no solo para el programa
de trasferencias documentales25 sino para entrega de cargos ya que cuando un
funcionario se retira del servicio o por terminación de vinculación laboral, se debe
entregar al jefe inmediato este Formato Único de Inventario (Modelo) 26
debidamente diligenciado relacionando tanto los archivos físicos como
electrónicos a su cargo hasta el momento del retiro 27. En la institución es deficiente
este procedimiento haciendo que cada día se pierda en cierto modo la cadena de
custodia de la documentación, además al no tener esta herramienta de consulta,
en realidad no se sabe que existe en cada Archivo de Gestión realmente.

Al realizar la organización documental del Archivo de Historias Laborales de los

años de 1953 - 1999, se encontraron varias falencias en cuanto a la ordenación
documental, está claro que por serie documental y tipos documentales se
estableció la clasificación por Tabla de Retención Documental 28, pero que dentro
de su permanencia en manejo y custodia por los funcionarios administrativos de la
oficina no. se había implementado este proceso de organización y descripción
23
Acuerdo 027 de 2002. www.archivogeneral.gov.co
24
BONAL ZAZO, José Luis. Normas Internacionales de descripción archivística. Bogotá 2011 Pág. 3
25
Acuerdo 038 del 2002. www.archivogeneral.gov.co
26
, Acuerdo 042 del 2002. www.archivogeneral.gov.co
27
Ley 734 del 2002 , Código Único Disciplinario Art 34 y Art 35
28
Resolución 2543 de 2003. Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia
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Es por esta razón que el trabajo de inventario se empezó a realizar definiendo que
la ordenación alfanumérica era la correcta, debido a la agilidad en el tiempo de
respuesta para la búsqueda de una historia laboral, ya que como antes se
presentaba - alfabéticamente - , se encontraron homónimos, y se evaluó que el
documento de identidad es único y personal para cada funcionario, con lo cual no
se presentarían errores en la búsqueda de la historia, o no se sacaría más de una
para saber a quién corresponde la documentación que se está solicitando, es así
como el orden por cada caja quedó primero año de retiro y segundo por
documento de identidad.

Con los documentos copia que no hacían parte de la historia laboral, ni

administrativa, se depuraron de la historia laboral y se realizó un acta de
eliminación presente con los funcionarios encargados de las custodia de las
historias laborales (ver Anexo 2).

Finalmente, se diligenció el Formato Único de Documentos que por Sistema de

Gestión de Calidad de la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia
adoptó en el Programa de Gestión Documental, la identificación del formato en el
sistema es Procedimiento Trasferencia Documental A-ED-P02-F03 Versión 01
(Ver Anexo 1).

INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL 29

1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable

de la documentación que se va a transferir.

2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social

de la entidad que produjo o produce los documentos.

3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o

unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

4. OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad

administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de
sus funciones.

5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:

Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos
Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios
individuales por vinculación, traslado, desvinculación.

6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se

registrara el total de hojas del inventario.

29
Acuerdo 042 del 2002. www.archivogeneral.gov.co
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7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y
transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los
dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes
día). En NT se anotará el número de la transferencia.

8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número

correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente
corresponde a una unidad de conservación.

9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las

oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el

nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad
descrita. (Asiento).

12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se selecciona la unidad de conservación ya

sea caja, carpeta, tomo u otro.

13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada

unidad de conservación descrita.

14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes en los cuales
está la documentación.

15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación

registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se
tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina
responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente
para el inventario de fondos acumulados.

16. NOTAS. Se consignarán los datos, para nuestro caso los datos que van en
esta columna son el número de documento de identidad y apellidos y nombres.

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 5. RECOMENDACIONES

Las siguientes recomendaciones se hacen con el fin de que el personal de archivo

a cargo de las historias laborales del personal administrativo de la Universidad
Pedagógica y Tecnológica de Colombia, siga con el proceso de organización y
descripción de su archivo a custodia, para la agilización de trámites
administrativos internos y externos.

 Sería útil para la institución, seguir con el proceso de organización

(clasificación, ordenación y descripción) de las historias laborales que aún
quedan para la intervención, ya que además de historias laborales de
empleados de planta están los administrativos temporales y de ésas también
hay un fondo acumulado.

 Asegurarse que las personas que manejan este archivo tengan por lo menos
competencia laboral sobre archivos y darles la capacitación adecuada para la y
custodia de estos expedientes, que para la institución guardan una memoria
Institucional.

 Sería bueno mejorar las condiciones de estructura del área de archivo,

separando el área de trabajo y consulta del área del archivador en donde se
ubican las historias laborales.

 Sugerir aumentar el tiempo de retención en el Archivo Central, ya que por tabla

de Retención Documental está contemplado solo 2 años y debería ser mínimo
de 10 años, por frecuencia de consulta y por trámites que aún se realizan con
estas historias laborales.

 Las personas que estén a cargo de las Historias Laborales, al finalizar el

vínculo laboral de los funcionarios anualmente ya sea por renuncia o por
pensión, se debe realizar una depuración de documentos copia o repetidos de
la historia laboral.

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 6. CONCLUSIONES

Es importante reconocer que una entidad para dar testimonio a través del tiempo
de su quehacer, no solo debe evidenciar su crecimiento estructural, sino debe
reconocerse por el manejo y la conservación de su acervo documental, y la
Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia realiza esta tarea día a día, a
pesar del poco apoyo de la alta dirección, se han logrado establecer las diferentes
fases del ciclo vital del documento, proporcionando un programa de Gestión
Documental que facilita su desarrollo.

Al contar con archivos organizados en una institución y más específicamente con

la serie documental de Historias Laborales administrativas de la Universidad
Pedagógica y Tecnológica de Colombia, la tarea del archivista y de cualquier
usuario al hacer uso de esta información es más agradable no solo a la vista sino
al momento de la manipulación del documento, pues no se pierde tiempo, y la
búsqueda es más confiable y veraz al contar con un instrumento de descripción
documental como lo es el Inventario documental de las Historias laborales.

Por ello, es importante que las personas encargadas no solo del archivo de
historias laborales, sino cualquier persona vinculada laboralmente y que tenga a
su cargo documentación, no solo tenga el conocimiento y las habilidades en el
manejo de estos archivos, sino que lo aplique, y esto se evidenciará en el tiempo
de respuesta de una solicitud y en la toma de decisiones administrativas que se
hagan sobre o con el documento.

Este trabajo fue enriquecedor ya que no solo se afianzaron conocimientos, sino

que queda evidencia física para la consulta y control de estas historias laborales
que son parte esencial del patrimonio documental de la Universidad, pues ellas
reflejan la gestión realizada por hombres y mujeres en un tiempo determinado que
fueron esenciales para la transparencia y el desarrollo de la entidad a escala local,
regional y nacional.

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 BIBLIOGRAFIA

LEY 594 DE 2000. Ley General de Archivos.

LEY 734. Código Único Disciplinario

Ley Estatutaria 1581 de 2012 Anti datos.

Acuerdo 005de 2013.

Acuerdo 027 de 2006.

Acuerdo 042 del 2002

Acuerdo 038 del 2002.

OCAMPO LOPEZ, Javier. Educación Ciencia y Humanismo: historia de la

Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia. 2 edición. 1996

ZAZO, José Luis. Normas Internacionales de descripción archivística. Bogotá 2011

GODOY DE LOZANO, Julia. HERNANDEZ, Guillermo. LOPEZ AVILA, María. Mini

Manual Organización de Documentos de Archivos. Bogotá. 1995

JIMENEZ GONZALEZ, Gladys. Ordenación documental. Bogotá: Editores

Gráficos Ltda. 2003

Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y documentos de archivo, Grupo de

conservación y Restauración. Bogotá

Universidad Nacional de Colombia, Bogotá, Guía para la organización de Historias

Laborales. 2005

Resolución 2543 de 2003. Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia

Circular 04 de 2003. Departamento Administrativo de la Función Pública.

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Anexo 1. Formato único de inventario Universidad Pedagógica y Tecnológica de
Colombia.

Anexo 2. Acta de eliminación Serie Historias Laborales

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