2019

Conducción de reuniones de
trabajo
Mapa conceptual

Objetivo 11

Felix Herrera Herrera

Desarrollo de Habilidades Directivas

Stephanie Jessenia Ríos Peña

246179

31.07.19
 CONDUCCIÓN DE REUNIONES
DE TRABAJO

Las 5 “p” de las reuniones eficaces

Una reunión se debe realizar cuando

se apliquen una o más de las
1. Propósito
siguientes condiciones
El propósito se refiere a la razón Difusión de información y
por la que se realiza una reunión. retroalimentación
Compartir información Una reunión cumple tres
funciones: hacer anuncios, tomar
decisiones y efectuar lluvias de Solución de problemas
ideas. De estas tres, sólo las dos
Construcción de compromiso últimas son verdaderas razones
para organizar una reunión.

La composición de la reunión se refiere a

Homogeneidad-heterogeneidad 2. Participantes las tres principales dimensiones duales
Se refiere a los individuos
invitados a asistir a una reunión.
Para organizar una reunión
Competencia-cooperación
eficaz, es importante determinar Actividad-proceso
el tamaño, la composición y las
habilidades de los participantes

Las investigaciones sugieren la

existencia de ciertas reglas para
3. Planeación Regla de las mitades
planear reuniones eficaces
se refiere a la preparación de la agenda
para la reunión. Con frecuencia, la
Regla de los tres cuartos justificación para una reunión es clara Regla de los sextos
(por ejemplo, necesitamos determinar
cómo llevar combustible a las tropas en
Regla de la agenda el frente) y los individuos indicados Regla de los tercios
están presentes, pero la reunión todavía
parece titubear, vagar sin rumbo, o es
incapaz de derivar en una decisión final. Regla de los informes
Regla de resumen ejecutivo
 Regla de la campana Regla de integridad Regla de integridad Regla de las
de la agenda de la agenda. temporal minutas

Establecer reglas básicas Presentar a los participantes.

4. Participación
se refiere al proceso real de las
Establecer reglas de decisión reuniones y los métodos Utilizar una variedad de medios.
utilizados para asegurar que se
incluya a todos los presentes. Alentar y establecer la participación.
Resumir

1.Determine si necesita asistir a la reunión 5. Perspectiva 6. Escuche

La perspectiva nos hace ver las
2. Prepárese reuniones desde la distancia. Significa 7. Apoye a los demás miembros
evaluar cada junta de trabajo y, cada del equipo
3. Sea puntual cierto tiempo, valorar las decisiones y el
proceso de las series de reuniones. Al 8. Asegure una participación
final de cada una, por ejemplo, podría equitativa
4. Pida alguna aclaración acerca de los utilizarse la metodología MDI para hacer
puntos que sean imprecisos o ambiguos. una evaluación rápida y sencilla 9. Haga que los desacuerdos se
basen en principios
5. Al dar información, sea preciso y vaya
al grano 10. Actúe y reaccione en una forma
Guías para contribuir a la eficacia de
que mejore el desempeño del grupo.
una reunión desde una perspectiva
diferente de la de un directivo
 6. Miembros del grupo.
Fomente la dinámica constructiva de grupos como
participante al hacer lo siguiente:
a) Dedique tiempo a prepararse para la reunión y lograr
un claro entendimiento de los objetivos de ésta.
b) Respete a los otros miembros del grupo llegando a
tiempo y dejando fuera las agendas personales.
c)Escuche a los demás miembros del grupo, apóyelos,
aclare y construya sobre los comentarios de los demás.
d) Aliente la participación de todos los miembros.

Conclusión personal

Como lo comentaba en el foro, organizo muy constantemente reuniones para el CFO de Grupo Bafar y considero que
cuando se usan correctamente las reuniones pueden ser una poderosa herramienta para ayudarle a la organización a
lograr los objetivos que se propone. Cuando los miembros de un grupo o equipo participan, las reuniones juntan las
habilidades y el expertísimo de los miembros del grupo o equipo y le permiten decidir el mejor curso de acción o la mejor
solución de un problema. Si se utilizan incorrectamente, las reuniones pueden convertirse en un desperdicio de tiempo y
dinero para la organización.

El aspecto más importante es la planeación cuidadosa de la reunión, desarrollar una agenda y seleccionar con tiempo los
temas o problemáticas nos ayuda a tener el control, además el incluir material audiovisual ayuda a que sea más
dinámica. También es necesario que mantenga la reunión controlada, que se involucre a todos los participantes y
conserve el orden.