Manual de Proveedores

IMPERIAL

Guía operacional proceso de entrega

Santa Rosa 7850, La Granja

Santiago, Chile

Fono: (56-2) 399-7000

Fax: (56-2) 511-4851
www.imperial.cl

Santiago, 30 de abril, 2019

Versión 1.0
 Manual de Proveedores IMPERIAL

Estimado Proveedor,

IMPERIAL S.A., a través de este manual pone a disposición de sus proveedores, los
procedimientos y normas de recepción de mercaderías en nuestro Centro de
Distribución ubicado en La Martina 455, Pudahuel.

Con este manual operacional se pretende lograr grandes beneficios tanto para el
proveedor como para IMPERIAL, obteniendo una mejor integración y comunicación,
una mejora en la coordinación de las operaciones logísticas y comerciales, con el fin
de orientar nuestros esfuerzos en brindar un mejor servicio a nuestros clientes
finales.

En este manual encontrará toda la información necesaria para realizar un proceso

de entrega de mercaderías acorde con los procedimientos establecidos por
IMPERIAL, con el fin de minimizar los tiempos de descarga, cautelar la seguridad de
nuestros trabajadores y en la manipulación de mercadería, y finalmente tener un
adecuado control en el proceso de recepción para que la operación sea fluida.

Le agradecemos desde ya revisar este manual. Sabemos que sus sugerencias son
valiosas para seguir avanzando en este proyecto.

Gracias por su compromiso y apoyo a IMPERIAL.

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 Manual de Proveedores IMPERIAL

Tabla de contenido
FLUJO OPERACIONAL. ............................................................................................................ 3
1. UBICACIÓN CENTRO DE DISTRIBUCIÓN LA MARTINA ...................................... 3
2. INGRESO DEL TRANSPORTE AL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN. .......................... 3
2.1. ANTEPUERTO LA MARTINA ................................................................................ 3
2.2. INGRESO AL CENTRO DE DISTRIBUCION LA MARTINA ............................. 4
2.3. NORMAS DE COMPORTAMIENTO AL INTERIOR DEL RECINTO. ............... 5
2.4. TICKET DE CONTROL DE INGRESO. .................................................................. 6
2.5. SEGURIDAD: USO DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL (EPP). .. 7
3. ELEMENTOS UTILIZADOS EN LA DESCARGA DEL TRANSPORTE. ................... 7
4. DOCUMENTOS. .............................................................................................................. 7
5. ETIQUETAS ..................................................................................................................... 9
5.1 ETIQUETA EAN13 ................................................................................................... 9
5.2 SEÑALETICA BULTO (CAJA) ............................................................................... 9
6. VENTAS CALZADAS Y PUNTUALES ....................................................................... 10
6.1 CRITERIOS. ............................................................................................................ 10
7. TIPO DE OPERACIÓN .................................................................................................. 10
7.1 DESPACHO PALETIZADO ................................................................................... 10
7.2 DESPACHO BULTOS ............................................................................................ 11
8. PROGRAMACIÓN DE RECEPCIÓN ........................................................................... 12
9. CERTIFICACIÓN ........................................................................................................... 12

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FLUJO OPERACIONAL.

1. UBICACIÓN CENTRO DE DISTRIBUCIÓN LA MARTINA

La operación se realizará en el Centro Logístico Vespucio Sur de Bodegas San Francisco,
ubicado en La Martina 455, comuna Pudahuel, Santiago.

2. INGRESO DEL TRANSPORTE AL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN.

2.1. ANTEPUERTO LA MARTINA

El Complejo Vespucio Sur cuenta con un antepuerto para los transportes ubicado en Laguna
Sur N° 9600, Pudahuel. Todos los transportes deben llegar a él y esperar a ser llamados
para su ingreso.

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2.2. INGRESO AL CENTRO DE DISTRIBUCION LA MARTINA (C31)

Todo transportista debe identificarse al momento de realizar ingreso a las dependencias del
CD La Martina. Por lo tanto es responsabilidad del transporte portar su cédula de identidad
al momento de ser requerida No se permiten acompañantes sin estar acreditados por
Imperial.

 IMPERIAL contará con un Control de Patio en el Antepuerto del complejo Vespucio

Sur que coordinará el ingreso de los transportes al recinto. Este control verificará
que el transporte tenga cita agendada para la entrega en el recinto y controlará que
cuenten con sus implementos de seguridad antes de realizar ingreso al recinto.

 No podrán hacer ingreso si no cuentan con sus implementos de seguridad, estos

son casco, zapatos de seguridad y chaleco reflectante.

 No podrán ingresar personas que no estén autorizadas, entre ellos, menores de

edad.

 Control de Patio, una vez verificado tanto la cita como los implementos de seguridad
y en coordinación con el centro de distribución, cuando hayan disponibles andenes
de descarga entregará ticket de autorización de ingreso al recinto, el que deberá
ser mostrado en la zona de control de acceso del Complejo Vespucio Sur junto con
su cédula de identidad.

 Para transportes de proveedores de IMPERIAL que entreguen en La Martina,

deberá ubicar al coordinador de patio quién realizará las verificaciones
correspondientes antes de ingresar al recinto.

 Una vez descargados los transportes deben dirigirse al área de despacho donde se
les dará la autorización de salida correspondiente.

 Las salidas de los transportes serán realizadas únicamente por las salidas de
Américo Vespucio y La Martina. No podrán salir por donde se realiza el ingreso al
recinto.

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2.3. NORMAS DE COMPORTAMIENTO AL INTERIOR DEL RECINTO.

El cumplimiento de estas normas de comportamiento, es parte integral de este instructivo y
obligatorio. El no cumplimiento de ellos, implicará que el complejo Vespucio Sur aplique
sanciones mientras permanecen al interior del recinto, reservándose el derecho de ingreso
para futuras visitas.

 Respetar la señalética del Centro de Distribución y las instrucciones de los guardias

de seguridad del recinto.

 La velocidad máxima es de 10km/h. Tenga especial cuidado con el movimiento de

grúas horquillas.

 Está estrictamente prohibido fumar en el recinto, excepto en los sectores

especialmente habilitados para esto.

 Cada vez que ingrese a uno de los centros de distribución se les solicitará su cédula
de identidad no se permiten acompañantes, quedando autorizado para dirigirse
solo al lugar especificado.

 No se estacione cerca de extintores ni redes húmedas.

 No se estacione en la calle de tránsito, debe estacionar dentro de las líneas

demarcadas en cada centro de distribución. El hacerlo significará que la
administración del recinto prohíba su ingreso posterior.

 No está permitido retirarse del centro dejando estacionado el vehículo (camión o

automóvil) en el interior.

 Cualquier retiro de objeto, producto o bulto podría ser revisado por el personal de
seguridad del recinto.

 Esta estrictamente prohibido:

- Hacer fuego.
- Circular con el torso desnudo.
- Sentarse o tenderse en el suelo de los pasillos, patios y jardines.
- Botar basura o escombros en los patios, pasillos o jardines.
- Pisar el césped.

 Cualquier problema o incidente ocurrido dentro de las dependencias del recinto

debe ser informado rápidamente al guardia de seguridad o directamente al número
225448400.

 El horario de atención e ingreso al recinto es de lunes a viernes de 07:00 a 17:30

horas y el sábado 07:00 a 12:30 hrs.

 Las salidas desde el Centro de Distribución se deben realizar por la Martina 455 o
por la salida a la caletera de Vespucio.

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2.4. TICKET DE CONTROL DE INGRESO.

Una vez realizado chequeado los antecedentes del transporte por el control de patio de
Imperial, éste hará entrega de un ticket de autorización de ingreso, el que cuenta con un
correlativo único por día, el que deberá ser exhibido en el punto de control de acceso al
recinto del Complejo Vespucio Sur.

No podrán ingresar al recinto sin contar con este ticket, esto es válido para todos los
transportes que requieran ingresar, ya sean de IMPERIAL o de Proveedores de IMPERIAL

Al momento de llegar al andén de descarga, el transporte deberá entregar el ticket de

autorización de ingreso junto con las guías de despacho, esto para proveedores de
IMPERIAL

Para transportes de IMPERIAL deberán presentar el ticket en el área de despacho al

momento de solicitar la Hoja de Ruta respectiva.

El ingreso de algún transporte que no cuente con el respectivo ticket, no será atendido y será
informado al recinto del complejo Vespucio Sur para restringir el ingreso posterior.

Registro de
Bodega Horario

Datos
Conductor Transporte

Proveedor

Formato Ticket

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2.5. SEGURIDAD: USO DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL (EPP).

El personal de transporte que se encargará de realizar las entregas en el CD La Martina,
debe utilizar los siguientes implementos de protección personal, tales como: zapatos de
seguridad, casco de seguridad y chaqueta reflectante color naranjo.

Se fiscalizará que el transportista use todos los implementos descritos anteriormente, por lo
que si no cumple esta norma no se autorizará el ingreso al Centro de distribución y se
rechazará de manera inmediata.

3. ELEMENTOS UTILIZADOS EN LA DESCARGA DEL TRANSPORTE.

Todos los elementos de propiedad del transporte utilizados en la descarga, deben ser
respaldados con guías de despacho.

4. DOCUMENTOS.

Al momento de realizar una entrega en el CD La Martina, el proveedor debe presentar las

Guías de Despacho en la que se debe hacer alusión el número de orden de compra
previamente informado en formulario R1.

En la guía de despacho, se debe establecer la fecha real en que será efectuado el despacho
y la dirección del Centro de Distribución.

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Formato Formulario R1.

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5. ETIQUETAS
5.1 ETIQUETA EAN13
Todo producto deber tener adosado el código de barras EAN13 en un lugar visible y éste
debe estar previamente registrado en la base de datos de IMPERIAL. Si se necesita
actualizar los códigos EAN13 debe comunicar oportunamente al Gerente de Negocios y Jefe
de Líneas de IMPERIAL. Es responsabilidad del proveedor imprimirlas.

La etiqueta de código de barras no debe desprenderse bajo ninguna circunstancia. Además

no debe ser reutilizable y debe perder su capacidad de pegado al retirarla.

El código de barras debe estar impreso en forma nítida, legible y definida, no debe borrarse
por ninguna de las circunstancias de uso.

La ubicación de la etiqueta dependerá del tipo de producto del cual se trate.

Producto que no tenga adosado el código de barras EAN13 no se recibirá y es causa de

rechazo del pallet/bulto completo.

5.2 SEÑALETICA BULTO (CAJA)

Todo bulto (caja) debe contener la señaletica correspondiente que indique por ejemplo,
apilabilidad, posición, fragilidad, etc.

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6. VENTAS CALZADAS Y PUNTUALES

6.1 Criterios.
Las ventas calzadas son ventas realizadas de forma excepcional para cumplir con demanda
de cliente. Para estas recepciones se deben cumplir los siguientes criterios:
 SKU debe figurar en sistema con status “Comprometido o Quiebre”.
 Puede ser un producto vigente en stock, puntual o Vigente por Salir.
 En caso de estar destinado a sucursal debe figurar en sistema con status
“Comprometido o Quiebre” en kardex.

7. TIPO DE OPERACIÓN
Los tipos de operación trabajados en el CD La Martina son:
 Despacho paletizado: con etiqueta EAN y rótulo único.
 Despacho bultos: con etiqueta EAN único.
El tipo de operación a utilizar lo determina el volumen de los productos a enviar, buscando
la optimización del espacio del transporte.

7.1 DESPACHO PALETIZADO

Se debe utilizar pallet estándar 1,00 x 1,20 metros, de doble vía, es decir, que el equipo de
arrastre lo pueda tomar por cualquiera de las cuatro caras.
La altura máxima permitida es de 1,10 metros, considerando la base del pallet.

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El pallets se considera parte integrante del embalaje, por tanto, dentro de su estructura de
costos. En consecuencia, el CD La Martina no hace devolución de pallets.

El paletizado en la base debe contar con a lo menos tres vueltas de stretch film, desde la
base (abarcando el pallets) hasta la superficie, cubriendo esta misma.

7.2 DESPACHO BULTOS

Si el volumen de los SKUs solicitados, no es suficiente para armar un pallet, es decir, que
no cubra toda la base del pallet; se puede entregar estos productos en cajas o bolsas,
adhiriendo a cada una de ellas una etiqueta EAN.

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Si los bultos (cajas) con productos poseen zunchos, estos deben quedar muy bien ajustados,
sin holgura.

Si los bultos corresponden a productos irregulares, es decir, que dada a sus características
quedan fuera de las dimensiones de pallets señaladas anteriormente, deben considerar una
base sólida, que permita su manipulación a través de equipo de arrastre (grúa horquilla),
resguardando la integridad del personal que ejecuta dicha acción, como también, del
producto mismo. La base debe estar sujeta al producto, mediante stretch film y zunchos.

8. PROGRAMACIÓN DE RECEPCIÓN

La recepción se agenda enviando solicitud de entrega (CITA) según corresponda:

 Materiales de metalúrgica, tuberías en general (PVC – Cobre – ETC), Aislantes, Mallas:

rcamposm@imperial.cl Roberto Campos
CC: juaraya@imperial.cl Julio Araya
 Materiales de construcción y productos portables:
maria.rojas@imperial.cl María Rojas
CC: arivas@imperial.cl Abel Rivas
 Tableros en general y puertas:
paula.munoz@imperial.cl Paula Muñoz
CC: juaraya@imperial.cl Julio Araya

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Se debe adjuntar formulario R1 y considerar que la información cargada sea idéntica a guías y
productos en físico presentados. Es decir, cada proveedor debe venir con una CITA asociada.
No se recibirá un transporte sin tener CITA agendada.

Con esta programación previa, sólo se recibirá transporte (CITA) en el horario otorgado, en su
defecto será considerado como incumplimiento y será devuelto en forma inmediata.

La respuesta de solicitudes de agendamientos serán respondidas durante la jornada y se

considerará únicamente las recibidas hasta las 14:00hrs (A excepción del área de recepción de
metalúrgica y tableros que es a las 13:00hrs); Las solicitudes recibidas posterior a este horario
quedarán para el siguiente día hábil.
Se agendará al proveedor en la primera ventana de horario disponible, la cual puede ser, día
hábil siguiente o días posteriores dependiendo de disponibilidad de agenda.

Recomendación: Mientras se solicite agenda con mayores días de anticipación, mayor

posibilidades habrán de ofrecer ventanas disponibles para el día y hora solicitada por el
proveedor.

9. CERTIFICACIÓN

En este proceso se revisará de forma completa los pallets y/o bultos enviados a Control de
Calidad. El Certificador, en compañía del personal de transporte, que actúa como agente
fiscalizador, valida que el EAN13 adherido o impreso en el producto concuerde con la
información suministrada sistémicamente (SKU, descripción, cantidad).

El porcentaje de revisión aumenta a medida que se detectan discrepancias en los pallets, bultos
y/o totes certificados, respecto al total de lo informado en orden de compra.

Si se encuentran diferencias en a lo menos el 20% de la carga certificada, se efectúa la

devolución completa de la carga. El validar en mayor nivel la totalidad de la entrega,
compromete horario de otros proveedores

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Toda diferencia u observación detectada en el proceso de certificación queda registrada en las

Guías de Despacho, copia cedible con su factura.

El personal de transporte, es el encargado de cerrar los pallets y/o bultos revisados en el

proceso de certificación.

Concluido el proceso de Certificación, se envía al personal de transporte a retirar las Guías de

Despacho asociadas a la entrega, donde se timbran por el Depto. de Recepción, dejando notas
de las observaciones o anomalías detectadas. Posterior a esto, el transporte debe retirarse del
recinto.
Siempre debe concordar lo solicitado en ordenes de compra, lo enviado físicamente y lo
facturado.
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