PLANEACIÓN DEL EVENTO

Clase o tipo de evento: Educativo

Nombre del evento: Presentación del proyecto formativo

Objetivos:

 General
 Exponer el desarrollo del proyecto formativo de la técnica de asistencia
administrativa en el municipio de Dabeiba

 Específicos

 Definir el comité y subcomité del evento

 Diseñar el plan de trabajo

 Adecuar el lugar con toda la logística requerida

 Ejecutar el evento

PLAN DE TRABAJO

ACTIVIDAD RESULTADO FECHA RESPONSABLE

Arreglo floral 12-octubre-2017 Yulieth-Maira
Lugar 12-0ctubre-2017 Yulieth
Video-Bean 12-0ctubre-2017 Andrés Felipe
Computador 12-0ctubre-2017 Yudy Tatiana
Sonido 12-0ctubre-2017 Juan esteban
Manteles 12-0tubre-2017 Juan Est.--Maira
Recordatorios 12-0ctubre-2017 Andrés F.—Yudi T
Vasos-copas 12-0cubre-2017 Doris
12-0ctubre-2017 Flor------------5
Leidy C-------4
Angie ---------1
Daniel---------2
 Juliana--------1
Aseo del lugar 12-0ctubre-2017 Doris…..Escoba
Daniel…Escoba
Nancy…Trapero
Yulieth...Escoba
Maira….Balde
Andrés. Balde
Cecilia…trapero
Viviana. Trapero
Silvia….trapero
Tatiana. Balde

Dia del evento…………Yulieth, Maira, Esteban, Yenny, Clara

Equipo después del evento…Flor, Daniela, Vanessa, Carolina, Andrés C., Juliana

Isamar, Manuela, Leidy Catalina

Presupuesto: 800.000.oo

100.000 -----flores

10.000 -----agua

100.000 ----recordatorios

250.000 ----comidas

40.000 ----copas

20.000----desechables

Comidas—Coctel-----Yudy Isalena

Menú------Leticia

Fecha de inicio del Evento: 19 septiembre de 2017

Fechas y horario del evento: 12 octubre de 2017

Cronograma de actividades (Gantt)

(Ejemplo) diligenciar plantilla de excel

RECURSOS HUMANOS

Comité del evento

Presidente del evento: Yudi isalena suescun

Subcomités del evento:

Manual de funciones:

Organigrama

INFRAESTRUCTURA

Sedes y alternativas: aula máxima I. E Juan Henrique White

Ambientación del lugar:

Recursos técnicos (sonido, luz, micrófono, computador)

CONVOCADOS E INVITADOS

Convocados al evento: aprendices de asistencia administrativa en Dabeiba

Invitados al evento:
Alcalde: Antonio José Lara várelas

Secretario de gobierno: juan Daniel herrera

Instructora invitada: Ana maría Gaviria

Coordinadora: Paola Milena Ortiz

Diseño material publicitario

Medios de divulgación (invitaciones)

Recordatorios

Es imperativo que las invitaciones contengan:

Nombre del evento, Fecha completa, Hora, Lugar, dirección completa, Tipo de traje (no
para eventos académicos), Teléfonos o datos de contacto para confirmación. Si son
sociales, se utiliza letra cursiva, hoy se usan papeles reciclables y recursos gráficos
modernos, Se usa para cierto tipo de eventos, enviarla también por correo electrónico,
Los sobres deben ser personalizados.

ALIMENTACIÓN

En el evento se ofrecerá un (refrigerio) sándwich frio y un jugo.

Coctel y pasabocas.

PRESUPUESTO

 Presupuesto Disponible: 800.000

 Egresos fijos: sonido, instalaciones, mobiliario.
 Egresos variables: comida y coctel
 Presupuesto: cerrado
 Lista de proveedores:
 PROVEEDOR PRODUCTO PRECIO

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PROTOCOLO

Elaborar el protocolo para el evento

ORDEN DEL DIA

 Recepción y registro
 Himnos (Nacional, Antioqueño, Dabeiba y Sena).
 Invocación.
 Bienvenida a los aprendices y a la mesa principal.
 Palabras del líder del proyecto
 Presentación de los aprendices
 exposición del proyecto
 degustación de los productos
 refrigerio
 despedida
 cierre del evento
PLANIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO

¿Qué se debe considerar en la planificación de un presupuesto?

Egresos

Presupuesto Evento

Representa el monto total invertido en la organización de un evento, es el total de

gastos en que se incurre. Al planificar un evento y desarrollar su presupuesto,
tenemos 2 tipos de costos o egresos:

1 Costos Fijos

Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la
cantidad de asistentes que lleguen al evento, esto es:

- Producción pre-evento, gastos de personal designado y papelería.

- Difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa.

- Diseño, impresión y costo de envío de invitaciones.

- Locación, el lugar dónde se hará el evento. Ocupará un importante porcentaje de

los costos totales del evento.

- Área y servicio de estacionamiento.

- Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y video.

- Viáticos, transporte y alojamiento de oradores e invitados especiales.

- Actos protocolares de apertura y cierre del evento.

- Traductores si fuera necesario.

- Sistema de inscripción y acreditación.

- Contratación de show o actividades, extra al evento.

- Cobertura de seguro de equipamiento y personal.

- Honorarios de servicios profesionales, contadores, abogados, arquitectos, etc.

- Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje.

2 Costos Variables

Los costos variables están determinados por la cantidad de asistentes o invitados,

entre ellos:

- Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos o

souvenirs, diplomas, etc.

- Servicio de Catering, coffee breaks, almuerzos, cenas.

Presupuesto Evento

- Personal temporario.

- Estacionamiento.

- Computadoras y mobiliario.

- Gastos bancarios.

- Personal de seguridad y limpieza

3 Imprevistos

Es importante tener en cuenta que existen una serie de imprevistos o

contingencias durante la organización del evento, por lo que es bueno contar con
un monto extra para poder cubrirlos.

Se recomienda considerar entre un 10% y 15% de los posibles egresos totales.

Esto nos dará la flexibilidad necesaria al presupuesto, para llegar al final del
evento pudiendo cubrir cualquier contratiempo.