MAPA DE PROCESO

ESTRATEG.
PROCESOS
P GERENCIAL
COMERCIALIZACION DE PRODUCT

H
SERVICIO AL
CLIENTE
PROCESOS OPERACIONALES

C
L
I COMPRAS
MONTAJE DE REDES ELECTRICAS
E ALMACENAMI
N
T
E
COMERCIALIZACION PROYECTOS Y
DISEÑO Y DESARROLLO

GESTION HU
PROCESOS DE

V
APOYO

SEGURIDAD Y SALUD E

A
 M-F-24
MAPA DE PROCESOS Version:5
May-17

CIAL MEJORA CONTINUA

COMERCIALIZACION DE PRODUCTOS ELECTRICOS

DISRTIBUCION Y
DESPACHO

C
L
COMPRAS Y I
AS
ALMACENAMIENTO E
N
T
E
N PROYECTOS Y
SARROLLO PLANIFICACION Y EJECUCION DE OBRA

GESTION HUMANA

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

 MACROPROCESO DE (GESTION GEREN
PROCESO
Planear, organizar, dirigir y controlar los recursos y procesos de la organización
OBJETIVO cliente y una buena rentabilidad de

ALCANCE Desde la planeacion hasta la ejecución de actividades que apunten al

RESPONSABLE Gerente
PROVEEDORES ENTRADAS
Informes de auditorias internos y
Mejora continua
externos
Todos los procesos de la Resultados de indicadores de
organización gestión
Necesidades de capacitación del
Gestión Humana
personal
Satisfacción del cliente
Servicio al cliente
Quejas y reclamos de clientes

Todos los procesos de la

Necesidad de recursos
organización

Recursos Documentos

Personal competente, Línea G-P-01 Revisión por la Dirección,

telefónica, computador, útiles de MC-P-02 Mejora
oficina. MC-01 Manual de calidad

Medición

Indicador Formula
(Ventas netas-costos-gastos)*100
Margen de rentabilidad
ventas netas
No. Metas cumplidas
Cumplimiento de metas
No. Metas a cumplir
PROCESO DE (GESTION GERENCIAL)
PROCESO
gir y controlar los recursos y procesos de la organización con el fin garantizar una excelente satisfacción del
cliente y una buena rentabilidad del negocio.
eacion hasta la ejecución de actividades que apunten al mejoramiento continuo de la organización.
Gerente
PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS
Asignación de recursos
Velar por la medición periódica del
desempeño de los procesos. Todos los procesos de la
política de calidad
- realizar la revisión gerencial organización
- brindar los recursos necesarios objetivos de calidad
• velar por el mejoramiento del SGC
• Aprobar la contratación del personal acciones correctivas y
• Aprobar y autorizar pagos y mejora continua
preventivas
presupuestos
• Adoptar políticas organizacionales. Necesidad de entrenamiento
gestión humana
o capacitación

Indicadores de gestión Mejora continua

Mapa de Procesos

Diagrama de flujo

Registros Requisitos Seguimiento

Se hara una evaluacion
semestral del desempeño del
Informe de Revisión por la dirección NTC ISO 9001 proceso a traves de revision de
las tendencias de dicho
indicador
Medición
Frecuencia
Medición Metas
Mensual 10%

Mensual 90%
 RESPONSABLE

Nº ACTIVIDAD Lideres de
Gestor SGC Gerente Documento
procesos

1 Inicio 1

2 Programar la revisión 2

Preparación y entrega
3
del informe

4
4
Verificar información
previa a la revisión
 Cumple con los
5
requisitos 5

Si
NO

Solicitar ajuste de la
6 6
información

7
Pasar nuevamente el
informe ajustado 7

8 Realización reunión 8

9
Toma de acción y 9
compromisos

10 Seguimiento pendientes 10

11
11 Fin
 OBSERVACIONES
Mapa de Procesos

Programar la revisión teniendo en cuenta el día, fecha hora y la duración,

además deberá notificar a los responsables de los procesos mínimo una
semana antes de la revisión para que ellos puedan realizar el respectivo
informe.

Se debe tener en cuenta para la preparación del informe la siguiente

información:

Satisfacción del cliente y retroalimentación de las partes interesadas

Grado de logro de los objetivos de calidad
Las no conformidades y acciones correctivas
Resultado de seguimiento y medición
Resultado de auditorias
Desempeño de proveedores externos
Adecuación de los recursos
Eficacia de las acciones tomadas para abordar riesgos y oportunidades
Oportunidades de mejora

Al recibir los informes de cada proceso, se deberá verificar la información

entregada con el fin de poder garantizar un buen desarrollo de la reunión.
Nota: en caso de tener alguna duda o encontrar inconsistencias estas deberán
ser notificadas de inmediato al responsable del proceso con el fin de que pueda
hacer los cambios pertinentes.
La reunión se comenzara con la presentación en power point de cada proceso

Cada responsable de proceso deberá anotar los compromisos que deberá tomar
frente a los resultados de la revisión, y tomar las acciones respectivas

Se realizara una revisión a los pendientes dejados durante la revisión gerencial

y se notifica a gerencia de cómo se han ido resolviendo.
 MACROPROCESO DE (MEJORA CONT
PROCESO
OBJETIVO Garantizar un mejoramiento continuo y eficaz de los p
ALCANCE Aplica para todos los procesos del
RESPONSABLE Coordinador de Calidad y comp
PROVEEDORES ENTRADAS
Auditorías internas y externas.
Todos los procesos de la
organización Recepción de acciones correctivas,
preventivas y de mejora.

Responsabilidad de la dirección Política y objetivos de calidad.

Todos los procesos de la Resultado de los indicadores de

organización gestión

Recursos Documentos
MC-P-01 Control documental,
Personal competente, Línea
MC-P-03 Auditorias
telefónica, computador, útiles de
MC-P-02 Mejora
oficina.
MC-P-04 Metrología

Medición
Indicador Formula
N° mejoras implementadas
% Implementacion de mejoras
N° Mejoras por implementar
N°. Riesgos intervenidos
Mitigacion de riesgos
N°. Riesgos a intervenir
OPROCESO DE (MEJORA CONTINUA)
PROCESO
Garantizar un mejoramiento continuo y eficaz de los procesos de la organización
Aplica para todos los procesos del sistema
Coordinador de Calidad y compras.
PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS
Resultado de auditorias
Responsabilidad de la
• Programación y ejecución de Estado de las acciones dirección.
auditorías internas. correctivas, preventivas y de
• Verificar eficacia de las acciones mejora.
• Realizar el informe consolidado de la
revisión gerencial. Necesidad de capacitación Gestión humana
• Programación y ejecución del comité
de calidad y revisión gerencial.
• Actualización de documentos Solicitud de acciones
correctivas, preventivas y de
mejora. Responsabilidad de la
dirección
Resultado de indicadores de
gestión

Mapa de Procesos

Diagrama de flujo

Registros Requisitos Seguimiento

MC-F-10 Gestión del cambio
MC-F-12 Encuesta satisfacción
empelados
Se hara una evaluacion
semestral del desempeño del
NTC ISO 9001 proceso a traves de revision de
las tendencias de dicho
indicador

Medición
Frecuencia
Metas
Medición
Trimestral 70%

Semestral 50%
 RESPONSABLE
Nº ACTIVIDAD Lideres de
Gestor SGC
procesos
1 Inicio 1
Identificar
acciónes
2
correctivas o de
mejora
2

3
Análisis de
acciones

4 Viable
4
No se toma la
5
accion 5

6
6 Registrar la acción

7
Implementar la
acción 7

8
8
Verificar
acciones

9 Eficaz SI

19 Fin 10
ONSABLE
Gerente OBSERVACIONES
administrativo
Documento Mapa de Procesos

Toda persona de la organización podra

propiciar acciones dentro de su
proceso u otro proceso.

Analizar si la acción detectada debe

ser tomada o no teniendo en cuenta
las posibles fuentes y si estas son:
Técnicamente viable, económicamente
viable y el impacto pueda ser bueno.
Nota: en caso de no cumplir con los
requisitos anteriormente mencionados
no se toma la acción.

la viabilidad se analizara en los

comites de calidad.

Registrar la acción, donde se

analizaran las causas con el fin de
enfocar la acción a eliminar la falla, y
se asignara un responsable de la
implementación de la acción.

Verificar las acciones implementadas

si están siendo eficaces o no, si por
alguna razón estas no lo están siendo
se deberá dejar constancia y notificar
al comité de calidad.

SI
 MACROPROCESO DE (SERVICIO AL CL
PROCESO
Planificar las estrategias para asegurar los mejores resultados en la gestión com
OBJETIVO este proceso y convirtiéndolo en una ventaja comp
ALCANCE Aplica desde la cotización hasta el seguim
RESPONSABLE Asesor comercial
PROVEEDORES ENTRADAS
Quejas y reclamos del cliente

satisfacción del cliente

Solicitud de cotización
Cliente externo

Pedido

Requisitos legales y reglamentarios

Responsabilidad de la dirección Política y objetivos de calidad

Gestión humana Personal calificado y competente

Recursos Documentos

SC-P-01 Procesos relacionados

Personal competente, Línea con el cliente
telefónica, útiles de oficina, SC-P-02 Medición de la
equipo de cómputo. satisfacción del cliente y tramite de
quejas y reclamos

Medición
 Indicador Formula
% Cumplimiento del presupuesto Valor ventas al mes $$
comercial Valor ventas proyectadas $$%

% Satsifaccion del cliente Promedio de satisfaccion cliente

PROCESO DE (SERVICIO AL CLIENTE)
PROCESO
s para asegurar los mejores resultados en la gestión comercial, identificando las variables más importantes de
este proceso y convirtiéndolo en una ventaja competitiva para la empresa.
Aplica desde la cotización hasta el seguimiento al cliente
Asesor comercial
PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS
Cotizaciones Cliente externo
Responsabilidad de la
Satisfacción del cliente
• Comunicación con el cliente. dirección
• Realización cotización. Necesidad de personal y/o
• Resolver diferencias entre los Gestión Humana
capacitación
requisitos del pedido.
• Realización de la remisión. Responsabilidad de la
• Verificación de la logística de Indicadores de gestión dirección
distribución para asegurar despachos Mejora continua
locales y fuera de la ciudad.
• Realizar encuestas de satisfacción Acciones correctivas,
Mejora continua
de clientes. preventivas y mejora
• Recepción de quejas y reclamos
Facturas
Distribución y despachos
Remisión

Mapa de Procesos

Diagrama de flujo

Registros Requisitos Seguimiento

Informe De Mercancía
SC-F-01 cotización
SC-F-02 Devolución de mercancía
SC-F-03 SOLICITUD CREDITO
Se hara una evaluacion
SC-F-04 Encuesta estado de
semestral del desempeño del
satisfacción de los clientes
NTC ISO 9001 proceso a traves de revision de
SC-F-05 Orden de trabajo
las tendencias de dicho
Lista de precios
indicador
PE-F-05 Encuesta montajes eléctricos
Software quejas y reclamos
CDD-F-02 Encuesta de satisfacción
para diseño

Medición
Frecuencia
Medición Metas

Mensual 95%

Anual 90%
 RESPONSABLE
N.º ACTIVIDAD Asesores
Cliente Gerente Documenta
comerciales

1 Inicio 1

Recepcionar necesidades
2
del cliente
2
3 Analizar necesidades
3
Inquietudes frente a las
4 NO
necesidades
SI
5 Comunicarse con el cliente

6
6 Elaborar cotización

7 Enviar cotización al cliente

7
Hacer seguimiento a la
8
cotización 8

Requiere ajuste? SI
9
(descuento)
9

NO

10 Elaborar Factura
10

11 Fin 11
 OBSERVACIONES
Mapa de Procesos

Las necesidades del cliente ingresan vía e-mail,

telefónicamente y/o verbal

Revisar requisitos del cliente, de la organiacion, legales

y reglamentarios y aclaracion de observaciones en caso
de que aplique.

Contactarse con el cliente y aclarar inquietudes.

Siempre debe de elaborarse la cotización así el cliente

no la requiera físicamente, esto con al fin de llevar un
mayor control.
Nota: Cuando es Re cotización se sigue el mismo
procedimiento.

Se envía al cliente por fax, e-mail o simplemente se la

comunica vía telefónica si es requerida.

Cada asesor realiza el seguimiento a la cotización, el

cliente notifica vía telefónica o mediante una orden de
compra la aceptación de la cotización.

Se solicita autorización con Gerencia o a la persona

designada por gerencia.

Esta será ubicada en el lugar destinado para ello y los

almacenistas la recogen, separan el material en la
bodega y dejar constancia(firma) de quien la separo y
en caso de tener productos faltantes resaltar los
productos con un punto.
Si la factura tiene punto(s) se devuelve al Asesor
Comercial que la realizó, para que él proceda a buscar
el producto con nuestros proveedores, pero si este esta
completo pasa inmediatamente al coordinador de
despachos para que este la tenga en cuenta en el
recorrido .
 MACROPROCESO DE (COMPRAS Y ALMACE
PROCESO
Asegurar que los productos y servicios comprados cumplan con los requisitos es
OBJETIVO una continuidad, garantizando el adecuado almacenamiento, evitando así posibles
mayor rentabilidad de las operaci

Aplica para el adecuado almacenamiento, la adquisición de productos y servicios

ALCANCE reevaluación de proveedores

RESPONSABLE Coordinador de compras.

PROVEEDORES ENTRADAS
Servicio al cliente
Comercialización, Diseño Y Necesidades del cliente
Desarrollo

Materia prima, insumos y servicios

Proveedor
Factura

Responsabilidad por la
Política y objetivos de calidad
dirección

Gestión humana Personal capacitado y competente

Recursos Documentos
 C-P-01 Compras y evaluación
Personal competente, Línea
de proveedores
telefónica, computador, útiles de
TA-001 Preservación del
oficina.
producto.

Medición

Indicador Formula
Nivel de satisfaccion de los
Promedio de satisfaccion proveedores
proveedores
CESO DE (COMPRAS Y ALMACENAMIENTO)
PROCESO
ctos y servicios comprados cumplan con los requisitos especificados, que el suministro de los productos tenga
ando el adecuado almacenamiento, evitando así posibles roturas de stock, reduciendo costos, aumentando una
mayor rentabilidad de las operaciones.

o almacenamiento, la adquisición de productos y servicios por medio de una adecuada selección, evaluación y
reevaluación de proveedores.

Coordinador de compras.
PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS
Proveedor
Orden de compra
Distribución y despachos
Identificar la necesidad de la compra.
- Verificación existencia y separación
del material. Acciones correctivas,
-Seleccionar, Evaluar y reevaluar Mejora continua
preventivas y mejora
proveedores.
- Cotizaciones para compra de Mejora continua
material. Indicadores de gestión Responsabilidad por la
- Realización de las órdenes de dirección
compra.
-Recepción de productos Necesidad de capacitación
- Verificación cumplimiento en las Gestión humana
y/o entrenamiento
entregas y el producto comprado.

reevaluación de proveedores Proveedores

Materia prima, insumos Comercialización de proyectos

Mapa de Procesos

Diagrama de flujo

Registros Requisitos Seguimiento

Orden de compra
CA-F-01 Satisfacción De Proveedores
CA-F-02 Registro de proveedores
Aprobados
CA-F-03 Selección de proveedores Se hara una evaluacion del
CA-F-04 Re evaluación de cumplimiento de metas de
NTC ISO 9001
proveedores forma anual, revisando la
CA-F-05 Re evaluación de tendencia del indicador.
proveedores
CA-F-06 Solicitud de compra
Carta de retro alimentación de los
proveedores

Medición
Frecuencia
Medición Metas
anual 90%
 RESPONSABLE

Nº ACTIVIDAD Coord.
Asesor Auxiliar de
Proveedor Calidad y Almacenista
comercial compras
compras

1 Inicio
1

2
Requerimiento de
2 compra según
necesidades

3
Verificar existencia en
3
inventario

4 Se tiene existencia
4
NO SI

5 Separar productos
5

6 Solicitar compras
6

7 Solicitar cotizaciones 7

8 Seleccionar proveedor 8

9 Nuevo 9
NO SI
 9
9 Selección del proveedor

Elaborar orden de 10
10
compra

Aprobación orden de
11
compra

RESPONSABLE

Nº ACTIVIDAD
Asesor Coord. Auxiliar de
Proveedor Almacenista
comercial Calidad compras

12
Enviar orden de compra
12
al proveedor

Recepcionar la materia 13
13
prima e insumos
14
Verificar el producto 14
comprado

15
NO
15 cumple

16 Realizar devoluciones 16

Pasar información al
17
área financiera

18 Ingresar al inventario

19 Fin
RESPONSABLE

Coordinador de
Gerencia Contador administrador Documento
despachos

SI
 11

RESPONSABLE

Coordinador de
Gerencia Contador administrador Documento
despachos

13
14

15
SI

17

18

19
 OBSERVACIONES
Mapa de Procesos

Ver informe de inventarios

Notificar al coordinador de compras cuando se

requiera compra de algun producto, esto
puede evidenciarse en el software de la
empresa.

Estas cotizaciones pueden ser solicitadas al

proveedor de forma verbal o escrita.
Para seleccionar un nuevo proveedor es importante
tener en cuenta, lo definido en el formato Selección
de proveedores

Diligenciar la orden de compra con las

siguientes características: producto,
especificaciones, cantidad, tiempo requerido,
valor, si envían o recogen, la fecha, empresa,
dirección en caso de ser un proveedor inusual.

En caso de requerirse.

OBSERVACIONES

Vía fax, e-mail o entrega personal.

La inspección se debe de realizarse

verificando siempre la orden de compra Vs
factura.
Solo se registran aquellos que no cumplen con
los parametros establecidos reevaluacion de
proveedores.

De acuerdo a la orden de compra con el

certificado de cumplimiento de normas (si lo
requiere), en el cual verifica contra la norma si
cumple los parámetros, si los cumple firma,
con la fecha sobre el mismo certificado, si no
cumple se le envía una carta al proveedor o se
le comunica telefónicamente, se hace un
reporte de no - conformidad y se le informa al
Gerente.
 MACROPROCESO DE (DISTRIBUCION Y DE
PROCESO
Describir las actividades que se deben llevar a cabo para el despacho y distribuc
OBJETIVO cumplimiento a sus requisitos (Calidad, cantid
ALCANCE Aplica desde el empaque del producto hasta la entr
RESPONSABLE Coordinador de despachos
PROVEEDORES ENTRADAS
Servicio al cliente Pedido

Compras Productos comprados

Responsabilidad de la dirección Política y objetivos de calidad

Gestión humana Personal capacitado y competente

Cliente Devolución de producto

Recursos Documentos
Personal competente, Línea DD-P-01 - Despachos y
telefónica, computador, útiles de distribución.
oficina. DD-I-01 Mantenimiento Preventivo
Y Correctivo De Equipos Y
Vehículos

Medición

Indicador Formula
% Satsifaccion del cliente % Oportunidad en la entrega
CESO DE (DISTRIBUCION Y DESPACHOS)
PROCESO
que se deben llevar a cabo para el despacho y distribución de todos los materiales a nuestros clientes, dando
cumplimiento a sus requisitos (Calidad, cantidad, oportunidad).
Aplica desde el empaque del producto hasta la entrega del mismo al cliente
Coordinador de despachos
PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS
Producto empacado Cliente externo
Identificar, manipular, proteger y
transportar el material que los clientes Acciones correctivas,
Mejora continua
han solicitado. preventivas y mejora
- Empacar y rotular el material a
entregar. Mejora continua
- Entregar a la transportadora la Indicadores de gestión Responsabilidad de la
mercancía. dirección
- Planear rutas de los mensajeros.
- Cargue de vehículos.
-Velar por el mantenimiento de los Necesidad de capacitación
Gestión humana
vehículos. y/o entrenamiento

Mapa de Procesos

Diagrama de flujo

Registros Requisitos Seguimiento

# Pedido NTC ISO 9001 Se hara una evaluacion del
# Factura cumplimiento de metas de
DD-F-01 Formato de Recorrido forma anual, revisando la
DD-F-02 Formato de transportadoras tendencia del indicador.
DD-F-03 hoja de vida de vehículos y
motos
DD-F-04 verificación diaria de
condiciones del carro

Medición
Frecuencia
Medición Metas
Mensual Anual
 RESPONSABLE

Nº ACTIVIDAD Coordinador de
Almacenista Mensajero
despachos

1 Inicio 1

2 Empacar y rotular

3
3 Planear rutas

Solicitar documentación 4
4
adjunta
 5

5 Enviar la mercancía

6
6 Entregar mercancía

7
7 Satisfacción? NO
SI

Reprogramar el 8
8
despacho

9
9 Entregar planillas

10 Fin 10
 OBSERVACIONES
Documento

Embalar los productos teniendo en cuenta que estos sean bien preservados
con el fin de minimizar el riesgo de daño en el transporte.
La identificación para clientes fuera de la ciudad se hace con un stiquer
donde se especifica la siguiente información:
* Destinatario
* Dirección
* Teléfono
* Ciudad
Para clientes ubicados dentro de la ciudad estos no tiene stiquer, pero
cuentan con la factura donde se especifica el producto facilitando su
identificación.

Planea las rutas de los mensajeros teniendo en cuenta si los pedidos están
completos, de lo contrario, se realizan las órdenes de compra para tener todo
el material solicitado, dejar registro en el Formato de Recorrido.
Nota:
Para definir las rutas se debe tener en cuenta:
* Ubicación del destino, pues la dirección esta en factura
* Tamaño
* Cantidad de mercancía.

Verificar que se cuente con la documentación necesaria para poder hacer el

despacho.
 Enviar la mercancía teniendo en cuenta si son clientes dentro o fuera de la
ciudad.
Fuera de la ciudad:
Si el cliente no especifica la transportadora se seleccionara según la ruta a
cubrir, en caso de que el cliente especifique se contactara y solicitara la
recolección de mercancía.
Nota: cada asesor comercial será quien coordine con la transportadora el
despacho.
Dentro de la ciudad:
Programar teniendo en cuenta la ubicación, nivel de prioridad, cantidad,
tamaño y ubicación.
Nota: Cuando nuestros clientes recogen el material, el coordinador de
despachos es el encargado de entregar dicho material.
El Gerente y/o Coordinador de Despachos y/o aux de compras son los
encargados de entregar material a los mensajeros.

Dejar la evidencia de la entrega en el Recorrido

SI

Reprogramar el despacho teniendo en cuenta que se convierte en prioridad

en la programación del próximo despacho.

Entregar el Recorrido al coordinador de despachos complemente

diligenciado, en caso de quedar pendientes por entregar, se debera justificar
la no entrega de este.

10
Mapa de Procesos
 MACROPROCESO DE (COMERCIALIZA
PROYECTOS Y DISEÑO Y DESARROL
PROCESO
Comercializar el diseño y desarrollo de proyectos con el fin de garantizar la satis
OBJETIVO aplicables.
ALCANCE Aplica desde la cotización hasta la medición con la s
RESPONSABLE Director de proyectos
PROVEEDORES ENTRADAS
Necesidades del cliente y/o
Cliente externo
constructora

Entes reguladores(gobierno) Requisitos legales y reglamentarios

Responsabilidad de la dirección Política y objetivos de calidad.

Resultado de los indicadores de

Mejora
gestión

Cliente externo Solicitud de modificación al diseño

Recursos Documentos

CD-P-01 Planificación y desarrollo

Personal competente, Línea del diseño,
telefónica, computador, útiles de SC-P-02 Medición de la
oficina. satisfacción del cliente y trámite de
quejas y reclamos.

Medición

Indicador Formula
% satisfacción con el diseño Promedio de satisfaccion cliente
OPROCESO DE (COMERCIALIZACION
YECTOS Y DISEÑO Y DESARROLLO)
PROCESO
y desarrollo de proyectos con el fin de garantizar la satisfacción del cliente con el cumplimiento de las normas
aplicables.
Aplica desde la cotización hasta la medición con la satisfacción con el diseño.
Director de proyectos
PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS
Contrato firmado. Cliente

Identificación de los proyectos. Planificación y ejecución de

Diseño aprobado.
-Cotización o licitación (revisión de los obra
requisitos).
-Diseño (planos) Aprobación del plano Cliente
-Legalización y contrato.
-Verificación cumplimiento y Resultado de indicadores
Gestión Gerencial
validación del diseño. gestión
-Control cambios (diseño-contrato).
Necesidad de capacitación Gestión humana

Solicitud de acciones
Mejora
correctivas y/o preventivas

Mapa de Procesos

Diagrama de flujo

Registros Requisitos Seguimiento

NTC ISO 9001
PE-F-04 Acta de entrega
NTC 2050 Se hara una evaluacion del
CDD-F-02 Encuesta de satisfacción
Retie, Retilap. cumplimiento de metas de
del diseño
RA0-001 - Presentación de forma anual, revisando la
CDD-F-01 FORMATO MAESTRO DE
planos y convenciones de tendencia del indicador.
DISEÑO
EPM

Medición
Frecuencia
Medición Metas
Por proyecto 90%
 RESPONSABLE

Nº Director
Cliente Gerente Documentos
proyectos

1 Necesidad del cliente

1

2
Analizar las necesidades
2
del cliente

3 Realizar el diseño
3

4 Revisión y aprobación 4

5 Cumple 5
NO si

Hacer devolución del plano

6
para modificación

Realizar modificaciones
7
según solicitud
7
 Identificar los cambios en el
8 8
plano

Entrega del diseño

9
aprobado 9

10 Fin 10
 OBSERVACIONES Y CONTROLES
Mapa de Procesos

Estas son presentadas mediante e-mail o físicas según

formato FORMATO MAESTRO DE DISEÑO.

Revisar las necesidades del cliente teniendo en cuenta:

. Requisitos del cliente.
. Requisitos de técnicos
. Requisitos normativos y reglamentarios.
y registrar en el FORMATO MAESTRO DE DISEÑO.

Enviar plano del diseño al cliente o gerente quienes

revisan y verifican que este cumpla con los elementos
solicitados inicialmente.
Cuando se diseña un Proyecto de Redes se envía una
copia del plano a la respectiva Empresa de Energía.

El registro de las modificaciones debe de hacerse en el

plano de forma digital.
Las correcciones que la Empresa de Energía le hace a
los diseños quedan consignadas en el mismo plano, el
cual se devuelve con el plano reformado, y cuando ha
sido aprobado finalmente, sólo se devuelve la copia
aprobada, por tanto EIU, no queda con copias de las
correcciones hechas por la Empresa de Energía.
Nota: Cuando las modificaciones no son realizadas de
forma digital se debera dejar registro de estas en el
Cambios en el diseño.
Ver protocolo para aprobacion de planos de EPM
Todos los planos con modificaciones serán identificados
de la siguiente manera:
. Se colocara una X de color rojo en el plano que indica
que este fue modificado.
. Se identificara en el cajetín el número de la versión.
. Se describirá el cambio.

Redes internas. La aprobación consta de la entrega en

medio física y magnética del plano por parte de EIU
mediante el formato acta de entrega.
Redes externas. La aprobación consta de un sello que
especifica nombre de la persona que revisó y aprobó, y
el tiempo de vigencia de la aprobación.
 MACROPROCESO DE (PLANIFICACION Y EJE
LA OBRA)
PROCESO

OBJETIVO Planificar y ejecutar el proyecto de acuerdo a los requisitos del cliente y bajo cond

ALCANCE Aplica desde la cotización hasta la terminac

RESPONSABLE Director de proyectos
PROVEEDORES ENTRADAS
Normas reglamentarias, permisos y
Entes reguladores
licencias.
Cliente
Diseño aprobado (plano).
Diseño y desarrollo.

Constructora Cronograma general de la obra

Responsabilidad de la dirección Política y objetivos de calidad.

Resultado de los indicadores de

Mejora
gestión

Recursos Documentos

PRC-P-20 Planificación y Ejecución

Personal competente, Línea de obra.
telefónica, computador, útiles de PRD-P-06 Plan de calidad.
oficina. CDSM-P-24 Control de los equipos
de medida.

Medición

Indicador Formula
% Cumplimiento de presupuesto Valor ventas al mes $$
de obra Valor ventas proyectadas $$%
ESO DE (PLANIFICACION Y EJECUCION DE
LA OBRA)
PROCESO
oyecto de acuerdo a los requisitos del cliente y bajo condiciones controladas con el fin de lograr su satisfacción.

Aplica desde la cotización hasta la terminación del proyecto.

Director de proyectos
PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS
Entregar la obra. Solicitud de acciones
Identificar derrotero obra correctivas, preventivas o de
-Definir prioridades. Validación de la obra. mejora
-Ejecución de actividades del
derrotero. Resultado de indicadores
-Realizar ensayos si el proyecto lo Gestión Gerencial
gestión
requiere.
-Visitas a las obras para inspeccionar Necesidad de capacitación Gestión humana
las actividades.
-Bitácora. Solicitud de acciones
correctivas, preventivas o de Mejora
mejora

Mapa de Procesos

Diagrama de flujo

Registros Requisitos Seguimiento

Derrotero Obra
PRC-F35 Acta de entrega Se hara una evaluacion
DD-F-46 Diseño de subestación NTC ISO 9001 semestral del desempeño del
interna y externa Retie proceso a traves de revision de
DD-F-48 Supervisión de la Retilap las tendencias de dicho
construcción de la malla a tierra indicador
Bitácora

Medición
Frecuencia
Medición Metas
Mensual 95%
 RESPONSABLE

Director
Cliente Gerente Documentos
proyectos

Gestionar consecucion de 2
2
permisos

Elaboracion del derrotero

3
de obra 3

4
Logistica para inico de 4
actividades

5
Elaborar la programacion 5
de obra

6
Hacer seguimiento al
6
avance de la obra
7 Control presupuestal 7

Seguimiento al plan de
8 8
calidad

9 Cumple 9
si No

10 Ajustar el plan de calidad 10

11 Entrega de obra 11

12 Fin 12
 OBSERVACIONES Y CONTROLES
Mapa de Procesos

Esta aplica a redes internas y externas y red contra

incendios, para el cableado estructurado no aplica.

Elaborar el derrotero de obra con el fin de tener claridad

de los registros que deben dejarse como soporte del
proceso.

Gestionar los sitios que utilizará en el proyecto como

zona de depósito, o utiliza los dispuestos por el cliente.
Cuando se transporte material, se elabora la remisión en
original y copia, el original se envía al encardago de la
obra, quien devuelve la copia firmada para ser archivada
en la carpeta de la respectiva obra.

Hay programas en los que no se puede elaborar un

cronograma de actividades, por que se depende de un
tercero para ir avanzando en la obra.

Realizar control semanal de la programación de la obra,

dicho registro debera quedar consignado el seguimieto
en la bitacora.

Realizar una reunión con el Cliente o el representante

del cliente y las decisiones adoptadas las dejan
consignadas en la bitácora de obra.

Semanalmente realiza una reunión con el personal de la

obra que involucra las decisiones tomadas en reunión
con el Cliente y se programan actividades que se dejan
consignadas en la bitácora de obra.
Mensualmente se hace seguimiento a la ejecucion de
las obras con el fin de determinar el % de ejecucion,
dejando el registro en el control de avances de obra.

verificar si se esta cumpliendo con el plan de calidad

determinado para la obra con el fin de garantizar el
cumplimiento de los parametros.

Verificar el plan y proceder segun procedimiento de PNC

Hacer entrega oficial de obra teniendo en cuenta dejar

los registros en las actas y bitacora.
 MACROPROCESO DE (GESTION HUM
PROCESO
Brindar a todos los procesos de la organización, personal competente según las
OBJETIVO desvinculación, evaluación de competencias y velando por las condiciones de trab
normatividad vigente

ALCANCE Aplica desde la requisición de personal hasta el en

RESPONSABLE Contador
PROVEEDORES ENTRADAS
Requerimiento de personal

Necesidad de capacitación y/o

Todos los procesos de la entrenamiento
organización

Evaluación de competencias

Todos los procesos de la Solicitud desvinculación de

organización personal

Responsabilidad de la dirección Política y objetivos de calidad

Recursos Documentos
Personal competente, Línea RD-P-10 Formación,
telefónica, útiles de oficina, RH-P-23 Selección, vinculación y
equipo de computo seguimiento de personal.

Medición

Indicador Formula
Nivel de satisfaccion de los
Promedio de satisfaccion empleados.
empleados

N°Capacitaciones ejecutadas
Plan de capacitacion
N°Capacitaciones programadas

Evaluaciones desempeño Promedio de evalaucion

OPROCESO DE (GESTION HUMANA)
PROCESO
cesos de la organización, personal competente según las necesidades del cargo; garantizando la vinculación/
n de competencias y velando por las condiciones de trabajo y salud de todos los empleados, de acuerdo con la
normatividad vigente

Aplica desde la requisición de personal hasta el entrenamiento del mismo.

Contador
PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS
Personal competente y
capacitado Todos los procesos de la
organización
Cronograma de capacitación

Reclutamiento de hojas de vida Liquidación de prestaciones

- Selección, contratación, inducción y sociales, desvinculación de
entrenamiento
- Capacitación y evaluación de
eficacia de la misma.
- Evaluación de competencias
- Desarrollo de programas de
bienestar.
- Coordinar llamados de atención y
descargos.
- Elaborar Plan de capacitación anual
- Seguimiento al ausentismo.
Responsabilidad de la
las entidades de seguridad Dirección
social
Retroalimentación resultados
todos los procesos de la
de la evaluación de
organización
desempeño
Acciones correctivas,
Mejora continua
preventivas y mejora

Responsabilidad de la
Indicadores de gestión Dirección
Mejora continua

Mapa de Procesos

Diagrama de flujo

Registros Requisitos Seguimiento

GH-F-02 Entrevista inicial. Código sustantivo del trabajo Se hara una evaluacion del
GH-F-03 Lecciones Aprendidas Reglamento interno de cumplimiento de metas de
GH-F-04 Requisitos de Ingreso trabajo, legislación vigente en forma anual, revisando la
GH-F-05 Registro de inducción, Salud Ocupacional tendencia del indicador.
entrenamiento y capacitación NTC ISO 9001
GH-F-06 Cronograma De
Capacitación
GH-F-07 EVALUACION DE
COMPETENCIAS
CD-F-04 Acta De Reunión
Contrato
Encuesta de retiro

Medición
Frecuencia
Medición Metas
Anual 90%

Mensual 85%

Anual 75%
 RESPONSABLE

ACTIVIDAD Gestión Líder del

Aspirante Gerente
humana proceso

1 Inicio
1

2
2 Necesidad de personal

Reclutamiento de hojas de
3
vida

4 Preselección

5 Verificacion de referencias

5 Entrevista

6 Elección del cargo 6

7 Exámenes de ingreso

Entrega de requisitos de
8
ingreso

9 Contratacion del personal

10 Elaboración contrato

11 Digitalizar los documentos

Afilicacion a la seguridad
12
social

13 Fin

RESPONSABLE
Nº ACTIVIDAD Líder del
Gestión humana Gestor SGC Cord. SGSST
proceso

1 Inicio 1

Diligenciar plan de
2
inducción y/o reinduccion 2

Definir plan de
3 3
entrenamiento

4 Seguimiento
4
5 Fin 5

INDUCCION
COMPETENCIAS
SPONSABLE

Secretaria- Aun.
administrativa
Contador Documentos
-Coord. salud
ocupacional

5
 7

10

11

12

13

SPONSABLE

Documentos
 OBSERVACIONES Y CONTROLES
Mapa de Procesos

Reclutar las hojas de vida a través de diferentes medios como:

-Hojas de vida referidas por el Responsable del proceso interesado.
-Empleados activos.
-Presentadas directamente en las sedes de la compañía.
-Instituciones tecnológicas
-Universidades aprobadas por el ICFES
-SENA
- Páginas de Internet especializadas en búsqueda de empleo (compu-
trabajo entre otros).

Estudia de acuerdo al perfil del cargo y preselecciona los candidatos que

reúnen los requisitos mínimos exigidos.

Realizar la verificacion de referencias y dejarlas consignadas en el

formato de entrevista.

La primera entrevista sera realizada por gestion humana, quien evaluara

la parte del ser, si el candidato pasa se programa la entrevista con el líder
del proceso, verificando que tenga el conocimiento técnico requerido, si
el resultado de esta cumple con las expectativas del cargo, se programa la
entrevista con con gerencia con el fin de que sea el quien tome la
decisión de elección del candidato, se deja registro en el Formato de
entrevista inicial.
Nota: Cuando es personal que ya ha tenido vínculos con la empresa no
requiere hacer nuevamente la entrevista de ingreso.
Nota: Cuando es personal de obra se les hará una prueba tecnica que
esta a cargo de ingeniería.

Seleccionar el aspirante según resultados de entrevista.

Verificar que cuenten con los resultados de los exámenes antes de
ingresar y analizar sus resultados.

Llamar al candidato seleccionado informándole cuando debe presentarse

a la empresa y que documentación debe presentar según formato
Requisitos de Ingreso.

Elaborar el respectivo contrato de trabajo según los datos estipulados en

el formato Formato de entrevista inicial.

Digitalizar los documentos y guardrlos en el servidor en la carpeta de

cada empleado.

Realizar la respectiva afiliacion a ARL-EPS-AFP.

Nota: La afiliacion a la Arl debe de hacerse un dia antes de iniciar
labores.

OBSERVACIONES

Realizar la inducción dejando el respectivo registro teniendo en cuenta los

siguientes puntos:
- Presentación general de la empresa
- Metas organizacionales(política-objetivos-misión-visión-organigrama)
- Reglamento de la empresa.
- Salud ocupacional
- Seguridad social
- Definición de funciones

Diligenciar el formato GH-F-05 puntualizando en los temas propios para la

ejecucion de las actividades según el cargo, este deberá ser archivado en la
carpeta del empleado.
Ingresar al software de nomina y verificar los contratos proximos a vencer, imprimir
el soporte y solicitar a la gerencia la aprobacion de quienes continuaran laborando
en la empresa dejando el registro firmado por el gerente como evidencia,
posteriormente se registra la decision dada por gerencia para proceder al registro
pertinente.