AP11-EV03- “PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA

CAMPAÑA DE DIFUSIÓN”.

INSTRUCTORA
GLORIA CECILIA MARTINEZ JIMENEZ

APRENDIZ
VERÓNICA CANO MÚNERA

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DE MERCADOS

FICHA: 141298
 Evidencia
“Programación Evento Comercial y
Diseño de la Campaña de Difusión

Programación de un evento comercial y diseño de su campaña de difusión

1. Determinar el tipo de evento a realizar: La feria de sistemas colombiana ciudad de

Cali evento comercial y promocional.

2. Establecer los requerimientos del evento

REQUERIMIENTOS

 Especificar a los coordinadores del evento, el tipo y tamaño de los stands, la

ubicación que necesitamos, en medidas y capacidades.
 Imagen corporativa (marca, imágenes, mensaje, logotipos, banners, tema u
objetivos)
 Los productos a exhibir
 Elementos decorativos y mobiliarios.
 Hacer promociones preventa tales como. (invitaciones personales, correo directo,
anuncios en revistas, periódicos y radios.
 Promoción durante el evento: volantes, folletos, obsequios, muestras gratis, etc.
 Venta directa con ofertas
 Música y/o videos

3. Construir el presupuesto y la financiación del evento

Este evento haremos uso de los recursos con que cuenta la compañía, formaremos un
equipo de trabajo de 4 miembros, a los cuales le serán asignadas tareas específicas:

RUBROS ESTIMADOS TOTAL

Alquiler de stand $250.000 $250.000
Equipos $200.000 $200.000
Adecuaciones $200.000 $200.000
Publicidad $300.000 $400.000
Cuñas radiales $500.000 $500.000
Decoraciones $200.000 $200.000
Iluminación $60.000 $60.000
Total $2.810.000

4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará

CANTIDAD MATERIALES, INSUMOS O EQUIPOS

2 Pendones
30 Pasabocas
2 Portafolios de servicio
100 Volantes y folletos

5. Elaborar del protocolo del evento

PROTOCOLO ANTES DEL EVENTO

 Establecer el lugar y el horario en la que se llevara a cabo el evento

 Conocer el público que va asistir ya que se habrá enviados su invitación o
notificación con un mes de antelación.
 Diseñar u programa de presentación del evento para así llevar un orden.
 Conocer el lugar donde se presentará el producto, como que servicios hay, el
personal de seguridad que hay, sitios de información general etc.

PROTOCOLOS DURANTE EL EVENTO

 Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento.

 Distribuir el trabajo entre los encargados del evento.
 Tener una adecuada presentación personal.
 Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados.
 Expresarse de manera clara y concreta.
 Ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a las personas invitadas.
 Tener listo los productos a ofrecer y las degustaciones.
PROTOCOLO AL FINALIZAR EL EVENTO

 Realizar un acta publica con las conclusiones del evento, ya que estos se van hacer
llegar a todos participantes.
 Enviar notas de agradecimiento por la participación del evento.
 Hacer encuestas para saber si se alcanzaron los objetivos propuestos.

6. Formular el plan de relaciones públicas del evento

La empresa eventos palma real, ha decidido hacerse participe de una feria empresarial
en donde va hacer el lanzamiento oficial de la nueva línea de productos; lugar en donde
se podrá disfrutar de actividades comerciales, gastronómicas y artísticas.

Eventos palma real es una empresa que recién se está introduciendo en el mercado y
que cuenta con poco presupuesto para promocionar y dar a conocer nuestros
productos, es por eso que hemos decidido participar de esta feria y evento, que es una
especie de flea-market, con muchas satisfacciones a nivel comercial, es una feria que
tiene gran acogida en el público, al cual asiste un gran número de personas de
diferentes perfiles, a los cuales podemos realizar sondeos de opinión de nuestro
producto, intercambiar opiniones y darnos a conocer en el mundo empresarial; Para
que sea una actividad donde podamos cumplir con los objetivos propuestos hemos
dispuesto la siguiente planeación y programación para llevar a cabo dicho evento.

OBJETIVO GENERAL
Promover la participación activa de nuestra empresa dentro del sector empresarial.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Reforzar la imagen y marca de nuestro producto.

 Lograr la compra y venta de los productos y servicios.
 Lograr un gran número de contactos.
 Hacer alianzas estratégicas con clientes y proveedores
 Captar nuevos clientes y consumidores.
 Transmitir información mucho más activa e intensa acerca del producto.
 CRONOGRAMA DEL EVENTO
TIEMPO
mes
ACTIVIDADES OBSERVACIONES
sem sem sem sem
1 2 3 4
Elaboración de un plan de actuación, tiempos
de ejecución, designación de responsables y 8 HORAS
montaje.
Elaboración de campañas de promoción y
8 HORAS
comunicación
Selección de productos a comercializar en la
8 HORAS
feria
Definir el número de invitados, delegados,
8 HORAS
ponentes y acompañantes.
Selección de tipos de montajes y tamaños 4 HORAS
Impresión de papelería, invitaciones, folletos,
3 HORAS
pendones
Diseño gráfico de publicidad y difusión 10 HORAS
presupuesto 8 HORAS

7. Diseñar la campaña de difusión

 Se promocionará a través de las redes sociales como Facebook, Twitter, Instagram

y Google+
 Invitaciones vía email, a los clientes ya establecidos.
 Voz a voz.
 MUSG
 Plegables
8. Difundir el evento comercial

El evento se va difundir, mediante pendones, avisos radiales, avisos de televisión para

de esta forma poder llegar a la mayoría de nuestros invitados; garantizaremos que a
cada uno de ellos pueda estar informado y nos pueda acompañar en esta gran
inauguración.

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

LANZAMIENTO DE LA MICRO EMPRESA COMPUMAX.

MAYOR INFORMACIÓN ´´CALI´´

Cel. 322 662 88 55

tecnomaxcali@gmail.com

Aviso radial

El Centro de Eventos Valle del Pacifico ubicada en la ciudad de Cali invita a todas las
empresas de la ciudad a la inauguración, más información 3226628855.
Aviso de televisión

El Centro de Eventos Valle del Pacifico ubicada en la ciudad de Cali invita a todas las
empresas de la ciudad a la inauguración, más información 3226628855.
9. Evaluación

Ficha monitoreo

Acta de reunión para evaluar eventos

Fecha 15/05/2019
Objetivo(s) evaluar el evento de lanzamiento de la empresa
Asistentes Veronica Cano Múnera
NOMBRE CARGO
Verónica Cano Múnera Gerente

Temas tratados
Opiniones de los clientes
Desarrollo general del evento
Aspectos negativos
Aspectos positivos
Cosas por mejorar

Resultados
Se pudo evidenciar un buen trabajo en equipo durante el evento
Se apreciaron las opiniones negativas y positivas
y se trabajó en la mejora de las falencias

Referencias utilizadas

Realizada por Verónica Cano

PLAN DE PRESENTACIÓN DEL SERVICIOS DE SU PROYECTO.

PLAN DE EXHIBICIÓN

Objetivo: promocionar nuestra empresa por medio de publicidad utilizando los

diferentes medios de publicidad como pendones, fichas, audios, realizando descuentos
para los clientes interesados, realizar sorteos como material P.O.P.

ESTRATEGIA DE EXHIBICIÓN

La estrategia de exhibición que se utilizara será por medias charlas u conferencias en la

cual los clientes puedan obtener cercanía e interactuar con los encargados para así
pueda obtener suficiente en formación y puedan llevarse la mejor impresión del micro
empresa.

PÚBLICO

El público seleccionado para esta explosión de nuestro servicio son los empresarios de
la ciudad de Medellín.

ESTRATEGIA DE VENTA Y PROMOCIÓN

Les enseñamos a nuestros clientes nuestro servicio de una forma que se obtenga el
interés del consumidor y la eficacia esperada, seremos claros he innovadores para de
esta forma hacer que el cliente tenga la necesidad, de adquirir nuestro servicio; se
realizara una excelente o presentación de esta forma se verá reflejada la presentación
de nuestro servicio.

PIEZAS PUBLICITARIAS NECESARIAS PARA DIFUNDIR EL EVENTO

Celebración de un contrato comercial
• Planear el proceso de negociación de acuerdo con el código de ética.

• Realizar el proceso de negociación con otro aprendiz, con un encuentro sincrónico

mediante la utilización de la herramienta tecnológica Skype o vía Collaborate, esta
actividad estar supervisada por el instructor y cada aprendiz o grupo realizará un
informe ejecutivo sobre los temas abordados en el encuentro sincrónico.
• Formalizar el proceso de negociación a través de la elaboración de un contrato de
compra-venta de productos o servicios.