Ensayo

“Importancia de los Archivos”

Los archivos son los medios por excelencia para almacenar datos e información
acerca de acontecimientos que han tenido lugar en un espacio y tiempo, estos
adquieren gran importancia cuando se desea mantener un registro testimonial
sobre hechos que pueden ser requeridos posteriormente para atestiguar acerca
de algo.
La historia de estos se remonta a siglos atrás, se cree que surgieron juntamente
con la escritura, aunque desde mi punto de vista personal; considero que desde
que el hombre empezó a crear figuras para intentar comunicarse, desde ese
momento se empezó a consolidar la idea de archivística, aunque este término
no existiera en sus diccionarios.
Luego de eso, cada civilización y cultura ha tenido sus propios sistemas de
archivado, pero todos conservan el mismo principio: mantener la información
confiable, accesible, integra y protegida.
En nuestro medio podemos encontrar información por todos lados, esta a su vez
se encuentra almacenada en archivos que a su vez se encuentran guardados en
diversos soportes, algunos de estos son físicos que corresponden a grandes
centros de datos, archivadores, cajas de archivo, entre muchos otros soportes
dedicados para tal fin, existe otro medio de almacenamiento que corresponde a
todo lo que tiene que ver con la tecnología digital, llamado también el mundo
de los bits, estos soportes son confiables pero un poco menos seguros que los
físicos si tomamos en cuenta que la información pasa viajando de un lado para
otro, de un dispositivo a otro, pero lo que si no podemos dejar de apreciar de
estos soportes es la velocidad con la que se puede acceden a la información
consultada, bastaran unos cuantos clics y ya está.
Todos los archivos, sin importar el soporte en el que se encuetaren almacenados
tienen ciertas características o cualidades que son:
 Económicos: permiten ahorrar costos derivados del tiempo y el personal
empleado.
  Simples: identifican de manera sencilla y clara el contenido de estos.
 Exactos: para almacenar los archivos se deben clasificar de manera
precisa para evitar equivocaciones.
Estos archivos a su vez se clasifican según con algunos criterios como son:
Según la organización:
Archivos centralizados: Cuando una sola dependencia controla toda la
documentación de la organización.
Archivo descentralizado:
Aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización. Es decir, es
independiente de todo proceso archivístico.
Archivo descentralizado con control descentralizado:
Este depósito de información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es
del jefe de cada oficina.
Archivo descentralizado con control centralizado
Este depósito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de cada
dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez se controla desde
el archivo central.
Según su Uso
Archivo activo: Compuesto por documentos del año actual o años anteriores,
que se encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales,
resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de
consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservación y
consulta permanente.
Archivo semiactivo: Son los documentos que varían en su periodo de
conservación y su consulta es menor.
Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el
periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales,
comerciales o históricas.
Según su Naturaleza
Archivo Público: Es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.
Archivo Privado de Interés Público: Son aquellos documentos que por su
valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
Archivo Privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales o
jurídicas.
También encontramos estos archivos asociados con unas características que
obedecen al ciclo de vida de los documentos que contienen.
Archivo de gestión: Corresponde a la documentación que se encuentra
depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización
Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histórico: Aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservación permanente.
Los archivos se clasifican en diversas categorías, estas teniendo en cuenta la
jurisdicción de competencia que los almacenas, estas son:
Archivo General de la Nación Es un ente que regula las sanciones y
responsabilidades del archivo, de acuerdo a la pertinencia pública de cada una
de sus entidades:
 Archivo general del departamento.
 Archivo general del municipio.
 Archivo general del distrito.
Territorialidad: Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de
Colombia, los archivos desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
 Archivos de entidades del orden nacional.
 Archivos de entidades del orden departamental.
 Archivos de entidades del orden distrital.
 Archivos de entidades del orden metropolitano.
 Archivos de entidades del orden municipal.
  Archivos de entidades del orden local.
 Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
 Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los
desarrolle.

Organización del Estado: Según el artículo 9 de la ley general de archivos de

Colombia, los archivos desde el punto de vista de la organización del estado,
se clasifican en:

 Archivos de la rama ejecutiva.

 Archivos de la rama legislativa.
 Archivos de la rama judicial.
 Archivos de los organismos de orden de control.
 Archivos de los organismos autónomos.

CONCLUSIÓN
Los archivos son el testimonio de la gestión de una empresa, en estos se
almacena cada suceso en el orden que se presenta, y deben ser almacenados en
este mismo orden.
Por otro lado, se deben establecer medios adecuados para que estos no solo
estén guardado, sino que también cumplan con unos principios básicos de la
información: que sea integra, segura, accesible y así ser eficiente a la hora de
trabajar con estos.