Material Taller Excel Basico PDF

TALLER DE MICROSOFT
EXCEL BASICO
SEGUNDO BARRIGA ADRIAN
Fecha: 12,13 - 19, 20 de Julio de 2019
Horario: viernes de 18h00 a 21h15 sábado de 08h30 a 14h45
Se prohíbe la reproducción total o parcial de la información contenida en este documento sin la autorización expresa y por escrito de IDEPRO.
Consideraciones en casos de Emergencia
En caso de un incendio o sismo, por favor tomen en cuenta las

siguientes indicaciones:
• Salgan de las instalaciones en calma y con los brazos sobre la

cabeza.
• Las mujeres embarazadas y personas con algún tipo de discapacidad
tendrán prioridad en la salida.
• Coordinen con un compañero el apoyo necesario.
• De ser posible, las mujeres no deben utilizar tacos al evacuar.
• No lleven consigo ningún material ni objeto.
• La evacuación será en filas cruzadas y no deben empujarse.
• En el punto de encuentro, enumérense.
SEGUNDO ADOLFO BARRIGA ADRIAN
Analista y Asesor de sistemas, cuenta con más de 20 años de
experiencia en el área de capacitación de sistemas ofimáticos,
 Instructor Certificado por Microsoft, En Word Excel Power Point
2010/2013/2016
 Microsoft Certified Educator ( Educador Certificado Microsoft)
 Certificación IC3, viviendo en línea, aplicaciones claves y
fundamentos computacionales.
 Marketing Digital y Diseño Web
 Formador de formadores
 Docente Virtual
 Implementación de Redes
 Gestión y manejo de Bases de Datos
 Seguridad Informática.
Instructor para diversas empresas del medio tales como: FARMADIAL,
IMPORTADORA JORDAN, GRUPO BERLIN, FRENOSEGURO, LA GANGA,
MC DONALDS, EDUTEC, PYCCA, SERVIENTREGA, BCO. BOLIVARIANO.
¿Qué es MICROSOFT EXCEL?
Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de
cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado
normalmente en tareas financieras y contable.
Estructura de una hoja de cálculo
Barra de herramientas
Ingresar a MICROSOFT EXCEL
ABRIR UN LIBRO DE TRABAJO
GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO
Salir de MICROSOFT EXCEL
INSERTAR / ELIMINAR hoja de trabajo.
CAMBIAR DE NOMBRE A UNA HOJA
Cómo cambiar el nombre de las hojas de cálculo?
Supongamos que vas a cambiar el nombre de la hojas de cálculo del libro en el que estás
haciendo tu presupuesto mensual de gastos por los meses del año. Para ello, sigue estos
pasos:
Paso 1:
Haz clic con el botón derecho del mouse sobre
una de las fichas que se encuentran en la parte
inferior izquierda de la pantalla.
Paso 2:
Selecciona la opción Cambiar nombre del menú
desplegable.
Paso 3:
Escribe el nuevo nombre que tendrá la hoja de
cálculo en el recuadro negro.
Paso 4:
Para terminar, haz clic en cualquier lugar fuera
de la pestaña. Verás que el nombre ha
cambiado.
DUPLICAR HOJAS
DESPLAZAMIENTO DENTRO DE LA HOJA
Para desplazarse Haga esto
Al comienzo y al final de los rangos Presione CTRL+tecla de dirección para desplazarse al
comienzo y al final de cada rango en una columna o fila
antes de detenerse al final de la hoja de cálculo.
Para desplazarse al comienzo y al final de cada rango
mientras selecciona los rangos antes de detenerse al final
de la hoja de cálculo, presione CTRL+MAYÚS+tecla de
dirección.
Una fila hacia arriba o hacia abajo Presione BLOQ DESPL y, a continuación, utilice la tecla
FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para desplazarse una
fila hacia arriba o abajo.
Una columna a la izquierda o a la derecha Presione BLOQ DESPL y, a continuación, utilice la tecla
FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA para desplazarse
una columna hacia la izquierda o hacia la derecha.
Una ventana hacia arriba o hacia abajo Presione RE PÁG o AV PÁG.
Una ventana a la izquierda o a la derecha Presione BLOQ DESPL y, a continuación, mantenga

presionada la tecla CTRL mientras presiona la tecla
FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA.
Una gran distancia Presione BLOQ DESPL y, a continuación, mantenga

presionadas simultáneamente la tecla CTRL y una tecla de
dirección para desplazarse rápidamente a través de áreas
grandes de la hoja de cálculo.
CUADROS DE DIÁLOGO
ENTRADA Y TIPO DE DATOS EN EXCEL
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o
fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los
datos que desees introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como
puedes observar en el dibujo siguiente:
REGLAS PARA INTRODUCIR DATOS
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a
continuación:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra
justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará
dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la
derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor
para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su
valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra
de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información
sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la
corrección o no.
Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la
fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.
En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una misma celda, pero al
pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es que se valida el valor y pasamos a la celda
inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.
EDICION, SELECCIÓN, BORRADO contenidos de celdas
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más
tarde, después de la introducción.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar
utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor,
haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque
equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda
adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la teclaF2 o iremos
directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es
cuando podemos modificar la información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el
botón Introducir .
Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic
sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda
muestra la información que ya tenía.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se
escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.
AUTORRELLENO
COPIAR Y MOVER DATOS
ELEGIR FUENTES, TAMAÑO Y COLOR
FORMATO DE CELDAS
Cambia el formato de letras:
Para ello, selecciona las celdas

B2, C2 y D2. Luego, fíjate en la
parte superior, donde
dice Fuente y Alineación. Haz
clic en los botones resaltados
en la imagen para dar negrilla,
color rojo, fondo gris y
alineación central a las palabras
Concepto,Valor y Fecha pagos.
ALINEACION DE LAS CELDAS
AGREGAR O QUITAR BORDES
FORMATO DE NUMEROS
PROTECCIÓN DE CELDAS
FORMATOS DE FILAS Y COLUMNAS
FÓRMULAS
¿Qué son las fórmulas de Excel?
Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese
código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.
Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula
que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de
fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla
que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera
la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:
OPERADORES ARITMETICOS
REFERENCIAS DE CELDAS
Excel, para realizar operaciones hace referencia a celdas que se

encuentran en una columna y una fila determinadas.
La referencia de una celda, es la intersección de una columna
con una celda, de allí que la dirección de una celda sea A1, B2,
C15, etc. Siempre habrá una columna que se encuentra
con una fila; esa es la dirección de la celda.
Pues bien, para realizar distintas operaciones, hay que indicarle a
Excel donde o en que celda se encuentran los valores a utilizar.
Referencias relativas
En principio no hay ningún problema en decirle que los valores a

multiplicar están en A1 y B1, por lo que la multiplicación será
=A1*B1.
El problema empieza cuando es necesario copiar esa fórmula a
otras celdas, puesto que por defecto, Excel, a la medida en que
se mueve una formula, las celdas de referencia lo hacen en el
mismo sentido.
Así, si en C1 tenemos =A1*B1 y copiamos esa fórmula en D1,
tendremos en D1 =B1*C1, es decir, que las celdas referencia se
han movido una columna.
A esto se le conoce como referencias relativas, puesto que se
van moviendo o actualizando según se vaya moviendo la celda
donde se muestra el resultado, es decir donde está la formula a
calcular.
Referencias absolutas
Pero en ocasiones necesitamos que el valor de referencia siempre esté

fijo. Supongamos que en la celda A1 tenemos el valor de una hora
extra, y en la columna B tenemos el listado de horas trabajados por
cada empleado. Lo que se debe hacer es multiplicar las horas
trabajadas por cada empleado por su valor, es decir, por el valor de A1,
por lo que esta celda siempre será la que multiplique.
Para conseguir que al copiar la formula en toda la columna B, se
multiplique siempre por A1, deberemos recurrir a la referencia
absoluta, y para ello utilizaremos el signo $ de modo que la formula
quedará de la siguiente forma: =$A$1*B1. El signo $ antepuesto a la
columna le indica a Excel que está debe permanecer fija, y el signo $
antepuesto a la fila le indica a Excel que esta siempre debe permanecer
fija, de modo que tanto la columna A como la fila 2, según el ejemplo,
siempre permanecerán fijas.
En este caso, A1 siempre permanecerá fijo y solo variará el valor de la
columna B de la segunda parte de la fórmula, pues irá tomando B1, B2,
etc., en la medida en que se avanza.
Referencias mixtas
No siempre necesitamos que el valor de referencia sea

exactamente el mismo, es decir la misma celda, sino que
necesitamos que la columna se mantenga fija pero no las filas, o
viceversa.
Si queremos que la columna siempre se mantenga fija,
anteponemos a la columna el signo $: =$A1*B1. En este caso, al
copiar la formula a otras celdas, siempre se trabajara con los
valores de la columna A pero con filas diferentes.
Pero si lo que queremos es que la fila quede fija y que la
columna cambie, anteponemos el signo $ a la fila: =A$2*B5. En
ese caso, la referencia siempre será la fila 2 pero la columna
variará según sea necesario.
REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS
Una referencia es el nombre de la celda donde se encuentra el dato que

deseamos trabajar u operar, tiene la sintaxis A1, donde A es la referencia de
columna y 1 es la referencia de fila. Existen tres tipos de referencias de celdas:
relativas, absolutas, mixtas.
1. Referencia relativa
Por ejemplo, en la siguiente tabla se desea calcular el cambio de pesos a dólares:
La operación es muy sencilla, una simple división. Pero ¿qué sucede cuando esa
fórmula se copia hacia abajo?
Referencia absoluta.
La fórmula que está en la celda D6 está correcta, lo único que debemos hacer es
indicarle
que no cambie su columna o renglón al momento de copiarse y la forma de
hacerlo es anteponiendo el signo $ antes de la referencia de la celda.
La misma fórmula se puede editar con

la tecla <F2> y posteriormente con la
tecla <F4> automáticamente
proporciona las combinaciones de
símbolos $ según se desee. Se puede
seguir presionando la tecla <F4> hasta
obtener la combinación deseada.
Si utilizamos la primera combinación, tendríamos lo siguiente:
Ahora, vamos a incluir otros datos:
Copiando la fórmula que tenemos en D6, no va a cambiar ni la columna, ni
el renglón. Se puede hacer otra fórmula más, pero se puede aprovechar la que ya se
tiene, simplemente con hacerle un cambio.
La fórmula de D6 es =C6/$C$3
que quiere decir que no va a cambiar la columna ni la fila,
pero como lo que nos interesa que se mantenga constante es la fila, podemos
cambiar la fórmula a =C6/C$3.
Si copiamos esta fórmula hacia abajo y hacia la derecha, los

cálculos son correctos y tan sólo utilizamos una fórmula:
.ESTRUCTURA DE UNA FUNCIÓN
La sintaxis de cualquier función es:
=nombre_funcion(argumento1;argumento2;…;argumentoN)
Esto es:
1. Signo igual (=).
2. Nombre de la función.
3. Paréntesis de apertura.
4. Argumentos de la función separados por puntos y comas.
5. Paréntesis de cierre.
FUNCIÓN SUMA
La función SUMA: suma todos los números que especifica como argumentos. Cada
argumento puede ser un rango, una referencia de celda, una matriz, una constante,
o el resultado de otra función. Por ejemplo, SUMA (B5:B9) suma todos los números
que están contenidos en las celdas A1 hasta A5. Otro ejemplo, SUMA (B5; B7; B9)
suma los números que están contenidos en las celdas B5, B7 Y B9.
FUNCION PROMEDIO
La función PROMEDIO calcula la media aritmética, que consiste en dividir la suma de una
serie de valores entre el número de valores que componen dicha serie.
Puede ayudarte a conocer la media de las notas de los exámenes, la de la puntuación de
tu equipo de baloncesto, la media de ventas de uno o varios productos, etc.
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el
rango B5:B9 contiene números, la fórmula =PROMEDIO (B5:B9) devuelve el promedio de
dichos números.
FUNCION MIN
MIN: Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.
La función MIN la podemos hallar dentro de las funciones Estadísticas
como se aprecia en la imagen:
FUNCION MAX
MAX: Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.
La función MAX la podemos hallar dentro de las funciones Estadísticas
como se aprecia en la imagen:
FUNCION REDONDEAR
a función REDONDEAR en Excel nos ayuda a redondear un
número a una cantidad de decimales especificados. La cantidad
de decimales especificados puede ser un número positivo,
negativo o cero.
FUNCION ENTERO
número: Es el número real que se desea redondear al entero
inferior más próximo.
A B
1 ARGUMENTO NÚMERO RESULTADO FÓRMULA
2 8.1 8 =ENTERO(A2)
3 8.5 8 =ENTERO(A3)
4 8.99 8 =ENTEROA4)
5 1 1/2 1 =ENTERO(A5)
6 1/2 0 =ENTERO(A6)
7 -7.1 -8 =ENTERO(A7)
8 -7.5 -8 =ENTERO(A8)
9 -7.99 -8 =ENTERO(A9)
10 -1/2 -1 =ENTERO(A10)
11 -1 1/2 -2 =ENTERO(A11)
FUNCION AHORA
Para poder utilizar la función AHORA en Excel es suficiente con
introducir su nombre y los paréntesis de la función:
Esquemas y vistas
Podríamos definir un esquema como un resumen preciso que refleja los conceptos más
importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado.
Así pues, un esquema puede ser perfectamente el índice de un libro, donde vemos todos los
puntos tratados en el libro. También podemos ver como ejemplo de esquema el índice de este
curso, que contiene los puntos más importantes que se tratan en él y, además, está estructurado
por niveles de profundización sobre un tema en concreto, es decir, vamos desplegando el
esquema de los puntos contenidos en el tema.
Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos.
- Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos
apropiados para crear un esquema deben tener una jerarquía o disponer de una estructura por
niveles. Por ejemplo, si tenemos datos sobre las precipitaciones ocurridas a lo largo del año en
toda España con las precipitaciones mensuales de todas las provincias, estos datos son buenos
candidatos a formar un esquema. Pero si únicamente tenemos datos sobre los gastos efectuados
en una compra, con una estructura compuesta por Producto---Precio, no disponemos de niveles
suficientes para hacer un esquema.
- En una hoja sólo podemos incluir un esquema. Para tener más de un esquema sobre los mismos
datos, debemos copiar los datos a otra hoja.
- Para crear esquemas automáticamente, debemos preparar la hoja con un formato adecuado,
como veremos más adelante.
Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2010/2013: Manual y Automática.
Ordenar y filtrar datos
• Cada encabezado de columna de
una tabla en Excel tiene un botón
de flecha en su extremo derecho el
cual es conocido como el botón de
filtro y cuando hacemos clic sobre
él se muestran diferentes opciones
para ordenar y filtrar datos en Excel.
• Ordenar una tabla en Excel
• Al pulsar el botón de filtro en el
encabezado de una columna
veremos algunas opciones de
ordenación de datos. Al aplicar un
criterio de ordenación a una tabla
de Excel las filas se reorganizarán de
acuerdo al contenido de la columna
por la cual estamos ordenando. Si la
columna contiene datos de tipo
texto, entonces podremos ordenar
los valores de A a Z
(alfabéticamente) o de Z a A.
FUNCIONES LÓGICAS
Las funciones lógicas en Excel se utilizan en la toma de decisiones.
En base al resultado de una función decidiremos si ejecutar o no cierta
acción requerida.
Función SI()
La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite
evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es
de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la
prueba lógica.
Sintaxis de la función SI
Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos
especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la función.
=SI(Prueba lógica; Verdadero; Falso)
FUNCION SI
La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos
permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La
función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado
obtenido en la prueba lógica.
Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus calificaciones
correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un mensaje de APROBADO si la
calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificación es menor a 60.
La función que utilizaré será la siguiente:
=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")
EJEMPLO función SI()
Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo.
Tengo una lista de alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B.
Utilizando la función SI desplegaré un mensaje de APROBADO si la calificación del alumno es superior
o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función que utilizaré será
la siguiente:
Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna C.
Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo.
Tengo una lista de alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B.
Utilizando la función SI desplegaré un mensaje de APROBADO si la calificación del alumno
es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificación es menor a 60. La
función que utilizaré será la siguiente:
Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna C.
De acuerdo a un informe volcado a una tabla una empresa quiere saber en que meses
tuvo pérdidas o ganancias.
para lo cual estos datos se ponen en una Hoja de
Excel y se usa la función SI de la siguiente manera
Función ENCONTRAR()
ENCONTRAR: Nos devuelve la posición en la que se encuentra un valor dentro de una cadena de
texto.
ENCONTRAR(Texto que deseamos buscar; Dentro del texto; Número de posición inicial)
El tercer argumento no es obligatorio, si no se introduce Excel considerará la primera posición
como número 1.
Ejemplo:
Función EXTRAE()
ENCONTRAR: Nos devuelve la posición en la que se encuentra un valor dentro de una cadena de
texto.
ENCONTRAR(Texto que deseamos buscar; Dentro del texto; Número de posición inicial)
El tercer argumento no es obligatorio, si no se introduce Excel considerará la primera posición
como número 1.
Ejemplo:
IMPRIMIR FORMULAS
OCULTAR BARRA DE FORMULAS
CREACION DE GRAFICOS
BARRA DE HERRAMIENTAS DE
GRAFICOS
MOVER Y CAMBIAR DE TAMAÑO A UNA GRAFICA
AGREGAR TITULOS A LA GRAFICA
IMPRESION

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Una gran distancia Presione BLOQ DESPL y, a continuación, mantenga

Cambia el formato de letras:

Para ello, selecciona las celdas

Excel, para realizar operaciones hace referencia a celdas que se

En principio no hay ningún problema en decirle que los valores a

Pero en ocasiones necesitamos que el valor de referencia siempre esté

No siempre necesitamos que el valor de referencia sea

Una referencia es el nombre de la celda donde se encuentra el dato que

La misma fórmula se puede editar con

Ahora, vamos a incluir otros datos:

Si copiamos esta fórmula hacia abajo y hacia la derecha, los

=SI(Prueba lógica; Verdadero; Falso)

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