Gerencia de Logística

OBJETIVO

 Reportar ítems a entregar en el CD informando el detalle a nivel

de bultos a través de archivo txt. (ePIR)

BENEFICIOS

 Disminución en tiempos de recepción y despacho a tiendas

 Eliminación de errores en confirmación de unidades recibidas
 Certificación de proveedores
 Filtro entre unidades a despachar versus unidades de la orden
de compra

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 ESQUEMA PROCESO GENERAL

eOD
Envío/Descarga de eOD hechas por Product Manager
o Allocation con predistribución por locales.

Fecha
y Hora Proveedor solicita cita para entrega de acuerdo a
la agenda disponible

ePIR Envío de ePIR con información de números de serie

y contenido de los bultos. Fecha y hora reservada
en línea con operadores de la Bodega

Impresión de Etiquetas con base a OC, embalaje

y despacho físico con Factura por ePIR

N°IR
Envío de N° IR asociado – Entrega de
Mercancía
Proveedor Falabella
b2b.falabella.com
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 PREPARACIÓN ESTACIÓN DE TRABAJO

 La fecha se debe configurar en cada equipo como: dd-mm-aaaa

 El PC debe permitir habilitar macros, si existe alguna clase de

bloqueo, se debe solicitar su liberación.

 Programa para descomprimir archivos, sugerencia Winzip o

Winrar. Todos los archivos que se obtienen del portal están en esta
modalidad.

 Internet Explorer versión 5.5 (W 95) o 6.0 (W 98 o superior)

 Crear carpeta en disco local C:\ llamada Falabella B2B y dentro

de esta crear sub carpeta llamada ePIR

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 INGRESO A B2B FALABELLA
Link de la pagina: https://b2b.falabella.com

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 Ingreso a B2B Falabella

La primera vez que se ingresa al La clave puede ser modificada tantas

sitio, se solicita automáticamente el veces como el proveedor desee
cambio de clave ingresando por el siguiente icono,
ubicado en la parte superior derecha del
sitio Web:

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CÓMO RECUPERAR LA CLAVE DE B2B
MEJORA EN EL PROCESO
Cuando el usuario olvida su contraseña, solo debe seleccionar la opción
“¿Olvido su clave?” en la página de ingreso de B2B.
La plataforma le solicitará su NIT y usuario para restablecer la clave y enviará al correo
registrado una clave genérica para hacer el ingreso y el cambio de clave.

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 CENTRO DE DISTRIBUCIÓN

Ordenes
distribución

Orden de Ingreso de
distribución recepción
eOD
Pre-Ingreso
Ingreso de de recepción
recepción ePIR
eIR

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ENTREGA DE MERCANCÍA EN EL CD
MANUAL DE OPERACIONES

Directrices fuera del

sistema para la
entrega en el
Centro de
Distribución
Falabella

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Gerencia de Logística
PLANILLA EXCEL PROVEEDORES
• Ingresar al menú de ayuda en sitio

• Descargar planilla

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PLANILLA EXCEL PROVEEDORES
• Guardar en carpeta creada Falabella B2B ubicada en el
disco local C:\

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PLANILLA EXCEL PROVEEDORES
• Con cualquier programa para descomprimir archivos se
descomprime archivo en Falabella B2B

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PLANILLA EXCEL PROVEEDORES
Al ingresar saldrá un aviso de Advertencia de seguridad con el cual se
habilitaran las MACROS habilitando el contenido.

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Gerencia de Logística
CONSULTA ORDEN DE DISTRIBUCIÓN eOD

Digita orden de compra y genera consulta, en

seguida dar click en opción OD Asociadas

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CONSULTA ORDEN DE DISTRIBUCIÓN eOD

Verificar Fechas de Recepción de OC, si es necesario ampliarlas

hacerlo saber a contacto comercial para que las modifique.

Desde link eOD descargar archivo:

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CONSULTA ORDEN DE DISTRIBUCIÓN eOD

El archivo eOD puede

guardase en cualquier
ubicación del computador.

Desde un libro nuevo de

Excel, seleccionar la opción
Abrir.

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CONSULTA ORDEN DE DISTRIBUCIÓN eOD

Gerencia de Logística
CONSULTA ORDEN DE DISTRIBUCIÓN eOD

• Selecciona
“Delimitados”

• Selecciona “otro” y al
frente el carácter pipe
( | ) con (alt + 124) o
(altGr + 1)

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CONSULTA ORDEN DE DISTRIBUCIÓN eOD

Se separa toda la información de la Orden de Distribución por

columnas y ordenada por tiendas para el alistamiento de
la mercancía.

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Gerencia de Logística
 SOLICITUD DE CITA
Después de confirmada la eOD por la pagina de B2B, se debe
solicitar la cita con el área de Recibo para entregar la
mercancía en el Centro de Distribución.

Esta solicitud debe hacerse vía correo con asunto “Solicitud de

cita OC No___” confirmando:

 Número de Orden de Compra OC

 Número de Bultos para tiendas, para local 2000 y 9903
 Número de Unidades para tiendas, para local 2000 y 9903
 Transportador o Transportadora

La cita se debe solicitar a los correos:

• Carolina Osorio jcosorio@falabella.com.co

•Jennifer Sepulveda jensepulveda@falabella.com.co

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 SOLICITUD DE CITA
Ejemplo de correo de Solicitud de cita:

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Gerencia de Logística
 GENERACIÓN ARCHIVO ePIR
•Se debe especificar Orden de Compra, fecha y hora de cita, factura y
almacén en el cual se va a entregar Siempre Almacén 903.
(Para SKU’s Crate & Barrel Almacén 951)

•Sólo se debe informar el detalle de una OC (eOD) en cada ePIR.

•Si se harán entregas parciales, se debe generar un ePIR por

cada entrega.

•Para mercancía con distribución en su eOD para tienda, se

pueden mezclar referencias por caja.

•Para mercancía predistribuida para el 9903 CD Falabella se debe

entregar una referencia (SKU) por caja y para el local 2000
Falabella.com se pueden mezclar máximo 5 referencias por caja.
•El consecutivo de la de etiqueta de embalaje no debe repetirse
por ningún motivo ni en esta ni en otra OC.

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 GENERACIÓN ARCHIVO ePIR
EJEMPLO DE ETIQUETA DE EMBALAJE

• Generada por proveedor

(7x4 cm)

• Formato EAN 128

• Deben imprimirse en
ZEBRA especial

• Debe enviarse una

prueba al CD para Digito
Nit
Consecutivo asignado por
el proveedor para Ejemplo
Verificador
verificar su lectura. completar los 18 dígitos
1 890900197 XXXXXXXX 00000001

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 GENERACIÓN ARCHIVO ePIR
EJEMPLO DE ETIQUETA DE PRECIO

• Generada por proveedor

(4x4 cm)

• Formato EAN 128

• Deben imprimirse en ZEBRA

especial

• Debe enviarse una prueba al

CD para verificar su lectura
• No necesariamente el fondo
del encabezado debe ser
verde
• Para mercancía que tenga
distribución a CD y Fal.com no
debe contener valor comercial
$$

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 GENERACIÓN ARCHIVO ePIR
Los datos en blanco son obligatorios, se debe especificar Orden de
Compra, fecha y hora de cita, factura y almacén en el cual se entrega
(903). Campos en color gris no se deben diligenciar los llena
automáticamente la macro.

• En la columna ALMACEN se debe seleccionar el 903*

• En la columna TIPO DE EMBALAJE se debe seleccionar BU

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 GENERACIÓN ARCHIVO ePIR
Basados en la eOD se deben diligenciar los datos solicitados
en documento ePIR de la siguiente forma:
Diligenciar unidades a
despachar de cada SKU
por Bulto, informando el
número de etiqueta que le
corresponde.

* El local 2000 Falabella.com funciona igual al local 9903 CD Falabella

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 GENERACIÓN ARCHIVO ePIR

• Al seleccionar “Generar ePIR” se obtiene el documento en

formato txt en carpeta ePIR creada.

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Gerencia de Logística
CARGA DE ARCHIVO ePIR EN B2B
• Se ingresa a la opción Pre- Ingreso (ePIR) para carga de archivo.

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CARGA DE ARCHIVO ePIR EN B2B
• Se busca archivo en carpeta c:/Falabella B2B/ePIR

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CARGA DE ARCHIVO ePIR EN B2B
• Luego de subir el archivo, se genera un número de
documento este numero se debe anotar, para realizar el
seguimiento al cargue del ePIR.

Gerencia de Logística
CARGA DE ARCHIVO ePIR EN B2B
Siempre validar que el archivo ePIR cargue exitosamente.

• A través de Indicadores  Documentos se

revisa la carga digitando el número de
referencia:

Gerencia de Logística
CARGA DE ARCHIVO ePIR EN B2B
• Para que los productos se puedan entregar en el CD el cargue
realizado debe quedar en estado Carga OK, de lo contrario la
mercancía no se recibirá.

Gerencia de Logística
CARGA DE ARCHIVO ePIR EN B2B
• Si se visualiza en estado “Rechazado” se publicará archivo
txt en donde se verán los errores

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CARGA DE ARCHIVO ePIR EN B2B
Algunos errores comunes…

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Gerencia de Logística
ENTREGA DE MERCANCÍA EN EL CD
FACTURA
DEBE TRAER:
• Deben radicar factura limpia, legible y original de lo contrario no quedara
radicada.
• Número de resolución y fecha no mayor a 2 años, No puede estar vencida.
• Relacionar número de la orden de compra en Factura (1 Factura por OC)
• Debe estar totalizada por referencias y montos
• Que la fecha de la factura sea del mes que se esta radicando, (solo se permite
relacionar fechas del mes anterior los primeros 2 días del mes, se tendrá presente para pago con
la fecha del sello de radicado).
• Traer factura original y copia, la copia se le entrega sellada como
comprobante de radicado.
• Imprimir planilla ePIR totalizada como remisión del envío.

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ENTREGA DE MERCANCÍA EN EL CD
FACTURA
DEBE TRAER:
• Cuando se hace devolución y se realiza nota en factura y/o se
genera formato de devolución, ya no podrán volver a entregar la
mercancía con la misma factura, deben generar nota crédito para
esta factura y generar una nueva si van a entregar lo que se les
devolvió.
• Para que puedan validar si la factura queda radicada esta debe ir
con dos sellos, uno es el de recibo de la mercancía y el otro de
facturación.
• El Nit. Del proveedor debe venir también con el numero verificador.

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ENTREGA DE MERCANCÍA EN EL CD
MANUAL DE OPERACIONES

Directrices fuera del

sistema para la
entrega en el
Centro de
Distribución
Falabella

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PUNTOS A CONSIDERAR PARA LA ENTREGA DE
MERCANCÍA EN CD FALABELLA
 Al publicarse una OC validar la ventana de tiempo por medio de la plataforma
de B2B.
 Las citas de entrega serán asignadas con un plazo máximo de cuatro (4) días
a partir del momento en que se reciba la solicitud de entrega por parte del
proveedor o de acuerdo a la capacidad de agenda del CD. Esta confirmación se
enviará vía email.
Antes de descargar la planilla crear la carpeta Falabella B2B y la sub carpeta
ePIR.
 Se puede combinar referencias por caja siempre y cuando tengan
distribución para tiendas. Cuando hay distribución al local 9903 CD Falabella no
se pueden combinar referencias por caja (referencia por caja), para local 2000
Falabella.com máximo 5 referencias en caja.
 Validar el estado del cargue del ePIR, con el número de referencia que arroja
B2B en el momento de cargar el ePIR al sistema. Los únicos estados validos
para el sistema son carga OK y Rechazado.

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PUNTOS A CONSIDERAR PARA LA ENTREGA DE
MERCANCÍA EN CD FALABELLA
Si se va a entregar la mercancía en más de un vehículo, es necesario
que se reporte qué viene cargado en cada vehículo.
Presentarse 30 minutos antes de la hora asignada para el ingreso al
parque. Si el proveedor llegase tarde a su cita, deberá solicitar
reprogramarla.
 El transportador y los auxiliares deben presentar cada uno su planilla
de autoliquidación de la ARL y deben estar carnetizados, de lo contrario
no se recibirá la mercancía. Las personas que realicen el descargue
deberán portar botas de seguridad punta de acero y casco.
Para la entrega de la mercancía es responsabilidad del proveedor
traer las personas necesarias para el descargue, estas deben
presentarse a la hora de la cita junto con el vehículo que trae la
mercancía. Las personas requeridas por cantidad de cajas de 0 a 20 1
persona, de 21 a 60 mínimo 2 personas, de 61 a 250 mínimo 3 y
superior a 250 mínimo 4 personas.

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PUNTOS A CONSIDERAR PARA LA ENTREGA DE
MERCANCÍA EN CD FALABELLA
 Cuando el volumen a entregar supera las 60 cajas el vehículo debe
llegar cargado por Tiendas, independiente al número de OC a entregar
(Organizado o seccionado por Tienda).
Para local 9903 y local 2000 las unidades deben venir empacadas en
bolsa individual y la mercancía es revisada al 100%
Para local 9903 en la parte exterior de la caja debe venir la etiqueta de
embalaje y la etiqueta de la referencia externa.

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 Preguntas y Sugerencias:
Tel. 7420404 ext. 7003 - 7247
jcosorio@falabella.com.co
dancastaneda@Falabella.com.co
lauarango@Falabella.com.co

Skype usuarios:
b2b.falabellacol
jcosorio@falabella.com.co

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