Evidencia AA4

Estudio de caso semana 4

Elija alguna de las fuentes de mejora estudiadas en el primer tema del objeto
de aprendizaje (resultados de auditorías, revisión por la dirección, peticiones,
quejas, reclamos, sugerencias, resultados de satisfacción) de la entidad en la
cual trabaja, o en su defecto, de algún caso al cual pueda acceder. Identifique
los hallazgos reportados (no conformidades, observaciones, oportunidades de
mejora) y realice las siguientes actividades:

1. Detecte y redacte la no conformidad, especificando si es real o potencial.

Tenga en cuenta las recomendaciones dadas en el material de estudio para la
redacción de no conformidades.
2. Realice el análisis de causa raíz aplicando alguna de las metodologías
estudiadas, o en su defecto, utilice alguna otra metodología validada.
3. Establezca la acción correctiva o preventiva, según corresponda, con su
respectivo plan de acción.
4. Determine los criterios que le permitirán evaluar si la acción correctiva o
preventiva es eficaz o no.

SOLUCION AL CASO
Durante la verificación de los registros en el Departamento de Desarrollo Organizacional,
se evidenció que no se lleva el control de acuerdo a lo establecido por el Proceso de
Gestión Documental, por cuanto no se encontraron debidamente foliados los archivos
donde reposan los registros del proceso de asesoría y orientación, También se encontraron
algunos documentos perforados, legajados y con ganchos, lo cual incumple lo establecido
en las normas del archivo general de la Nación. Al mismo tiempo, en el Grupo de
Atención al usuario se evidencia la falta de foliación de los archivos 2016 y 2017 en los
cuales reposan los registros del producto de peticiones, quejas, reclamos, denuncias e
base a esto podeos decir que estamos frente a una NO CONFORMIDAD POTENCIAL.
2. REALICE EL ANÁLISIS DE CAUSA RAÍZ APLICANDO ALGUNA
DE LAS METODOLOGÍAS ESTUDIADAS, O EN SU DEFECTO,
UTILICE ALGUNA OTRA METODOLOGÍA VALIDADA.
Se Realizó el análisis de causa raíz aplicando la metodología estudiada encontrando:
No Conformidad:
Durante la auditoría al proceso de gestión documental,
se evidenció que existe una no conformidad por cuanto no se encontraba debidamente
foliados los archivos donde reposan los registros del proceso de asesoría y orientación,
También se encontraron algunos documentos perforados, legajados y con ganchos, lo cual
incumple lo establecido en las normas del archivo general de la Nación. Al mismo tiempo,
en el Grupo de Atención al Ciudadano se evidencia la falta de foliación de los archivos 2016
y 2017 en los cuales reposan los
registros del producto de peticiones, quejas, reclamos, (PQRS) denuncias, así como
compras recientes de los mismos, incumpliendo con el principio de eficiencia en el uso de
los recursos.
¿Por qué existen grandes cantidades de expedientes sin las normas archivísticas?
Respuesta: Porque son archivos de común utilización donde son consultados diariamente.
¿Por qué no se le ha dado traslado los archivos al archivo central?
Respuesta Porque no ha cumplido con los tiempos establecidos para hacerlo
¿Por qué se dificulta tener al día los expedientes de acuerdo a las normas archivísticas?
Respuesta: Porque los servidores públicos que consultan a diario los expedientes demoran
con este lo que dificulta el proceso de archivación.
3. ESTABLEZCA LA ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA, SEGÚN
CORRESPONDA, CON SU RESPECTIVO PLAN DE ACCIÓN.
Como plan de acción se establecerán estrategias de articulación entre las diferentes
Direcciones y áreas que intervienen en el proceso de asesoría y orientación.
Revisaremos las políticas de operación y ajustaremos la ejecución del Proceso según
corresponda.
Por último se busca generar cultura en el manejo documental, con capacitaciones a todo el
personal de la organización para que se involucren en el proceso y así mismo realicen
retroalimentación a sus compañeros de trabajo.
4. DETERMINE LOS CRITERIOS QUE LE PERMITIRÁN EVALUAR SI LA
ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA ES EFICAZ O NO.
Se realizara Monitoreo permanente por parte de las áreas como acción preventiva para
asegurar el cumplimiento de lo establecido y evitar caer en incumplimientos o No
conformidades a repetición.

Elaborado por
Yanelis Parra