FORO TEMATICO AA1 “CUALIDADES DE UN ARCHIVISTA”

ARCHIVISTA

El archivista es todo profesional en la disciplina de producir, receptar,

conservar y almacenar información y documentación. Es el encargado de
planear, analizar e implementar las buenas prácticas y métodos que permitan la
preservación de los documentos, con el fin de proteger el contenido del archivo
y así, facilitar su consulta y acceso.

CUALIDADES DE UN ARCHIVISTA

 Sigilo Profesional: Las personas que desarrollen funciones

administrativas, secretariales, archivista o en general, deben ser
personas reservadas por el grado de confidencialidad que se maneja.

 Concentración: La ejecución de las actividades de archivo se deben

realizar minuciosamente para evitar errores, que no permiten lograr su
funcionalidad.

 Orden: Establecer un control sobre los documentos que permita saber,

en cualquier momento, en qué parte se hallan.

 Responsabilidad: El archivo debe mantenerse al día, por lo cual deben

estar actualizándose constantemente.

 Prontitud: Los papeles que se solicitan al archivo deben encontrarse en

forma inmediata.

 Cordialidad: Mantenerse amable y siempre dispuesto al dar las

informaciones que le soliciten y suministrar los documentos que le pidan.
 FUNCIONES BÁSICAS DE UN ARCHIVISTA

1. Recepción de documentos: Diseñar e implementar estrategias de

control para el recibimiento de la información. Por lo tanto, deberá
coordinar la recepción y recibir el material a archivar.

2. Rotulación y archivo de documentos: En este punto el archivista

dentro de la gestión documental, procederá a diseñar, aplicar y
perfeccionar procedimientos y metodologías para la clasificación e
identificación de los documentos. Para ello debe leer el documento
recibido, identificarlo, clasificarlo, rotularlo, codificarlo, almacenarlo y
registrarlo.

3. Conservación de archivo: En la gestión documental es imprescindible

que los documentos cuenten con un almacenamiento idóneo para su
conservación, es por ello que el archivista deberá efectuar medidas que
coadyuven a ese tipo de procedimientos, verificando que los medios
físicos y ambientales sean los adecuados.

4. Vida y consulta del archivo: El manejo del archivo y la facilidad que

este le da a cada uno de los usuarios para su consulta, es uno de los
deberes más importantes que tiene el archivista, ya que debe no solo
alimentar, sino que también revisar los catálogos e inventarios, con el fin
de mantener el orden de los archivos para su consulta eficiente. De igual
modo deberá llevar el control de los registros, entregas y salidas de la
información.