Operador Económico Autorizado

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ANTECEDENTES
La figura del Operador Económico Autorizado tiene su origen en el Marco Normativo SAFE
de la Organización Mundial de Aduanas (OMA), el cual forma parte de uno de los pilares
definidos en dicho marco, donde promueve la relación entre el sector privado y el sec-
tor público, en este caso específico la Administración de Aduana, asimismo, tiene como
objetivo la facilitación y el aseguramiento de las operaciones de comercio internacional,
garantizando la protección de los diferentes eslabones de la cadena logística internacional,
a partir del cumplimiento de estándares de seguridad, generando de este modo un vínculo
de confianza y seguridad entre el sector público y privado, significando mejoras en cuanto
al crecimiento económico, competitivo y social del país.

En este sentido, aquellas empresas que alcanzan la certificación OEA se convierten en un

socio confiable para la Aduana Nacional por cumplir y mantener estándares de seguridad
en su cadena logística internacional.

OBJETIVO
La Aduana Nacional presenta la “Guía práctica para obtener la certificación OEA”, como
documento de consulta para orientar a los operadores de comercio exterior en su prepara-
ción para obtener la certificación OEA.

El presente documento NO es vinculante y es de uso voluntario.

ALCANCE
La presente Guía está orientada a todos los operadores de comercio exterior certificables
como Operador Económico Autorizado (OEA) tales como: exportadores, importadores,
agencias despachantes de aduana, transportistista terrestre carretero de carga, consolida-
dores y desconsolidadores de carga, etc.

BASE LEGAL
• Marco y Normas para la seguridad y facilitación del comercio (SAFE) de la Organización
Mundial de Aduanas (OMA).
• Decreto Supremo Nº 1443 de 19/12/2012
• Resolución de Directorio No. RD 01-004-18 de 14/03/2018.

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 Operador Económico Autorizado

ASPECTOS GENERALES
Antes de abordar los requisitos para certificarse como Operador Económico Autorizado
(operador confiable), es indispensable que realice un diagnóstico de la empresa.

Buenas prácticas

• Presentar el Programa OEA (requisitos, beneficios, proceso) a la Alta Dirección quien

al final será quien instruya la toma de acciones correspondientes para alcanzar la
certificación OEA.
• Diseñar un cronograma de actividades.
• Asignar responsable de cada Sección de los requisitos establecidos (Requisitos
previos, Requisitos para la seguridad de la cadena logística internacional).
• Realizar la autoevaluación a conciencia.
• Cierre de brechas para implementar los requisitos.
• Ejecutar la validación de requisitos (auditoria interna).

REQUISITOS PREVIOS
Los Requisitos Previos deben ser cumplidos por la empresa, a fin de aceptar la solicitud de
certificación de OEA, los mismos se encuentran en los siguientes tres grupos:
• Historial satisfactorio del cumplimiento de normativa aduanera, tributaria, social y
judicial.
• Solvencia Financiera.
• Sistema de control de gestión contable, comercial y logística.

Los Requisitos Previos demuestran que el operador de comercio exterior desarrolla sus
actividades en el marco de las exigencias establecidas en normativa y que garantizan el
adecuado desenvolvimiento legal, comercial y financiero de la empresa. Los mismos son
descritos a continuación y clasificados considerando la exigencia o no de la presentación
de un documento de respaldo:

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 REQUISITOS PREVIOS QUE NO EXIGEN LA PRESENTACIÓN
DE DOCUMENTO(S) DE RESPALDO
QUÉ DOCUMENTO DEBE
REQUISITO
PRESENTAR
Estar debidamente registrado en el Padrón de Operadores
de la AN.
Encontrarse legalmente constituido conforme a normativa
vigente.
Realizar habitualmente la actividad económica por la cual
solicita la certificación, durante los 3 años anteriores a la
postulación...
Estar inscrito debidamente en el SIN y con estado “Activo”…
No contar con obligaciones aduaneras y tributarias líquidas
No debe presentar ningún
y exigibles pendientes de pago.
documento, se verificará por
No contar con procesos por contrabando contravencional la Aduana Nacional.
ejecutoriados, durante los últimos dos (2) años anteriores a
la presentación de la solicitud…
No contar con declaraciones juradas pendientes de
presentación o de pago ante SIN.
No estar identificado con la marca de control por domicilio
inexistente en el padrón de contribuyentes del SIN.
Contar con un historial de comportamiento aduanero
favorable, de acuerdo a los criterios establecidos por la
Aduana Nacional.
REQUISITOS PREVIOS QUE EXIGEN LA PRESENTACIÓN
DE DOCUMENTO(S) DE RESPALDO
REQUISITO
No contar con deudas ejecutoriadas por el Estado.
¿QUÉ DOCUMENTO DEBE PRESENTAR?
Debe presentar escaneado el “Certificado de Información sobre Solvencia con el Fisco” de la
Contraloría General del Estado.
VIGENCIA
Fecha de emisión no mayor a 7 días previos a la presentación de la solicitud a la certificación
OEA.
CARACTERÍSTICAS
En caso de registrar adeudos con Estado “En Trámite”, se tomará como válido el cumplimien-
to de requisito, en caso de estar registrado como “Ejecutoriado” se solicitará la regulariza-
ción de dicha deuda ante la entidad correspondiente.

REQUISITO
No contar con adeudos por contribuciones al seguro social obligatorio de largo plazo.
¿QUÉ DOCUMENTO DEBE PRESENTAR?
Presentar escaneado los “Certificados de no adeudo a la Seguridad Social de Largo Plazo”.
VIGENCIA
Los certificados deben estar vigentes al momento de presentarlos con la solicitud de certi-
ficación.

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 Operador Económico Autorizado

CARACTERÍSTICAS
Debe presentar obligatoriamente los certificados de ambas Administraciones de Fondos de
Pensiones (AFP’s Futuro y Previsión).

REQUISITO
No encontrarse en la central de riesgos de la Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero
(ASFI).
¿QUÉ DOCUMENTO DEBE PRESENTAR?
Presentar escaneado “Certificado de Endeudamiento” emitido por la ASFI.
VIGENCIA
La fecha de emisión no mayor a 7 días previos a la presentación de la solicitud a la certifi-
cación OEA.
CARACTERÍSTICAS
- El certificado a presentar puede ser obtenido de la ASFI, o bien en el Servicio de
Información Crediticia (Infocredit o Credinform).
- En caso de figurar en la Central de Riesgos, se consignará el no cumplimiento del requisito,
por tal motivo no se dará continuidad al proceso de certificación.

REQUISITO
Demostrar solvencia financiera de los tres últimos años…
¿QUÉ DOCUMENTO DEBE PRESENTAR?
Presentar escaneado el documento que avale la solvencia financiera.
VIGENCIA
Fecha de emisión no mayor a 7 días previos a la presentación de la solicitud a la certificación
OEA.
CARACTERÍSTICAS
- Quien emite el documento debe ser una empresa auditora, contable o consultora externa
debidamente acreditada.
- El documento debe señalar el NIT y Razón social de la empresa auditora, contable o
consultora externa, a efectos de evaluar su competencia.
- El documento debe señalar que a partir de los Estados Financieros, el postulante a la
certificación OEA es solvente financieramente para tal fin debe incluir Ratios Financieros.

REQUISITO
Encontrarse debidamente registrado y/o habilitado, así como no contar con procesos ejecu-
toriados ante organismos de control público vinculados al comercio exterior…
¿QUÉ DOCUMENTO DEBE PRESENTAR?
Presentar escaneado el certificado de registro ante organismos de control público.
VIGENCIA
Los certificados deben estar vigentes al momento de presentarlos con la solicitud de certi-
ficación.

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 REQUISITOS
• No tener pérdidas recurrentes en los últimos tres años de gestión fiscal concluida.
• No estar involucrado en procesos de quiebra o fraudulenta en los tres últimos años.
¿QUÉ DOCUMENTO DEBE PRESENTAR?
Presentar escaneados el Balance General, Estado de Resultados y Notas a los Estados finan-
cieros.
CARACTERÍSTICAS
Los Estados Financieros remitidos deben llevar el sello de recepción del Servicio de Im-
puestos Nacionales.

REQUISITO
No deben contar con antecedentes penales por terrorismo, narcotráfico, legitimación de
ganancias ilícitas, quiebra, delitos tributarios y/o aduaneros, ni antecedentes policiales en la
Fuerza Especial de Lucha contra el Narcotráfico de la Policía Boliviana.
¿QUÉ DOCUMENTO DEBE PRESENTAR?
Presentar escaneado los certificados de antecedentes penales (REJAP) y policiales (FELCN).
VIGENCIA
Los certificados deben estar vigentes al momento de presentarlos con la solicitud de certifi-
cación, los mismos tienen una vigencia de 90 días a partir de su emisión.
CARACTERÍSTICAS
Los certificados deben corresponder a las siguientes personas:
- Representante(s) legal(es).
- Socios o accionistas (con participación mayoritaria).
- Miembros del Directorio (titulares y suplentes).
- Persona(s) con poder decisión en la gestión de la empresa (si corresponde).
- Persona(s) encargada(s) de trámites contables, tributarios y aduaneros en la empresa.

REQUISITO
Contar con una estructura funcional y orgánica, con funciones específicas por cada área
establecida.
¿QUÉ DOCUMENTO DEBE PRESENTAR?
Presentar escaneado el organigrama completo de la empresa.

REQUISITO
Contar con un sistema informático para realizar registros actualizados, precisos, completos,
verificables y accesibles para el control y seguimiento de operaciones contables, comercia-
les y logísticas.
¿QUÉ DOCUMENTO DEBE PRESENTAR?
Presentar escaneado el esquema que describa el funcionamiento del sistema informático
para las operaciones contables, comerciales y logísticas.
CARACTERÍSTICAS
El esquema debe mostrar el funcionamiento del sistema informático que posibilite la traza-
bilidad de sus operaciones de comercio exterior.

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 Operador Económico Autorizado

REQUISITOS PARA LA SEGURIDAD DE LA CADENA LOGÍSTICA

INTERNACIONAL
Considerando las notables diferencias que pueden existir en las empresas de acuerdo
al tamaño, actividad, ubicación, etc., la Aduana Nacional apoya la implementación y
aplicación de medidas de seguridad exigidas por el Programa OEA basadas en el riesgo,
por tanto permite flexibilidad para el cumplimiento de los requisitos para la seguridad de
la cadena logística internacional, de acuerdo al modelo de negocio de la empresa. Por lo
mencionado, por cada requisito establecido se permite justificar detalladamente y/o contar
con un documento que demuestre como la empresa postulante a la certificación OEA se
adhiere a la exigencia establecida, debiendo tener presente que no existe una sola forma
de cumplir el requisito exigido.

GESTIÓN DE LA SEGURIDAD
La empresa debe definir su política, objetivos y metas relacionados con la seguridad de
su cadena logística internacional, mismos que estarán establecidos en procedimientos
documentados que le permita hacer el seguimiento al cumplimiento de las tareas
definidas. Asimismo la empresa deberá llevar a cabo de forma sistemática una gestión del
riesgo mediante la identificación y el análisis que permita una evaluación y tratamiento
a los riesgos identificados en su cadena logística internacional, con el objetivo de que
la Alta Dirección, pueda implementar estrategias que ayuden a mitigar el riesgo en sus
operaciones.

Política de Seguridad

Debe tener una política de seguridad de la cadena logística internacional debidamente

documentada, implementada, conocida y entendida, que contemple la detección,
reconocimiento y prevención de actividades ilícitas y conductas delictivas (narcotráfico,
contrabando, terrorismo, legitimación de ganancias ilícitas, robo, fraude y otros) en base a
los criterios mínimos de seguridad.

La Política de Seguridad es un enunciado público de una organización que mínimamente

debe contener:
• Compromiso.
• Exigencias legales
• Intención de mejora continua.
Por ejemplo:
“La Empresa XXXXX, como integrante de la cadena logística de comercio exterior,
tenemos como prioridad gestionar nuestros procesos de manera eficaz bajo
el cumplimiento de los requisitos reglamentarios, normas legales vigentes e
instrucciones aplicables, previniendo todo acto de actividad ilícita (contrabando,
narcotráfico, falsificación, terrorismo, entre otros) en sus procesos, y se compromete a
minimizar los riesgos de sus procesos, contar con colaboradores capacitados y mejorar
continuamente la eficiencia de nuestro Sistema de Gestión en Control y Seguridad.”

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Objetivos, Programas, Planes, Metas e Indicadores

Los objetivos son el resultado o logro específico que evidencia que la política se cumple (da
vida a la política), estos deben ser coherentes y evidenciar el cumplimiento de la política de
seguridad de la cadena logística internacional, deben ser medibles a partir de indicadores,
para dar cumplimiento a los objetivos se deben establecer programas y planes.

Los programas y planes son el medio a través del cual se alcanza el objetivo de la gestión
de seguridad, se desprenden de los objetivos de seguridad establecidos.

Las metas son un requisito detallado de desempeño, que surge de los objetivos de control
y seguridad, cuantificado siempre que sea posible, pertinente para la organización que
necesita que sea establecida y cumplida con el fin de lograr los objetivos. Deben establecerse
metas alcanzables. Y deben ser medidas con indicadores (planificado/ejecutado).

Los indicadores son variables que permiten medir en forma cuantitativa o cualitativa,
sucesos colectivos para así, poder respaldar acciones tomadas para el cumplimiento
de las metas establecidas, los indicadores deben permitir la medición de metas y ser
cuantificables.

Para el establecimiento de objetivos, programas, planes, metas e indicadores se

sugiere utilizar el modelo de Cuadro de Mando Integral (Balance Score Card), descrito a
continuación:

CUADRO DE MANDO INTEGRAL

Objetivo Valor Plan Frecuencia/ Tareas Fecha Fecha
Indicador Programa Meta Responsable Estado
Estratégico Actual Especifico Plazo Relacionadas Inicio Final
Procesos Internos

Fuente: Elaboración propia.

Gestión de Riesgo

El proceso de gestión de riesgo es fundamental ya que exige que la empresa postulante a

la certificación OEA cuente con un sistema de gestión de riesgos para lo cual debe conocer
a partir sus cadenas logísticas, identifique y evalué riesgos frente a amenazas traducidas
en actividades ilícitas y conductas delictivas (narcotráfico, contrabando, terrorismo,
legitimación de ganancias ilícitas, robo, fraude y otros), con lo cual podrá determinar qué
acciones tomar con el fin de mitigar los mismos.

Debe tenerse presente que cada operación logística, aun siendo del mismo sector, tiene
diferentes riesgos y no se trata de reproducir un esquema genérico que sólo ocasionará
hacer vulnerable a la empresa, su prestigio y confianza ante las autoridades.

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 Operador Económico Autorizado

Metodología para el desarrollo de la gestión de riesgos

Para determinar la metodología de la gestión de riesgos debe establecer las siguientes eta-
pas en un procedimiento:

Establecimiento del contexto

Valoración del riesgo

COMUNICAR Y CONSULTAR

SEGUIMIENTO Y REVISIÓN
Identificación del riesgo

Análisis de riesgo

Evaluación del riesgo

Tratamiento del riesgo

Fuente: Norma Internacional ISO 31000.

1. Establecimiento del contexto:

Definir el ámbito donde se desarrolla la actividad relacionado con el entorno donde se

ubica, es decir seguridad física, accesos, mercancías, medios y unidades de transporte,
personal de la empresa, socios comerciales (directamente o indirectamente involucrados),
tecnología de la información ante las actividades y conductas delictivas anteriormente
referidas.

2. Identificación del Riesgo:

El riesgo es la posibilidad que una amenaza se materialice en un evento adverso en el

desarrollo de los procesos de una empresa y que puede afectar en cierta manera en la
seguridad de la cadena logística internacional (incertidumbre).

Se puede tomar como fuente una lluvia de ideas, la experiencia, eventos anteriores que
hayan afectado a la empresa, riesgos asociados por la naturaleza de la actividad e incluso
fuentes externas de información (empresas análogas), entrevistas al personal involucrado,
observación del evaluador, información recabada en capacitaciones, noticias, etc.
Asimismo, debe identificarse las consecuencias si el riesgo no es tratado y las causas que
dieron origen al mismo.

3. Análisis del Riesgo:

Una vez identificado los riesgos, corresponde incluir la ponderación enfocada a la

posibilidad que estas ocurran y sus consecuencias de impacto, a fin de clasificarlo. Para el
efecto se considera como por ejemplo:

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 ESCALA PROBABILIDAD- IMPACTO 3X3
ESCALA PROBABILIDAD ESCALA CONSECUENCIA
Alto Alto
Medio Medio
Bajo Bajo
Fuente: Compendio de Gestión de Riesgo de la OMA.

3.1. Matriz de riesgos: resultado de las escalas establecidas para probabilidad y

consecuencia, se podrá asignan valores a las escalas, con lo cual es posible
obtener una representación numérica de los niveles de riesgo reflejado en una
matriz de riesgos.

MATRIZ DE RIESGO 3X3

CONSECUENCIA
Baja Media Alta
Probabilidad

Alta Media Alta Alta

Media Baja Media Alta
Baja Baja Baja Media
Fuente: Compendio de Gestión de Riesgo de la OMA.

Una vez identificados los riesgos potenciales se procede a clasificar los mismos, calculando
el nivel de riesgo.

4. Evaluación de Riesgos:

Requiere la comparación del nivel del riesgo hallado durante el análisis con criterios de
riesgos preestablecidos y relacionados con la cadena logística internacional analizada. Una
vez identificado apropiadamente el cuadrante de la matriz de exposición a los riesgos,
el próximo paso es identificar y examinar las alternativas para controlar o administrar
apropiadamente estos riesgos.

5. Tratamiento del riesgo

Contempla la identificación de los controles necesarios para minimizar los riesgos, por me-
dio de incorporación de nuevos controles o mejorar los existentes, estableciendo los res-
ponsables de realizar los controles pertinentes. El propósito del tratamiento no es necesa-
riamente eliminar el riesgo, sino mantenerlo bajo control. Las respuestas al riesgo pueden
ser divididas en cuatro categorías (Tratar, Tolerar, Transferir o Terminar).

A partir del análisis realizado se deben establecer las acciones recomendadas, responsables
y plazos, debiendo hacerse un análisis de evaluación en un tiempo establecido, a efectos de
establecer nuevas acciones en caso de existir deficiencias en las medidas iniciales.

6. Seguimiento y revisión:

Identificar si con las acciones establecidas se está alcanzando el control esperado, revisan-
do los posibles cambios de las amenazas, resultados de simulacros.

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 Operador Económico Autorizado

7. Comunicar y consultar:

Durante toda la gestión de riesgos, es importante la retroalimentación por parte del per-
sonal operativo, por lo cual debe mantenerse una comunicación fluida y ágil con las áreas
involucradas

A efectos de presentar los resultados obtenidos en la gestión de riesgos de la empresa, es

recomendable utilizar un mapa de riesgos relacionado con los criterios mínimos de seguri-
dad establecido por el Programa OEA, como el siguiente ejemplo:
Nombre y/o Razón Social
Logo Responsable: Nombre del proceso:
Equipo de elaboración: Identificación:
Evalua- Seguimiento y Evalua-
Identificación del Riesgo Analisis del Riesgo Tratamiento del riesgo
ción Revisión ción
Probabilidad

Probabilidad
Consecuen- Nivel Nivel
Impacto

Impacto
Vulnerabi- Causas probables Acciones
Evento cias del de Riesgo Responsables de Riesgo
lidad del riesgo recomendadas
riesgo Riesgo Riesgo

Fuente: Elaboración propia.

Persona Responsable

Debe existir una persona designada de manera formal (Memorándum, Manual de Funcio-
nes, etc.) como representante de la Alta Dirección, con autoridad y competencia, respon-
sable de la implementación, funcionamiento, cumplimiento y mejora de las medidas de
seguridad.

MEMORANDUM
AN-UPOGC Nº 01/2016

A: Gerente de Gestión
De: Gerente General
ADUANA NACIONAL
VIA: Oficial de Recursos Humanos
Buena práctica Ref.: Nombramiento
Fecha: La Paz, xxx de noviembre de 2018

Designe a una persona con la debida com- De mi mayor consideración:

petencia (conocimiento de los requisitos

del OEA, de la cadena logística de la em- Mediante el presente me dirijo a ud para hacerle llegar el respectivo
nombramiento como Responsable de la implementación, funciona-
presa, sistemas de gestión, etc.) y autoridad miento, cumplimiento y mejora de las medidas de seguridad para
los requisitos para la seguridad de la cadena logística internacional
ocupando un cargo jerarquico dentro de la de agencias despachantes de aduana (OEA), con la finalidad de ser
acreedores de la certificación correspondiente como OPERADOR
estrutura organizativa de la empresa. ECONOMICO AUTORIZADO.

Sin otro particular, reciba un saludo cordial.

GERENTE GENERAL

Cc. File Personal

Fuente: Elaboración propia.

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Evaluación y Mejoramiento

Debe tener un procedimiento para establecer que las políticas, procedimientos y demás
normas de control y seguridad establecidas e implementadas se cumplan adecuadamente
(mínimamente 1 vez al año). Las verificaciones (auditorias) deben ser realizadas por perso-
nas ajenas a las áreas o dependencias que se están auditando, que cuenten con la debida
competencia (podrá ser terciarizada), una vez concluida la verificación debe emitirse un
informe a la Alta Dirección para que se tome las medidas pertinentes.

La Alta Dirección debe revisar el desempeño global de las medidas adoptadas para el cum-
plimiento de los criterios mínimos de seguridad del OEA a intérvalos planificados, para ase-
gurar la eficacia de las mismas, estableciendo y aplicando acciones preventivas, correctivas
y de mejora continua adoptadas en relación a las medidas de seguridad establecidas para
el cumplimiento de los criterios mínimos de seguridad del OEA.

Tenga en cuenta que esta actividad, coadyuvará a detectar vulnerabilidades presentes y

futuras a ser utilizadas en la identificación del riesgo.

Plan de Contingencias

Debe contar con un plan documentado para actuar frente a algún evento que se presenta
de forma diferente a como fue planificado y que afecte el desarrollo de las operaciones en
su cadena logística internacional, (accidentes de tránsito, bloqueos, convulsiones sociales,
derrumbes, cierre de aduanas, eventos climatológicos, problemas de comunicación y
transporte, otros). Este Plan debe ser coherente con la política de seguridad, objetivos y
análisis de riesgos.

Cabe aclarar, que al ser un plan de contingencias, muchos de estos hechos son descono-
cidos, por tal motivo, la empresa puede establecer un plan de contingencias general. Por
ejemplo:

PERSONAL Y AUTORIDA-
# EVENTO ACCIONES A TOMAR
DES INVOLUCRADAS
1 cuadro se detecte documentacion aduanera
Falsificación y o falsificada el despachante de Aduana Noti-
Adulteracion de ficara a la aduana de manera formal sobre su Despachante de Aduana
Documentos observación y entregara dichos documentos a
la aduana nacional.
Fuente: Elaboración propia.

Realización de simulacros considerando la generación de registros.

Control de Documentación

Debe contar con un procedimiento documentado y verificable para controlar la documen-

tación de la empresa relacionada al cumplimiento de los requisitos del Programa OEA (pro-
cedimientos, registros y otros), asegurando que la documentación sea aprobada antes de

13
 Operador Económico Autorizado

su emisión, se contemple el uso de firmas y sellos para la entrega de documentación que

autoricen los diferentes procesos, las versiones vigentes se encuentren disponibles donde
se lo requiera, retirando aquellas versiones obsoletas, etc.

Para establecer los procedimientos existen diferentes modos, entre los cuales se encuen-
tran mediante diagrama de flujos, en prosa que describe detalladamente cada uno de los
pasos y mediante cuadro de actividades que es una mezcla de los dos primeros, la empresa
tomará la decisión de la forma más conveniente de establecer sus procedimientos. Adicio-
nalmente, a continuación se presentan algunos aspectos que debe considerar al momento
de definir el formato de los documentos:

a) Encabezado del procedimiento:

• Logo de la empresa.
• Razón social de la empresa.
• Título del documento.
• Código del documento (formato según lo definido por la empresa).
• Versión.
• Fecha de elaboración.
• Fecha de modificación.
• Fecha de aprobación.
• Nombre de las personas responsables de elaborar, revisar y aprobar.
• Página que corresponde al total de páginas que contiene el documento.

Código del
LOGO Nombre y/o razón social empresa
documento:
Pagina/Número de
Título del documento
páginas:
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Versión:
Fecha: Fecha: Fecha:

Fuente: Elaboración propia.

b) Elementos:

• Índice: Se define un listado ordenado del contenido del documento.

• Objetivo: Se indica de forma breve el propósito del documento.
• Alcance: Se especifica a que es aplicable el documento.
• Responsabilidad: Se establece quienes son los que tienen que someter al documento.
• Base legal: Se señala la normativa que sustenta legalmente el contenido del docu-
mento.
• Terminología y abreviaturas: Se establece los términos utilizados en el procedimiento
que puedan ser poco conocidos por los destinatarios del mismo.
• Descripción: Se identifica a los responsables, las acciones de manera precisa y orde-
nadas y la temporalización de las acciones.
• Flujograma: Se representa gráficamente el documento.
• Registros: Se establece los documentos que sustentan los resultados obtenidos, pro-
porcionando evidencia de actividades desempeñadas.

14
 • Anexos: Se considera los documentos de apoyo o adicionales de consulta que debe
tomarse en cuenta para ejecutar una actividad.
Se debe tener presente que dependiendo del documento a elaborar, podría identi-
ficarse más o menos elementos a contemplar en su estructura, teniendo el anterior
listado un carácter enunciativo y no limitativo.

CRITERIOS MÍNIMOS DE SEGURIDAD

1) Seguridad con los Socios Comerciales.
2) Seguridad Física en las Instalaciones.
3) Seguridad en el Acceso a Instalaciones.
4) Seguridad en la Gestión del Despacho Aduanero. (*)
5) Seguridad con las Mercancías.
6) Seguridad en el Transporte de la Mercancía. (**)
7) Seguridad de los Medios y Unidades de Transporte.
8) Seguridad con el Personal.
9) Seguridad de la Información.

(*) Aplicable a Agencias Despachantes de Aduana y operadores que aplican a despacho directo.
(**) Aplicable a Transporte carretero.

SEGURIDAD CON LOS SOCIOS COMERCIALES

La empresa debe contar con procedimientos para la selección y evaluación de socios
comerciales (clientes y proveedores de bienes y servicios) y de acuerdo a su análisis de
riesgo, exigir que cumplan con las medidas de seguridad para fortalecer la seguridad en la
cadena logística internacional.

Es considerado un socio comercial toda aquella persona subcontratada para la realización

de un servicio o para la provisión de un bien, cuya acción pueda repercutir en la seguridad
de la cadena logística de la empresa contratante. Por ejemplo: transportistas, importadores,
exportadores, despachantes de aduanas, consolidadores de cargas, agencias navieras,
operador logístico, CLIENTES, entre otros.

Selección y evaluación de socios comerciales

Debe contar con procedimiento documentado y verificable para la selección y evaluación

de socios comerciales (proveedores de bienes/servicios y clientes) nacionales y extranjeros.

Buenas prácticas

Aplicar medidas para depurar la lista de socios comerciales, aplicando las siguientes me-
didas:
• Visitar sus instalaciones.
• Consultar sus asociados.
• Consultar base de datos internacionales.
• Solicitar comportamiento crediticio, tributario y/o aduanero.

15
 Operador Económico Autorizado

• Solicitar documentación que avale la legalidad de la empresa, comportamiento tri-

butario, aduanero, crediticio, etc.

Acreditación de cumplimiento de medidas de seguridad

Debe acreditar documentalmente que los socios comerciales críticos (identificado en el

análisis de riesgos) que no posean certificación OEA e intervengan en su cadena logística
internacional, cuenten con medidas de seguridad para el cumplimiento de los criterios
mínimos de seguridad del OEA que le sean aplicables (acuerdo, convenio, contrato con
cláusula contractual específica o declaración por escrito).

Buenas prácticas

• Implementación de cuestionarios de seguridad bajo los criterios mínimos de seguridad

establecidos em el Programa OEA, solicitando se describa las medidas de seguridad
existentes (seguimiento de la carga, precintos de seguridad, accesos restringuidos,
controles en el manejo de documentación, etc.) con lo cual podra clasificar a los socios
comerciales de riesgo.
• Firma de Acuerdo de seguridad por parte del socio comercial.
• Declaración por escrito de cumplimiento.

Podrá tomarse de manera referencial la siguiente declaración de seguridad:

DECLARACION DE SEGURIDAD(*)

Yo (insertar nombre del representante legal) en mi condición de (insertar cargo) de

la empresa (insertar nombre o razón social) con domicilio legal (insertar dirección,
ciudad. País) con número de teléfono (insertar número de teléfono) y correo electró-
nico (insertar correo electrónico) declaró que.

• Las mercancías que son producidas/ almacenadas/ transportadas/ gestio-

nadas a requerimiento de una empresa certificada como Operador Eco-
nómico Autorizado (OEA), son producidos/ almacenados/ transportados/
gestionados en instalaciones seguras/ transportes seguros/ condiciones
seguras.
• Las áreas están protegidas contra acceso no autorizados durante la produc-
ción/almacenamiento/ preparación/ carga de las mercancías.
• Personal de confianza interviene en la producción/almacenamiento/ prepa-
ración/ carga de su mercancías.
• Se garantiza que los terceros que actúen a nombre de mi empresa tiene
pleno conocimiento y ejecutan las medidas de seguridad mencionadas
anteriormente.

Nombre y firma del representante legal: ………………………………………

Cargo: ………………………………………….
Fecha: ………………………………………….

Esta declaración de seguridad es emitida a (insertar nombre o razón social de la

empresa postulante a la certificación OEA o de la empresa OEA) con domicilio
legal (insertar dirección, ciudad. País) con número de teléfono (insertar número de
teléfono) y correo electrónico (insertar correo electrónico).

Fuente: Elaboración propia.

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Verificación de cumplimiento de medidas de seguridad

Para los socios comerciales críticos (identificado en el análisis de riesgos) que no posean
certificación de OEA, debe constatar el cumplimiento de los criterios mínimos de seguridad
del OEA que le sean aplicables, a efectos de identificar deficiencias y exigir la corrección de
las mismas.

Buenas prácticas

• No asuma que su socio de comercial está cumpliendo con los requisitos de seguridad,
confíe, pero verifique.

• A efectos de la verificación se puede realizar una visita periódica al socio comercial,

evidenciando mediante fotografías y/o videos, etc. pudiendo delegar la función al área
que tiene relación directa con el socio comercial (por ejemplo: para clientes el área de
comercialización).

Para confirmar que el socio comercial se encuentra certificado como OEA:

• Consultar la validez de la certificación ante la entidad que los emite.

• Verificar el tipo, estado y la fecha de vigencia del certificado.

Difundir medidas de seguridad

Debe difundir entre sus socios comerciales

las amenazas a la seguridad de la cadena
logística internacional, su responsabilidad
frente a las mismas, medidas de seguridad
implementadas y la forma de reportar un
incidente de seguridad, alentando a sus
socios comerciales certificables a obtener la
certificación OEA.

Buena práctica

Para lograr el debido entendimiento de las

medidas de seguridad, es recomendable
realizar una reunión con todos los
socios comerciales, a fin de explicarles
los requisitos que se les va a exigir, la
formalización para su cumplimiento, la
forma de verificación de los mismos, etc.

17
 Operador Económico Autorizado

SEGURIDAD FÍSICA EN LAS INSTALACIONES

La empresa debe contar con mecanismos para impedir, detectar o disuadir la entrada
de personas no autorizadas a las instalaciones, área de almacenamiento de mercancías,
resguardo de información física o digital, resguardo de medios y unidades de transporte
y otras áreas críticas y proteger físicamente todos los recursos de la empresa. Conforme
al análisis de riesgos, debe identificarse las áreas críticas e implementar barreras físicas,
elementos de control, vigilancia y disuasión contra el acceso no autorizado. Por ejemplo:
Las áreas donde se almacenan mercadería, zona de carga o descarga, estacionamiento
de medios y unidades de transporte camiones, sala de servidores de información, área de
archivo de documentación, área de videocámaras de vigilancia, etc.

Asimismo debe analizarse los flujos de mercancías, vehículos y personas por las áreas críticas
y evitar o minimizar flujos cruzados o incompatibles. Por ejemplo: vehículos particulares
parqueados en el área de carguío y descarguío de mercancía, ingreso a vestidores cruzando
el área de despacho, personas ajenas a la empresa transitando en áreas con acceso
restringido para acceder a baños o sala de reuniones, etc. A éste análisis debe sumarse
indispensablemente las zonas vulnerables para acceso no autorizado incluyendo cerco
perimetral, puertas y ventanas.

Las medidas de seguridad establecidas suponen las situaciones más comprometidas donde
coinciden flujo de mercancía, vehículos y personas en áreas amplias con numerosas per-
sonas.

Infraestructura

El perímetro de las instalaciones debe estar

construido con materiales que eviten la
entrada forzada o ilegal.

Debe disponer de medidas de seguridad

que permitan un adecuado resguardo del
perímetro de las instalaciones de acuerdo a
su extensión y complejidad. (videocámaras
de vigilancia, alarmas, rondas de vigilancia).

Las áreas de almacenamiento de mercancía,

resguardo de la información física y digital,
áreas de resguardo de medios y unidades
de transporte y otras áreas críticas al
interior de las instalaciones (identificado
en el análisis de riesgos), deben contar con
infraestructura física adecuada que evite el
acceso no autorizado o ilegal.
Para garantizar la seguridad en las
instalaciones, el perimietro de las
instalaciones debe estar con materiales

18
compactos y resistentes con el fin de
prevenir o evitar una posible instrusión
(muros, cercas de alambre, barreras, etc.).

Buena práctica

Superpuesto al cerco perimetral es

conveniente contar con elementos que
difuculte cualquier escalamiento o salida o
ingreso de materiales desconocidos (mallas,
concertinas, estacas, etc.).

Identificación de Accesos

Debe identificar y controlar los accesos de personas y vehículos a las instalaciones, área
de almacenamiento de mercancías , área de resguardo de información física o digital, área
de resguardo de medios y unidades y otras áreas críticas al interior de las instalaciones
(identificado en el análisis de riesgo), asegurando aquellos accesos que no estén en uso.

Debe identificar con señalética claramente visible los accesos no autorizados de personas y
vehículos a las instalaciones, área de almacenamiento de mercancía y otros accesos a áreas
críticas (identificado en el análisis de riesgos).

Buena práctica

Los accesos deben mantenerse a un minimo necesario por seguridad y para un control
adecuado.

Manejo y control de dispositivos y/o mecanismos de cierre

Debe asegurar con dispositivos y/o mecanismos de cierre los accesos de personas y
vehículos a las instalaciones, áreas de almacenamiento de mercancía, área de resguardo
de información física y digital, área de resguardo de medios y unidades de transporte y

19
 Operador Económico Autorizado

otros áreas críticas existentes al interior de

las instalaciones (identificando en el análisis
de riesgos).

Las ventanas que estén a baja altura, en

el techo o en la parte alta de las paredes
en los accesos en las áreas críticas
identificadas deben contar con dispositivos
y/o mecanismos de cierre.

Debe llevar un registro de las personas

que cuentan con tarjetas de acceso, llaves,
claves u otros accesos autorizados conforme
al grado de responsabilidad y funciones
asignadas. Asimismo debe contar con un
procedimiento documentado y verificable
para el manejo y control de los mismos.

Buena práctica

La administración o el personal de seguridad controla la expedición de los mecanismos de

cierre (llaves, tarjetas de proximidad, etc.).

FORMULARIO
NRO : 000
ASIGNACIÓN DE LLAVES Y/O DISPOSITIVOS

1. Datos del solicitante

Nombre y Apellido: Código Personal: DD MM AAAA

Sección o area de Trabajo: Cargo:

Tipo de Movimiento a. Asignación de llaves b. Copia de Llaves

2. Descripción

Nº Sección Cod. Puerta Tipo Seguro Cod. Llave Observaciones

3. Instructivo de uso de llaves y/o dispositivos de cierres de puertas

1. El solicitante es responsable de la llave asignada bajo su custodia.

2. El aolicitante por ningun motivo podra entregar la llave en calidad de prestamo
3. En caso de perdida el solicitante debe informar inmediatamente al Dpto. de Recursos Humanos.
4. Si por algun motivo la llave Asignada o cerradura sufriera algún daño debera informarse inmediatamente al Dpto. de Recursos Humanos.

.................................................. .................................................. ............................................. ..................................................

Firma de Solicitante Firma Dpto. RR.HH. Portero Gerencia Administrativa Financiera
RECIBO CONFORME Vo Bo ENTREGUE CONFORME Vo Bo

Codigo: SCL-RG-102 Versión: 2 Fecha de Emisión: Diciembre 05, 2015 Pagina 1/1

20
Estacionamiento

Debe identificar las áreas destinadas

al estacionamiento de vehículos del
personal de la empresa y visitantes,
separando las mismas del área de manejo
y almacenamiento de mercancías, área
de resguardo de información (física y
digital), así como de áreas de resguardo
de los medios y unidades de transporte.
Asimismo, debe contar con un documento
para controlar las áreas mencionadas.
Buena práctica

Contar con mecanismos que prohíben que vehículos de personal y visitantes estacionen en
las adyacentes al área de manejo y almacenamiento de mercancías (cercas, vallas, letreros,
etc.)

Vestuarios y Casilleros

Debe identificar las áreas destinadas

a casilleros, vestidores y similares del
personal y separarlas del área de manejo y
almacenamiento de mercancías. Asimismo,
debe contar con un documento para
controlar las áreas mencionadas.

Iluminación

Debe contar con adecuada iluminación que

permita la identificación y visualización de
los accesos a las instalaciones, áreas de
estacionamiento de personal y visitantes,
áreas de manejo y almacenamiento de
mercancía. , área resguardo de información
(física y digital), áreas de resguardo de los
medios y unidades de transporte y otras
áreas críticas al interior de las instalaciones
(identificado en el análisis de riesgos).
Asimismo, debe contar con dispositivos de
emergencia ante una eventual pérdida de
iluminación (generadores y/o lámparas de
emergencia u otro similar).

La excelente iluminación del perímetro y de

las estructuras ubicadas sobre éste, se con-
vierten en el principal factor preventivo y
disuasivo de actos ilegales.

21
 Operador Económico Autorizado

Los niveles de iluminación dentro y fuera de las instalaciones deben ser suficientes para
lograr imágenes claras en las grabaciones de las videocámaras de vigilancia (entradas y sa-
lidas, manejo de carga, área de almacenamiento, estacionamiento, crcas perimetrales, etc.

Sistema de videocámaras de vigilancia y/o

alarmas

Debe contar con un sistema de videocáma-

ras de vigilancia para controlar los accesos
a las instalaciones, áreas de manejo y al-
macenamiento de mercancía, área resguar-
do de información (física y digital), áreas
de resguardo de los medios y unidades de
transporte y otras áreas críticas al interior
de las instalaciones (identificado en el análi-
sis de riesgos), o en su caso utilizar alarmas
para alertar accesos no autorizados de per-
sonas y/o vehículos.
Considerando que las videocámaras de vigilancia no son elementos que por si evitan ac-
cesos no autorizados, necesariamente debe complementarse con otros elementos de se-
guridad.

Por lo cual, es necesario contar con personal capacitado (que interprete lo que se ve en las
imágenes).

Buenas prácticas

Contar con un plan de revisión periódica de la calidad de las grabaciones y el campo de

visión, verificando que no se haya movido o que haya elementos que impidan su adecuado
funcionamiento (ramas de árbol, posición del sol o iluminación, suciedad, lluvia, vehículos
estacionados, etc. ).
Encargado de Seguridad

Debe contar con un responsable o perso-

nal de seguridad propio o contratado que
garantice la vigilancia de las instalaciones,
acción de respuesta oportuna y disponibili-
dad permanentemente, documentando las
funciones a cumplir.

Buenas prácticas

• Los portones de vehículos y personas estanestán atendidos y monitoreados por el per-

sonal de seguridad.
• Realizar ensayos, simulacros y pruebas de seguridad periódicamente y evitará que el
personal de seguridad caiga en la rutina, siendo necesario contar con personal atento y
con capacidad de reacción en todo momento.

22
Inspecciones, reparaciones y mantenimiento

Debe contar con un programa para realizar inspecciones, reparaciones y mantenimiento

periódico de dispositivos y mecanismos de cierre, iluminación, sistema de videocámaras de
vigilancia, alarmas, aparatos de comunicación, equipos de computación y la infraestructura
física de las instalaciones y áreas críticas tanto internas como externas (puertas, cercas,
barreras, bardas, muros, etc.).
PROGRAMA DE MANTENIMIENTO A LA INFRAESTRUCTURA Inspecciones
GESTION 2018 Mantenimiento Preventivo
SEPTIEM- NOVIEM-
RESPON- ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO OCTUBRE DICIEMBRE
ACCIÓN BRE BRE
SABLE
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
MOBILIARIOS DE OFICINA
Muebles y Enseres
Chapas y Cajonerías
Chapas de Puertas
Administra-
Sillas y Sillones de Oficinas
ción
Puertas, Blindex
Iluminación oficina
Iluminación Almacenes
SERVICIOS
Aires Acondicionados
Oficinas
Aires Acondicionados
Cámaras de Helados Adminis-
tración /
Grupos Electrógenos
Almacén
Montacargas Eléctricos
Tableros de Energía - Circui-
tos Automáticos
EQUIPOS DE COMPUTACIÓN
Equipos de Computación
Impresoras
Sistemas
Fotocopiadoras
Equipos Telefónicos
SEGURIDAD
Video cámaras
Alarma Robos
Alarma Incendios Sistemas
Llaves Accesos Principales
Chapas Eléctricas
INFRAESTRUCTURA
Oficinas (Techos, Filtracio-
nes, Paredes, pisos)
Administra-
Baños (Filtraciones,
ción
Paredes, Lavamanos)
Archivo
Piso Almacén (repintado,
rajaduras)
Casilleros Almacén (Puertas
casillereos, paredes, sillas) Almacén
Baños Almacén (Filtracio-
nes, Paredes, Lavamanos,
Duchas)

Buenas prácticas

• Todos los elementos de seguridad empleados y la infraestructura física estan incluidos

en un programa de inspecciones, reparaciones y mantenimiento, registrando su ejecu-
ción, realizando pruebas de funcionamiento periódicamente y reparaciones pertinen-
tes.
• Para elaborar el programa de inspecciones, reparaciones y mantenimiento, se reco-
mienda utilizar los conceptos de preventivo y correctivo.

SEGURIDAD EN EL ACCESO A LAS INSTALACIONES

La empresa debe contar con mecanismos o procedimientos que prevengan e impidan la
entrada no autorizada a las instalaciones, manteniendo un control adecuado en el ingreso
a personal y/o personas ajenas a la empresa en todos los puntos de entrada, protegiendo
los bienes de la empresa.

23
 Operador Económico Autorizado

La seguridad en el acceso de personas pretende evitar ingresos no autorizados a áreas

críticas y mantener un registro de las personas que ingresan y egresan.

La aplicación de este requisito estará sujeta a las dimensiones de la empresa, aplicando

procedimientos de control, registro de accesos y tipo de identificación utilizada de acuerdo
al análisis de riesgo.

Sistema de identificación

Debe contar con un sistema de identifica-

ción visible y permanente para el personal,
visitantes y vehículos (credenciales, unifor-
mes, etc.). Asimismo, debe contar con un
procedimiento documentado y verificable
para la administración de identificaciones.
Buenas prácticas

• Incluir en la temática de difusión de medidas de seguridad al personal los mecanismos

utilizados para distinguir el tipo de identificación utilizada para el personal, visitantes
y vehículos, a efectos de reconocer la presencia de personal no autorizado en áreas
restringidas y las acciones a tomar al respecto.
• Se podrá utilizar como medio de identificación credenciales, poleras, camisas, chalecos,
cascos o gorros de distintos colores, etc.
• Identificar y retirar personas no autorizadas.

Control de ingreso y salida de las instala-

ciones

Contar con un procedimiento para el con-

trol de ingreso y salida de personal, visitan-
tes y vehículos a las instalaciones, así como
a las áreas de manejo y almacenamiento de
mercancía, área resguardo de información
(física y digital), áreas de resguardo de los
medios y unidades de transporte y otras
áreas críticas al interior de las mismas (iden-
tificado en el análisis de riesgos). Para tal
efecto, debe considerar la revisión de bul-
tos, paquetes u otro similar que ingresen o
salgan de las instalaciones con personas y
vehículos.

En las áreas de acceso restringido deben

existir los mecanismos para reconocer ac-
cesos no autorizados (credenciales, ropa
de trabajo, etc.), así como generar registros
del ingreso de visitantes a las áreas críticas
identificadas por la empresa.

24
Control de correspondencia

Documentar el control y manejo de correspondencia y paquetería que ingrese a la em-

presa.

SEGURIDAD EN LA GESTIÓN DEL DESPACHO ADUANERO

La empresa debe contar con procedimientos documentados que establezcan políticas
internas y de operación, así como de los controles necesarios para la verificación previa
y post de la información y documentación que garantice el debido cumplimiento de las
obligaciones aduaneras, a nombre propio o del cliente o apoderado.

Flujograma

Debe contar con un flujograma que refleje secuencialmente las etapas por las que pasa la
gestión del despacho aduanero, desde la solicitud del servicio por el cliente, recepción y
revisión de documentos, análisis y procesamiento, despacho aduanero y archivo. Asimismo,
debe contar con un procedimiento para la realización de cada una de las etapas identificadas
incluyendo al responsable de cada etapa, la documentación requerida, nombre y tipo de
socio comercial involucrados en cada etapa (cliente, operadores logísticos y otros).

Intercambio de Información

Debe mantener un intercambio de información con el personal, clientes y otras partes

involucradas en la gestión del despacho aduanero, que permita el seguimiento y control
en cualquiera de las etapas por las que pasa dicha gestión, identificando y reportando
discrepancias al responsable y/o autoridad competente.

Reporte a la autoridad Aduanera ante al-

guna discrepancia

Debe reportar a la autoridad aduanera

cualquier discrepancia sobre la legalidad
de la documentación y/o la recepción
de mercancías (faltantes o sobrantes),
debiendo documentar las acciones a tomar
en caso de identificar documentación
falsificada, adulterada o sospechosa; así
como faltantes y sobrantes en la mercancía.

25
 Operador Económico Autorizado

En caso de realizar despacho directo, el exportador o importador debe cumplir los requisitos
exigidos en esta Sección “Seguridad en la Gestión del Despacho Aduanero”.

SEGURIDAD CON LAS MERCANCÍAS

La empresa debe incorporar medidas de seguridad para garantizar la integridad de la mer-
cancía durante el manejo, transporte, despacho aduanero y almacenaje a lo largo de la
cadena logística internacional.

Flujograma

Debe establecer gráficamente y de manera secuencial las etapas por las que pasa la
mercancía desde origen hasta destino final (transporte, manejo, despacho aduanero,
almacenaje, consolidación y desconsolidación, etc.), identificando aquellas etapas críticas
por las que pasa la mercancía (establecidas en el análisis de riesgos). Asimismo, debe
contar con un procedimiento para la realización de cada una de las etapas mencionadas,
contemplando los mecanismos para reportar algún incidente sospechoso o inusual sobre la
mercancía o documentación, al responsable y/o autoridad competente.

26
Buena práctica

El flujograma se diseña señalando cada proceso , actores, plazos y documentación generada,

utilizando simbología de las formas utilizadas para mejor comprensión.

Intercambio de Información

Debe mantener un intercambio de informa-

ción con el personal, socios comerciales y
otras partes involucradas a la cadena logís-
tica internacional, permitiendo el control de
la entrega y recepción de la mercancía, así
como el seguimiento de la misma en cual-
quiera de las etapas por las que pasa (notas,
fax, correos electrónicos, etc.), identifican-
do y reportando al responsable y/o autoridad competente, cualquier discrepancia en la
mercancía relacionada con faltantes o sobrantes, u otras anomalías en la carga.

Debe contar con herramientas que le permitan garantizar el seguimiento de la mercancía

durante el traslado de la mercancia. (Por ejemplo: Uso de GPS).

Buenas prácticas

• Contar con una bitácora donde se registre el personal responsable de recibir al opera-
dor de transporte y la mercancía, horario de llegada, registro de documentos, compro-
bación de la integridad del precinto, contraste de la mercancía con orden de carga, etc.
• Utilizar um Sistema de Posicionamiento Global (GPS) para el seguimento correspon-
diente de la mercancia.

Control y seguimiento de las operaciones de aduana

Debe contar con un procedimiento documentado y verificable para el control y seguimien-

to de las operaciones de Aduana, que garantice la correcta exportación o importación de
mercancías.

Respaldo del proceso de carguío en origen

Debe contar con respaldo del proceso de

carguío de la mercancía y del precintado de
la unidad de transporte en origen, para lo
cual la evidencia debe ser respaldada me-
diante visitas, fotografías, filmaciones, etc.

En caso de mercancía desconsolidada, car-

ga suelta o fraccionada, debe asegurar que
sus socios comerciales apliquen procedi-
mientos para garantizar la integridad de la

27
 Operador Económico Autorizado

mercancía mientras este bajo su custodia,

inclusive de aquellas empresas subcontra-
tadas que estén involucradas en el traslado
de la misma.

Control del proceso del carguío y descar-

guío de la mercancía

Debe contar con procedimiento documen-

tado y verificable para controlar el proceso
de carguío y descarguío de mercancías en
instalaciones de la empresa, así como la
consolidación y desconsolidación de la car-
ga y establecer las acciones a tomar en caso
de identificar irregularidades en el proceso.

Debe establecerse el área como restringida

durante el proceso de carguío o descarguío
de mercadería, registrando el proceso me-
diante las videocámaras de vigilancia, con-
tacto co un registro que evidencie la tarea
realizada, (mínimamente debe contener
día, hora, descripción del trabajo, supervi-
sor y personal participante).

Buenas prácticas

• Para una adecuada identificación del medio y unidad de transporte a momento de revi-
sar la evidencia del carguío o descarguío de mercancías registradas a través fotografías,
grabaciones, etc., se recomienda utilizar un mecanismo de identificación visual (regleta
u otro) con el número de identificación de la unidad de transporte.
• Para una adecuada identificación del personal participante en el proceso de carguío
y carguío, se recomienda proveer a los estibadores chalecos con números que están
relacionados a cada trabajador.

Identificación del operador de transporte y entrega de documentación para el traslado

de mercancía

Debe documentar la forma de identificar a la empresa de transporte, unidad y/o medio

de transporte, así como al operador del mismo, antes que reciba o entregue la mercancía.

En caso que el operador del medio de transporte tenga un acompañante u otro similar
también debe ser identificado.

Debe respaldar la entrega al operador del medio de transporte de la documentación reque-

rida para su correcto traslado.

28
Control de inventarios

Debe contar con un procedimiento para el

manejo y control de inventarios de mercan-
cías importadas, así como de mercancías,
material de empaque, envase y embalaje
destinado a exportación.

El procedimiento debe contemplar entre

otros aspectos los criterios de identificación
y separación, controles para movilización y
cambio de ubicación, control de existencias
(periódica, selectiva y de sorpresa), accio-
nes que se toman si se identifican irregulari-
dades, discrepancias, pérdidas o robos, etc.,
para tal fin deben mantenerse los registros
correspondientes.

Resguardo de documentación física o digi-

tal

Debe resguardar toda la documentación fí-

sica y/o digital que se utilice para importar,
exportar, consolidar y desconsolidar la mer-
cancía en un lugar adecuado, de acceso res-
tringido únicamente al personal involucra-
do, documentando las medidas adoptadas
para garantizar que esta sea legible, opor-
tuna y este protegida contra alteraciones,
perdida o introducción de datos erróneos.  

SEGURIDAD EN EL TRANSPORTE DE MERCANCÍA

La empresa debe incorporar medidas de seguridad para garantizar la integridad de los
procesos relacionados al servicio de transporte de la mercancía, manejo y almacenaje de
mercancía de comercio exterior (en caso de aplicar) a lo largo de la cadena logística inter-
nacional. Asimismo, deben existir procedimientos establecidos para impedir, detectar o
disuadir que materiales no declarados o personal no autorizado tengan acceso a los medios
y unidades de transporte en el área de resguardo o durante el tránsito.

Flujograma

Debe contar con un flujograma que refleje secuencialmente las etapas que involucra el
traslado de la mercancía a lo largo de la cadena logística internacional, identificando aque-
llas etapas críticas (de acuerdo al análisis de riesgo). Asimismo, debe contar con un proce-
dimiento para la realización de cada una de las etapas identificadas desde la solicitud del
servicio hasta la entrega a destino final, incluyendo responsable de cada etapa, la docu-
mentación requerida y tipo de socio comercial involucrado en cada etapa.

29
 Operador Económico Autorizado

Buenas prácticas

• Realizar aleatoriamente un seguimiento a los medios y unidades de transporte en ca-

rretera.
• Que el conductor del medio o unidad de transporte tenga un tiempo de descanso antes
y durante el traslado de la mercancía, evitando que se conduzca de noche.

Intercambio de información

Debe mantener un intercambio de infor-

mación con el personal, clientes, socios co-
merciales y otras partes involucradas en la
cadena logística internacional, permitiendo
el control y seguimiento de las etapas que
involucran el traslado de la misma, identi-
ficando y reportando discrepancias al res-
ponsable y/o autoridad competente.

Protección a información para el transporte de mercancía

Debe garantizar que la información enviada por socios comerciales y clientes a partir de su
solicitud de servicio, durante el traslado y la entrega a destino final de la mercancía, como
la generada por cuenta propia, sea legible, completa, exacta, oportuna y protegida contra
cambios, pérdidas o introducción de información errónea.

Rastreo de medios y unidades de transporte

Debe contar con un Sistema de Posicionamiento Global (GPS) para rastrear la posición de
los medios y unidades de transporte mientras se traslada las mercancías, a fin de identificar
su localización desde el momento del carguío hasta su entrega a destino final establecido.

Reporte de irregularidades

Debe reportar a la autoridad aduanera o la instancia correspondiente, cualquier irregula-

ridad con los conductores o en los medios y unidades de transporte, documentando las
acciones a tomar en caso de identificar cualquier irregularidad con los conductores o en los
medios y unidades de transporte.

30
SEGURIDAD DE LOS MEDIOS Y UNIDADES DE TRANSPORTE
La empresa debe mantener la seguridad en los medios y unidades de transporte para evitar
la introducción de personas y/o materiales no autorizados. Por lo anterior, es necesario
contar con procedimientos documentados para revisar, precintar y mantener la integridad
de los medios o unidades de transporte.

Control de la integridad física de los me-

dios y unidades de transporte

Debe exigir a su socio comercial un proce-

dimiento documentado y verificable para el
control de la integridad física de la estructu-
ra de los medios y unidades de transporte,
vacíos y antes de cargar la mercancía, inclu-
yendo la confiabilidad de los mecanismos de cerraduras de las puertas, para protegerlos
contra la introducción de personas y/o elementos no autorizados.

Para identificar los puntos de revisión debe utilizar el Anexo “Puntos de revisión de medios
y unidades de transporte” disponible en el sitio web del Programa OEA de la Aduana Na-
cional.

Buena práctica

• Habilitar un formulario de registro de la revisión de la integridad de los medios y uni-

dades de transporte, estableciendo placa o número de identificación, día y hora, los
puntos revisados, descripción de las irregularidades encontradas, responsable de la
revisión y conformidad del conductor del trabajo realizado.
• La empresa de transporte que contrate debe utilizar unicamente medios propios para
el traslado de su mercancia.

31
 Operador Económico Autorizado

Administración y utilización de precintos de alta seguridad:

Debe utilizar o exigir a su socio comercial precintos de alta seguridad que cumplan con la
norma ISO 17712 vigente en los contenedores y unidades de transporte precintables.

Debe contar o exigir a su socio comercial un procedimiento documentado y verificable que

contenga el proceso para administrar y colocar los precintos a contenedores y unidades de
transporte precintarles después de cargar la mercancía y cada vez que sean abiertos.

INSPECCIÓN DE PRECINTOS DE SEGURIDAD

V er el precinto de seguridad y
los mecanismos de cierre de la
unidad de transporte. V erificar la exactitud del núme-
ro de precinto.

T irar o jalar el precinto para

asegurarse de que esté coloca-
do adecuadamente. T orcer o girar el precinto para
asegurarse que no se suelte.

32
Establecimiento de áreas seguras para la carga, descarga o espera de medios y unidades
de transporte

Los medios y unidades de transporte deben encontrarse en áreas seguras y monitoreadas

durante la carga, descarga o espera, las cuales deben estar debidamente definidas,
señalizadas y controladas.

Para el caso de las empresas transportadoras de carga debe contar con áreas seguras y
monitoreadas en las instalaciones para medios y unidades de transporte vacíos, los
mismos que deben resguardarse con un candado o sello indicativo, las puertas deben estar
bajo llave, con las ventanas cerradas para impedir el acceso no autorizado. Si durante el
traslado de la mercancía es necesario ingresar a un estacionamiento propio o alquilado, el
transportador debe garantizar que el mismo cuenta con medidas de seguridad. Asimismo
debe contar con medios y unidades de transporte propios y contar con un programa para
realizar la revisión técnica y mantenimiento de medios y unidades de transporte.

Buena práctica

Realizar y documentar las inspecciones periódicas a las áreas de almacenamiento

de contenedores y demás unidades de carga llena y vacía para detectar situaciones
sospechosas o actividades irregulares, indicando el responsable de dicha inspección.

SEGURIDAD CON EL PERSONAL

La empresa debe contar con procedimientos documentados para la selección contratación y
desvinculación de personas que desean obtener un empleo en la empresa, implementando
programas de capacitación para el personal que difundan las medidas de seguridad.

Implementándose mayores medidas de seguridad a cargos criticos, entiendase como

tal aquellos cargos que de manera enunciativa y no limitativa: requiere competencia y
confianza. ejercen función de control.
manejo de la mercancia y documentación,
etc. Por ejemplo: personal responsable de
almacenar, embalar, recepción, traslado
y entrega de mercaderia, manejo de
medios y unidades de transporte, archivo y
control de documentos, elaboración de de

33
 Operador Económico Autorizado

documentación (declaración de mercancias,

facturas, comprobantes, ordenes, etc.),
seguridad, manejo de información
financiera, técnica, confidencial, etc.

Selección de personal

Debe contar con procedimiento documen-

tado y verificable para la selección de per-
sonal de la empresa.

Buenas prácticas

• Considerar como referencia para esta-

blecer las formalidades de selección la
modalidad de contrato (fijo, subcontra-
tado, contratistas, temporales, etc.).
• Implementar un formulario de aplica-
ción que contemple nombres, fecha de
nacimiento, domicilio, número de docu-
mento de identificación, antecedentes
academicos, antecedentes laborales,
etc.
• Requerir referencias de trabajos ante-
riores, familiares, amigos, etc.
• Revisar adicionalmente lugar donde
vive, referencia de amigos, antiguos
empleos, Internet, redes sociales (em la
medida de lo posible).
• Se debe dejar registro de las revisiones
realizadas.

Contratación y actualización del expediente del personal

Debe contar con procedimiento documentado y verificable para la contratación de perso-

nal.

La empresa debe tener actualizado el expediente laboral de todo el personal vinculado,

que incluya, entre otros: información familiar, archivo fotográfico, dirección, teléfonos
entre otros datos personales: información familiar, solicitud de empleo, curriculum
vitae,revisiones realizadas, archivo fotográfico, domicilio (actualización periódica),
teléfonos, copia cedula, afiliaciones, acuerdo de confidencialidad, certificado antecedentes
FELCN, informe de verificaciones periodicas (estos últimos para cargos críticos), etc.

Desvinculación o cambio de puesto laboral del personal

Debe contar con procedimiento documentado y verificable para la desvinculación o cam-

bio de puesto laboral del personal de la empresa.

34
Las acciones a tomar al efecto son:

• Destruir ropa de trabajo devuelta.

• Triturar dispositivos de acceso.
• Cortar credenciales y archivar en el ex-
pediente laboral de la empresa.
• Cambiar claves, llaves, cerraduras, can-
dados.
• Cambiar combinaciones de caja fuerte
(si corresponde).
• Registro de todo lo retirado, destruido
o triturado.

Difusión de medidas de seguridad al personal

Debe difundir (por el medio que considere pertinente) a todo el personal sobre las medidas
de seguridad adoptadas para el cumplimiento de los Requisitos para la Seguridad de la Ca-
dena Logística Internacional, su responsabilidad frente a las mismas y la forma de reportar
algún incidente en la seguridad.

Buenas prácticas

• Establecer un documento que establez-

ca las temáticas a ser impartidas en la
difusión y mantener los registros co-
rrespondientes de la misma.
• Incluir dentro del programa de inducción
del personal contratado, aspectos rela-
cionados a la seguridad de la cadena
logística internacional.

Capacitación específica de medidas de se-

guridad

Debe capacitar al personal cuyas tareas es-

pecíficas estén directamente relacionadas
con los criterios mínimos de seguridad del
OEA. Del mismo modo debe establecer un
documento donde esté contenida la temá-
tica a tratar que entre otros aspectos se
encuentran medidas para ayudar al perso-
nal para reconocer conspiraciones internas,
detectar fraudes en documentos y sistemas
de información, proteger las áreas de infor-
mación y otras áreas críticas.

35
 Operador Económico Autorizado

Buenas prácticas

• Realizar un seminario anual de difusión y capacitación sobre la seguridad de la cadena

logística.
• Ofrecer distintos niveles de difusión y capacitación para el personal:
• Envar una notificación a los gerentes o jefes de área para corroborar que los empleados
del área completaron la capacitación.
• Elaborar y distribuya mediante correos electrónicos recordatorios sobre las medidas
de seguridad.
• Realizar simulaciones para tratar posibles deficiencias en la seguridad de la cadena
logística.
• Desplegar afiches de concientización en las diferentes áreas de la empresa.
• Difundir las medidas de seguridad mediante videos educativos en áreas donde concu-
rran habitualmente el personal (comedor, sala de esparcimiento, etc.).
• Establezca incentivos por la participación activa del personal de la empresa.

SEGURIDAD CON LA INFORMACIÓN

La empresa debe contar con medidas de prevención para mantener la confidencialidad e
integridad de la información y documentación, así como medidas contra el mal uso de la
información.

Control de accesos de Red, Internet, equipos de computación y/o sistemas informáticos

Debe contar con un documento para regular los accesos de Red, Internet, equipos de com-
putación y/o sistemas informáticos.

El documento debe enfocarse en la gestión de accesos a los servicios de Red (archivos com-
partidos, correo electrónico, Internet, etc.), gestión de cuentas de usuario, roles y niveles
de accesos a redes, equipos de computación y sistemas informáticos propios de la empresa
o externas, equipos de computación, redes u otros considerando el tipo de función del
personal, creación de contraseñas robustas y su actualización de manera periódica, man-
teniendo los registros correspondientes.

36
Buenas prácticas

• Cada que tiempo hay que cambiar la contraseña.

• Contraseña robustas (caracteres difíciles de descubrir).
• Se bloquea el sistema cada que tiempo sin estar en uso.
• Después de tres veces de intento fallido para entrar el sistema, se bloquea el usuario y
le envía un reporte al administrador.
• Bloqueo automático de equipos de computación.

Uso y seguridad de recursos informáticos

La empresa debe contar con un documento

que establezca el uso y seguridad de los
recursos informáticos para el resguardo de
la información de la empresa.
Esto contempla la instalación de software
específico relacionado con la función del
personal, control del uso autorizado de
dispositivos de almacenamiento de datos
(CD, Pen-Drive, DVD, otros).

Protección de información de equipos de computación y/o sistemas informáticos

Debe establecer mecanismos para proteger la información los equipos de computación

y/o los sistemas informáticos que procesan y almacenan información de la empresa, frente
a la perdida, uso inapropiado, alteración de datos o intromisiones provenientes de la Red
(antivirus, anti espías, anti spam, firewalls, otros).

Buena práctica

Aplicar medidas disciplinarias o retiro del personal, si se detecta accesos no autorizado a

sistemas informáticos o en su caso mover al empleado de posición.

Ambiente físico adecuado

Debe contar con un lugar físico adecuado

destinado al resguardo de la información
(generada por el(los) sistema(s)
informático(s) de la empresa, archivos o
documentos digitales de uso compartido,
otros), con medidas de seguridad
apropiadas que garanticen el acceso sólo
al personal autorizado considerando la
clasificación de la información que realice
la empresa. Los servidores de la empresa
deben encontrarse aislados, con las
medidas de seguridad correspondientes.

37
 Operador Económico Autorizado

Buena práctica

El área destinada al resguardo de la información debe ser restringida por el personal de

informática, siendo quienes autoricen y controlen los accesos al mismo.

Copias de respaldo

Debe realizar copia(s) de respaldo de la información crítica (identificado en el análisis de

riesgos) en medios o unidades de almacenamiento extraíbles u otro y resguardarlos en un
lugar seguro.

La copia de respaldo debe ser almacenada mínimamente por el tiempo de prescripción

establecido en normativa vigente

Debe realizar copia(s) de respaldo de la información crítica (identificado en el análisis

de riesgos) en medios o unidades de almacenamiento extraíbles u otro debidamente
etiquetadas e identificadas y resguardarlos en un lugar seguro. La copia de respaldo debe
ser almacenada mínimamente por el tiempo de prescripción establecido en normativa
vigente.

PROCEDIMIENTO PARA LA CERTIFICACIÓN DE OPERADOR

ECONÓMICO AUTORIZADO
Proceso de Cumplimiento de Requisitos Previos:

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Proceso de Cumplimiento de Requisitos de Seguridad:

BIBLIOGRAFIA
• ISO 28000 Sistema de gestión en la cadena de suministros
• ISO 31000 Principios y directrices para la implementación de la gestión de
riesgos
• Compendio de Gestión de Riesgos Aduaneros. Volumen 1.Versión en Espa-
ñol. Organización Mundial de Aduanas.
• Guía de capacitación de la seguridad de la cadena de suministro – C-TPAT.
• Seguridad en medios de transporte que intervienen en la cadena logística
– Fuerza Especial de Lucha contra el Narcotráfico – FELCN.

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 Mayor información:
www.aduana.gob.bo/oea/
programaoeabolivia@aduana.gob.bo
Línea gratuita: 800 10 2022
2128008 int. 1562, 1563 y 1557

Unidad de Comunicación Social y RR.PP - 2018 (1)