Fecha: 05/2015

PROCEDIMIENTO DE Código: : MP-CP-1503

COMPRAS
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1. OBJETIVO:

Garantizar que las materias primas, herramientas e insumos comprados por COENEQ
SAS., se caractericen por una excelente calidad, fechas de entregas eficientes y precios
razonables, para el beneficio de la compañía y nuestros clientes

2. ALCANCE:

El procedimiento de Compras es aplicable para las compras de materias primas, herramientas e

insumos.

3. RESPONSABLES:

Gerente Administrativo
Jefe de Producción
Jefe de Recursos Humanos

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES:
 REQUISICIÓN: Formato mediante el cual, cualquier funcionario de la compañía
puede solicitar materiales o productos que sean necesarios para la ejecución de sus
labores.
 COTIZACIÓN. Documento que se solicita a los posibles proveedores donde se
especifica las referencias de los productos y precios.
 ORDEN DE COMPRA. Es el documento que se genera a los proveedores,
solicitando los materiales solicitados

DESCRIPCIÓN FECHA DE
VERSIÓN ELABORO RESPONSABLE
DEL CAMBIO APROBACIÓN
Ajustes del Carolina Dulcinea
00 Junio del 2015
proceso Neira Trespalacios
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5. POLÍTICA DE OPERACIÓN:

Con el fin de que este proceso se cumpla, deberá seguirse lo siguiente.

 GENERALIDADES:
 Al realizar todo tipo de compra, debe realizarse por medio de la requisición
 Toda de compra, debe realizarse por medio de la requisición
 Toda requisición debe ser aprobada por los entes autorizados
 Las compras de materia prima deben ser realizadas por el Gerente.
 En caso de compra materia prima que no las realice el gerente deben tener
soporte de autorización.
 Todo material de materia prima que llegue debe traer certificado de calidad.
 La selección y evaluación de proveedores debe realizarse a los
proveedores de alto impacto.
 Todo proveedor de alto impacto debe ser seleccionado y evaluado.

 ACTIVIDADES:

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO

Una vez se tenga el presupuesto para compra
REALIZACIÓN DEL de materias primas, herramientas o insumos Formato de
FORMATO DE etc. Estos deben ser solicitados a través del Requisición CO-
1
REQUISICIÓN formato de Requisición CO-FO-03, FO-O3
completamente diligenciado, y debe ser diligenciado
entregado al responsable de compras.
Verifica que la requisición este
completamente diligenciada y aprobada. Si la Formato de
VERIFICACIÓN DL
requisición es para comprar Materia Prima Requisición CO-
FORMATO DE
2 pasa a la siguiente actividad. Si la requisición FO-03
REQUISICIÓN
es para comprar Repuestos, Papelería, diligenciado
elementos de Seguridad Industrial pasa
actividad # 4

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Verifica la lista de proveedores, y selecciona el

proveedor que más se ajusta a las necesidades
de los artículos solicitando (Calidad,
Oportunidad de entrega y Precio). Si en la lista
hay proveedores que no se ajustan a las Formato de
SELECCIÓN DE necesidades, se solicitan cotizaciones a Requisición CO-
3 PROVEEDORES proveedores potenciales para escoger la mejor FO-03 con el
opción se realiza la selección de proveedor en proveedor definid
el formato CO-FO-08, si en la selección
realizada el proveedor tiene un puntaje superior
a 7, se incluye en la lista de proveedores. Ya
seleccionado el proveedor se registra en la
requisición. Y pasa a la actividad # 5 Norma 2.
Formato de
Se realiza las cotizaciones necesarias hasta
REALIZACIÓN DE Requisición CO-
4 encontrar la mejor opción. 1. Calidad 2. Precio
COTIZACIÓN FO-03 con el
3. Tiempos de entrega Pasa siguiente actividad
proveedor definido
Realiza la Orden de compra, CO-FO-07 Con
ELABORACIÓN
los datos del proveedor, las referencias, Orden de Compra
5 DE ORDEN DE
cantidades y el número de requisición y se CO-FO-07
COMPRA
envía al proveedor vía fax o correo electrónico.
Debe comunicarse con el proveedor para
confirmar el recibido de la orden de compra, y
se acuerda fecha y hora de recibir el o de Orden de compra
CONFIRMACIÓN
recoger el artículo. (Ver procedimiento) 3.1 enviada al
6 DE ORDEN DE
Recibir material de Proveedor. Si la requisición proveedor
COMPRA
es solicitada en la Principal Pasa a la actividad
# 8. Si la requisición es solicitada en la sucursal
pasa a la siguiente actividad.
Si la requisición llega de una sucursal el compra enviada a
ENVIÓ ORDEN DE responsable de compras realiza la orden de sucursal
7
COPRA compra y la envía por medio del fax o correo
electrónico
Se archiva la requisición en la carpeta de Requisiciones y
GUARDAR requisiciones y la orden de compra es colocada Órdenes de
8 ORDEN DE en la carpeta de Órdenes de compra. compra
COMPRA archivadas

Semestralmente los directores deben realizar Evaluación de

EVALUACIÓN DE evaluación a los proveedores, CO-FO-04, Proveedores
9
PROVEEDORES evaluando Calidad, Tiempos de entrega,
precio, forma de pago.
FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Anexo

a. Formato de requisición

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