TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN

ORDENACION DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:
MARIA YOHANNA CARDENAS ZAPATA
APRENDIZ

SENA
NEIVA -HUILA
2019
 TECNICO EN ASISTENCIA EN
ORGANIZACIÓN
ORDENACION DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:
MARIA YOHANNA CARDENAS ZAPATA
APRENDIZ

PRESENTADO A:
FERNANDO ROMERO
INSTRUCTOR

SENA
NEIVA-HUILA
2019
INTRODUCCION
El desarrollo del presente taller nos brinda conocimientos necesarios para la
comprensión de los procesos, ordenación documental del archivo, la
clasificación y su importancia dentro de la organización.

Como es bien sabido, las entidades en el quehacer diario generan gran

cantidad de documentos, los cuales materializan las actividades o funciones
que se realizan, surge entonces, la necesidad de conservar esta información de
forma adecuada, con el fin de que en el momento que sea requerida se
suministre de manera oportuna.

Dado que un documento es un testimonio material que se constituye en

soporte y fuente para la gestión administrativa de las entidades que lo generan,
resulta muy importante conocer la unidad de información en que es registrado y
el tipo de soporte en que el documento es guardado para su posterior consulta;
considerando siempre, que su carácter informativo es depositario de todas las
actividades o funciones realizadas por la empresa, y su resguardo de
conocimiento amerita la definición de un soporte documental que lo estructure y
clasifique adecuadamente para su posterior utilización.

El cumplimiento del procedimiento anterior trae como consecuencia grandes

beneficios a la empresa, ya que, producto del aseguramiento y ordenación
documental, la entidad podrá contar con información veraz y oportuna, en el
momento que esta sea requerida.

OBJETIVOS
El objetivo de este taller es dar a conocer los diferentes procesos para
organizar archivos: clasificación y ordenación. Gestionar la información de
acuerdo con los procedimientos establecidos.
Esta actividad muestra la importancia del proceso de ordenación Y
clasificación Documental dentro de la Organización Archivística.
Poner nuestros conocimientos teóricos en práctica y dar trámite a la
organización de archivo. Y aclarar las dudas que tengamos sobre la ordenación
documental del AGN.
Teniendo en cuenta la cartilla de ordenación documental del AGN y el
material de apoyo suministrado por su instructor, responda las siguientes
preguntas:

1. Elabore un cuadro comparativo de los procesos para organizar

archivos: clasificación y ordenación.

PROCESOS PARA ORGANIZAR ARCHIVOS

 Proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de

modo que represente la naturaleza del organismo reflejado en
él y que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos
han sido creados.

 Facilitar la localización conceptual e inequívoca de los

documentos, es decir, aquella que permite conocer los términos
bajo los cuales están agrupados los documentos, sin acceder
físicamente a ellos, para dar respuesta a la única ubicación
posible del documento dentro de la estructura organizativa del
fondo documental.

Para que estos dos propósitos de la organización del fondo se

materialicen es necesario utilizar instrumentos de descripción y
búsqueda documental y realizar previamente las tareas de
clasificación, ordenación e instalación del fondo, en ese orden.

CLASIFICACION ORDENACION

Clasificar consisteen agrupar Es una tarea consistente en relacionar unos

jerárquicamente los documentos de elementos con otros de acuerdo con un criterio
un fondo mediante agregados o establecido de antemano, bien sea la fecha, las
letras del alfabeto, los números… La ordenación
clases, desde los más amplios a los
se aplica sobre diversos elementos o en
más específicos, de acuerdo con los diferentes niveles: los documentos, los
principios de procedencia y orden expedientes,
TIPOS DE CLASIFICACIÓN
Las secciones y las series dentro de
 Clasificación funcional: Se tienen en
las secciones, se ordenan teniendo
cuenta las funciones de la entidad que
genera los documentos. Los documentos en cuenta su jerarquía, siguiendo un
se agrupan según la función del que son
orden cronológico, por un orden
reflejo o bien según las actividades de
las que son resultado. lógico o por otros criterios.

 Clasificación orgánica: La entidad Los expedientes, dentro de las

necesita de una estructura organizativa
series, y los documentos, dentro de
que le permita su funcionamiento. Los
documentos se agrupan siguiendo las los expedientes, se ordenan
distintas estructuras administrativas de
siguiendo la lógica de su
la institución de la que emanan.
tramitación.
 Clasificación por materias: Este
elemento no deriva directamente de la
entidad sino de la percepción que se
tenga de la misma o de sus actividades.
Los documentos se agrupan tras MÉTODOS DE ORDENACIÓN
analizar el contenido de los mismos,
para después establecer grupos según  Ordenación Cronológica: El
los asuntos de los que traten. criterio de ordenación lo
determina la fecha de los
documentos (año, mes y
día), de mayor a menor, del
Independientemente del sistema de más antiguo al más
clasificación elegido en los Archivos, reciente. Dentro de cada
los documentos se clasifican: año por meses y dentro de
éstos por días.
 por fondos, conjunto documental
producido por una institución o  Ordenación alfabética: Los
entidad. documentos se ordenan
siguiendo las letras del
 por series, dentro de los fondos. alfabeto. Este método se
Cada serie agrupa documentos aplica a documentos
del mismo tipo, reflejo de cada referidos a personas,
una de las actividades entidades y lugares.
repetitivas que desarrolla la
entidad.  Ordenación numérica: Los
documentos se ordenan
 por expedientes, dentro de las siguiendo el número de
series. El expediente lo integra registro correlativo que se
el conjunto de documentos le da en la oficina
referidos al procedimiento de un productora para
mismo asunto. controlarlos.

 por documentos sueltos.

INSTALACIÓN

La instalación de los documentos en

el depósito es la última tarea en la  Ordenación por conceptos: los
organización del fondo documental. documentos se ordenan siguiendo
Consiste en la ubicación física de un índice previamente
los documentos en las estanterías, confeccionado. Este sistema es
mediante unidades de instalación válido por ejemplo para la
(cajas, legajos y libros) que se correspondencia donde se ordenan
pueden ordenar por secciones, los documentos por conceptos y
series, subseries o numeración dentro de estos, por orden
correlativa. cronológico.
Antes de introducir un expediente
en su correspondiente caja, se
identifica con una signatura que
haga referencia a la unidad de
instalación que lo contiene y a su
orden dentro de la misma. De esta
forma se conocerá de manera
inequívoca, la ubicación física del
expediente dentro del depósito.

2. Qué son los manuales de procedimientos.

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una
unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones
o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier
otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro
de la empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las
labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia,
la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está
realizando o no adecuadamente.
3. Para qué sirven los manuales de procedimientos al proceso de
ordenación.
1.- Dar a conocer a todo el personal involucrado los objetivos, relaciones de
dependencia, responsabilidades y políticas institucionales.
2.- Propiciar la uniformidad del trabajo, permitiendo que diferentes
colaboradores puedan realizar diferentes tareas sin ningún inconveniente.
3.- Evitar duplicidad de funciones y, a la vez, servir como indicador para
detectar omisiones.
4.- Propiciar mejoras en los procedimientos vigentes en procura de una mayor
eficiencia administrativa.
5.- Facilitan la inducción de los nuevos colaboradores de la institución.
6.- Permite la integración de todos los colaboradores, así como la funcionalidad
integral del personal.
7.- Propicia el ahorro de esfuerzos y recursos
8.- Es un instrumento útil para los evaluadores y auditores del Control Interno.

En conclusión, un Manual de Procedimientos debidamente elaborado, Este

documento muestra la importancia del Proceso de Ordenación Documental
dentro de la Organización Archivística, su relación estrecha e inseparable con
el Proceso de Clasificación que le antecede y con el Proceso de Descripción
que le precede

4. Mencione los sistemas de ordenación alfabéticos.

Tiene como principio universal, el uso del alfabeto y existen para su
ordenamiento una serie de Criterios.

Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar

en las gavetas del archivador directamente

El sistema de ordenamiento lo podemos dividir en:

Alfabético por nombres de personas naturales

Alfabético por nombre de personas jurídicas o de empresas
Alfabético por Asuntos o temático
Alfabético Geográfico

SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABÉTICO POR NOMBRES

Para Determinar el lugar que le corresponde a cada carpeta, de acuerdo con el

alfabeto, es necesario adoptar
CRITERIOS DE ORDENAMIENTO.

1. Los nombres de personas se dividen en Unidades de Ordenamiento y se

Matriculan de acuerdo con este orden

Primera Unidad o Palabra de Orden Primer apellido

Segunda Unidad o Palabra de Orden Segundo Apellido
Tercera Unidad de Orden Nombre
Cuarta o más Unidades Otros datos aclaratorios

Sistema de Clasificación Alfabético

2. Apellidos Compuestos

Se toma como una Unidad de Ordenamiento. En estos casos se recomienda

además averiguar el segundo apellido.

5. Cómo se subdivide el sistema onomástico.

Este sistema se utiliza para ordenar nombres, los cuales pueden ser:
 Nombres de Personas Naturales: según el Código Civil, “son personas
naturales todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea
su edad, sexo, estirpe o condición.

 Nombres de Razones o Firmas Sociales: Es el nombre bajo el cual se

conoce la empresa. Este corresponde al Registro en la Cámara de
Comercio.

 *Para la ordenación de nombres deben aplicarse las reglas que se

describen a continuación:

 Reglas para Ordenar Nombres de Personas Naturales El Código Civil

establece que “toda persona tiene derecho a su individualidad y, por
consiguiente, al nombre que por Ley le corresponde. Este comprende, el
nombre, los apellidos y en su caso el seudónimo”. Si interpretamos esta
definición para fines de archivo, los nombres de las personas naturales
constan de dos unidades: los nombres de pila y los apellidos (paterno y
materno).

Primera regla:
Los nombres de individuos constan de dos unidades:
-Primera Unidad: apellidos,
-Segunda Unidad: nombres.

*Cada unidad está compuesta por elementos, ejemplo:

 El primer apellido es el primer elemento de la primera unidad y es la palabra de
orden.

Algunas personas únicamente llevan un solo apellido, en tales casos la primera

unidad solo tendrá un elemento. Igual sucede con los nombres.

 Para ordenar es necesario comparar letra por letra, como se observa en

el ejemplo siguiente; esto es, siguiendo un total y correcto orden alfabético:

 Los apellidos se separan con una coma (,) de los nombres de pila.

veamos cómo queda:

Las guías telefónicas utilizan los siguientes criterios para ordenar los
nombres de individuo:
veamos cómo queda:

Segunda regla
Si los nombres tienen la primera unidad igual se considera la segunda
Ejemplo;

tercera regla
Si los nombres de individuos son totalmente iguales, se considerará el
documento de identidad respectivo para diferenciarlos. Este nuevo dato no
representa una unidad, sino un elemento adicional, para poder realizar el
ordenamiento.
Ejemplo:
cuarta regla
Apellidos con prefijo y apellidos compuestos: las preposiciones, contracciones,
artículos y otras voces que hacen parte de algunos apellidos, no se consideran
elementos separados dentro de cada unidad, sino que hacen parte integral de
cada elemento.
Ejemplo:

Carlos Díaz -Granados Pérez

Carlota Cuesta-Duque
Rafael García-Herreros Gil
Abelino Del Corral Rojo
Leopoldo De la Ossa Pardo
Alonso De la Barrera Cano
Leonel De León León
Belinda De Bedout Bedoya
Reina De los Reyes Rey
Dalia De la Rosa
Leonela D´León Bravo
Angélica D´Angelo Ángel
Abel De la Pava Colorado
La ordenación será:
 quinta regla:
Títulos académicos, religiosos, militares, nobiliarios.: Cuando las personas son
solicitadas por su título, éste se escribe al final entre paréntesis. Se considera
elemento de ordenación si hay homónimos.

Ejemplo

sexta
regla:
Nombres de mujeres casadas: existen dos criterios Hispano: En los países de
habla hispana, el apellido paterno no desaparece, para efectos legales o
comerciales. A partir de esta norma, se toma como primer apellido el paterno.
Reglas para Ordenar Nombres de Razones o Firmas Sociales:

Según el Código Civil, “se llama persona jurídica una persona ficticia, capaz de
ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y
extrajudicialmente”. Las reglas para razones o firmas sociales, se refieren no
solo a las personas jurídicas, sino a toda actividad económica organizada con
fines de lucro o sin ellos.

primera regla

los nombres de las razones o firmas sociales se ordenan tal como aparecen
registrados.

 Esta norma se aplica a toda clase de empresas como hospitales,

hoteles, restaurantes, tabernas, librerías; instituciones religiosas, civiles,
políticas, militares, educativas, oficiales o privadas.

*Las empresas tienen tantas unidades como resulten, salvo el caso de los
artículos, preposiciones y conjunciones que no se consideran como unidades
de clasificación. Los artículos serán considerados únicamente cuando vayan al
comienzo de la razón social.

segunda regla
En las razones o firmas sociales se debe evitar toda abreviatura que
pueda inducir a error, salvo que esté registrada en esa forma, igualmente, debe
evitarse el abuso de siglas. Cuando la empresa no sea conocida por su sigla,
ésta se puede colocar al final, entre paréntesis como un dato aclaratorio.
tercera regla
Cuando en el nombre de una empresa existen números, deben tratarse como
si estuvieran escritos en letras. Sin embargo, cuando en el nombre de una
razón social existe un número que es consecutivo, como es el caso de
notarías, juzgados, almacenes en cadena, entre otros, éste conserva el orden y
la escritura numéricos.

cuarta regla
Cuando los nombres completos de personas naturales forman parte de la razón
social, se toma como unidad de orden el primer apellido.
6. ¿En el sistema temático, como se emplean las guías y subguías?
escriba un ejemplo.
Las guías: son ayudas visuales que se en cargan de separar distintos grupos
de documentos dentro de las unidades de instalación.
Se dividen en:
Auxiliares: llevan escrita una expresión numérica o alfabética
Principales: hacen referencia a la unidad de orden
Las Subguías: preceden a las divisiones de las guías principales.
El empleo de guías y subguías depende del sistema de ordenamiento, no
siempre se requiere hacer uso de todas ellas.
Las unidades de instalación son los muebles destinados para el
almacenamiento de los documentos (folderamas, gaveteros, estantes, entre
otros) los cuales se marcan o rotulan en los respectivos porta índices.
La disposición de las guías, subguías y unidades de conservación en el interior
de las unidades de instalación se hace en distintos lugares, llamados
posiciones (1ª.. 2ª…3ª..) que dependen de la visibilidad de los documentos
(horizontal o vertical).
En las unidades de instalación de visibilidad vertical las posiciones se
determinan y se leen de arriba abajo.
En las unidades de instalación de visibilidad horizontal las posiciones se
determinan y se leen de izquierda a derecha.
7. ¿Por qué en el sistema de orden numérico, se dice que el principio
numérico es indirecto?
porque uno debe referirse antes a un archivo de tarjetas, para averiguar el
número asignado, para luego poder archivar o buscar algún papel o
documento.
A pesar de ser indirecto, el sistema numérico puede usarse ventajosamente en
las siguientes circunstancias:
En negocios donde los papeles o documentos de agrupan alrededor de casos
determinados, contratos u operaciones, que se mantienen activos por periodos
largos pero indefinidos y que requieren referencia extensiva y permanente.

En operaciones donde el término de referencia es un número en vez de un

nombre. Algunos departamentos, dentro de una misma institución, se dedican a
una actividad que no se relaciona precisamente con nombres de personas. Es,
por lo tanto, más eficiente, clasificar los documentos en dichos departamentos
de acuerdo con números. Las compañías de seguros usan los números de las
pólizas en vez de los nombres de los asegurados. En situaciones
confidenciales, por ejemplo, se pueden ocultar los nombres de personas
mediante el uso de títulos numérico

8. Mencione los componentes del sistema numérico ordina

Consiste en asignar a cada individuo, firma o asunto un numero en forma consecutiva.
Con esta numeración se identifican las unidades de conservación que conforman una
serie documental.
Cuando los documentos obedecen a numeraciones (como facturas, órdenes de
compra. Pedidos, remisiones, pólizas, resoluciones, acuerdos, ordenanzas. Entre
otros)
Componentes:
Archivo numérico
Archivo alfabético misceláneo
Tarjetero auxiliar
Registro numérico.

9. ¿Cuál es el sistema que abarca todos los sistemas de ordenamiento?

Sistema cronológico
Este sistema toma el tiempo como elemento fundamental. El orden cronológico
tiene gran importancia en todas las manifestaciones humanas. Su uso indirecto
abarca todos los sistemas de ordenamiento.
10. Mencione los métodos de ordenación cronológica y especifique en
qué consiste cada uno.
Métodos
Pueden distinguirse diferentes métodos de ordenación cronológica, entre ellos
se destacan los siguientes:
Cronología Rígida: se basa en una ciega ordenación por fechas. La
ordenación por este método consiste en ubicar un documento detrás del otro
en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido
tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final
el día.
Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan
en la serie, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenación
puede ejemplificarse así:

2004, 02, 28
2004, 03, 01
2004, 03, 03
2004, 03, 04

Cronología Circunstancial: satisface las necesidades de la documentación que

por ciertas circunstancias debe estacionarse a través del tiempo, par que
cumpla su objetivo. Una de sus aplicaciones más usuales de este método es el
recordatorio de vencimientos.

En el sistema recordatorio e vencimientos debe aparecer al principio de la

unidad de instalación el mes que cursa y a continuación los meses siguientes,
de acuerdo con el orden del calendario.

Cada mes vencido va al final de la unidad de instalación y los días vencidos

pasan al mes siguiente.
En casos especiales se puede ordenar con base en bimestres, trimestres,
semestres, bienios, cuatrienios, quinquenios, entre otros. En estos casos la
guía será la mayor unidad de tempo, las subguías los periodos en que se
subdivide y las carpetas la menor unidad de tiempo.

Veamos un ejemplo:

11. Mencione los sistemas de ordenación mixtos y de ejemplos.

 Alfanuméricos
Este sistema combina el principio alfabético con el numérico. Se puede utilizar
en la ordenación de las series de una dependencia cuando están
representadas con las letras del alfabeto que identifican la oficina productora,
seguido de los dígitos de series y subseries. Por ejemplo:
 En la Secretaría Ejecutiva:
SE-O1 Actas
SE-O1-O1 Actas de Junta Directiva
SE-O2 Informes
SE-O2-O1 Informes de Actividades
SE-O2-O2 Informes de Gestión
 En la División Administrativa:
DA-O2 Informes
DA-O2-O1 Informes de Actividades
DA-O2-O2 Informes de Gestión
 En la División Financiera:
DF-O2 Informes
DF-O2-O1 Informes de Actividades
DF-O2-O2 Informes de Gestión
DF-O2-O3 Informes a Organismos de Control.
El sistema alfanumérico también puede emplearse para ordenar la serie
documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En este
sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre
estarán asociados. Por ejemplo, los contratos de prestación de servicios
pueden ordenarse con base en el año de celebración del contrato y el nombre
del contratista, así:
2003 ACOSTA PÉREZ, Carlos José
2003 CASTRO GIL, Ana María
2004 ALZATE LOPERA, Juan Manuel
2004 ZAPATA GODOY, Luz
 Ordinal Cronológico
Este sistema se basa en la combinación de dos sistemas numéricos: el ordinal
y el Cronológico. Puede aplicarse a series cuyas unidades documentales son
numéricas simples y a la vez cronológicas (Decretos, Acuerdos, Resoluciones),
los cuales se orden en primer lugar por el número de la unidad documental y
después por la fecha de expedición. Ejemplo:
001 2003-04-31
002 2003-07-21
003 2004-05-19
004 2004-06-16
005 2004-08-11
006 2004-08-18
La adopción de un sistema de ordenación depende de las características y el
volumen de la serie documental, lo importante es que permite recuperar la
información en forma ágil y oportuna.

12. ¿En qué consiste la foliación? Es un requisito indispensable para el

Inventario Documental y las transferencias documentales.
Una vez organizadas las series correctamente dentro de cada unidad de
conservación se procede a realizar la foliación, la cual consiste en dar un
número consecutivo de 1 a todos los folios.

 Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz

de mina negra o esfero negro kilométrico, en forma legible y sin
enmendaduras.
 No se deben repetir números, omitir o dejar sin numerar algunos folios.
 Si existe otra foliación ésta se anulará con una línea diagonal (/) y
quedará como válida la última realizada
 No deben realizarse con foliaciones como 1A, 1B,1Bis
 En caso de más de una unidad de conservación la foliación de la
primera debe ser continuación de la segunda
 Los anexos se deben foliar y algunos como mapas, planos, fotografías e
impresos deben retirarse dejando el respectivo testigo (Referencia
cruzada)
13. ¿Qué recomendaciones se deben tener en cuenta antes de foliar?
Recomendaciones:
1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente
clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de
Retención Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliará la
documentación que por Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto de
conservación en Archivo Central o Archivo Histórico, al igual que aquella que va
a ser reproducida en otros soportes.
2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente
ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el
principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que
dieron lugar a su producción. El orden original más común es el orden
cronológico. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que
dio inicio al trámite en consecuencia corresponde a la fecha más antigua.
3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La
depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y
documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos
acumulados, se hará igualmente depuración.
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una
serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos,
circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por
carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas
(contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos
jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera
continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de
conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda
será la continuación de la primera.

14. ¿Cuándo se utiliza la referencia cruzada y en donde se archiva la hoja

de control cruzado? Referencia cruzada:
Es una ayuda para encontrar documentos que puedan ser localizados bajo
varias denominaciones.
Ejemplo: Seguro Social que ahora se llama Nueva EPS; se deja un documento
donde finaliza la anterior razón social y posteriormente donde continua o
comienza la nueva empresa o razón social para diferenciarse. Esto se llama el
documento de referencia.
Nueva E.P.S.
Hoja de Referencia Cruzada
Véase en
Seguro Social

15. Mencione los pasos para archivar.

ORGANIZACIÓN= CLASIFICACION + ORDENACION +

DESCRIPCION

16. Lea el procedimiento para consultar documentos en el archivo y

simule un caso.
El formulario de consulta
Los campos del formulario de consulta son los siguientes:
A. Datos del documento
1. Serie o tipo documental
Serie documental a la que pertenece el documento solicitado.
2. Código de clasificación
Código del cuadro de clasificación de la UdL a la que pertenece el
documento solicitado.
3. Año
Año del documento solicitado.
4. Número de expediente
Número de expediente, si procede, del documento solicitado.
5. Otros datos de interés
Cualquier otro dato relacionado con el documento solicitado

B. Datos de quien hace la solicitud

1. Unidad
Unidad de la UdL que solicita el documento.
2. Sección
Sección de la UdL que solicita el documento.
3. Solicitante
Nombre de la persona que solicita el documento.
4. DNI
Número del DNI de la persona que solicita el documento. Sólo en
el caso de solicitante externo a la UdL.
5. Teléfono
Teléfono de la persona que solicita el documento.
6. Dirección electrónica
Dirección electrónica de la persona que solicita el documento.
C. Fecha de la solicitud
Fecha de la solicitud del documento.
D. Fecha de consulta
Fecha de consulta del documento. Esta fecha es rellenada por el
Servicio de Archivo y Gestión de Documentos.
E. Observaciones
Cualquier tipo de observación relacionada con el documento solicitado. Este
apartado lo rellena el Servicio de Archivo y Gestión
de Documento.

Procedimiento para el préstamo de documentos

1. Formulario de préstamo
Solicitud por parte de la unidad o servicio de la UdL correspondiente utilizando
el formulario establecido. Se puede obtener en
la web http://www.udl.cat/serveis/arxiu.html.

2. Comprobación de la condición de prestable

Al recibir la solicitud el Servicio de Archivo y Gestión de Documentos
comprueba que la unidad solicitante puede pedir en préstamo el expediente.

3. Búsqueda de la signatura del expediente

El Servicio de Archivo y Gestión de Documentos busca la Asignatura del
expediente solicitado mediante su aplicación informática.

4. Localización del expediente en el depósito

El Servicio de Archivo y Gestión de Documentos localiza y recupera el
expediente en el depósito. Una vez localizado, el Servicio de Archivo y Gestión
de Documentos sustituye, en la caja del archivo, el expediente solicitado por
una copia del formulario de préstamo, que hace la función de testimonio.

5. Envío del expediente

El Servicio de Archivo y Gestión de Documentos envía por correo interno el
expediente, adjuntando una copia del formulario de préstamo del expediente. El
formulario original permanece en manos del Servicio de Archivo y Gestión de
Documentos.

6. Devolución del préstamo Una vez acabado el término de préstamo de

15 días, la unidad solicitante envía, por correo interno, el expediente y el
formulario adjunto al Servicio de Archivo y Gestión de Documentos.
El Servicio de Archivo y Gestión de Documentos puede prorrogar el término de
préstamo siempre que la unidad solicitante lo justifique.

7. Comprobación de la devolución del préstamo

El Servicio de Archivo y Gestión de Documentos comprueba que el expediente
devuelto está completo. En caso afirmativo envía por correo interno la copia del
formulario de préstamo firmado a la unidad solicitante y devuelve el expediente
al depósito y sustituye la copia del formulario depositada en la caja de archivo.
Esta copia se destruye una vez hecho el cambio. En caso negativo hay
que hacer una reclamación a la unidad solicitante.
Una vez devueltos el formulario de préstamo a la unidad solicitante y el
expediente al depósito se da por finalizado el procedimiento.910

Formulario de préstamo de documentos

A. Datos del documento

Serie o tipo documental:
Código de clasificación:
Año:
Número de expediente:
Otros datos de interés:

B. Datos de quien hace la solicitud

Unidad (servicio, área, departamento, etc.):
Sección:
Nombre de la persona que hace la solicitud:
DNI (para solicitudes externas):
Teléfono:
Dirección electrónica:

C. Fecha de la solicitud:

Este apartado es rellenado por el servicio de archivo y gestión de

documentos
D. Fecha del Préstamo:
E. Fecha de la devolución:
F. observaciones:

Por la unidad Por el Servicio de Archivo y

Gestión
de Documentos
(Firma y sello de la unidad (Firma y sello del Servicio de
Archivo y Gestión de Documentos
 CONCLUSIONES

Puedo concluir que la organización documental nos aporta grandes ventajas

como: ahorro de tiempo, recepción y organización debidamente de los
documentos ya que es una tarea clave para permitir la búsqueda de
información.
La importancia del Proceso de Ordenación Documental dentro de la
Organización Archivística, su relación estrecha e inseparable con el Proceso de
Clasificación que le antecede y con el Proceso de Descripción que le precede.
También que se debe tener en cuenta los manuales de procedimientos, Para
evitar la pérdida del orden original porque En él se encuentra registrada y
transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de
todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria,
la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y
en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.